事业单位档案管理中数字化技术的应用分析

季佳宁

摘要：现阶段，事业单位档案管理已转变为数字化模式，正积极运用数字化技术，以此增强管理效率与管理质量。本文围绕数字化技术，提出了新时代档案管理的相关策略，从健全管理规章制度、提升人员专业性、增强数字化管理认知、全面开展数字化管理入手，充分发挥数字化技术的应用价值。

关键词：事业单位;档案管理;数字化技术;云计算技术

立足大数据时代，数字化技术可以高效应对事业单位档案管理的工作需求，可以全面统计档案数据、档案信息，在取代纸质档案管理的基础上，提升工作便利性、规范性与精确性。对此，档案管理部门要保持先进的管理意识，全面认知数字化技术，借助其优势创新档案管理工作，确保数据资源实时共享，提升数据检索、筛选效率，持续提升档案管理水平。

一、数字化技术

数字化技术被应用于各个领域，属于虚拟化载体，针对性强。其中，数字化技术可以整合、传输大量数据，还能虚拟化存储相关信息，可显著提升数据查阅与存储的便利性与规范性。同时，数字化技术具有高效、快速的特点，将其应用于档案管理中，可以充分应对档案管理需求，提升数据传递与分析效能。

二、数字化技术在事业档案管理中的应用分析

（一）完善规章制度为数字化管理提供支撑

事业单位要健全档案管理制度，细化档案管理规章，为高效运用数字化技术做好准备。其中，应根据事业单位现状与档案管理需求，制定针对性的规章制度，保障制度的规范性与合理性。同时，结合管理需求，加强管理制度的可行性，确保制度落到实处。在制定档案管理规章制度时，首先要立足档案实际进行收集，并细致整理相关信息、整合各项数据，做好文档编制与排序，为后续精确查阅档案奠定基础。同时，运用数字化技术时，需做好相应标记，并在分类档案后进行鉴定。此外，应重点关注数字化档案管理的实效性，针对不同年限的档案，应制定针对性的管理方法。若档案超过管理期间，可进行销毁处理，避免档案过多增加管理难度。最后，事业单位要摒弃传统的管理模式，立足新时期构建信息化管理体系，在实践中定期总结管理问题，持续优化规章制度，全面提升数字化档案管理水平。

（二）强化人才专业能力高效运用数字化技术

提升人才专业能力是高效运用数字化技术的前提。事业单位要高度重视人才因素，结合实情制定全面的人才培养体系，鼓励其树立新型管理理念，在工作中坚持进取与学习，持续提升档案管理水平。同时，事业单位要定期开展培训，确保所有人员掌握数字化技术，组建高素质、能力强的管理队伍。组织培训工作时，要重点加强工作人员对数字化技术的运用能力，帮助其积累管理经验，可以将其应用到管理实践中。此外，各地区事业档案可定期交流管理经验，开展数字化档案管理交流会，相互借鉴、共同提升。针对档案管理考核制度，要结合新型管理模式细化考核指标，激发工作人员对数字化技术的运用积极性。最后，事业单位可联手各高校，共同培养本专业人才，使档案管理跟进时代发展，持续增强管理质量。

（三）增强信息管理认知提升管理水平

档案管理工作属于系统性工作，其中涉及较多流程，传统纸质管理已无法应对繁重的管理任务。对此，档案管理人员在运用数字化技术时，要明确运用数字化技术的重要性，增强信息化管理认知。日常参与培训工作时，事业单位要结合档案管理需求，开展数字化技术培训，制定信息化管理内容，帮助管理人员明确信息化管理流程，如设备使用方法、平台管理过程。同时，应重点加强相关人员对档案数据库的管理能力，要优化管理队伍架构，使其逐步转变服务模式，时刻保持数字化管理意识。最后，在整理、收集档案时，要考察工作人员对信息管理平台的运用，立足多方面提升综合管理水平。

（四）全面落实数字化档案管理

借助数字化技术开展档案管理时，管理部门要立足多个方面开展：一是更新管理设备，结合实际需求完善基础设施，确保后续稳定开展数字化管理。二是健全档案管理体系，重点落实档案数据收集与整理，包括信息检索、编目等工作，持续强化档案管理效率。三是运用云计算技术，结合相关指令搜集资料，高效应对档案管理工作的各项需求。此外，档案管理部门要基于数字化技术的虚拟性，加强信息更新速度，通过构建云计算平臺，确保信息实时共享。最后，针对照片、视频等电子文件，要进行统一收集与整理，还应转化纸质文件，通过电子存储提升文件安全性。

三、结束语：

总结上文所述，档案管理直接影响事业单位的发展稳定性。对此，相关部门要明确信息技术的档案管理需求，借助数字化技术全面优化管理模式、管理流程。其中，事业单位要健全数字化档案管理的规章制度，还要加强管理人员的专业能力、提升数字化技术的应用水平，通过增强信息化认知、全面落实数字化管理，为后续工作高效开展做好准备。

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