无纸化报销助力“放管服”——西北农林科技大学电子发票电子化报销、入账、归档建设案例

文/胡信生 徐小英 王珊蕾

增值税电子发票电子化报销入账经过两轮成功的试点，已经在部分企事业单位推广使用。根据财务信息化建设发展趋势、“放管服”改革要求以及高校师生的切身需要，西北农林科技大学梳理再造相关业务流程、改造升级现有财务信息化系统，实现了电子发票电子化报销、入账、归档，成功建成了适合高校实际的无纸化、零接触的财务管理新模式

一、试点前发票管理痛点、难点

根据国家有关规定，增值税电子发票的法律效力、基本用途、使用规定等与增值税普通发票相同，电子会计档案与纸质会计档案亦有同等法律效力。

试点前，学校现已建成了较为完备的财务信息化平台，但是没有分类管理纸质发票和电子发票，均按照纸质档案管理要求进行报销、入账和归档。这种模式存在以下痛点：

一是打印报销，浪费纸张。二是线下审签、投递，报销流程复杂，效率低下。三是人工稽核电子发票，难度大、风险高。四是会计档案归档需专人管理，且占据了庞大的存储空间。五是会计档案调阅成本高，牵扯财务、审计、档案等多个部门。六是电子发票打印报销不符合发展趋势。

二、试点目标、整体解决方案及试点组织

（一）试点目标

以学校现有的财务信息化系统为基础，以改造升级为主、新建系统为辅的原则，实现电子发票版式文件（PDF或OFD版式文件）直接报销、入账、归档，创建一套无纸化、零接触的便利化会计报销方式，进一步推动业财融合。

（二）整体方案

目前，学校共有财务专用服务器10台、财务专网终端近百台，网上报销、移动智能报销（手机APP）、财务核算、科研管理、银校互联、票据管理、统一支付等财务信息系统十多个。财务系统单独架设服务器并独立组网，以网闸实现与校园网隔离。

结合前期调研成果和学校实际，我校选定财务核算系统软件服务商——神州浩天公司提供一体化的软件解决方案，以改造移动智能报销系统、网上审批系统、财务核算系统，新建电子档案管理系统为总体建设方案。

（三）试点组织

我校成立了电子发票报销、入账、归档项目工作组，全面负责相关工作的组织领导和协调推进，包括业务流程设计、信息系统建设、系统应用推广、系统迭代优化、项目总结分析等全流程工作。

工作组组长由计划财务处处长担任，计财处综合科、信息技术科、财务科、会计科等科室具体落实。党委校长办公室、档案馆、信息化管理处、国资处、审计处作为协作部门，全面配合相关工作的推进。

三、系统建设及投入

（一）系统建设情况

一是改造移动智能报销系统。新增电子发票归集功能，通过读取微信票夹、邮箱导入、上传三种方式接收电子发票版式文件，并对电子发票进行查重和验真，进而完成归集。

二是改造网上审批系统。以移动智能报销系统原有审批功能为基础，新增查看电子发票结构化数据、电子发票版式文件和其他附件等功能。

三是改造财务核算系统。增加电子发票制单模块，增加查阅电子发票版式文件及审批结果文件，增加生成PDF和OFD电子凭证功能，增加电子会计凭证、电子账簿及其他电子附件关联功能。

四是建设电子档案管理系统。利用学校现有硬件资源和对象化存储资源，新建电子档案管理系统。该系统符合档案管理各项要求及学校实际情况。在档案馆的参与和指导下，我校已完成了系统初始化设置，并顺利启用，实现了会计电子档案全生命周期、全流程管理。

（二）建设资金投入情况

改造移动智能报销系统、网上审批系统、财务核算系统，新建电子档案管理系统等建设费用共计100万元人民币。

四、电子发票归集、报销、入账、归档各环节的具体做法

1.电子发票归集。移动智能报销系统提供微信票夹、邮箱导入、上传版式文件三种方式（如图1）上传电子发票版式文件，系统会对电子发票进行自动校验，包括重复性检验和真伪校验（验真模块会对电子发票进行解析、生成电子发票的结构数据，包括发票代码、发票号码、开票金额等全票面信息）。检验通过的电子发票将进入对象存储模块中，进而完成归集。

图1：电子发票上传界面

图2：报销界面

2.电子发票报销。使用移动智能报销系统填写报销单。选择已归集的电子发票（如图2），填写摘要等信息，系统将自动关联报销预约单及电子发票。之后，审批人通过移动智能报销系统的审批模块查看电子发票原文件及预约单，确认通过的预约单会由系统打上电子签章（如图3）。

图3：审批界面

3.电子发票入账。会计使用财务核算系统的电子发票制单模块查看报销单和电子发票的版式文件，核对并完善相关信息，系统将自动生成电子记账凭证版式文件（如图4），并关联对应的电子发票、审批单等材料。

图4：电子记账凭证

4.电子发票归档。会计电子档案管理系统将电子记账凭证、电子发票版式文件、其他附件电子版等自动匹配形成完整档案件，自动执行“四性检测”，加盖学校电子签章后归档，该系统还提供会计档案后续的分析、查阅、利用等功能。

会计电子档案管理系统通过对接移动智能报销系统、账务核算系统等，实现原始会计电子资料的采集、制作、存储和查询等功能。通过“采、制、存、查”四个要点步骤，实现电子档案的全生命周期管理，真正让电子档案成为学校可以有效利用的数据资源（如图5）。

图5：电子档案管理系统

五、取得的效益

电子发票电子化报销、入账、归档，既是为了提供更加便捷高效的财务会计服务，又是进一步落实“放管服”改革的重要举措，产生了良好的经济效益和工作效益：

1.提高了服务质量。不再携带材料前往财务部门或自助投递机投送，简化了手续、节省了时间、节约了资源，真正实现了“信息多跑路，师生不跑腿”。

2.提升了工作效率。全线上流程减少工作环节，节约了纸张及打印机等耗材，节约了纸质档案的存储成本，节省了发票审核、档案查询等人力成本，有效提高账务处理工作的质量和效率。

3.降低了财务风险。电子发票直接来源于税务机关平台，并采取数字签名、加密等防伪技术，查重和验真可以有效过滤虚假电子发票，规避相关财务风险。

六、总结经验及下一步打算

1.总结经验，形成可推广的案例。对学校电子发票电子化报销、入账归档试点工作进行总结，并且进一步完善和优化相关业务流程和相关信息系统，为其他高校的使用提供可借鉴的经验和方法。

2.持续建设，扩大应用范围。我们将梳理校内自制原始单据（包括申报发放单据、大型仪器使用申请单等)，根据会计电子档案管理要求，对能够实现电子归档的自制单据进行电子化报销、入账、归档的梳理和再造，进一步扩大电子档案管理的范围。

3.深入探索，推进财务治理方式变革。以电子发票的报销、入账、归档试点为契机，进一步推动财务信息化和财务智能化。积极研究财务共享中心的建设问题，以期利用财务共享服务提高财务流程的效率，通过智能工作流程实现智能化，为实现财务管理转型、助推财务治理方式变革做出贡献。