推进企业档案工作规范化及标准化研究

高蕾

（冀中能源邢台矿业集团）

在大数据时代，档案的管理也不再被局限于纸上，信息化数字化档案处理模式为企业档案存储方式提供了新的道路。企业能否紧随时代潮流，及时发挥其社会作用与公益作用，极大程度上取决于内部对于档案管理的学习与反思。合理的档案管理能够为企业保持其内部的纯洁性，并在其中强化企业事务处理效率，强化公共事务管理能力，更好地发挥其社会作用，建立高效为民的行政管理体系。

一、档案管理在企业中的重要性

在以往，传统企业将档案管理看作其发展过程中的辅助物品，用来记录企业的发展过程与重要节点。因此，企业内，档案大多被归纳集中于档案馆中无人问津。造成这种情况的根本原因便是企业对于档案重要性的认知不足，没有对档案整理引起足够的重视。然而，正是这些没有引起重视的档案，凝聚了整个企业的核心内容，一定程度上更是企业发展的缩影。企业作为国家设置的带有一定的公益性质的机构，其中的所有档案是国家对于其发展评估以及工作总结的重要依据，也是企业履行其社会职责的重要记录。由于传统档案多为纸质，在长期保存过程中极易发生磨损与损坏，因此专业且有效的档案管理成为了档案能否长期有效保存的重要手段。同时，随着信息技术的发展，企业档案的存储方式已经不再拘泥于纸质，更为方便快捷的电子档案成为了其中的新秀。并且随着时间的推移，纸质化档案难以快速且精准的寻找，信息化电子档案则能够更好地适应这一点。在目前的发展趋势中，精准有效、高度信息化的档案管理在企业中具有极为重要的地位，对于国家基层建设起着无法替代的监管作用与完善作用。

二、当前在企业档案管理工作中存在的问题

（一）企业没有认识到档案管理工作的重要性

档案不但记录了企业的变革发展、重大决策，还包含了企业发展的其他内容，对企业的日常决策和发展发挥出了重要的作用，但可惜的是目前很多的企业管理者并没有意识到档案管理的重要价值。有些企业的领导者更重视企业的经济发展，并把企业的工作重点全部放在了发展经济上，忽视了档案管理的价值，档案管理工作者也只是对档案资料进行简单的整理，然后就放置在一边了。这些视野范围由于平时不重视档案管理，导致经常需要对档案进行突击整理，这让原本应该连续进行的档案管理工作变成了只需应付检查的临时工作。正是因为企业没有缺少对档案管理的重视，经常进行应付检查的突击性整理工作，导致在遇到突发事件的时候，总是会发生档案丢失或损坏状况，并且档案的实用性也大大降低了。

（二）企业的档案管理工作管理存在问题

档案管理工作看似简单，实际上却十分繁杂，需要具备专业技能的管理人员进行工作，但是在日常生活中，人们对档案管理工作一直存在着错误的认识，认为只要有良好的思想品质谁都可以胜任这份工作。但是在实际工作中，档案管理人员的专业能力对档案管理工作的成效有很大的影响，档案管理人员如果单单依靠过去的传统和自身的经验进行档案管理，那么档案管理工作的有效性就会大大降低，档案资料的安全也没有可靠保障。这是因为这些档案管理人员缺乏专业的档案管理能力，久而久之他们的责任意识也会下降，直接降低了档案管理的水平。

（三）没有一个完善的档案管理制度作为支撑

由于大部分企业对档案管理工作不重视，导致相应的档案管理制度也不健全，一些档案管理人员在工作中不能明确自己的工作职责，慢慢就会出现懒散、敷衍的情况，甚至档案管理工作中的责任盲区都没人去管。由于没有清晰的档案管理流程，档案管理人员只能凭感觉摸着石头过河，导致很多档案管理工作得不到全面有效地落实，管理人员的工作效率也不高。另外，由于缺乏制度的约束，档案管理人员的责任意识也不高，进而很多工作内容无法得到有效落实，降低了档案的使用价值。

三、当前档案管理的发展趋势分析

（一）信息科技化

随着数字化信息化的大数据发展，档案的保存形式逐渐由纸质向电子化纸质化共存方向发展。电子化档案为纸质化档案提供备份保障，预防纸质档案因各种不可抗因素造成损毁与不可识别，纸质化档案则为电子档案提供基础版本，保证留存时的档案第一手材料，能够准确地还原记录档案时所经手的人员。相对于纸质，电子档案更易长久保存。在空间上更能为档案整理节省空间，提高查找效率，做到高效阅读与资源读取。

（二）形式多元化

随着国家行政机关的各项改革，企业的办公过程逐渐向透明公开化发展，档案的管理方式也逐渐多元化。而企业的档案则是人们了解企业，监督企业的重要依据与凭。通过档案，人们可以更加直观地了解企业的工作内容与其所担负的社会责任。在宏观角度，企业所留存的档案一定程度上能够为历史以及重大事件的发展提供依据，为社会发展提供能量。

（三）管理严格化

由于企业的特殊性，对于档案的管理具有极高要求，因此近年来企业对于档案管理人员的筛选逐渐严格。企业中所留存的档案部分会涉及从业人员的隐私，甚至是内部机密，由此并不适合被他人知晓以及广泛传播。由此，严格筛选档案管理人员，保证内部资料的机密性与从业人员的隐私，避免因泄露档案造成企业甚至国家层面的损失，成为了近年来档案管理的重点。

四、推进企业档案管理标准化以及规范化的损失

（一）发挥档案管理的作用

随着国家对企业的改革与调整，绩效评估成为了衡量企业工作优良的一项重要凭证。在这一大背景下，如何加强对企业绩效的有效评估，企业内部的档案成为了评估的重要标准。档案管理独立性强，且专业化程度较高，能够更为客观地反映所在企业在过去履行社会职责时的表现。当企业中出现内部问题时也能够及时记录，并方便后人翻阅了解，牢记问题发生所在，并以此为戒。档案管理作为一项记录性监督工程，是企业积极向上发展，不走歧路的重要后方保障。建立符合国家要求，适合企业长久发展的档案管理方式以及相应的档案管理监督，将档案管理从无序化到规范化，是当前企业发展的一个重要攻克难关。档案管理能够有效约束企业的发展，使其在国家允许范围内发展，并及时履行社会职责，完善内部监管。企业在发展过程中，由于其中所包含的公益性，往往容易使得内部人员纯洁性发生变质。近年来有关公益造假，利用公益牟利等新闻层出不穷，一个有效的档案管理机制能够为企业组成人员建立行为模板，规范人员的行为，领导整个企业向着制度化规范化发展。

（二）利用现代化技术提高档案室的安全性

档案室中有大量的纸质类档案资料，所以必须要做好防火防水等方面的安全工作。档案管理工作者在日常的工作中，要定期检查档案室周围的消防设施，对老化损坏的照明线路要及时更新维修，当所有的危险因素尽可能的解决掉，保障档案室的绝对安全。

随着企业的发展，档案室中存储的各类档案资料会越来越多，这对档案管理和档案查阅都造成了困难。为此，档案室可以配备方便查找资料的电子系统，在需要查阅档案时，只需通过电脑进行检索就可以快速找到自己所需的资料。为了降低纸质档案的损坏，档案室可以安装恒温杀毒设备，维持档案室环境的稳定，以便加长纸质档案的寿命。

另外，档案室中还要配备上传感器和监控摄像头，方便档案管理人员对档案室中的情况进行实时查看。最后，可以给档案室安装门禁设备，通过电子指纹防止无关人员随意进入档案室，同时还要做好进出档案室的人员登记，防止档案资料被盗取。

（三）建立健全工作考核机制

在企业进行档案管理的过程中，要在一个规范的管理制度作为各项工作进行发展支撑，尤其是在原本并没有进行档案管理的相关工作时，那么要开始进行相关档案的管理必然要建立和完善相关的运行以及绩效考核机制，只有在建立相关的工作考核机制之后，才能充分地调动进行档案管理工作人员的积极性，将档案管理人员的工作与其薪资和考核相联系起来，才能在一定程度上保障档案管理工作的完成度和完成的满意度。

（四）提升档案管理人员专业素质

人才队伍对于档案管理工作尤其重要，需要相关人员的档案管理水平以及信息化技术水平都提升到较为优秀的程度，并且能够具备创新意识，积极探索相关工作的创新思路，在一定实践经验指代下同时拥有纸质档案管理和数字档案管理两方面的能力。此外，管理工作人员必须积极参加企业组织的工作培训，利用工作中或者工作之余学习新知识，不断提升自我发展能力和技术发展水平，以便在信息化的档案管理工作岗位上可以高效率、高质量的工作。随着现代信息化的发展，在进行档案管理的过程中，要将各个的各个方面进行登记，那么面对如此复杂的档案登记信息，需要相关专业的信息技术人员来进行操作，在这样的情况下，要想保留原本进行档案管理的工作人员，那么就需要进行人员的培训，将现代化的信息技术以及档案管理方式进行工作人员的培训，才能够让相关工作人员更好地进行档案管理工作。

（五）完善档案工作人员培训体系

建立和完善档案管理培训体系是针对企业档案管理人员进行规范化培训的重要手段，培训一般包括对于现代的档案管理的理念、管理新工具新方法、档案管理规范化标准化数字化、档案服务利用给予系统地梳理学习等，通过培训提升档案管理人员的职业素养和工作效率，引导档案管理人员树立“以标准化和规范化为中心”的工作理念，摒弃僵化被动的传统模式，自觉地将标准化和规范化纳入日常工作当中。积极开展企业之间、企业内部各系统之间的交流活动，帮助档案工作人员交换工作经验和标准化、规范化理念。鼓励有条件的企业组织档案工作人员到一些档案工作规范化和标准化开展较好的先进地区进行学习参观，开阔眼界、扩展思路，将外地较为成熟的工作模式和方法体系结合当地实际，应用到本企业的档案工作体系当中，提升标准化和规范化水平。

（六）规范企业的档案管理流程

进行企业档案的规范化管理，是在新时代的背景下进行档案管理工作发展的必然要求，在这样的情况下就需要将各个地区进行的档案管理的各个方面进行一个明确的划分，无论是登记管理制度还是在登记管理人员的职责上，那么这就要求，相关政府要对的登记管理制度进行一个法律制度上的约束以及登记流程上的规范，只有在制度的保护以及流程的规范之下，才能够更好地进行相关的档案管理工作，通过进行规范登记档案流程，能够让进行登记的人们在办理相关手续的过程中有一个明确的指示，这样能够不用去各个地方分散化的办理档案登记，也能够让后期进行档案管理的工作人员提高效率。因此，建立严格的归档、存档、出档的标准，是档案规范化的必要要求。企业在进行档案管理，特别是信息化管理时，必须要严格按照各项资料的管理期限进行，有些资料超出档案期限的，要及时销毁，新纳入档案信息系统的，要及时更新数据库资源，做到数据实时更新，档案动态管理。

五、结语

综上所述，时代在持续地进步和发展，人们的社会需求也在不断地变化中。为了更好地适应新时代的社会需求，企业必须认识到档案管理的重要性，借助先进的网络信息技术对档案管理中出现的问题进行改进，同时要制定相应的档案管理制度，不断提高档案管理工作的有效性，并在企业发展中的充分发挥档案资料的最大价值。