基层人社局社保档案管理科学化开展路径的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡县人力资源和社会保障局）

一、基层人社局社保档案管理的特点

（一）全面性

社保档案在其实际管理过程当中针对的是广大人民群众，因此直接关系到了全国范围内的所有参保人员。在新的时代背景之下，随着我国社会经济水平的进一步发展，我国社会保障制度在这一过程当中得到了进一步完善与优化。因此，我国的社会保障档案管理工作所管理的范围也变得越来越广，管理内容也变得越来越丰富化和多样化。传统形式下的养老保险和医疗保险内容其主要的参保人员是城镇职工。而随着我国农民人口和自由职业者的逐步增多，他们也逐步开始积极加入到我国现代的社会保障体系中，使其发展成为我国社保档案管理内容中的主要对象。而这类参保人员在办理社会保障服务的过程当中都会形成全新的文件资料和相关信息，因此社保的管理工作必须要对相关信息进行全面的记录，并且及时做好归档、整理和分析工作。

（二）程序性

在开展基层社会保障档案管理工作中，相关工作人员必须要在实际操作过程中严格地遵守具体的规章流程和相关制度，从社会保障档案材料的收集一直到档案信息后期的归档和整理及开发利用等方面都必须严格按照相关规范制度进行有效地推进。

第一，规范档案的录入流程。通常情况下，为了能够有效地确保档案管理工作的有效性，相关工作人员必须要针对参保人员的基本信息进行实时的录入和核对，充分保障信息的精准性。

第二，要通过多种方式方法规范档案调取以及合理利用程序。在针对社保档案进行调阅工作之前，相关工作人员应该提前提出申请，并且核实个人身份在申请经过批准之后方可执行。通过这种方式防范从而有效地保障社保档案调取流程的科学性和合理性，尽可能地避免社保档案在流转的过程当中出现遗失或者是损坏的问题，保障相关信息的安全性。

（三）变化性

通常情况下社保档案中的相关信息并不是一成不变的，社保信息的档案管理工作是一个动态化的过程。参保人员每年的医保、养老保险、消费基金都会随着相关信息进一步调整。职工社保缴纳单位也会按照员工岗位的不同变化借助大数据技术进行适当的调整。因此可以看出，社保档案在管理过程当中存在着一定的动态性。社保档案管理工作者在针对海量的社保信息进行更新时必须要积极地和各个业务部门进行有效的沟通，在第一时间内将参保人员的信息进行变更和管理，从而有效地保障参保人员档案资料的实时性和有效性。

二、基层人社局社保档案管理工作的重要性

（一）确保参保人员的利益

在新时代的背景之下，随着我国社会保障制度的进一步优化与完善，社保的现状在这一过程当中也变得更加丰富化和多元化。人民群众对于社会保障内容的认识也提升了一个更高的层次。目前情况下，我国基本实现了全民参保。由此可见，确保参保人员的利益得到有效的保障尤为重要。而这一问题也是目前所有基层社保档案管理工作人员必须高度重视的问题。参保人员能够及时地享受到社保待遇，必须要依靠社保档案，同时社保档案也是参保职工工作年限认定退休待遇核算等问题的最主要依据。社保档案能够精准地、客观地记录职工的参保年限以及缴费信息。除此之外，还涵盖了参保人员的年龄、工龄、学历、工资等相关内容。社保的管理工作者必须要科学合理且规范化的开展档案管理的工作，只有这样才能够在实际应用过程当中充分地反映出社保档案的材料价值和作用，保障参保人员的利益得以实现。

（二）推动社保事业发展

随着我国基层社保服务工作的进一步优化与完善，我国依然在社会保障体系中专门建立起了大批的社保档案管理工作中心。通过借助专业化的社保档案管理中心能够有效地推动社保的管理工作的信息化建设质量，并且在此基础之上促进我国基层社保的管理工作的创新和发展。通过自主现代化信息技术为基础从而提升我国电子社保档案管理质量，并且为参保人员提供更加多元化且人性化的服务。例如，可以通过借助信息技术使得社保单位为参保人员提供在线咨询服务，从而有效地保障参保人员能够通过借助网络平台咨询和办理相关业务，促进社保档案服务工作的科学化、规范化以及及时化。该种方法还能够有效地促进基层社保单的开发与利用效率，并且助力于基层人才的引进与流动，有效地推动我国社保事业的健康可持续发展。

（三）优化参保人员档案信息

要想有效地提升基层社会保障档案管理工作的有效性和质量，就必须要确保档案管理信息的精准性和完整性。然而，现在的情况下，我国部分地区基层社保的管理工作起步相对较晚。在参保人员中不乏一些年龄偏高的职工，其参保材料信息不全面，部分档案文件还存在着随意涂改，年终考核资料不完善以及职称评定表遗漏等问题。这些问题对于职工的退休办理工作带来了较大的不便，同时也在一定程度上反映出了基层社保档案管理工作中的一些不足之处。通过积极推进基层社保的管理工作的创新方式，能够在此基础之上健全参保员工的档案信息内容。除此之外，通过严格制定国家社保档案管理制度等相关规定，从而为参保人员带来更加便捷且高效的档案管理服务。另外，通过完成参保人员的档案数据和信息，能够确保参保人员的合法权益得到有效的维护，并且助力我国社会和谐与稳定。

三、基层社保档案管理工作中的不足之处

第一，社保档案管理工作的重视程度有待提升。在最近的几年中，我国颁布了一系列相关措施推进社会保障档案的管理工作效率。然而，在实际操作过程当中，我国部分基层地区的人事局针对社保的档案管理工作的重要性认识不到位。除此之外，投入到社保档案管理工作中的资金也有所不足，进而使得部分社保档案管理工作没有充足的资金支持。因此，相关工作在其实际落实过程当中仍然采用不正向的管理方式和手段极大地影响到档案管理工作的时间和规律，除此之外也很难有效地处理好社保档案管理工作中的新问题。在这种情况之下，必须要尽快地提升档案管理工作人员在管理理念，并且在管理方法进行创新，在这一背景之下。上述问题直接制约着我国的基层人设局社保档案工作的革新和优化。

第二，相关管理制度有待完善管理。工作中出现碎片化问题和分散化问题严重。

第三，基层社保的管理工作人员专业能力有待提升。

第四，基层社保的网络工作信息化建设较为滞后。

四、基层人社局社保档案管理科学化开展的具体策略

（一）提升社保档案管理服务意识

要想科学合理地开展基层社保档案资料管理工作，在其实际操作过程当中必不可少的是在人力、物力、财力上的支持，以及思想上的高度重视。因此，在工作中只有有效落实社保等人的日常管理工作才可以为我国的和谐社会作出更多的服务。基层社保档案管理工作必须要做到及时且精准的，全面的记录相关的数据信息，并且将档案材料和相关的数据信息在第一时间送达到档案管理工作人员的手中，从而保证基层社保档案能够全面有序地进行归档。除此之外，在工作中，社保档案管理工作人员必须要进一步的强化其服务意识，从内心深处充分的认识到基层社保档案管理工作的重要性，清楚个人的岗位职责，明确基层社保档案管理服务的意义作用价值，包括其服务对象以及服务方向，使得基层社保的材料在其实际管理过程当中能够充分地发挥出应用优势，提升社保档案的开发利用率，保障基层社保的管理工作在开展过程当中能够促进我国社会主义现代化精神文明建设和物质文明建设工作。由此可见，基层社保的管理工作人员在日常工作中必须严格地按照档案管理工作中的相关规定积极做好归档开发利用等工作，进一步地提升基层社保档案的服务水平。采用多种方式方法有效地提升基层社保档案管理工作质量和效率，从而为社保档案的使用机构以及参保工作人员带来更加多元化和规范化的服务。

（二）促进社保档案管理工作制度的建设

第一，要推进落实双轨制管理。尽管现阶段情况下，我国基层社保的管理工作在其实际开展过程当中仍然朝着系统化的方向和信息化的方向进行发展，可是在实际操作过程当中仍然还有很多历史性的档案资料，必须要在日常工作中做好纸质档案资料的保护和归档工作。相关工作人员在开展社保的管理信息化建设的工作过程当中，同时也应该高度重视支持档案材料管理工作的重要性，从而采用此种方式方法促进纸质化以及数字化档案管理效率。除此之外，在开展基层社保档案管理工作中还需要多个部门共同沟通协调，积极做好的管理工作。其主要原因是由于社保的档案管理工作并非单一且独立的一项工作，必须要凭借多个部门的通力配合。社保档案管理工作在其实际开展过程当中有着长期性和系统性的特点，因此必须要通过借助多部门的配合与支持进行。工作人员要高度的重视社保档案管理工作的重要性，在日常工作中通过多种方式有效地促进社保档案管理工作的实效性和全面性。相关工作人员还应该充分关注到社保档案管理工作中的具体细节问题，通过结合具体实际情况针对社保档案管理工作制度进行进一步地完善与优化，同时结合实际应用状况进行适当的调整，进而从制度上为我国基层社保档案管理工作提供更加科学合理的渠道。进一步地规范档案的管理流程，从而使得管理工作人员能够在实际工作中做到有法可依，有章可循。

（三）通过借助思想政治建设为社保档案提供有力保障

社保档案管理工作在其实际开发过程当中是基层社保工作中的一个重要组成部分，社保档案管理工也是我国档案事业中的一个重要内容。因此，在开展社保档案管理工作过程中必须从思想政治建设方面进行着手，从而为基层社保档案管理工作的有序开展带来有效的组织保障。在日常工作中要积极地开展社保档案管理工作人员的思想政治教育工作和法制教育工作。基层人社局应该借助多元化的党建活动从而针对档案管理工作者开展思想政治教育工作，提升企业思想政治觉悟。实际充分地明确社保的管理工作中的重要意义。

（四）提升档案管理人员专业素养

要想有效地开展基层社保的管理工作，就必须要借助高素质的管理人才。因此基层人社局在工作中应该高度重视档案管理工作人员队伍的建设工作，将人才团队建设作为整个社保档案保护工作中的重点，高度重视人才的培养问题，通过定期组织开展培训教育活动，以及构建更加系统且完善的绩效考核机制。从而在此基础上，促进社保档案管理工作人员的专业素养和综合业务能力，从而有效地提升其专业服务水平，除此之外还可以通过建筑社保智慧管理平台，使管理工作人员积极主动地了解社保管理工作中的新政策和新知识。

五、借助数字技术带动社保档案规范化管理工作

（一）带动纸质社保档案朝着数字化档案的转化

在传统形式下的基层社保的管理工作中，通常情况下都是以纸质的方式进行保存。随着科学技术水平的进一步发展以及现代信息技术的有效提升，在这一过程当中要求我国的社保档案要在较短的时间内完成数字化的管理。可以通过采用纸质档案和数字档案系统管理的方式进行处理，从而为我国基层社保档案的完整性和精确性提供双重保障。要求相关工作人员针对新接收的档案资料进行及时的数字化备份工作，保证档案信息内容的系统性和全面性，便于相关工作人员后期的借阅和应用。

（二）促进智慧社保档案大数据平台的创建质量

在推进智慧社保档案大数据平台建设的过程当中，首先相关工作人员必须要积极地和地方信息技术企业进行合作和交流，从而共同推进我国智慧社保的大平台的建设工作。开展纸质档案数字化的过程当中，还应该打造数字化的档案管理中心。

（三）加强宣传力度加大投入力度

首先，要进一步加强社会保障档案工作的宣传力度，通过借助多种宣传方式方法和宣传渠道从而达到广泛宣传的目的，并且提升宣传社保档案管理工作的重要性，提高每一位公民对于社会保障的认识。并且进一步加强社保的工作的重视程度。除此之外，还应该加大资金以及人力、物力、财力的多方投入。进而在此基础之上有效地解决我国基层社会保障档案管理工作中所存在的人员匮乏、资金缺乏、库房紧张等相关问题，进而为建立和完善我国社保档案管理工作提供良好的氛围和有利的条件。除此之外，还可以完善社会保障管理机制健全管理体制，尽可能地将社会保障职能工作集中在一个职能单位进行完成，从而在此基础上实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一化管理，形成一条龙式的服务，尽可能地避免社会保障职能部门出现交叉和重复问题所造成的资源浪费等现象，并且体现出了我国社保档案的人性化特点，实现社保档案记录一生和服务一生的管理目标。