关于加强固定资产档案管理的措施研究

摘要：随着我国经济的快速发展，以及我国各企事业单位对规范体制机制工作的有序展开，为了能让企事业单位能够适应时代变化，根据当前时代的发展状况，改善更新能与单位现状相适应的固定资产档案管理模式与方法。下面本文作者将依据当前固定资产档案管理工作中存在的问题，深入探讨研究加强固定资产档案管理工作力度与工作效率的有效措施。

关键词：固定资产;档案管理;加强管理措施

一、固定资产档案管理中的问题

1.缺乏严格考核，监督力度不足

部分企事业单位没有较高的归档意识，档案形成部门并不被重视，因此档案部门及其工作人员在单位内常常会处在被动的地位，缺乏完善的管理制度，缺乏严格的考核，导致档案部门在项目建设的过程中不具备一定的指导能力，未开展项目建设过程文件资料监督和检查，甚至于项目竣工完成时不进行相关的档案验收，后期补录或直接未留存建设过程形成的部分档案。固定资产档案工作缺乏相应的管理手段和途径，致使工程项目的档案管理工作混乱，档案部门的监督管理力度不足，无法满足项目验收对项目档案工作的要求，无法为充分发挥自身项目档案锁定证据、监控过程、规范管理、验证效果的作用。

2.整体意识缺乏，不及时归档

部分企事业单位固定资产档案管理的工作人员缺乏整体意识，仅仅只考虑自身的工作便利，认为固定资产的相关文件资料归档后会影响到自己今后使用文件资料不便利，而未及时地对相关文件资料进行归档，未考虑到不及时归档的行为会对企事业单位内其他工作环节以及相关项目进程带来多少不利影响，缺乏足够的工作责任心。而部分形成项目档案的相关人员，也缺乏对归档工作的整体认知，使得一部分有价值的文件材料原件丢失，后续进行归档整理时难以将文件资料补充完整。

3.片面追求归档率，档案的利用率不高

部分企事业单位对于固定资产档案的认知程度不足，存在着片面追求归档率的现象。单位内并未仔细考虑相关的文献资料是否有归档的必要，仅仅为了追求表面的归档率而将这些文件资料交给了档案部门，胡乱进行了归档。这样不仅容易导致档案的利用率不高，而且也容易为一般人调取相关档案带来极大的不便，从而浪费了大量的人力物力以及工作时间。比如信息化类等标准设备仪器，尽管从要求上来看，存在于现行文件材料和保管期限表中，但是这些设备仪器结构较为简单，而且经常更换，因此其所形成的部分文件资料根本没有归档的必要。

二、加强固定资产档案管理工作力度与工作效率的有效措施

1.明确档案管理的工作责任，增强档案的法制意识

档案部门应当依据相关依据来对固定资产档案管理工作进行优化，增强相关工作人员对档案的法制意识，并结合单位的实际状况建立与之匹配的档案管理制度，以进一步规范固定资产档案管理工作的有效开展，与其他部门的工作活动相互协调、配合，确保单位项目建设过程的有序推进，满足项目建设对项目档案的要求。企事业单位领导也应加强对固定资产档案管理工作的关注，要让单位领导意识到固定资产档案管理工作对企事业单位的重要性，进一步提高单位领导的管理意识。将企事业单位的固定资产档案管理能力水平作为考核的重点内容之一，也能一定程度上促使单位的领导以及管理工作人员提高自身的管理水平与管理意识，从而有效加强固定资产档案管理工作力度与工作效率。

2.建立相关制度，强化制约方式

建立并健全相关制度，且严格按照制度内容来对各级企事业单位的固定资产档案管理工作进行制约与规范，明确档案管理工作的要求标准，对相应的工作责任加以落实，确保档案归还及时，不影响到企事业单位其他工作环节的正常工作流程，以进一步加强档案管理的工作效率与工作力度。当然在这过程中，为了能更好地解决固定资产档案管理工作中所存在的归档不及时、片面追求归档率等现象，就需要根据实际情况来对工作的流程进行适当地改进与调整，对于不负责任、不及时完善或是归还档案的工作人员，要适当地给予相应的惩罚措施。

3.加大监督力度，加强业务相关指导

企事业单位对于固定资产档案管理工作中的各项工作内容，要加大监督的力度，确保相关工作内容措施落实到位，特别是对于企事业单位内固定资产档案管理工作真实情况的监督，要加强重视。档案部门切莫畏手畏脚，要强硬地去克服畏难不前的思想与心理，敢于去执行部门的监督和指导职能，加强对工程项目建设过程中的业务相关指导，以更好地去做好文件资料的积累，及时发现问题并采取相应的解决措施。

4.改善基建和设备仪器的档案管理，坚持实事求是

对于企事业单位内基建和设备仪器的档案管理，应秉实事求是的态度，坚持按单位工程代号和设备仪器产品编码，来有序地进行分类管理。其一，对单位工程形成的文件资料，应遵循其建设过程，做到应归尽归，其二，对单位工程建设过程中办理的各类许可和验收文件，提交给相关部门的文件应尽可能保留复制件，便于追溯。其三，对于精密大型或是珍稀珍贵的仪器设备所产生的文件资料，应全部进行归档，其使用说明等文件也应复制一份，以随时提供至有使用需要的相关人员使用。其四，常用设备仪器的使用说明等，应存放在设备仪器管理部门的资料库当中，以便于随时调取和有效管理。其五，对于同一型号的多台设备仪器，只需归档一份使用说明等文件资料，剩余的可以存放至常有使用需求的相关部门。其六，对于结构较为简单，更换周期较为频繁的设备仪器，可根据现实情况来决定是否进行归档。还有必须要注意的一点，那就是任何符合固定资产标准的设备仪器，其前期所产生的文件资料都要进行归档，以便后续有需要的情况下进行查看和使用。

总结

综上所述，固定资产档案作为记录了企事业单位内工程项目开展过程的真实记录，要求账、物、档案相符，几乎是不太可能办得到的。即便如此，从事固定资产档案管理的人员仍热烈追求着它们的一致性，为企事业的长远发展贡献自己的一份力。

参考文献：

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[3]吴德好. 企事业单位加强固定资产管理的措施探讨[J]. 企事业资产与財务， 2020（14）：2.

作者简介：程昕烨（1986.10-），男，汉族，辽宁沈阳人，本科，工程师。研究方向：档案管理体系建设、固定资产档案管理、基建档案、设备档案50792258-F948-476C-AD10-11612DD7CB50