信息技术在博物馆藏品管理中的应用与发展

郁健琼 龚玉武 杨培森 张毅

摘 要：20世纪90年代，上海博物馆新馆信息化工程建设了第一代数字藏品数据库，实现了从无到有的突破;21世纪初，上海博物馆信息化工程建设第二代藏品管理系统基本达成了藏品信息指标体系化和系统功能多样化;东馆规划建设第三代藏品综合管理系统，整合不同时期开发的多个藏品相关管理系统，作为上海博物馆藏品全生态工作平台，实现管理智慧化。

关键词：博物馆;藏品;藏品管理;智慧管理

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.008

藏品是博物馆存在和发展的基础①，藏品管理与利用是博物馆的核心业务和博物馆学的重要研究课题。一个信息准确、完备的藏品信息管理系统是博物馆智慧管理的基础，包含了藏品本体和藏品相关工作的全方位信息，是信息社会中博物馆藏品业务工作新平台。这个平台不仅可以打破传统人工运作的信息壁垒，实现藏品信息的互通和共享，还能整合工作资源、提高工作效率、升级业务模式、规范工作流程、拓展工作空间，对于博物馆征集、保护、研究、展览和教育等各项职能都具有重要意义。

1 数字藏品登记卡样式的1.0实现了从无到有的突破

得益于老馆长的远见卓识，上海博物馆在20世纪80年代就成立了电脑室，在20世纪90年代上海博物馆新馆建设时期，新馆信息化工程建设了上海博物馆第一代藏品数据库。第一代数据库为C/S结构，采用了IBM公司的小型机和Informix关系数据库管理系统，由第三方公司输入了近20万张藏品登记卡文字信息，使用高精度的滚筒扫描仪进行藏品照相底片的数字化，数据库录有近千件藏品的图像数据，由藏品记录可以链接对应的藏品图像，是当时先进的多媒体数据库技术。系统需求分析与设计由纯技术背景的信息部负责，技术层面的考量多于博物馆业务，欠缺对藏品信息的专业分析与研究。数据库藏品信息指标项基于藏品登记卡，另外增加了少量保管信息项，检索是主要的系统功能。当时的社会环境是家用电脑尚未普及，信息技术对普通人来说还是新奇神秘的高科技，人们普遍未曾预料到信息技术将会给社会生活和工作方式带来革命性变化。

第一代数字藏品登记卡样式的藏品数据库，使每个研究人员可以利用办公电脑，通过局域网，在线调阅原来锁在办公室抽屉里、只能由一个人翻阅的纸质藏品登记卡和冲印的藏品照片，实现了藏品信息的部分共享。数据库可以对标引过的内容进行检索，提高了查找资料的效率。这种新的工作形式引导博物馆人建立起信息社会的基本理念—信息共享，激发了博物馆人对信息技术的兴趣与学习热情。数据库检索的资料查找方式使博物馆员工了解到信息技术对于业务工作可能提供的支持形式，为习惯于传统工作方式的博物馆人开阔了眼界和思路，是藏品信息管理系统从无到有的突破。

2 进入新世纪，信息化工作重视文博业务需求，升级到藏品管理2.0

进入新世纪，数字博物馆建设成为业界热点，故宫博物院、南京博物院等文博单位率先启动了馆藏文物及影像的數字化工程，提出了“数字博物馆的核心是文物数字身份、文物数字影像资源和文物数字影像价值”的新理念。②上海博物馆信息中心加入了博物馆学专业背景的领导与员工，开展藏品信息的分析研究，从技术主导转向文博业务导向，启动上海博物馆信息化一、二、三期工程，分别建设了藏品信息管理、藏品图像采集管理和保管总账三个与藏品相关的信息管理系统。

由信息中心、保管部和专业研究部一起研究讨论，结合上海博物馆实际，确定了上海博物馆藏品信息标准，将上海博物馆藏品信息分为编目、来源、研究、保管四个板块以及图像信息，由信息中心负责系统建设，编目、来源和研究信息由研究部门负责编辑和录入，藏品工作信息由保管部负责。整个开发过程对藏品信息的内容编写有各项约定，但未形成馆级藏品信息元数据标准文本。系统登录、检索、统计、管理四大功能模块全面实现藏品编目、收录研究、保管流通等基本业务的自动化管理。通过该系统，相关部门用户可根据各自权限对博物馆藏品的编目、来源、研究等专业信息以及展览、提看、提取、招待、拍摄、修裱、移动、外借、注销九大类保管流通信息进行录入、编辑、检索和统计，基本做到了对全馆文物信息掌握，大大方便了博物馆文物的研究、管理和利用。第二代藏品数据库采用B/S结构，经过专业研究的结构化藏品信息，信息更完整，检索途径更便捷，技术优势得以发挥。数据库有简单、高级、精确、模糊、全文五种检索方式，大大提高了业务人员查阅藏品资料的效率。创新设计了同义词库，建立一条以核心词和相关同义词组成的词条，如核心词“唐寅”，同义词“子畏、唐伯虎、六如居士、伯虎”等。在数据库中能同义词同步检索。相较于第一代数据库，第二代数据库藏品信息指标体系化、功能多样化，增强了对业务工作的支持效果，数据库使用率明显上升。

图像采集管理系统是一个管理藏品数字图像的系统，摄影部拍摄的图像源文件经过系统采集后存储在DVD光盘上，在系统中通过查询藏品编号、名称等可以得到目标图像所在的光盘编号，使用时从光盘中调取图像原图，根据用途将原图压缩至不同的精度，提供给博物馆各项业务工作。

保管总账系统包括账目录入、查看、修改、检索、统计、报表生成等功能，明确馆藏在库文物的数量和去向等各种情况的变化，并保留变化的历史记录，可根据文物局的要求由文物总账生成各类报表，也可以对不同类别、来源的账目以及文物历年、月度增减变化、分类增减变化进行统计并生成报表，使保管部的文物账目实现数字化记录和信息化管理。

新世纪初建设的上海博物馆第二代藏品信息管理系统、图像采集管理系统和保管总账系统使上海博物馆藏品信息管理上了一个新台阶，基本达成了藏品信息指标体系化和系统功能多样化，是上海博物馆信息工作转向应用优先的成果。

3 紧跟发展趋势，上海博物馆东馆规划藏品信息综合管理系统—藏品全生态工作平台

新世纪已进入第三个十年，过去20年信息技术发展日新月异，技术带领我们在宽带时代、移动互联网时代、云计算时代、物联网时代和大数据时代的变化中快进，从数字博物馆到智慧博物馆，信息技术为博物馆事业发展注入新动力。物联网技术支撑了对藏品、环境、人员的实时动态化识别、定位、跟踪、监控和管理;云计算技术按需提供存储、计算以及网络资源，解决数据量和访问量快速增长带来的挑战，实现智慧博物馆技术应用的低成本、高效能、可扩展的目标;大数据技术处理智慧博物馆产生的海量、多源、异构的数据，通过深度挖掘和深度学习等技术手段，为公众提供个性化的服务;移动通信技术使博物馆业务工作和公众文化活动能够“随时随地”“无处不在”地开展。③

业界同行在数字博物馆和智慧博物馆实践过程中积累了许多成功案例：广东省博物馆的藏品管理系统，不仅记录藏品的各类属性，还管理文物出入库、使用情况、盘点等基础工作，系统不仅能够实现快速获取藏品信息，还能快速获取与藏品相关的数字资源信息;苏州博物馆数字资源管理系统以馆藏文物信息、多媒体信息、多媒体前端展示内容、活动照片、展陈设计方案、海报、通知公告、新闻、文章等数据为管理对象，一个苏博数字化资源库和知识库，提供用户检索和利用。信息技术与博物馆深度融合，赋予博物馆传统业务蓬勃生机与活力。④

博物馆员工对技术应用的要求在不断提高，上海博物馆前期建设的藏品管理系统日益显现出其局限性：图像资源非网络化管理，申请、提取、下载的人工流程效率低下;藏品管理与办公自动化系统互不相通，各种藏品数据需重复手工输入;保管总账的保管数据录入与纸质凭证记录造成重复劳动;数据库结构可扩展性不足，不适应博物馆资源向公众开放的大趋势;藏品各种数字资源全馆各部门分头制作、保管，或分别建设不同资源类型的管理系统，资源及资金利用率低下;原有系统对用户体验的考量明显弱于生活中的公共产品，用户满意度低……

行业发展趋势和馆内业务及用户的压力，都促使上海博物馆藏品管理系统更新换代。2017年7月，上海博物馆东馆正式开工，上海博物馆事业发展进入新阶段，面对新形势和新契机，规划建设上海博物馆第三代藏品综合管理系统作为上海博物馆藏品管理全生态工作平台，成为博物馆智慧管理的重要环节。

上海博物馆藏品管理3.0版的第一关键字是整合与联通，利用技术手段，调整业务流程，合并业务功能，共享业务数据。将各阶段陆续建设的藏品信息管理、藏品图像、藏品三维数据、藏品总账、古籍查阅和碑帖查阅等业务系统整合改建为藏品综合管理系统，使之成为藏品相关工作的门户，在同一个平台上完成藏品入藏、藏品编目、藏品移动、库房管理、藏品研究与利用、藏品保护、藏品修复、藏品多媒体等资源管理、藏品及相关工作查询统计和报表生成，实现藏品全生态管理。

2019年建成的上海博物馆综合业务管理平台，将各类业务集中汇入到平台统一运行，以流程驱动业务，可通过PC端的个人工作桌面或手机端App，随时随地集中在综合业务管理平台上处理日常工作。藏品综合管理系统通过网络、接口、协议解决与综合业务平台之间的互联和互操作性问题，为综合业务平台提供各类业务中调用的各项藏品数据，利用这个统一平台的流程管理功能，跟踪、查询、发现藏品相关工作的进度与质量，关注督办事项的进展与执行情况及办理人员等信息，并及时得到公文、批复等反馈，在完成业务流程操作的同時完成工作数据录入，并由藏品综合系统管理这些藏品工作记录，从而实现动态业务与藏品信息管理的高效衔接和协同管理。

在获得藏品及其业务全面数据的基础上，利用数据分析、数据展示产生新的效益，形成实际的管理和决策效能。根据工作需要设计各项统计栏目，真实反映实际工作状态和趋势，为业务开展提供数据依据，辅助各类决策，既可以是各类固定的日常统计报表，也可自定义统计项目，并将统计数据作可视化处理，挖掘和发挥数据的深层用途，实现藏品管理智慧化。

第二关键字是完善与标准。20世纪90年代后，随着国际和馆际资源交流及共享需要的不断深入，国外专业研究机构编制了多个适用于博物馆藏品的元数据标准，其中CWDA、CCO和多个盖蒂词表，由盖蒂研究所参与研究并广泛使用。⑤中国国家文物局于2001年发布《博物馆藏品信息指标体系规范》，随后，以《博物馆藏品信息指标体系规范》为依据，结合博物馆实践发布了《博物馆藏品信息指标著录规范》。遵循国家文物局的标准，参考国外文物元数据标准，并总结多年上海博物馆藏品管理实际工作中的问题和需求，改进完善2.0版藏品管理系统确定并实际执行的藏品信息标准，形成并向全馆公布上海博物馆馆级藏品信息元数据标准的文本，依据标准建设上海博物馆藏品管理3.0版，既符合国家规范要求，便于不同组织之间的数据交换与共享，又符合上海博物馆实际工作的操作要求。

第三关键字是服务与体验。没有市场压力，博物馆信息管理系统容易忽视用户体验。系统开发项目负责人要有“产品经理”的自觉意识，以业务满足度和用户满意度为KPI。中国产生了许多成功的商业平台产品，博物馆员工在日常生活中习惯享用优秀的产品设计，藏品信息管理系统作为藏品相关业务工作的新平台，在某些功能上与社会公共商业产品有类似之处，可以借鉴这些用户习以为常的设计。想用户所想，以各种业务场景设计系统功能，解决业务痛点，操作界面充分考虑用户习惯，注重细节，让用户拥有“中国式网购”般的体验。

信息技术自诞生至今日之广泛应用，一个覆盖全球的信息大网络不仅深刻地影响着生产方式、经济结构与经济效率，也对社会文化、生活方式和组织运行方式产生深刻的影响。保存人类历史文化遗存的博物馆，在信息时代以技术为事业发展赋能，藏品信息管理从最初的资料卡片数字化网络化正在走向全面智慧化，不断更新迭代博物馆藏品管理系统，将其打造成智慧博物馆一个强大的核心模块。■

注释

①段勇.当代中国博物馆[M].南京：译林出版社，2017：53.

②胡江，陈晴，刘健，等.馆藏文物数字影像指标体系的规范、管理与应用[J].文物保护与考古科学，2007（3）：37.

③中国博物馆协会登记著录专业委员会.中国智慧博物馆蓝皮书[M].北京：红旗出版社，2016：22-27.

④文物保护领域物联网建设技术创新联盟.智慧博物馆案例：第一辑[M].北京：文物出版社，2017：190-192.

⑤刘芳.博物馆藏品数字化标准发展及应用现状研究[J].博物院，2018（1）：104-106.