大数据环境下高校档案管理信息化建设研究

贾秀芳

（内蒙古机电职业技术学院）

随着互联网技术的日渐成熟，人们的生活水平发生巨大的变化，互联网技术在各行各业都发挥出越来越重要的作用。对于高校档案管理而言，开展信息化建设可以有效地发挥档案本身的相关价值，同时，能够使档案管理工作更便捷、更高效，这也是档案管理工作随着时代发展的具体表现。

对于大数据环境下高校档案管理信息化建设的背景而言，关于档案管理信息化的深入研究，目的是使高校工作人员的工作效率以及学生的学习效率能够得到改善。想要实现这一目的，就不可避免地会受到传统管理模式的限制与影响。特别是在最初阶段引入信息化技术时，信息产业的非标准化现象非常常见，其规范性以及真实性也非常容易受到质疑。信息化管理模式中的重复性问题使得资源浪费现象十分严重。在这样的背景之下，高校档案管理信息化就显得更为重要。另外，无纸化办公的实行，对于高校内办公效率的提升有着极大的积极作用。而无纸化办公的最主要元素就是对于电子文件的归档、管控。高校信息化档案管理模式的实行更是使得办公效率显著提升。故而，高校应当将纸质办公的必要性改为选择性，并在不影响效率的情况下最大限度地节约资源。对于本该存储纸质档案的空间，也能够发挥出更有意义的作用。同时，节省下来的劳动时间也能够创造更多的价值，进而提升高校内的工作与学习效率。

一、大数据环境下高校档案管理信息化建设的优势

（一）有利于档案存储管理

相比于传统的纸质化档案管理模式，信息化档案管理能够存储更多信息，而且管理难度大大降低。随着时代的发展和高校的不断建设，档案信息数量不断增加，传统纸质档案管理模式的缺点逐渐显露。纸质档案不仅占用空间较大，而且会因为周围环境的影响发生发黄和发霉等现象，导致档案信息记录不够完整。在大数据环境下，数字化档案管理模式逐渐受到了高校的青睐和欢迎，通过信息技术能够将以往纸质保存的档案信息数字化，不仅存储时间更长而且能够保证高校档案信息的完整性，避免档案信息发生丢失或者损坏情况。

（二）有利于档案信息查询

在传统的档案信息管理模式中，如果想要查询一份档案，不仅需要经过烦琐的申请流程，还需要档案管理人员凭借记忆和之前的分类在众多档案资料中仔细寻找。这种人工操作的方式不仅耗费大量的时间和精力，还会导致工作效率大大降低。在大数据环境下，高校可以通过档案管理信息化建设，运用信息技术管理档案，这样档案管理人员可以直接通过信息管理系统来分类和查询档案资料，极大地节省了档案资料的查询时间，同时，减轻了档案管理人员的工作负担。

（三）有利于档案信息共享

随着网络技术发展，高校的信息设备越来越先进，实施档案管理信息化建设能够促进高校各个部门的合作，建立良好的信息交流平台，各部门、各机构可以通过信息平台实现档案信息数据的及时共享，大大提升了档案管理效率。除此之外，高校可以通过网络系统的建设来连接办公室系统和档案管理系统，从而使各个部门的工作人员能够不必到档案管理室，通过智能终端设备就能够随时查阅档案信息，实现了资源的共享，促进了高校档案管理工作质量的提升。

（四）有利于提升工作效率

在传统的纸质档案管理模式中，一般是由档案管理人员手动对档案信息进行收集和整理，并将其放置在规定的位置，妥善保管以便之后利用这些档案信息。这样的管理模式不仅需要耗费管理人员大量的时间和精力，还需要持续性耗费资金，工作效率也不高，不利于档案信息的利用。随着大数据技术的发展，传统纸质档案管理的弊端越来越明显，越来越多的高校开始更新自己的档案管理模式，充分运用大数据技术来实现档案管理信息化建设。如今档案管理工作舍弃了大量不必要的人工操作，使档案管理人员能够使用计算机设备实现档案信息的快速查询，而且工作效率也大大提升。高校需要充分发挥档案管理信息化建设的优势，节省档案管理人员的费用支出，提升管理效率。

二、当前高校档案管理信息化建设的常见问题

（一）缺乏足够重视

在高校档案管理工作中，信息化建设正在不断地推进，但对于大多数高校而言，此方面的工作仍旧有很大的改进空间。例如，领导层对于档案信息化管理缺乏足够的重视。这个问题一方面源于信息化建设需要耗费大量的资金，日常维护管理需要雇佣更为专业的人员；另一方面在于信息化建设会带来一定的安全隐患，如果处理不好，容易导致重要档案资源的泄露。因此，对于领导层而言，在此方面的尝试需要一定的动力。面对信息化建设在各行各业展开应用的现状，大多数高校仍旧带着尝试性的心态展开对于档案信息化管理的实践。而对于为了保障其安全性与使用效果所需的高投入，高校的管理层仍旧展现出不愿支持的态度。此外，对于档案管理工作，各高校大多缺乏对其价值的认可，这也导致各高校的数字化档案管理工作混乱无序，无法表现出大数据管理的实际价值。

（二）缺乏高素质的专业人才

高校档案管理工作的有关工作人员大多不具备相应的专业特长与职业素养，他们更多的是安置性工作人员，从越来越多样化的信息管理过程中可以看出他们缺乏足够的专业素养。一些年长的员工往往会表现出无所适从的状态。部分档案管理人员习惯传统的档案管理模式，因此，即便配备了信息化管理的相关设施，在使用上仍旧无法充分发挥其作用，使用的水平也相对比较低。工作人员对于信息化管理系统中有关储存、文档编辑、搜索规律等常规操作缺乏足够的掌握，导致信息化管理的功能无法有效展现。由于领导层不重视，部分工作人员在档案管理工作上会缺乏上进心，流于形式，或者频繁地出现马虎大意的状态，对于数字化档案管理的落实起不到关键性作用。

（三）网络安全问题

信息化管理在高校档案管理中应用的时间并不长，在信息化管理过程中网络安全问题也无法完全避免。在解决旧的网络问题后，往往又会有新的网络安全问题等待处理。因此，档案信息化管理工作始终会受到网络安全威胁的冲击。当下的网络使用日益频繁，与档案管理有关的数据库也更容易与外界产生连接，这种情况的发生有时是因为工作人员的操作不当，有时是因为有关工作人员不遵守信息保密的规则与专业的系统操作，进而导致档案信息风险发生。与此同时，网络上的许多信息盗取技术都能对档案管理系统发起冲击，如若档案管理工作人员缺乏专业的网络安全技术，档案管理系统会很容易受到影响。

（四）资金缺乏

档案信息化管理需要大量的资金支持，而且需要持续性的维护管理。有的高校会用资金购买与信息化建设有关的软件与硬件设施，有的则会聘用专业的信息化建设团队，以提升学校的信息化建设工作水平。但总体来说，各高校在整体的资金投放上相对不足，所需经费仍然呈现短缺现象，这也使得档案管理信息化成果无法达到预期。

三、基于大数据的高校档案管理信息化建设策略

（一）领导层加强重视

要做好高校档案管理信息化建设，并使信息化管理发挥出更大价值，就必须让学校领导与工作人员对此项工作高度重视。不仅要让领导层意识到这一工作的重要性，同时，要让每个部门的工作人员认识到积极配合信息化建设能够有效地让高校内各工作岗位获得更专业的技术支持，进而提升日常工作的便捷性。通过专业信息化建设，高校学生以及工作人员能够轻松地获取学习、工作所需的档案资料，避免在实体空间中耗费过多精力去寻找资料。工作人员予以重视，并提供支持，能够为档案管理信息化建设铺平道路。同时，领导的认可也可以有效地促使高校内的工作人员配合有关工作的开展。

（二）注重人才的培养

要多选用专业的机构团队，并在学校内部组建专业团队，以此使得信息化建设能够更加顺畅、专业化。在岗位人员安排上，一方面要尽可能选择专业对口的工作人员；另一方面需要注重对于在岗人员的培训。对此，可以让相关工作人员参与培训班，并通过进修来提升专业素养。培训可以分为在线培训与实体课程培训，具体开展形式则应当依据工作人员的时间、精力状况进行改动，以确保培训的有效性。在岗培训与岗前培训需要配合进行，这也能够有效确保工作人员掌握实际工作所需，并使其工作能力随着工作需求的变化不断地增强。

（三）注重资源的合理运用

高校本身拥有大量的社会资源与人才资源，若想要减少信息化建设中的经费消耗，则可以运用多种资源来提供帮助。在信息化建设的有关系统设计以及日常维护工作中，可以运用教师团队资源或其他相关的社会资源作为辅助，以此将费用降到可以承受的范围。同时，这也能保证系统的安全性与有效性。在经费的运用上应当保持节约型管理策略，避免铺张浪费，以实用性为主，同时，要避免制定过高的脱离实际的标准。此外，信息化技术的高速发展与进步，以及大数据、云算法、数据加密及电子签名等信息技术的使用，都使得电子文件与档案的收集、存储、搜索工作能够得到坚实的技术保障。而高校要做的便是活用这些高新信息技术，以此构建更加灵活可靠的信息化电子档案管理系统。

（四）搭建信息化档案管理的保障架构

首先，要做好前端业务系统的完善工作。信息化档案管理模式依靠于操作性高的前端业务处理系统。其次，对高校的各相关部门及学生组织的电子文件管理也应当做好相关的工作，对于电子文件的源头管理则需要制定出具备科学性及实用性的计划。对于电子文件流动过程中产生的纸质文件，更要做好介入工作及确认工作。

（五）筑牢信息化档案管理的安全保障

信息化档案管理模式下的电子文件的真实性，能够直接体现出信息化档案管理模式的有效性，故而其重要性不言而喻。在计算机信息技术运用十分广泛的当下，电子文件的安全性面临一定的风险隐患。各种各样的病毒以及无孔不入的黑客，都对信息化档案管理模式的运用带来了不可预料的影响。故而，高校信息化档案管理模式就需补足漏洞。首先，要提升电子文件归档的安全性，要依照不同的文件格式，如文档、图片以及音频等，采取对应的收集方式，并使其存储的流程更加科学高效。其次，要确保以电子形式储存的文件足够安全。电子文件一般是放置于光盘、磁盘中的，对这些电子文件的储存要开展经常性的保养工作，尤其是防磁、温度湿度的控制以及对于物理刮擦的防范都要做到位。再次，要做好相应的抽查工作。针对电子文件档案，需要定期展开随机抽取检查。最后，要提升网络信息安全水平。对此，要对电子文件的版权技术以及数字印刷技术进行完善。在登录高校电子文件的系统时，也要使身份认证的过程规范化。另外，某些电子文件的涉密程度较高，需要由专业人士使用独特的加密手段进行保护，以使得电子文件的数据能够保持安全状态。

（六）强化信息化档案管理的思想保障

电子档案的管理仍然是新兴的管理模式。信息化档案管理模式的推行与使用能否获得成功的关键之处，在于高校管理人员是否能够在思想上认同这一管理模式。一旦有了足够的认同态度，就能展开思想认识的转化。而将电子文件的地位与纸质文件的地位摆放在同一水平线，就是培养思想认同的第一步。为了实现这一转变，首先应由高校中的管理层作出表率，由他们表达出电子文件与纸质文件地位等同的看法，并在规章制度层面真正地提升电子文件的效力。其次，高校要对电子文件的元数据规范给予足够的重视。在电子文件的生成流程之中，不断地做到规范化处理，让生成、流动、使用以及归档的过程更加的真实可靠。最后，要对电子文件的真实性进行塑造。相关工作人员可以主动使用电子签名以及时间戳技术，将信息化档案管理模式的技术效力提升，让高校中的档案使用者对电子文件做到真正放心。但总而言之，信息化档案管理模式的应用还是要依靠高校内的学生及工作人员思维的转化。尤其是传统文件管理模式向信息化档案管理模式的转变，更需要校方工作人员的理解与认可。高校内相关的电子档案工作人员与校内学生也能借助这个转变逐渐由“单一型”人才变为“复合型”人才。

四、结语

在大数据环境下，高校档案管理信息化建设可以更好地使有关工作得到改进。但是在实际的处理中，也会因为多种多样的阻力使得工作无法正常开展，进而使得资源闲置，造成不必要的浪费。对此，要充分调动各方面人员的配合主动性，使信息化建设能够以更低成本，实现更好的管理效果。