动态管理是企业档案管理的可行之路

赵洁

（冀中能源邢台矿业集团有限责任公司）

“管理与时代同步”是企业各项工作有序开展的基础。随着时代的快速发展，企业档案管理工作必须紧随时代潮流，积极改进管理模式，通过采用动态管理的方式，切实提高档案管理的质量及效率，更好地满足新时代企业档案管理要求。但是由于动态管理是一种新型的档案管理模式，所以档案管理人员在应用时难免会存在诸多顾虑。因此，在当前背景下对企业实行档案动态管理的可行性及优化策略展开探讨，具有非常重要的实际意义。

一、企业施行档案动态管理的可行性

（一）国家档案局10号令为企业档案动态管理提供了有力依据

国家档案局于2012年12月17日颁布了名为《企业文件归档范围和档案保存期限规定》（简称《规定》）的10号令，《规定》的颁布为新时期企业档案管理工作指明了方向。在此背景下，企业必须根据《规定》的相关要求，对档案的归档范围、保存期限加以明确界定。在对档案归档范围及保存期限界定时，要对各类档案的历史价值及现实作用加以全面鉴别和分析，综合考虑各类载体档案的管理要求，如纸质档案、影像档案、音频档案等，确保各类档案都得以妥善保存。除此之外，还要对企业档案管理的现状进行全面调研，针对其中存在的不足问题，对档案进行重新梳理、规范、清理，之后结合企业档案管理现状，最终确定动态档案管理模式。通过施行动态档案管理模式，极大地提高了档案管理质量，确保了档案得以有效利用，而这对于档案应有效力的发挥是极为有利的。

（二）档案资源的科学整合为档案动态管理奠定了基础

根据国家档案局10号令的相关规定，本公司对于当前所有的档案资金进行了科学整合，以此来方便档案后期管理、调阅、查阅、利用。在对档案资源整合过程中，按照“文书档案类，印章、声像、实物，科技档案类”三种基本类别对所有档案资料进行了简单分类。

一是对科技类档案的管理。之前科技档案主要可以分为10个基本类别，现在可以把其中7个类别纳入动态档案管理的范畴，包括中标通知书、项目开工报告、项目合同、技术设计图、质量鉴定报告、完工验收报告。对于完工验收报告由于出具时间较晚，所以可以在项目完工后及时追缴。其他反映项目的完工总结、质量鉴定报告等可以在完工后及时统一移交。

二是对印章、声像、实物进行动态综合管理。过去公司对于印章、声像、实物类档案普遍缺乏重视，从而致使此类档案管理质量相对偏低，如归档不及时、档案不完整等，习惯于在项目完工后补交、移交，进而导致此类档案在项目开工过程中极易因存放不当或人员变动出现丢失的现象。当前公司印章档案实行了同步移交归档，进而实现了印章档案的动态管理追踪。其他实物类档案可以以季度为单位划定清单报表，然后根据清单报表进行收集汇总，以此来实现实物档案与工程项目同步对接管理。

三是对文书档案进行即时动态管理，贯彻执行“三改”的相关举措。首先要对过去以年为单位对文书档案归档的形式加以改变，转变成以季度为单位对文书档案进行归档，通过划定文书档案目录清单的形式，对重要的文书档案进行及时追缴。其次要对过去部门各自分散移交归档的方式加以改变，转变为党委办公室和总经理办公室依据公文流程产生的清单目录，先行确定文件归档的范围，之后由各部分负责人对相关纸质档案进行统一收集，交由档案室进行统一打印保存。最后要对非文件类文书被动归档形式加以改变，对于重要的非文件类文书档案，要通过主动上门确认的形式，提高非文件类文书档案归档整理效率，避免重要的非文件类文书档案出现丢失现象。

（三）完善的制度规章可以为档案动态管理提供保障

根据国家档案局10号令的相关规定，本公司对于档案动态管理目录进行了相应规范，使得动态档案管理制度得以有效落实，动态上报制度得以更加规范，进而能够保障各类档案文件的时效性、完整性、安全性。

首先是对档案动态管理目录加以规范。本公司对于三类动态管理档案的范围目录进行了统一规范，并将其转化成相应的电子文稿，以此来方便档案资料的后续调阅、查阅、利用。例如，在对实物类动态管理档案的目录范围明确时，可以将其分为5个基本类别，一是项目部在先进评比、科技创新、劳动竞赛、工程质量方面所获相关组织机构颁布的证书、奖旗、奖牌、奖状、奖杯等实物类档案资料；二是社会知名人士、地方政府领导为项目部所作的画、所题的字、所作的词等字画类实物档案；三是地方政府、同行单位为项目部赠送的具有一定纪念价值的赠品、礼品等实物类档案；四是纪念章、画册、模型等对于单位具有纪念价值的实物档案；五是其他对于单位具有纪念价值、保存价值的实物作品等。

其次是对档案动态上报程序加以完善。为了确保档案动态管理得以及时、有效开展，本公司对于档案动态上报程序进行了相应完善，要求各部门对于本部门产生的或流经本部门的各类档案加以注意，及时加以收集、整理、上报，同时以月为单位对项目内部的各类档案进行归总统计。每一季度要依据月上报情况及日常掌握情况，结合档案的具体类型，认真填写并上报《XX类档案季统计报表》；公司要对各部门上报的档案清单进行认真审核，并根据实际审核情况给予相应的审核意见。对于比较重要的档案，可以采取上门确认的收缴方式，确定《XX类档案季统计报表》所列档案是否符合档案归档要求。在确定《XX类档案季统计报表》中所列档案都符合档案归档要求后，再统一向公司档案室移交。

最后对档案动态管理制度加以落实。要想有效实行档案动态管理，必须对档案动态管理制度加以完善。例如，必须建立各类档案的动态归档制度。在每个季度结束后的一周左右，项目部要及时上报上一季度档案动态归档情况。在所有项目部都将上一季度档案归档情况上报完成后，公司档案室在对各项目部上报的上一季度档案动态归档情况进行统计，并在全公司范围内发布《X季度XX类档案归档情况动态表》，从而使全公司所有人员，尤其是领导层及时了解公司各类档案的变动情况。除此之外，公司档案室还要针对各部门上报的上一季度档案动态归档情况，为其下发《XX类档案动态归档通知单》，以此来为各部门后续档案收集、归档提供依据。

（四）施行档案动态管理取得的成效

本公司通过贯彻执行档案局颁布的10号令，通过对档案资源加以科学整合，对档案管理制度加以完善、对档案管理模式加以创新，使得档案管理工作取得了可喜的成效。具体而言，主要体现在以下几方面。

一是档案归档总量得以明显增加，档案管理内容日趋完善。据相关统计显示，本公司自从施行档案动态管理之后，不论是文书类档案还是实物类档案抑或是科技类档案数量都相较于往年得到了明显增加。

二是档案管理更加规范。据相关调查显示，本单位自从施行档案动态管理，档案资料的合格率得到了明显提升，当前各类档案资料的合格率已经达到了100%。三是档案查阅利用更为方便，以前在对各类档案资料查阅时至少需要花费20分钟时间，而现在借助准确、规范的目录、文档，不到一分钟时间即可从浩瀚无垠的档案库中找到自己所需要的档案资料。

三是档案调阅更为精准，施行档案动态管理的背景下，公司通过对重要档案施行上门现场确认的方式，保证了档案资料的真实性、完整性、准确性，而这也在一定程度上提高了档案的调阅准确性，当前本公司各类档案的调阅准确性基本可以达到100%的调阅准确度。

二、当前企业施行档案动态管理存在的问题

（一）管理意识淡薄

当前在公司运行过程中普遍存在重视效益轻视管理的问题，而这也导致档案动态管理不论是资金投入、技术支持，还是人员配置等存在诸多欠缺。而导致这一现象的原因主要可以概括为两方面。

一是公司领导层对档案动态管理工作缺乏必要重视，认为档案动态管理不仅无法为公司创设效益，反而会增加人员、设备等成本支出，从而在档案动态管理方面投入相对欠缺。

二是档案管理人员缺乏动态管理意识，对档案动态管理认识不足，依旧采用传统的档案管理方式进行档案资料的录入、存储，导致档案资料整理、统计、调取欠缺及时，而这也是影响档案动态管理质量最为主要的因素。

（二）管理设备落后

由于资金投入欠缺，公司领导缺乏重视，导致档案管理设备落后，无法很好地满足档案动态管理工作要求。具体而言，主要体现在以下两方面。

一是档案存放设备落后。许多档案对于存放环境具有较高的要求，只能放置到特定的设备中存储，但是当前公司由于资金投入不足、领导缺乏重视，从而一般不会划拨专项资金选购特定的存放设备，存放设备更新相对缓慢，从而无法很好地满足特殊档案保存要求，而这势必会对档案的安全性及动态管理造成一定的阻碍。

二是整理分析设备落后。许多公司当前依旧采用传统的Excel表格的方式对档案进行分类、检索，这种分类检索方式不仅需要花费较大的人力成本，而且会导致检索效率、利用效率大打折扣。一些公司虽然引进了专业的档案管理系统，但是由于对档案管理系统缺乏维护，导致档案管理系统性能下降，极易出现各类故障，而这对档案动态管理质量的提升是极为不利的。

（三）队伍建设缺乏健全

档案动态管理主要涉及档案的收集、汇总、上报等诸多方面工作，具有较强的专业性，只有具有较强专业素质的档案人员才能更好地胜任档案动态管理工作。但是从当前的现状来看，档案人员整体素质普遍偏低，甚至部分公司没有设置专门的档案管理人员，而是由临时雇员或其他部门员工兼任，而且档案人员数量严重不足，而这对于档案动态管理的有效开展是极为不利的。

三、企业档案动态管理的优化对策

（一）健全档案动态管理制度

档案动态管理制度健全与否会对档案动态管理质量产生直接影响，因此各公司必须根据自身实际情况，对档案动态制度加以进一步健全。档案动态管理制度需要涉及诸多方面的工作，包含档案动态管理的全过程。具体而言，主要可以从以下几方面着手。

一是要对档案人员的工作内容及职权范围加以界定；二是要构建完善的档案收集、整理、保存、查阅体系，特别是要对各类档案的查阅权限、使用权限加以明显界定，以防出现机密档案丢失、泄露的现象，最大限度地发挥档案动态管理应有作用，进而使公司领导充分意识到档案动态管理的重要性及必要性。三是制定严格的奖惩制度，对于在档案动态管理工作中表现突出的档案人员给予适当物质奖励，对于在档案动态管理工作中不认真负责的档案人员予以适当批评，以此来端正档案人员工作态度，确保档案动态管理工作得以有效落实。

(二)加大档案动态管理投入

对档案动态管理加强投入，主要体现在科技、政策、资金投入方面。

一是政策投入。公司在对相关政策制定时，可以适当向档案管理部门倾斜，适当提升档案人员的福利待遇和薪资报酬。与此同时，要进一步拉近档案动态管理与企业文化之间的联系，从而有效提升档案人员的工作地位。二是资金投入。公司要根据自身实际情况，划拨充足的管理资金，条件允许的情况下可以设立档案动态管理专项资金，用于档案人员奖惩以及档案动态管理工作开展。三是科技投入，公司要加强科技力量引进，不论是整理设备、储存设备，抑或是检索设备都要符合国际统一水准，与国际接轨。除此之外，还要加强档案检索系统引进，通过建立先进的档案管理库，对各类档案资源进行数字化管理，而这对于档案动态管理的有效开展是极为有利的。

（三）重视人才队伍建设

人才是档案动态管理工作中最为积极、最为能动性的因素，高素质的人才不仅可以更好地对档案进行收集、整合，而且可以提高档案检索、利用效率，进而可以为公司利益维护、生产经营、安全生产提供依据，而这对于公司长远稳定发展是极为有利的。而要想构建高素质的档案人才队伍，公司主要可以从以下几方面着手，一是要提高档案人员入职门槛，在对档案人员应聘过程中就对档案人员的专业素质提出相应要求，从而从根本上保证档案人员素质符合档案动态管理工作要求。二是要对档案人员的工作任务加以界定，对档案人员的职能范围加以明确，以此来确保档案人员能够更加顺畅有序地开展档案动态管理工作。三是要对档案人员定期开展培训，培训内容除了要包括档案收集、整理、查阅等档案基本能力外，还要着重培养档案人员档案动态管理意识，确保所有档案都能及时收缴、有效管理。四是档案人员要加强自身素质提升，利用周末、节假日等空闲时间对自身的综合素质及专业能力进行相应提升，如职业道德能力、抗压能力、工作责任感等，只有这样，才能使档案人员更好地满足档案动态管理要求，切实提高档案动态管理工作质量。

四、结语

综上所述，本公司通过实行档案动态管理，有效解决了过去档案搁置、归档质量偏低、归档不及时、调阅难、查阅难等问题，有效证明了档案动态管理的可行性。因此，各单位在开展档案管理过程中比较积极转变管理观念，对档案动态管理加强应用。并针对档案动态管理存在的问题，进行针对性改进，以此来切实提高档案管理的质量及效率，真正实现档期为企业发展服务的目的。