机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究

王艳

随着科学技术的进步和人们认识水平的提高，我国事业单位档案管理工作在信息化方面已经取得了一定的成就，档案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨着社会发展对档案管理工作要求的不断提高，我国事业单位档案管理的信息化建设还应当继续发展提高，以满足人们的使用需求。因此，文章对提升事业单位档案管理信息化建设的对策进行分析研究。

机关事业单位在之前进行档案管理时主要是通过人工进行纸质版档案的管理，这样不仅工作量大，而且在查找档案时比较麻烦，耗费的时间比较长。随着现在网络技术的发展，机关事业单位在进行档案管理时将管理方法进行了改变，转变成了电子档案管理。

与之前的管理方法相比，这不仅降低了工作人员的工作量，也使档案在查找时更加方便。但是，现在的电子档案管理还存在一些问题，对管理效果有很大的影响，如管理制度不完善、工作人员的操作不够规范、电子档案的安全性不够高等，现在就需要针对这些问题进行管理方法上的改进。

电子档案管理

优势

1.减少了成本的消耗

在传统的档案管理中，对于纸张的消耗是巨大的，而且还需要一些基本的材料以及相应设备，这是一笔巨大的支出。除此之外，对这些纸质档案的保存也需要占用很大的空间。而现在电子档案管理将这些资料整合到了电脑上，将原先的纸质档案通过图片的方式进行保存，减少了空间的浪费。而且在进行档案查阅时，只需要通过搜索就可以找到，降低了人员的消耗。

2.增强了档案的安全性

原先的纸质档案中，纸张很容易受到外界的影响，如天气降温导致档案的存放空间变得潮湿，也使得纸张受到损坏，从而造成档案信息的丢失。而且纸质版的档案信息缺乏一定的保护机制，这使档案的安全性受到一定影响。现在进行了电子档案管理，就不用担心档案因为环境变化而出现损坏，而且互联网可以将档案进行网络管理，如设置一些管理权限，这样在一定程度上保障了档案信息的安全性。

管理特点

1.提高对信息的处理效率

电子档案可以自动进行文字、图片的识别，将这些信息导入到电脑中，就能将信息进行高效率处理，减少了人工整理出现问题的情况，使档案管理的工作效率得到了提高。

2.方便查阅

相较于纸质档案的查找来讲，电子档案在输入电脑的同时就生成了自己的搜索功能，在人们需要进行档案的查阅时，只需要在电脑上进行搜索就可以找到，加快了人们查阅档案的速度。

3.更好地保存档案信息

电子档案在进行保存时，只需要将输入好的信息进行保存就可以了，对于保存环境没有太多的要求，而且在电脑上进行保存，可以建立副本进行二次保存，解决了档案丢失的问题。

机关事业单位电子档案管理存在的问题

制度不完善

对于现在机关事业单位中的电子档案管理来讲，在工作的过程中缺乏完善的管理制度，导致在工作的过程中经常会出现各种问题。首先是单位内的领导人员对于电子档案管理不够重视，在建立管理制度时不够上心，导致建立出的制度在运用时不够全面，如对一些工作人员的职责没有进行明确规定，导致工作人员在工作时并不清楚自己的工作内容，在进行电子档案管理时严重降低了工作的效率。而且这些机关事业单位在进行电子档案管理时，没有进行合理分类，只是笼统地将所有人员的档案在电脑上进行了录入，加大了工作人员的任务量，如果电脑的配置不够好，甚至还会出现人员档案混乱的现象，这对于机关事业单位的档案管理是极为不利的。针对这种现象，就要及时对相关管理制度进行完善，促进电子档案管理工作的顺利进行。

操作不规范

对于机关事业单位来讲，在对档案管理方法变动时，负责档案管理的人员并没有发生变动，使的这些管理人员直接从原先的纸质档案管理转变为现在的电子档案管理[ 1 ]。对于这些管理人员来讲，他们本身对于这种变动后的管理方法的接受程度就不高，而且进行档案管理的人员基本上年龄都偏大，在学习新方法时比较困难，他们对于电子设备并没有太高的敏感度，在进行操作时经常会出现各种错误。首先，这些管理人员在进行电子档案管理的学习时，本身就对这些电子设备存在排斥心理，而且他们的记忆力也有所下降，在进行学习时经常会发生刚学会新的知识就会把之前学过的知识忘记的现象；在进行电子档案管理时，由于他们在进行学习时记忆不全面，在进行实践使用时就更容易出现问题，比如在进行信息录入时，好不容易录入了大部分人员信息，但是在关闭电脑时忘记保存，导致自己的所有努力都白费。

安全性不够

对于机关事业单位的工作人员来讲，保证人员档案安全是一件至关重要的事情，一旦他们的档案安全性出现了问题，就会导致这些工作人员的档案被泄露出去，造成严重的后果，甚至会对国家的发展造成一定的影响。现在社会上的网络技术发展速度过快，一些网络技术高超的黑客也紧跟着出现，同样，这些黑客的网络技术也在跟着时代的发展而发展，严重影响着机关事业单位电子档案管理的安全性。在进行电子档案管理时，很多操作都是需要在网络的环境下进行的，而在这个过程中就很容易受到外来人员的入侵，导致相关人员的信息被窃取，进而使得机关事业单位工作人员的信息被泄露。对于电子档案管理的安全性问题，需要及时解决，严重的话甚至会影响到国家的稳定发展。

人员素质弱

在进行电子档案管理时，管理人员的自身素质也影响着电子档案管理的质量。如果管理人员在进行电子档案管理时，缺乏相应的素质，或者是管理人员的素质较低时，都会降低电子档案管理的质量，减弱管理人员的工作效率。而且根据调查显示，现在我国的机关事业单位中的工作人员的自身素质基本上都处于一种亟待提高的状态[ 2 ]。除了这些管理人员的自身素质外，他们的管理能力也是一大重点。有些工作人员在电子档案管理工作中遇到一些较为困难的操作时纵然想要将工作做好，但是却不具备做好这件工作的能力，导致这些人在工作时经常会出现各种操作失误的现象，使电子档案管理的工作效率直线降低。甚至有的工作人员自身的工作意识原本就不强烈，在进行工作时存在一种“得过且过”的心态，在工作时不够上心，导致工作出现问题。

提高机关事业单位电子档案管理的方法

完善管理制度

想要提升电子档案管理的方法，首先需要将电子档案管理的相关制度进行完善。在完善制度时，要与单位的实际发展情况充分结合，保证制定出的制度是切实可行的，可以让工作人员进行充分落实的。然后在制定管理制度的内容时，需要明确管理人员的工作内容，将管理人员的工作职责进行清晰地展现，促使管理人员在工作时知道自己的任务是什么，保证电子档案管理工作的顺利进行以及提高管理工作完成的效率[ 3 ]。

机关事业单位也可以针对电子档案进行系统化管理，明确档案管理工作的每一道流程，并且明确每一道工序的要求，让管理人员在工作时可以有参考的依据，保证电子档案管理具有一定的规范化与制度化。除了这些管理方法上的制度外，也要对管理人员进行一些约束，建立相应的监督管理机制，负责监督管理人员的工作，制约管理人员的权力，这在一定程度上保障了电子档案的准确性，也能提高管理人员的工作效率。通过完善管理制度，可以将电子档案管理的工作变得更加程序化，促进电子档案管理工作的顺利进行。

加强安全管理

机关事业单位的电子档案的安全性一直是备受关注的话题，想要将电子档案的安全性能进行提升，首先要将相应的管理制度进行完善，从根本上保证电子档案的准确性，除过这个方法之外，机关事业单位还要加大对电子档案安全性的重视力度[ 4 ]。

先就电脑设备来讲，单位要加大对于设备的保障力度，对于电脑里面的电子档案管理系统，需要进行不定期的检查与维护，并施加一些安全措施，像防火墙；对于电脑的相关服务器来讲，单位需要进行定期的系统维护，检查线路的安全性，防止因为这些硬件出现问题而使得电子档案受到影响；对于电子档案管理系统来讲，单位需要设置一些管理权限，只有管理人员可以进行档案查询，禁止外来用户进行查阅，并且要不定期地进行检查，查看权限是否出现问题；对于网络来讲，在上网时需要用指定的浏览器，并对这个浏览器进行专业的病毒查杀，以及后台设备的监控。

除了对这些设备的管控之外，机关事业单位也需要聘用一些专业人才，用来加强电子档案系统的安全性，并且对电子档案管理系统进行不定时升级，增强系统的安全性。通过这样的方式使电子档案管理的安全性得到一定的保障。

强化操作管理

想要保证电子档案管理的顺利进行，对于管理人员也有一定的要求。在进行电子档案管理时，最主要的就是在电脑上进行一系列操作，在这个过程中，就需要管理人员对电脑有一定的了解[ 5 ]。

对于之前纸质档案管理的人员来讲，他们对于这种电子化的设备没有太多的了解，针对他们的情况，单位可以组织他们进行学习培训，并进行相应的考核，只有考核通过的人才可以继续进行电子档案管理，而考核没有通过的人就可以将他们转到其他的岗位上。

除了这种方法外，机关事业单位还需要对外进行人员的扩招，将电子档案管理的人员进行填充。在进行扩招时，需要对人员进行全方面的考察，要考察他们是否熟悉档案管理的一系列操作流程，在对电脑的运用上是否足够的熟练，检测他们对于信息是否具有一定的敏感度，最重要的是检查这些人员的自身素质与道德水平是否达标。

通过层层的筛选，可以将真正有能力的人员进行聘用，将电子档案管理的人员进行扩增，扩大电子档案管理的规模。通过这种专业人才的选择，可以保证管理人员在进行档案管理时的操作准确性，减少了错误返工现象的出现，大大提升了电子档案管理的效率。

提高人员素质

在进行电子档案管理时，除了要加强管理人员的操作能力，对于管理人员的素质也要有一定的要求。首先，机关事业单位在进行人员的招聘时就要先对管理人员的素质进行一定的考核，在保证素质合格的前提下再进行其他方面的考验；然后，在将管理人员招聘进来后，也要对这些管理人员进行不定期培训，既要培训他们的相关操作技能，也要将这些管理人员的素质进行培訓与提升。在日常的工作中，单位也要不定期地组织一些活动，比如，邀请一些知名人士来开讲座，让员工参与到讲座中，学习讲师身上的素质，进而使自己的个人素养也得到提升。除过这些个人素质的培养外，机关事业单位还要注重提升员工的思想觉悟，提高工作人员的思想水平，保证他们在工作时可以坚守一颗正能量的心[ 6 ]。通过种种方法提高管理人员的素质，可以促使他们在进行电子档案管理和信息筛选时更加得心应手，这在一定程度上也保证了机关事业单位员工电子档案的准确性，降低了差错率，既让机关事业单位的档案管理得到了一定的发展，也在一定程度上促进了机关事业单位的进步。

在机关事业单位使用电子档案管理，可以使档案管理更加轻松化，在进行档案的查找以及修改时，更加方便快捷。虽然现在单位中的电子档案管理仍旧存在一些问题，但是针对这些问题进行一系列改进后，如将管理制度进行完善，将管理人员的操作进行标准化，加强对于电子档案的安全化管理等，可以将这些问题进行很好地解决。对机关事业单位的电子档案的管理方法的改进，可以有效地提高档案管理的效果，在一定程度上推动了机关事业单位的发展。

参考文献

[1]代春超.事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].经济技术协作信息，2020（10）：1.

[2]张静.大数据时代事业单位档案管理服务水平提升研究[J].兰台世界，2019（S02）：2.

[3]王殿利.精细化管理理论在机关事业单位档案管理中的应用研究[J].现代企业文化，2019（35）：2.

[4]张子英.机关事业单位档案管理信息化工作研究[J].信息周刊，2019（45）：1.

[5]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019，3（28）：1.

[6]盖睿.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].中国战略新兴产业：理论版，2019（19）：1.