某军工单位无纸化结算系统的优化探究

关键词：纸质结算单;电子结算系统;建立;结算效率

中图法分类号：TP311 文献标识码：A

1前言

随着信息技术的不断发展，无纸化结算系统也在快速发展。无纸化结算系统具有实时高效、查询快捷、使用便利、资金周转速度快的特点，同时可以大大降低劳动生产强度，为企业节约成本，被广泛应用于各大银行、学校、企业等，同时在航天、航空、电子等军工企业也广泛应用[1～2]。

本文主要以某军工单位信息化建设、图纸情报档案建设、办公用品耗材及维修以及多媒体制作等归口部门存在结算费用无法合理分配、不能做到最小核算的问题，通过调查纸质结算单的现状及存在问题进行分析，找出人工核算的缺点，针对这些缺点提出对策进而建立自动化电子结算系统，并将该电子结算系统应用到某军工单位的实际工作中，提高了结算效率，优化了结算流程，取得了显著的成效。

2纸质结算单的现状及存在的问题

某军工单位信息交互部门负责整个单位的信息交互、纸质文件、图纸、光盘输出等各项业务，每个季度需要定期与所属各部门进行内部结算，然后将结算数据报送单位财务部，单位财务部再根据这些数据进行整个单位的费用结算。在内部结算过程中，由于结算内容多，工作量大，无法合理合规的将结算费用分摊到各机构成本中，同时针对各个保障业务无法进行合理计价，业务工作烦琐，流程复杂，结算效率低下，提高了单位的运营成本。

2.1数据录入现状

目前，单位在每个季度进行内部结算时，各部门信息交互、图纸输出、光盘刻录等业务产生的费用均为手工填写录入及手工统计核算，然后再手工将每个季度各部门内部结算业务费用进行合计。因此，在实际使用过程中存在以下问题：（1）手工录入效率低。由于现行的结算方式是手工录入，可能存在数据录入错误的风险，数据录入一旦有误，计算结果将存在较大误差，影响结算效率;（2）信息保存风险大。纸质结算单不易保存，易燃烧、易受虫蛀，易受潮发霉，易丢失，影响结算数据的准确性;（3）纸质结算成本高。纸质结算单增加了人工填写的时间成本、统计成本、印刷成本以及纸张购买成本与保存成本等;（4）统计分析效率低。人工核算只有合计功能，没有统计功能，结算统计结果流转时效性差。人工核算一旦有误，计算结果将存在较大误差，影响结算效率;（5）数据输出单一化。由于统计出的数据只有一种输出形式，后期需要对数据再次进行分类统计，工作量极大。

2.2结算数据与OA系统无法关联

现行的纸质结算单是通过人工统计分析而来，然后再将统计数据输入到相关系统，不仅增加了人工工作量，同时存在时间成本的浪费，不能做到公开共享、透明化等弊端。

（1）时间流转较长。通常财务部提出需求需要查询相关数据，信息化部门经过统计核算，中间的流转过程至少需要一个月的时间，时间成本太高。

（2）查询流程单一。目前的纸质结算单由于没有查询入口，员工查询自己的相关结算记录时都是通过电话查询，除增加时间成本外，其中的沟通难度可想而知。

（3）统计过程复杂。信息化部门员工目前的工作量与业务流程办理情况关联，统计到的数据需要经过大量核算后才能得知，查询过程复杂。

3自动化电子结算系统的建立

针对纸质结算存在的数据录入效率低以及算数据与OA系统无法关联的问题，需将手工结算单与业务流程结合起来，依附于单位OA系统，采用Java开发方式，实现自动化结算系统的建立[3]。

3.1自动化电子结算系统的基本要求

该系统需满足以下基本要求：（1）将业务流程与结算单关联，实现后台自动抓取数据，替代手工录入，实现申请人在结束业务流程的同时后台自动录入相关数据。后台通过访问数据库，将需要的信息抓取出来，再进行计算得到相关报表;（2）优化业务流程并设计相关统计报表，界面设定完成后，数据来源必须从各项业务流中抓取，现优化各项流程，将各个数据来源进行标准化要求，增加相关节点，进行更加合理的设置。

3.2自动化电子结算系统的建立

以实际应用中的打印、复印、刻录、扫描等四项业务为例，对纸质结算进行优化，同时增加设计相关查询入口，再對其测试，以达到自动化电子结算的目的。

3.2.1“打印审批单”的优化

修改内容：打印审批单表格中增加“结算”节点，可填实际打印页数、份数、装订方式变为可选（不装订、书装、压扣）、纸张类型选择（A3、A4、B5）、颜色（黑白、彩色）可选办理人，增加项目令号等信息。

结算金额：参考表1和表2。

结算金额=页数×份数×单价+份数×装订方式单价

3.2.2“载体复印申请表”的优化

修改内容：结算功能表格中增加“结算”节点，可填实际打印页数、份数、装订方式变为可选（不装订、书装、压扣）、纸张类型选择（A3、A4、B5）、颜色（黑白、彩色）可选办理人，增加项目令号等信息。

结算金额：参考表3和表4。

结算金额=页数×份数×单价+份数×装订方式单价

3.2.3“刻录申请表”的优化

修改内容：可选光盘类型表格增加“结算”节点，其中包括CD/DVD以及盘面、盘盒、项目令号等信息。

结算金额：参考表5。

结算金额=单价×份数+盘面×份数+盘盒×份数

3.2.4“扫描申请表”的优化

修改内容：扫描审批表格增加“结算”节点以及填写页数选项框、项目令号等信息。

结算金额=单价×页数（2元/页）

3.2.5设计相关查询入口

为了方便查询，我们在单位OA系统首页申请上线载体结算系统，并且开通不同角色查询入口，用户办理完成后只需结束流程，后台自动录入数据，结算结果自动录入后台数据库。由于收集到的数据做不到精准分类，生成的统计报表数据类型单一，现设计分角色分类型的统计报表。查询角色分为三种，分别为员工结算、办理人结算、各部门结算。不同角色的用户可根据自己的需求即时查询。

（1）员工结算界面：此页面员工可通过输入姓名或工卡号，选择收费类型及时间，即可实时查询自己的业务办理结算情况，并可关联自己的业务流程，点击任意一条记录即可跳转至业务流程页面，如对结果有疑问，可自行查看业务流程进行比对，并且报表具有即时更新的功能。

（2）办理人结算界面：此页面办理人可通过输入办理人姓名或工卡号，选择收费类型及时间，即可实时查询某段时间内的业务收费情况。此页面清楚地显示了部门、项目令号、项目类型、金额、申请人、处理人、时间等相关信息，此记录与业务流程一一对应，点击任意一条记录即可跳转至业务流程页面，后台在业务流程结束时及时录入数据。

（3）各部门结算界面：此页面通过选择部门和时间即可查询各部门各项目的消费总额，财务部直接查询此页就能及时统计相关数据。

3.2.6客户端的调试测试

将做好的程序模块在OA系统平台上试运行，在调试运行过程中收集数据，后台监控并改进，一个月后未发现任何故障，经批准，正式投入使用。

4自动化电子结算系统的应用探讨

经过对动化电子结算系统客户端的测试，未出现故障，现将其应用到实际工作中，从数据录入、统计对账以及数据查询三个方面进行应用分析。

4.1数据录入应用分析

由表6的统计数据可得出，在流程结算、错单漏单和填写时长方面，结算系统比传统的手填结算单有压倒性的优势，尤其是在客户体验方面，客户不用额外填写结算单，这样一来，不但为大家提供了便利，还极大地提高了员工办理业务的效率。

4.2统计对账应用分析

结算系统与手填结算单相比，摒弃了长期以来的手工统计方式，将工作人员从大量的手工作业中解放出来，极大地提高了工作效率。通过增加项目令号统计，报表可直观展示各部门各项目之间的费用结算情况，满足了财务部门的结算需求，使财务部门摆脱了人工划分项目分类结算的困难，同时有效提高了各项目结算账目的清晰程度，并且在统计时长方面由原来的“一季度一统计”提高为实时进行结算统计，方便了财务部门按照各部门和项目的财务期间进行结算数据采集。与此同时，各部门预算（结算）管理员可实时查询本部门的业务办理金额明细，对本部门的运营成本进行预估[4～5]。

从以上几个角色实现了分类统计，做到了完全解放人力，并且为各个角色提供了便利。

4.3數据查询应用分析

由表7可知，自动结算系统达到了结算数据录入零错误、结算数据统计分类化、数据查询即时化的预期目标。

5结语

本文通过分析某军工单位现行的纸质结算方式存在的缺点，结合实际工作情况，对其打印、复印、刻录以及扫描四项业务进行了优化，增加了设计相关查询端口，建立了自动化电子结算系统。该系统具有以下特点：（1）以电子结算取代了传统的手工结算，将人力从大量的手工劳动中解放出来，取得了颠覆性的革命胜利，彻底解决了结算效率低下的问题;（2）将传统的手工结算单与单位OA系统关联，无须手动录入数据，系统实现了自动提取数据，自动算统计功能，达到了可实时按条件查询、统计结算信息的目的;（3）此系统为多接口程序，可嵌入到需要有结算功能的其他应用系统中，为后期所有需要收费业务全面实现自动化结算提供了重要基础，同时也为其他军工企业结算业务起到重要的指导意义。

作者简介：

杨晓燕（1992—），本科，助理工程师，研究方向：军工单位信息化建设。