透过术语变化管窥我国档案方法的历史演变

赵跃 陈香

摘 要：作为学科基础理论的重要组成部分和实践工作必不可少的工具，档案术语的使用与变化过程，体现出档案方法的发展变化特征。本文将我国档案事业发展的历史进程分为民国至建国初期、文书立卷改革后、改革开放至今三个阶段，以存档、归档与建档三个术语为例，分析术语在档案事业发展过程中的使用情况，发现归档与建档的使用频次不断增加、存档与建档的涉及領域向外拓展、归档与存档的使用情境不断区分等变化，进而总结各阶段档案方法的特点。研究发现，在档案事业发展过程中，档案方法表现出了专业化、工具化、社会化的趋势特征。

关键词：档案方法；存档；归档；建档

分类号：G270

Exploration of the Historical Evolution of the Archival Methods in China through Terminology Changes： "Archiving" "Filing" "Documenting"

Zhao Yue， Chen Xiang

（ School of Public Administration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan 610065 ）

Abstract： Archival terms are considered as an important part of the basic theory of the subject and essential tools in practice， the use and change process of which show intensively and prominently the development and change of archival methods. This article divides the development of archives into three stages： from the Republic of China to the early years of the People’s Republic of China， the period after filing reform and the period after reform and opening-up. Taking “archiving” “filing” “documenting” for example to analyze the connotation of terms and the meaning of the terms. And then the characteristics of archival methods in each stage can be summarized. It is found that in the course of the development of archives， archival methods have undergone a series of evolutions from standardization， institutionalization and socialization.

Keywords： Archival methods； Archiving； Filing； Documenting

档案方法，从应用层面看，是档案工作者在管理档案、档案学者在研究档案的过程中，为达到一定目的所采取的办法和手段；从思想层面看，是档案事业发展过程中表现出的主观意识，是档案人认知观念的集合凝练。作为特定学科领域用来表示概念的称谓的集合，术语往往既是学科基础理论建设的重要组成部分，又是档案工作者开展工作的必要工具。以档案术语为研究对象，对其内涵、使用主体展开研究，能以小见大反映术语指代的档案工作、相关的理论背景甚至档案方法的发展历程。遗憾的是，鲜有学者在宏观层面关注档案方法，尤其是档案方法的发展演变问题。本文以“存档”“归档”“建档”三个术语为例，对其在档案事业发展各阶段中的内涵、使用主体等内容展开分析，挖掘其使用情况所体现的档案方法特点，进而总结档案方法的历史演变，希望对厘清当前档案工作与理论研究中的模糊问题、启示未来档案事业的发展方向有所助益。

1 民国至新中国成立初期“存档”“归档”的使用及其体现的档案方法特征

民国时期乃至新中国成立初期，我国尚沿袭文书与档案工作相互交错的历史传统，未成立全国性的档案事业管理机构，未建立完整、统一的档案工作业务规范、标准制度，不同行业、行政区域之间的档案工作松散分立、互不关联。这一时期，建档一词在档案学界少见使用痕迹，作为术语的存在感较低；而存档、归档作为常用术语，多见于机关档案室的文书与档案工作中。

1.1 民国至新中国成立初期“存档”的使用情况与意涵

《公文处理法与档案管理法》[1]中形容“满汉档子房”为“集中存档之所”，除此处仅作字面理解的“保存档案”外，存档作为档案术语，指代具体档案工作环节，常见于文书工作中“办讫存档”“保管存档”“暂存档”等语境。从术语使用目的来看，一方面，业务活动中现行的、重要的文件，为防止其在业务流转过程中丢失、损坏，保证业务活动顺利进行，需要对其备份存档；另一方面，办毕的、非现行的文件结束其生命周期的前一阶段，需暂时存档、办讫存档作为缓冲，以备后续处理。

从术语的使用主体来看，存档的使用主体多局限于行政机关内部文书工作者。《文书之简化与管理》[2]在文件收发环节提及存档工作，重视文书、档案工作的联系，在档案分工标准中也强调管卷股股长的任命以本机关文书科长兼任为原则。可见这一时期，存档作为行政机关文书处理部门对本机关业务活动中产生的文件材料的保存、保管行为，更多以机关业务需求为导向，侧重其现实性。并且，存档工作并未要求将档案管理权移交档案室，不强调使用主体对档案价值的判断与鉴定，相较于档案属性，更多表现了业务活动的管理属性。

1.2 民国至新中国成立初期“归档”的使用情况与意涵

《公文档案管理法》将归档定义为：“机关文件，均应送至档案室整理保管，是曰归档。”[3]归档一词中的“档”，并非单指档案室或档案，而是兼有之：不仅指文件转化为档案，也指文件由业务部门归入档案室，强调在归档这一工作环节中，文件的身份、保管场所经历了双重变化。

北洋政府1913年頒布《国务院秘书厅编档办事细则》，将归档工作要点分为分类、立卷、划分保管期限、庋藏与调阅，其工作流程已涉及档案管理的基本内容，初具档案专业性，但每一环节的工作内容、范围等并未统一，多依据各机关、单位内部的文书点收习惯而设置。比如行政部门的办毕文件由收发室送交档案室归档，分发室提供发文、收文簿册作为归档依据；内政部门则采用文书档案连锁法，档案室以其收发文编号为依据进行点收归档；实业部门的归档文件则由其所属部门印制归档簿册，档案室依据此核对归档。

虽然归档的内容、绩效等存在差异，但归档是文书部门与档案部门工作的衔接环节这一观点得到了一致认可。比如何鲁成在《档案管理与整理》中定义档案为“已经办理完毕归档后，汇案编制留待参考之文书”，[4]认为档案是由办毕的文书经归档转化而成；傅振伦著《公文档案管理法》认为“盖公文档案，本为一物。收到之公文，正在办理，尚未完结而未归档者，为公文。及办案结束归档存储者，方可称档案也。”[5]公文和档案是同一事物的不同阶段，尚未办理办毕的、未归档的为公文，而办理完毕且归入档案室保存的为档案，即归档是文件转化为档案的条件和标志。

归档质量直接影响档案工作的质量，与机械性的备份存档不同，归档工作需要档案人员发挥能动作用。但这一时期的档案工作者在实际工作中多为被动接收文书部门的归档材料和要求，档案工作缺少统一领导和规范，在独立自主方面较为薄弱。

1.3 民国至新中国成立初期的档案方法特征

从术语的使用情境来看，存档与归档多用于文书档案管理，但各地各部门在相关工作程序和制度上尚存差异，多依据本单位的文书习惯而制定，因此并不统一。

从术语的使用主体来看，存档、归档工作多在机关内部开展，但这一时期全国各机关内档案工作独立性较低，实际由文书部门负责，领导一职多由行政秘书等文书工作人员兼职；或者由材料室、收发室等部门兼职开展。这一时期，档案人员尚未具备独立的专业意识，未能根据档案管理的要求、档案本身的特点，主动介入存档、归档工作。

总体上看，民国时期至新中国成立初期，各地各部门档案机构建设水平不一，各档案室以业务活动需求为导向开展工作，缺少独立性和统一性；工作对象多为文书档案，且保存于本单位内部，主要发挥第一价值，即为本单位的行政管理活动提供凭证；档案工作者多由文书工作者兼职或代替。因此，民国时期至新中国成立初期的档案方法明显受文书工作影响，在机构设置、人才队伍、工作制度、工作理念等方面欠缺自主性。

2 文书立卷改革后“存档”“归档”的使用及其体现的档案方法特征

1954年，国务院下设国家档案局作为全国统一的档案事业行政管理机构，标志着我国国家规模的档案事业的开端；1956年，国务院发布了《关于加强国家档案工作的决定》，指出要“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。[6]此后，我国档案事业逐渐从文书、图书工作中独立出来，开启了集中统一管理的新阶段。这一阶段，建档的使用痕迹依旧少见，而存档、归档的使用情况则体现出了新的档案方法特征。

2.1 文书立卷改革后“存档”的使用情况与意涵

这一时期，存档的内涵和使用主体相较于前一阶段并未有明显改变，但在政策文件与学术论著中的使用频率逐渐下降，甚至在部分语境中被归档一词取代：一方面，存档与归档的区别模糊，部分学者认为两者范围趋同，尤其在归档制度确定后，归档的使用更符合标准规范；另一方面，存档自身的学科属性受到了质疑，部分学者根据其不强调“归入档案室”的内涵而将其划为文书学术语，认为档案领域应减少使用存档一词。

但以上争鸣并不意味着存档没有作为档案术语延续发展的价值：一是因为在文书处理工作中，办毕文件经过存档这一工作环节，由文书部门作为档案暂时保存管理，这一工作是归档所不能覆盖的；二是因为存档体现出了档案部门对文书制发的要求，是档案部门主动性的体现，这也是存档作为档案术语而存在的有力依据。保留使用存档术语的文件与论著中，如“查单裁剩下的‘投递局答复事项’联，应当和相关查询邮件申请书附在一起存档”，[7]对存档的关注多侧重于相关文件材料的制作要求、内容组成等方面的规定，且多由各单位内部贴合其业务活动而制定。

2.2 文书立卷改革后“归档”的使用情况与意涵

经历了文书立卷改革，归档制度在全国范围内逐渐建立、完善。自这一阶段开始，归档作为文书、档案部门工作衔接环节的身份得到了书面认可，这使得归档在档案领域政策文件与学术论著中的使用频率得到了大幅提高。一方面，归档一词充分体现了使用主体的档案意识，正如何嘉荪教授所言，“它实际上是人们的一种主体行为，是人们要求承认文件具有一定保存价值，必须严格控制而赋予特别意义的一种主体行为。”[8]通过归档将文件转化为档案，意味着工作人员对文件的档案价值的认可。另一方面，归档一词之于档案学理论也有其特殊意义。将归档定位为文书、档案工作的分界线，不仅是我国文书、档案工作的历史渊源、国情所致，更是区分文件、档案的重要标志，体现了这一时期档案工作者发展档案事业的主人翁意识。

2.3 文书立卷改革后的档案方法特征

从术语使用情境来看，相较于前一阶段，存档与归档已有了明确区分。一方面，术语是档案工作规范化的重要组成部分；另一方面，术语的使用也体现了档案工作者加强档案工作专业属性的主观能动性。从术语的使用主体来看，存档、归档多在机关单位内开展。存档受归档制度化的影响而使用频次降低，但其在档案制度、专业之外的延续使用，体现了档案方法在日趋规范化的同时也保持着与文书等专业的紧密联系。归档经过文书立卷改革，其重要性逐渐凸显，仅靠文书部门整理立卷、移交归档并不能保证归档质量，档案部门在归档工作中发挥的作用受到了更多关注。因此，这一时期，在保持与文书部门紧密联系的同时，档案工作者的主观能动性得到了进一步发挥，档案方法表现出了更强的专业性与独立性。

总而言之，文书立卷改革后，归档制度逐渐完善，档案工作依据集中统一的原则开展，逐渐与文书工作划分开来；档案人员的主动性提高，档案事业人才队伍的建设积极向好；档案方法日臻成熟，在机构设置、人才培养、工作制度、工作理念等方面不断创新，与时俱进。

3 改革开放以来“存档”“归档”“建档”的使用及其体现的档案方法特征

改革开放后，伴随着经济建设的发展，档案事业也逐渐复苏、走上正轨，进入了快速发展阶段。同时，科学技术的进步也给档案事业带来了新的机遇和挑战。

3.1 改革开放后“存档”的使用情况与意涵

这一时期，存档一词延续其历史内涵，指代对工作中产生的有保存价值文件材料的保管行为，且使用频率极低。据笔者统计，在国家档案局官网发布的现行、主要的190份档案政策法规中，存档一词仅出现在两份部门规章、两份规范性文件、三份地方性法规以及四份行业标准中。但随着新时期技术的发展，存档的概念也有了更多外延。首先，个人信息、社交媒体信息等被纳入档案学研究范畴，存档对象相应地得到了丰富；其次，技术的发展导致信息数量激增、信息形式多元化，刺激了信息拥有者的档案生成需求，也降低了存档的专业门槛。因此，存档的工作范围在这一阶段明显扩大，存档的使用主体边界也在不断模糊，传统存档主体之外的团体、个人均可进行独立的存档实践，这一点也表现在“个人存档”“网络信息存档”等语境的使用中。伴随使用主体的拓展，存档术语迎来了使用与研究的新热潮。

3.2 改革开放后“归档”的使用情况与意涵

改革开放后，归档作为档案术语的使用意义并无明显变化，而在新技术环境下，归档工作方法的优化成了学界、业界不断探索的方向之一。2000年，国家档案局出台行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），取消案卷，实行文件级管理，这是我国档案工作史上的一次重大变革。2015年，国家档案局又对《规则》进行了修订，将归档对象范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，并單独列章说明。《规则》的修订、归档方法的改进，一方面规范了文书与档案部门的工作，另一方面也是档案工作重心调整的表现。既适应了工作环境的变化，简化了工作程序，提高了归档质量；又使得档案工作者可以将更多精力投入档案保管、利用等工作环节。

3.3 改革开放后“建档”的使用情况与意涵

《新编现代汉语词典》[9]中把“建”解释为“创立、设立”，“建档”意为“建立档案”。改革开放之前，建档鲜见于偏重文书档案的专著与政策文件。改革开放后，对于越来越多有价值信息的管理需求，推动了建档这一档案方法的发展。现代建档工作表现为能动主体为分散的、有价值的信息建立档案的行为，既是档案部门向外延伸的业务活动，也是其他部门自行开展的管理活动。

从术语的使用主体来看，建档广泛存在于各行各业中，其行为主体可大致分为两类：一是机关、企事业单位等社会机构或团体、个人，二是综合档案馆。前者的建档工作主要为其具体的管理目标服务，或作为生产活动中文件材料的管理手段，或作为文化资源的保管方式，相较于存档、归档，具有现实目的指向性，如《档案学概论》一书[10]指出建档是为了“确定、证明并保护该机构的权利和利益”。又如各行为主体以自身管理目标为导向，在开展建档工作时制定其专业性标准，而并不以档案领域的规范为准绳。后者，即综合档案馆除其内部建档工作外，也一直积极向外探索，通过主导或提供专业支持，逐渐渗透进社会各个领域。截至2021年4月2日，对国家档案局公开的标题中含有“建档”一词的新闻稿进行精确检索，共获得业务报道新闻稿29篇。从新闻稿主题分布（如表1所示）可见，建档工作涵盖了家庭、社区等多个层次，内容涉及多个领域，包括名人建档、方言建档、扶贫建档、健康建档等。

3.4 改革开放以来的档案方法特征

从术语使用情境来看，这一时期存档、归档的概念均得到了拓展，网络信息、电子文件等被纳入工作范畴，建档更是在各行业得到了广泛应用。同时，使用情境的多样化也说明档案工作者在敏锐感知外部发展趋势的同时，主动向外探索档案事业发展新方向。

从术语的使用主体来看，除档案、文书部门外，越来越多的社会团体、个人逐渐认识到档案的价值与作用，参与到档案事业的发展或相关档案实践活动中来；而档案部门也以服务为导向，由被动接收档案转向主动提供服务，更加积极主动地发挥自身职能。

总之，这一时期档案事业突破原有的专业界限，渗透进了社会的各个角落，档案方法表现出更强的社会性、服务性。档案工作者不断寻求档案事业与外部发展的契合点；档案部门也越来越主动、频繁地间接参与各类社会工作。

4 结 语

通过不断探索前进，档案工作逐渐从交错在文书、图书工作之中，发展为独立事业。如今，中国特色社会主义档案事业的发展呈现出了更加多样化的趋势特征。

第一，档案方法朝着专业化方向发展。以归档的使用情况为例，民国至新中国成立初期，我国档案工作交错在文书、图书工作中。一方面，部分档案工作由文书部门兼职或领导，档案机构设置缺失；另一方面，档案工作多以满足文书工作需求为导向，学术研究也多以公文为主要研究对象，档案事业整体上依赖文书部门。文书立卷改革后，归档制度逐步确立，明确了档案、文书部门的责权划分，明晰了档案与文书的区别与联系，加强了档案界人士对档案的专业认同感，强调了档案事业有别于其他事业的独立性、专业性。改革开放后，围绕新技术环境下归档方法的改进，无论是业界的试点工作还是学界的学术争鸣，都体现了档案界人士在专业领域内的精益求精，展现了档案方法由依赖其他专业到独立自主发展、与时俱进的专业化趋势。

第二，档案方法工具化特征逐步显现。以建档为例，在传统的、偏重文书档案的阶段，建档一词使用频率较低，而随着生产发展和档案事业的开拓，作为资源管理方式的档案思维逐渐渗透进社会各领域，建档也随之成为高频使用的档案术语之一。从使用范畴来看，建档工作主体既包括档案部门，也包括其他社会机构或团体，适用于政治、经济、文化等多个领域，覆盖社区、家庭、个人等多个层次。从使用目的来看，建档具有较强的现实目的指向性，既是档案资源的重要形成途径，也是保管信息、保障信息所有者权益的管理方式。当前，档案界人士乃至社会大众更进一步认识到，档案事业的发展不再停留于如何收集、保管档案，档案可以成为一种助力社会发展的凭证工具和思维方式，通过档案管理可以实现信息的“档案化”和业务（事务）处理的合法化、合规化，并且利用档案资源还可以打破原有认知的桎梏，建立新的知识体系、管理模式，这充分体现了档案方法的工具化趋势特征。

第三，档案方法社会化趋势不断增强。以存档为例，改革开放前，存档多用于机关或企事业单位内部的文书、档案工作，并在文书立卷改革影响下，一度面临被其他术语取代的危机。改革开放后，档案事业进入新发展阶段，存档一词也越来越多地被应用于新的情境之中。一方面，存档的工作范围不断外拓，各类信息通过存档行为被纳入档案资源建设范畴；另一方面，存档的使用主体更加多元，档案部门积极主动向外拓展。同时，技术的发展和观念的更新也使得存档的专业门槛降低，越来越多的社会团体、家庭、个人参与到存档工作之中。从资源观的扩大到多元主体的参与，档案工作不再局限于档案系统内部，而是积极融入社会发展。档案事业在技术、理论的推动下萌发出了新的生长点，档案方法呈现出了社会化的趋势特征。

*本文系四川大学创新火花项目库项目“档案4.0：智慧社会的档案认知与档案工作趋势研究”（项目编号：2019hhs-06）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]周连宽.公文处理法与档案管理法[M].北京：档案出版社，1988：81.

[2]陈国琛.文书之简化与管理[M].北京：档案出版社，1990：39-57.

[3][5]傅振伦，龙兆佛.公文档案管理法[M].北京：档案出版社，1988：24，5.

[4]何鲁成.档案管理与整理[M].北京：档案出版社，1987：4.

[6]国务院关于加强国家档案工作的决定[J].中华人民共和国国务院公报，1956（15）：356-359.

[7]刘知命.国内邮件查询档案工作讲话[M].北京：人民邮电出版社，1965：23.

[8]何嘉荪.扩大档案概念外延是科学合理的[J].山西档案，1995（5）：18-20.

[9]字词语辞书编研组编.新编现代汉语词典[M].长沙：湖南教育出版社，2016：595.

[10]赵越.档案学概论[M].沈阳：辽宁大学出版社，1987：25.