浅谈新时期高校干部人事档案管理工作

赵丹

摘要：高校是人才培养的摇篮，新形势下传统干部人事档案管理模式已经无法满足高校对档案的新需求，本文以高校干部人事档案管理为出发点，对高校干部人事档案的重要性、管理现状以及发展途径进行了详细的研究和分析。

关键词：新时期;高校;干部人事档案;管理

干部人事档案是干部人生缩影，不仅反映了干部个人学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、遵纪守法以及家庭情况，也在一定程度上反映了特定时期党的组织建设、干部人事管理、人才服务工作等方面工作实况。强化干部人事档案管理，是甄选和管理人才的重要手段，也是维护干部人才合法权益的重要依据，同时也是高校实施人才战略的一个重要支撑。

一、高校干部人事档案管理工作现状

通過调研走访、考察学习川内部分高校，在干部人事档案管理方面主要呈现以下现状：

（一）干部人事档案管理意识薄弱。一是学校管理层和职能部门意识薄弱，长久以来很多高校干部人事档案工作分属不同职能部门管理，干部档案由组织部管理，教职工档案由人事处管理，管理出现真空地带，相应规章制度和硬件建设未能得到有效保障，特别是随着学校规模扩大、人员增多，干部人事档案工作出现了欠账现象。二是学校教职员工对干部人事档案重视不足，在档案资料填写方面存在不规范、不完整等情况，或者在管理部门收集档案材料过程中不够配合，存在为了个人利益虚报年龄和虚填工作经历等情况，影响干部档案资料真实性;在实际工作中存在新员工入职很长时间后，个人档案久久不到位等现象。

（二）干部人事档案管理队伍参差不齐。干部人事档案工作是一项专业性、政策性、机密性较强的工作，当前很多高校未能成立专门工作机构，大多数由组织人事部门行政人员兼任，而行政人员自身业务工作多，一是无法抽出足够时间来完成档案“建、管、用”，二是由于他们并不是档案管理专业人员，对档案管理的新知识、新技术了解不深，很容易出现操作不规范、凭借个人主观意志开展工作、工作责任心不强等问题，给后续干部档案管理带来诸多问题，严重阻碍了干部人事档案工作正常开展。

（三）干部人事档案材料不完整、收集不及时。干部人事档案是反映个人经历的重要依据，相关材料不管是格式还是内容均有严格要求，有些材料还需组织人事部门审核后签字盖章，然而笔者在整理大量干部人事档案工作中发现很多教职员工奖励、访学和培训材料并未归档，档案材料“三龄两历”填写前后不一致，党团、参工、职称等关键性材料缺失，档案材料更新不及时等等普遍存在。

（四）干部人事档案利用不规范。尽管很多高校建立了干部档案管理、查借阅和收集整理制度，按照查借阅制度要求，查档一般需经过个人申请、相关部门审批登记等流程，但在实际过程中管理制度往往未真正落到实处，存在查询审批流程不严格，口头申请直接查阅等问题。有些事关教职员工个人权益保障的查询又未能及时办理，且纸质档案在翻阅过程中有人为损坏和老化破损问题。

二、高校干部人事档案工作发展建议

针对部分高校干部人事档案管理现状，并结合笔者多年工作管理经验，提出如下建议：

（一）提升干部人事档案管理意识。一是提升管理层管档意识。干部人事档案工作是一项涉及多部门合作的专业性、系统性工作，高校党委应切实加强对干部人事档案工作的领导，做好顶层设计，打造自上而下、分工负责，协同推进的干部人事档案管理模式，组织人事部门和档案管理部门要建立联席会议制度，共同解决在工作中出现的问题。二是要在全体教职工中组织开展干部人事档案宣传工作，提升教职员工对干部人事档案工作重要性的认识，强化教职员工参与人事档案工作的积极性和自觉性，并以严谨和认真的态度积极配合。

（二）配齐配强干部人事档案队伍。学校应严格按照“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员”要求，没机构的及时设立干部人事档案工作机构，有机构的要明确岗位职责、保障硬件条件。在档案工作人员选择上要选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员从事干部人事档案工作，通过外出培训、跟班学习、专题讲座等不断增强干部人事档案管理工作人员的专业性和规范性，在培养使用干部人事档案人员基础上，也要特别重视档案管理队伍的延续性，确保工作不断层。

（三）加强档案材料的收集和整理。干部人事档案动态性特征，决定了干部档案材料的收集是一个长期增量式的积累过程，但干部档案材料的收集和整理既是重点也是难点，在工作中要注意几点：一是厘清责任，档案管理机构要提前制定档案材料收集管理办法，明确材料收集范围、归档时限和责任部门;二是把好档案材料的“入口关”，在收集过程中要确保归档材料完整、齐全、真实和准确，做到逐页鉴别、逐项核对;三是归档常态化，改变以往被动工作的模式，定期进行档案资料核对，对所缺资料及时登记，养成不积压、不拖延的档案管理习惯，确保档案与个人发展同步。

（四）创新方式充分发挥档案利用效能。高校干部档案管理机构要强化服务理念，严格利用程序，在实践中不断完善档案查借阅流程，并严格依规查档，查阅过程中应小心、细致，注重纸质档案保护，避免纸质档案破损。同时加快推进干部档案数字化进程，完善相应的档案信息化管理制度，探索建立档案管理系统和人事系统部分模块共享功能，以实现档案资源的共享。

综上所述，高校干部人事档案工作对于干部培养和人事管理有着重要意义，针对当前工作中存在的不足，必须始终坚持以习近平总书记关于档案工作的重要论述为引领，以新修订的《中华人民共和国档案法》和《干部人事档案工作条例》为基本遵循，以健全干部人事档案管理机制和完善干部人事档案内容为重点，提升档案管理意识，不断提升干部人事档案工作现代化管理水平。

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