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图书馆品牌活动的档案建设研究

2022-04-25李沁娟宋亚玲

兰台内外 2022年8期
关键词:档案建设数字化信息化

李沁娟 宋亚玲

摘 要:图书馆品牌活动开展作为图书馆工作的重要部分,同样作为業务档案组成部分的品牌活动档案也十分重要,它能留存品牌记忆、延续品牌历史、传递品牌的智慧经验。本文以重庆市少年儿童图书馆的“红岩少年”阅读活动的档案建设为例,将其分门类、分阶段的数字化保管,进行信息化推销,有利于参与者对历年来的活动进行参考和见证。

关键词:品牌活动;档案建设;数字化;信息化

一、品牌活动的档案建设概况

第14个“世界读书日”在天津少儿图书馆启动了“全国少年儿童阅读年”活动,主题为“让我们在阅读中一起成长”。中国图书馆学会、少儿图书馆专业委员会倡议全国各类图书馆开展“全国少年儿童阅读年”活动。以此促进少年儿童阅读推广工作发展,争取建立起中国的少年儿童阅读节,帮助孩子习惯阅读、喜欢阅读,并在阅读中快乐,在快乐中成长。

重庆市少年儿童图书馆2009年以“全国少年儿童阅读年”活动情况以及重庆市少年儿童图书馆承办的“全国少儿讲故事大赛”“少儿科普成果暨建国六十年优秀少儿科普图书展”和重庆市系列阅读活动的调整方案为基础,要求各馆把全国性阅读活动的元素融入全市系列活动中,以提高重庆市阅读活动的档次,使重庆市阅读活动更具特色、更具规模、更具效应。

重庆市少年儿童举办第一次“全市少年阅读”系列活动,以“为祖国喝彩”喜迎新中国成立60周年系列阅读活动为主题,活动内容包括读书征文比赛、经典诵读比赛、读书知识竞赛、科普绘画比赛,打造重庆市公共文化服务建设体系的亮丽品牌。

二、品牌活动运营模式档案的收集

1.品牌定位档案

为优化品牌活动档案的运营与管理,重庆市少年儿童图书馆2009年、2010年开展“全市少年阅读”系列活动,2011年开展“红岩少年”阅读活动,活动倡导学习为真理、信仰视死如归的革命志士的大无畏英雄气概和坚强不屈的精神,同时这种精神将激励一代又一代人接续前行,“红岩少年”当指接续这种精神走向未来的少年儿童。每年一届的“红岩少年”系列品牌活动的主题定位、主题策划、活动实施、宣传与推广、活动优化完善每个环节都延续数字化档案建设管理。

2.主题策划档案

主题策划档案是指制订活动开展的具体运行策略以及详细计划主题活动过程的相关档案。首先,活动主题的策划要立足于国内实事热点、重要节点、宏观战略等方面来制定,还要充分考虑到各参与馆和中小学校实际情况。其次,活动主题策划过程中的活动方案、策划会议资料等相关资料都可以作为主题策划档案。重庆市少年儿童图书馆在统筹规划“红岩少年”阅读活动的主题建设过程中,由少儿馆提出具有纲领性、指导性的总策划方案,每一项与活动主题相关的资料都有记录,以确保“红岩少年”阅读活动品牌化运行。

3.活动实施档案

活动实施档案是所有阅读活动推广组织实施及品牌建设过程的重要一环,活动实施档案是指在活动组织开展过程中涉及的所有资料。重庆市少年儿童图书馆十分注重“红岩少年”阅读活动实施过程中相关档案的收集,从对活动通知的发布到活动启动,再到开展整个过程的档案都进行了整理归类,并建立了品牌活动资源建设档案制度。

4.宣传与推广档案

品牌活动的建设除了组织与实施这一重要一环,活动的宣传与推广也必不可少。宣传与推广不仅能扩大品牌活动的影响力,还能吸引更多的读者参与进来。随着宣传方式的丰富,特别是数字资源、网络平台的运用,宣传与推广档案也越来越丰富。“红岩少年”阅读活动,在宣传与推广方面运用了海报、公共宣传栏、报纸、电视台、微信、微博、抖音等媒体渠道进行。

例如:2020年第十二届“红岩少年”阅读活动分别由“重庆日报”“华龙网”“今日头条”“新重庆 ”“重庆之声”“阿基米德FM”“FM968重庆之声热门微博”进行了新闻报道。同时,对其相应的报道资料也进行了收集归档。

5.优化完善档案

优化完善档案的收集是阅读活动品牌建设可持续化的必要环节,包括总结、活动评价、活动反思等相关内容。重庆市少年儿童图书馆在“红岩少年”阅读活动开展过程中及活动结束后都注重优化与完善,建立了相应的评价制度。例如,在活动结束后参与的各图书馆要提交总结报告及读者意见反馈表等内容。这些评价表、总结、意见反馈表等都是优化完善档案的一部分。此部分档案的收集有助于归纳总结活动中存在的问题,并对这些问题进行解决,起到调整优化作用。

三、以重庆市少年儿童图书馆第十二届“红岩少年”阅读活动为例,分析品牌活动档案建设

1.活动概况档案

自2009年开始,重庆市少年儿童图书馆开展“红岩少年”阅读活动已有12届。在历届活动中,都秉持公益性原则,充分发挥自身优势,组织全市各级各类图书馆及各中小学校参与此活动,以此丰富少年儿童精神文化生活,推广全民阅读。2020年,“红岩少年”阅读活动紧紧围绕“家乡,阅读‘悦’美”主题,引导全市少年儿童切身感受改革开放以来祖国、家乡和生活的巨大变化,激发对祖国、对家乡的热爱之情,做有理想、有目标、有志气的好少年。

2.活动亮点档案

重庆市少年儿童图书馆以第十二届“红岩少年”阅读活动紧紧围绕“家乡,阅读‘悦’美”为主题,以少年儿童的视角、用少年儿童的语言讲述改革开放故事、讲述脱贫攻坚故事、讲述家乡小康故事,共有895所中小学、76967名少年儿童参赛,全市公共图书馆参与率100%,观看比赛以及参与网络投票的市民达1597891人次。

(1)“红岩少年”阅读大赛少儿讲故事比赛

从推荐的79篇目目录中选手们围绕“家乡,阅读‘悦’美”主题选取发生在身边的故事,声情并茂地进行精彩的讲述。他们或深情款款,或娓娓道来,或激昂澎湃,讲述了29个感人故事。《不见炊烟》《爷爷的布口袋》《这边风景独好》《我和我幸福家》《三代同堂话盛世、最美家乡重庆城》等作品讲述了改革开放以来家乡和生活的巨大变化;《王二狗“变形记”》《你劳动的样子最美》等作品讲述家乡人们的精神面貌发生变化,建设美丽家乡的故事;《爸爸带我去扶贫》《农家书屋开业了》讲述了脱贫攻坚中的感人故事及扶贫成效;《平凡的英雄》《一次特殊的采访》《2020一起抗疫情》等故事讲述了战“疫”期间涌现出的感人事迹和抗“疫”英雄们的担当精神。

(2)“红岩少年”阅读大赛少儿诵读比赛

从推荐的45篇目目录中巴南区图书馆选送的《春回老家》、荣昌区图书馆选送的《家乡如画》、秀山图书馆选送的《故都的秋》、巫溪县图书馆选送的《重庆的传说》等众多赞美家乡、思念故土的优秀篇目,表达了孩子们对家乡、对祖国的无限热爱;渝中区图书馆选送的《繁星》、江津区图书馆选送的《母亲》、沙坪坝区图书馆选送的《背景》等古今中外的经典文学作品也给观众朋友们留下了深刻的印象。

(3)“红岩少年”阅读大赛少儿网络知识竞赛

从推荐的21篇目目录中《老重庆记忆》《如何阅读一本书》等以及重庆市文化旅游相关资源形成题库。参赛选手们通过平板电脑、手机等移动设备进行网络答题。于2020年10月10至23日举行,参赛者在规定答题时间内所提交答案的正确率由高到低排列,同等条件下答题用时较短的获胜,全市有51688名少年儿童参赛。

2020年11月7日的决赛中,评选出54个获奖作品、27名获奖个人、15家获奖单位。

3.活动成效档案

本次活动由于疫情防控的需要,采取线上线下相结合的阅读推广方式,不仅有效拓展了本次活动,而且各相关单位高度重视、广泛宣传,各公共图书馆、学校精心组织、认真策划。选手们踊跃参与、积极表现,充分展示了我市少年儿童良好的读书风采和较强的参赛技能。由此,对活动产生的良好效果进行了整理归档。

第一,“少儿讲故事比赛”。自行录制好视频,每个参赛视频时长不超过5分钟,各参赛单位在活动平台后台对本区域选手评审,评选出10件作品进入复赛。复赛采取网络投票和评委打分相结合的方式进行评选,总分排名前30名的选手进入决赛。决赛由专家评委现场评分,评选出各等级奖项。全市6687名选手报名、参赛作品3075件、363件作品入围复赛,135万余人关注,获得58万的网络投票,经过网络投票及组委会评委组的认真评选,共有27个县的30件作品晋级决赛。

第二,“少儿诵读比赛”。自行录制好视频,每个参赛视频时长不超过5分钟,在活动平台后台对本区域选手评审,最终近300人现场观看了从初赛、复赛脱颖而出的30位选手的巅峰汇聚、激烈角逐。比赛同时通过重庆市少年儿童图书馆微信小程序进行现场直播,近2万余人次观看,评出27名获奖者。

第三,“少儿网络知识竞赛”获取线上答题方式,全市51688名少年兒童参赛,评选出27名获奖选手,优秀奖包括31个区97个单位421名选手(其中主城103,渝中区占53名)。

四、对主题系列活动推广活动档案的思考

1.完善管理制度,是品牌活动档案建设的保障条件

“红岩少年”阅读活动限于6至14岁少年儿童参加,围绕主题选定的篇目进行,活动由图书馆推广、学校组织参与。承办单位要负责该品牌活动档案工作,应当遵循分组定理、统一领导、统筹协作、分类实施原则,对档案的完整与安全进行维护,对档案的利用与开发进行推动,为品牌服务的延续发展和活动的完善提供文献参考以及决策支持。

一方面对档案进行整理、收集、保管、统计、鉴定及提供有利信息;

另一方面要完善品牌活动档案建设制度保障机制,建立起相应的经费保障制度、应急管理制度、质量监控制度、奖励激励制度等。在制度的形成、执行、完善修订中都应坚持“公开、公正、公平”的基本原则,为承办单位品牌阅读推广活动稳定运行提供强大制度支持。

2.设立专题进行管理

承办单位制定“红岩少年”阅读活动档案工作方案,确定好档案工作负责部门和人员,按照相应的工作程序和要求,形成对应的归档文件材料。“红岩少年”阅读活动档案文件材料纳入收集范围,做到应收尽收、应归尽归。

(1)活动开展中领导的指示、批示、机构成立及分工材料、活动开展的工作制度、方案、简报、报表、总结、报告,奖惩材料、会议材料、宣传报道、大事记、各单位按照分工或职责形成的其他文件材料。

(2)活动中公务电子邮件、活动数据、新闻媒体信息、网页信息。

(3)实物档案中的活动标志、纪念册、证书、奖杯、奖状、照片、奖章等。

(4)活动开展中的其他文件材料,主要指有保存价值的,如获奖作者的作品等。

3.紧抓媒体融合机遇,多途径拓展品牌宣传渠道

活动承办单位应当科学规划专题数据库建设工作,推动档案数字化建设,通过建立检索系统、编制检索工具、建设信息共享平台等,对“红岩少年”阅读活动开展中的档案进行扫描,运用计算机技术、数字摄影技术等,将活动中的各种实物档案转化成数字化的档案信息,利用网络化、数字化形式对品牌活动的档案进行管理及建设,为品牌活动的档案利用提供更为方便的条件,同时能更好实现资源共享。正是在档案数字化建设背景下,采取多种形式对“红岩少年”阅读活动的各种资料进行档案建设,有助于品牌活动的进一步发展与完善。

参考文献:

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