互联网时代下电子档案安全管理的几点思考

蔡亚华

摘要：随着当前社会不断发展，档案数量和内容都在增加，为保证档案管理效率，就需要在互联网时代下能够合理应用信息技术，加强电子档案安全管理，从而来为社会发展提供帮助。本文就先了解互联网时代下电子档案管理变化，分析互联网时代下电子档案安全隐患，最后说明互联网时代下电子档案安全管理对策，为相关研究人员提供参考。

关键词：互联网时代;电子档案;安全管理;对策

信息技术在档案管理中应用，不仅能够提高工作效率，而且还能够发挥档案作用。而在这种情况下，针对管理也提出更加严格的要求，因为电子档案需要用到计算机来处理，而且自身具有修改、删除等功能，所以使得在管理上严加注意，提高电子档案安全管理水平，保证电子档案的安全，确保电子档案的完整性。

一、互联网时代下电子档案安全管理变化

实体向智能控制过渡

传统纸质档案和互联网时代下电子档案管理区别在于，传统纸质档案是需要管理人员针对纸质档案来分类装订，以此来整理好零散的档案，这部分具有明确的物理位置，属于单向管理，在当前时代下这类管理方法已经无法有效的满足实际需求。因此，电子档案顺应时代发展出现在人们的面前，在互联网时代下的电子档案安全管理向智能控制过渡，也就是管理人员能够对计算机的应用，从而来实现信息提取、标引和编录工作，从而来建立一套完整的信息检索系统。

物理向逻辑管理过渡

在信息时代下，信息的载体不再只是传统的物理媒介，而是利用电子档案的方法来加强信息利用。在这种情况下，传统的物理管理模式也向逻辑管理模式所过渡，这是在互联网时代下的又一变化。互联网时代下人们追求信息获取的高校性，而传统的档案部门之间联系不足，这样严重浪费人力、物力。而电子档案逻辑管理则是能够以信息内容作为基础，以此来利用计算机信息技术，实现对信息技术的整合，从而来打破原有的管理局限，实现最大范围内的知识共享。

档案管理向社会服务过渡

互联网时代下的电子档案管理使得管理人员的工作职能发生改变，在互联网时代下的电子档案管理人员不在只局限于档案看护，管理人员要能够从实际情况入手来为用户提供档案的查询和检索，需要对用户实际情況充分了解，并完善用户信息，从而来提高档案的利用率。而且还要提高对档案信息网络化建设，从而来针对性的加强信息开放和推广。在互联网时代下的电子档案管理职能向社会服务所过渡，档案管理人员在这其中不再只是信息管理者，还是信息建设者。

二、互联网时代下电子档案管理安全隐患

载体安全隐患

互联网时代下的电子档案管理由以往的实体控制向智能控制所转变，这样就使得电子载体存在安全隐患。电子档案是计算机技术下的体现，只有保证传输环境安全，，这样才更好利用电子档案。但是，从当前一些电子档案管理环境上能够看出，不满足实际电子档案安全管理要求，比如没有配合防火设备，缺少监控系统等。此外管理人员针对电子档案的光盘材质不了解，并没有创造良好环境，这样就影响电子档案安全。

信息安全隐患

信息时代下电子档案管理由以往的物理向逻辑所过渡，在这种情况下就使得电子档案改变以往的物理特征，不会受到时间限制。所以，在这种情况下电子档案就会受到很多方面的影响，比如电脑病毒、黑客攻击等，这些都会导致电子档案的传输和获取存在着风险。与此同时，电子档案也容易被篡改，导致信息安全和完整受到影响，严重的甚至还会导致电子档案丢失。因为电子档案的传播媒介与以往不同，是在网络中传播，所以会受到网络环境的各类因素影响，如果没有加以控制，采取相应加密措施，那么在数据传输中就有可能出现问题，导致数据丢失，或者是数据内容更改，影响正常使用。

制度安全隐患

当前，我国一些电子档案在管理上没有形成完善的对外服务，比如电子档案借阅需要哪些领导审批、权限设置等，这样就导致在出现问题时不能够及时的处理。而且，因为没有及时落实责任，所以在电子档案在使用上也没有做好监督，严重的影响电子档案安全。电子档案安全管理涉及到多个环节，如果其中没有完善管理制度，就很容易出现很多问题。在制定上，应该体现出科学归档要求。电子档案管理往往有着大量的档案信息，所以在具体归档上就应该针对电子档案全方位检查，以此来保证电子档案的科学、真实性。此外，还应该制定完善保管制度，必须保证电子档案内容真实、完整，这样才能够体现出电子档案的价值。

意识安全隐患

因为电子档案特殊，相比于纸质档案有着很大的区别。因此，在具体管理上也各不相同，如果还是按照传统方法并不可行。当前，存在着的常见问题就是针对电子档案安全管理认识不足，这不仅仅是相关管理人员，更是体现在单位领导上，导致电子档案安全管理的各个环节上都没有得以重视，进而使得电子档案安全管理存在问题。

三、互联网时代下电子档案安全管理对策

加强存储管理

为保证电子档案载体安全，必须要做好存储保管工作，不仅要针对电子档案外部环境加以管理，控制磁场干扰和温湿度影响，严格落实我国相关管理制度要求。此外，针对电子档案自身的传输和存储媒介也要加以管理，管理人员要积极提高管理责任，减少对媒介的影响，并做好对电子档案的定期检测和备份，从而来更好的保证电子档案的安全。

提高人员素质

保证电子档案安全，管理人员应该能够积极提高计算机信息能力和处理水平，在具体管理上需要做好几个方面，首先就是数据备份，这是电子档案安全管理中重点，能够避免数据丢失。其次，是信息加密，针对一些档案而言要利用信息加密技术，从而来加强管理，保证数据的安全。最后，要限制访问，这是保证网络安全的关键，只有具备访问权限，这样才保证指定用户对于档案信息的合法操作，从而来让用户能够在正确的范围和途径上操作。加强对病毒防护，管理人员需要充分了解计算机病毒的实际发展情况，并采取严格的杀毒防毒对策，从而才能够保证档案信息不被侵犯。

完善监督体制

解决信息时代电子档案管理职能，需要积极完善电子档案使用监督体系。首先，要能够完善电子档案的等级，根据不同等级来做好数据规划，从而来让其规范合理。其次，要加强管理人员的网络权限。根据档案的保密等级，以此来明确用户的具体使用权限。此外，管理人员还应该对用户访问操作过程建立跟踪制度，这样才能够在出现恶意事件时及时的处理。管理人员在电子档案下的安全防护，也应该明确管理目标，向用户提供快捷信息服务和资源共享，更好的体现管理人员作用，也保证电子档案被人们有效利用。

利用先进技术

计算机技术在不断更新，所以就需要加强电子档案安全管理的先进技术应用。要能够采取先进技术方法，从而来保证在电子档案各个环节上都保证安全。比如，在存储上，为避免计算机损坏导致数据丢失，就可以将档案信息传入到专业存储云端，以此来针对信息访问人员进行身份验证。针对在信息管理上存在的错误则是应该积极采取补救，在硬件上也应该跟随时代发展来更新。

结语：

总而言之，在互联网时代下，必须要积极做好电子档案安全管理工作，不仅要加强存储管理，而且还要积极提高人员素质，要完善监督体制，进而来更好的体现电子档案价值，推动社会向前发展。

参考文献：

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