信息化背景下高职院校教学秘书的工作职责与思考

陈晓照

[摘           要]  教学秘书在高职院校教学管理中的第一线，具有上传下达、相互协助、服务管理、监督的功能。与此同时，教学秘书需要与时俱进，不断加强自身的政治思想学习，提高心理健康素质，在信息化背景下更好地做好日常教学管理工作。

[关    键   词]  高校教学秘书;工作职责;工作成效;作用;职业素养

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                   [文章编号]  2096-0603（2022）09-0141-03

信息化的发展给教学秘书工作带来了很大的工作量，也使工作的难度和强度加大，教学秘书面临较大的压力和挑战。同时，随着高校教学改革的不断深入，各大高校在教学手段上改变传统的教学模式，采取各式各样的线上教学和线下教学相结合的授课模式。线上教学模式对于所有的师生来说都是一个新鲜事物，同时也是一次信息化技术的革命。通过线上教学，师生开拓了学习途径，转变了教学观念，同时提升了学生自主学习的能力。教学秘书在这场变革中充当了联络员、协调员，发挥着积极作用。

一、高职院校信息化教学管理现状

高职院校信息化教学管理随着时代的发展而发展，是一种先进的教学管理形式。随着高校教学管理对信息化系统的逐步深入认识，教学管理人员能够合理地对各种资源进行配置。在教学活动的组织过程中，信息化系统可以更好地提高教学管理效率，使教学管理人员方便快速地提升教学管理，所以高校信息化的建设能够促进教学管理的发展，符合高校发展的要求。这就要求教学秘书要跟上时代的发展，不断学习，充实自己。

二、当前高职院校教学秘书的职责和工作内容

（一）教学秘书的助手协助作用

教学秘书作为高校基层的教学管理人员，是教学科长开展教学日常管理工作的得力助手，是教务处和系部信息沟通的桥梁，在高职院校的教学管理中发挥着至关重要的作用。教学秘书要先对各类教学信息进行收集和汇总，及时发现问题并提出解决的对策，并给教学科长一定的参考意见。内容如下：

1.根据本学期的教学计划，收集、整理线上、线下课程的教学资源，通知各科任教师及时更新课程进度。

2.及时跟进教师调课、补课，汇报教学科长、系主任、教务处，做好课程调整工作。

3.研究各种网上学习平台、建课软件及各种录课软件，为教师提供参考。

4.了解学生的学习动态，掌握毕业班课程的完成情况，督促毕业班学生完善教务系统里的学籍信息，做好毕业审核工作，为毕业工作做准备。

5.及时认真地完成教务处及系领导布置的各项工作任务，随时掌握教学动态，及时发现问题，做好协调和改进工作，以确保教学任务的顺利开展、进行和完成，做好教学管理的后勤保障工作。

6.及时传达学院的教学管理方针和政策，认真执行教学任务和教学计划，如有课题申报时，要通知教师申报，同时对教师提出的意见进行整理收集，及时反馈给各教学部门。

（二）教学秘书的沟通协调作用

沟通协调是教学秘书的一项重要技能，他们起着上传下达的作用。一方面教学秘书负责将院办、教务处、系部下达的各项通知传递给相关的教师和学生;另一方面又要当教学科长的得力助手，辅助完成各项日常教学工作，包括课程安排、教学检查、实习实训、毕业设计以及各项等级报名等烦琐工作。由于高校教师和学生对教务管理工作不了解，平时接触的机会比较少，这就要求教学秘书要拓宽师生之间信息交流的渠道，及时反馈问题，为教学工作的顺利开展提供有效的帮助。其作用主要体现在：

1.与相关部门的协调沟通，特别是教务处。教学秘书要及时接受院办公室文件及教务处的相关通知，将准确的信息汇报给系主任和教学科长。

2.与系领导的沟通。作为系部教务秘书，要准确对自己进行定位，积极收集、汇总系部线上建课出现的问题，及时向系部领导汇报。

3.与任课教师之间的交流沟通。一方面线上教学和传统的教学方式不同，很多教师不熟悉、不适应这种新技能，一开始会比较抵触。这就需要教学秘书多跟任课教师沟通，主动了解学习平台的特点，一旦教师碰到问题，能及时给予解答，确保线上教学工作的正常进行。另一方面要及时了解教师在教学活动中的状态和对工作的态度，结合实际，提供相对人性化的服务。比如，在排课和排监考方面，要适当根据教师的实际情况，避开教师不方便的时间点，从而确保教师能够高质量地完成教学任务。

4.与学生的沟通交流。教学秘书应多与学生主动交流，掌握学生线上學习的进度，了解学生线上学习的情况，及时进行答疑解惑，并根据实际，及时通知学习的信息。同时要了解学生心理，对学生做好正面引导。

（三）教学秘书的服务管理作用

教学秘书工作是一项综合性的服务管理工作，教学秘书是联系高职院校各大行政部门、处室的纽带。在高校的建设和发展中，教学秘书位于日常教学管理工作的第一线，主要以教学管理工作为主体，其具有服务教师和学生的作用。

1.对于领导布置的任务要保质、保量、准时地完成，同时要做好日常教学常规。

2.要向师生传达院办、教务处关于教学的一系列制度及教学任务，反馈教学计划。

3.在开学初做好补考、休退学等事宜;协助教务处做好转专业工作、报考英语等级考试等工作;在期末期间安排好期末考试;同时认真做好并及时传达教务处的各项通知，给师生营造良好的学习氛围。

4.做好教学档案、资料的归档工作。随着教学管理的信息化，教学秘书通需要做好电子档案的收集和汇总，及时将相关的教学信息进行归档，以便查找资料时有章可循，有据可查。

5.为人才培养模式的改革提供重要的数据支撑。随着教学管理信息化水平的不断提高，各高校应从自身要求出发，采用相关的教学管理系统，以便于教学秘书及时有效地采集、录入和整理各类数据，为院系领导、教学科长、各专业带头人提供有效数据，保证教学各环节的顺利进行。

（四）教学秘书的督导作用

教学秘书要协助系主任、教学科长做好教学质量监控工作，在教务处和系领导的指导下对教师的线上教学进行监督，查看教学进度。督促教师提升线上教学的水平和能力，运用信息化教学不断提高自身的专业能力，保证教学任务的有序开展。对于教师的建课情况，应不定时进入学习平台的后台，查看教师是否按照教务处和院系领导的要求进行线上授课。根据掌握的情况，及时反馈信息，对线上建课中存在的问题提出自己的意见和建议，确保线上建课顺利完成，保证教学计划的实施，提高教学质量。

三、教学秘书的工作状况和存在的问题

随着教学管理的不断改革，高职院校经过不断地调整和完善，教学秘书的工作也朝着规范化的方向发展。但是在实际工作过程中，仍存在一些不容忽视的问题，影响着教学秘书工作的整体效率。

（一）忽略教学秘书工作的重要性

培养专业技术技能型人才是高职院校的重要职责，所以高职院校在开展教育教学工作的过程中，会出现重视教学工作而忽略内部管理工作的状况。基于此，高职院校很容易忽视教学秘书工作的重要性，不能正确、理性地看待教学秘书工作，把它看作是后勤工作，仅仅具有辅助教学工作开展的作用，这不利于教学秘书工作的有效运行。高职院校领导层缺乏对教学秘书工作的了解，这不利于教学秘书工作和其他部门工作间的协调，会加大教学秘书的工作难度，降低教学秘书的工作效率。

（二）教学秘书工作内容复杂

在社会不断发展的过程中，专业技术型人才的需求量逐年提升，这就使高职院校的办学规模不断扩大，学生人数越来越多。就高职院校的学生来看，学习成绩普遍较差，或存在学习积极性较差的问题，这在一定程度上加大了教学管理的难度，教学秘书在开展教育教学工作的过程中，需要考虑各方面因素，所以工作内容相对比较复杂。教学秘书工作任务繁重，工作者承担着较大的压力，再加上教学秘书还需要同其他教师协商各类事宜，落实各项教学工作，在繁重的工作任务下，如果稍有疏忽，就会影响高职院校的发展和教师的教学工作。

四、如何更好地做好教学秘书管理工作，提高自身的职业素养

（一）思想上，要有坚定的政治方向

作为高职院校的教学秘书，要自觉加强思想锻炼。坚持用“三个代表”重要思想指导工作，不忘初心，牢记使命，坚定政治立场，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观，坚定共产主义信念。在平时的教学管理工作中，要无时无刻用党员的标准严格要求、约束自己的言行，不断提高党性觉悟，增强党性修养，按照党章的规定履行党员义务，严格遵守党的纪律，执行党的决定，以新时代共产党员先进性的具体要求鞭策自己，不断提高综合素质和业务能力，努力开拓进取，努力做好本职工作，一心一意为全体师生服务。

（二）在工作上，要有良好的沟通协调能力及服务意识

众所周知，教学秘书的任务零碎繁杂、内容多、任务重。这就要求教学秘书虚心听取教师、学生的意见和建议。要用积极的态度去面对工作中遇到的问题，热情地为教师和学生服务。教学秘书想把工作高效率地完成，就要求在日常教学管理工作中总结经验，把握规律，耐心、细致地完成每项任务，遇到突发事件不慌张，处理问题要沉着冷静。

（三）在心理上，要具备积极健康的心理素质

教学秘书任务繁重，长期处于教学管理的第一线，肩上背负着重要的责任。面对如此大的压力，教学秘书要勤勤恳恳，踏踏实实，认真细致地完成，不断强化服务意识，不忘初心，踏实进取，认真谨慎，忠于职守，尽职尽责，按时准确地完成本职工作，不断提升本岗位所需的理论和工作水平。这就要求教学秘书做到：（1）强化自身的角色意识。通过不断强化自身角色意识，来提高自己的业务水平和能力，尽量满足教师和学生的需求，完成本职工作。（2）控制好个人情绪。积极情绪有利于较强的心理素质的培养，消极情绪则会影响良好心理素质的形成，会导致心理亚健康，甚至出现抑郁症。作为教学秘书，经常要和不同性格、人格和能力的教师、学生交流、沟通，因此，教学秘书首先要正确认识消极情绪，其次要学会控制消极情绪，当负面情绪过高时要通过积极的心理暗示来调节自己的心理活动，从而缓解心理压力。（3）构建和谐的人际关系。教学秘书是沟通上级与下级的纽带，积极、健康的人际关系，有利于教学秘书获得领导的认同、同事的理解、学生的尊重。因此，教学秘书首先要丰富自己品性、学识、修养和能力。其次要胸怀开阔，与教师、学生成为真正意义上的朋友。只有先把自己的心胸打开，才能实现真正意义上的交流沟通，才会有彼此的信任。最后要站在他人的角度思考问题，学会换位思考。比如对教师提出的调课要求，应先询问事由，不能一句话搪塞过去，如“这是规定，不能换或已经没有空点可以调整了”。要能与教师心平气和地沟通，找到解决问题的平衡点，尽力多理解、多交流、多倾听他人的意见和想法，这样才能形成有效的心理素质，从而在工作上达到事半功倍的效果，使自己以良好、积极的心态投入工作中。

（四）不断提高创新能力，与时俱进，将信息化技术运用于日常教学管理中

为了不断深化教学改革，提高教学管理水平，教学秘书除了要做好本职工作外，还应积极发挥主观能动性，不断学习新的管理方法，依托信息技術提高工作效率，提高信息的准确性。

随着信息化技术的发展，教学秘书除了运用传统的教学管理模式，向广大师生提供便利的服务外，还可以利用现代信息技术，运用智能化办公软件和系统，方便师生自主进入系统提供和完善材料，将纸质材料最大限度地转换为电子材料，方便师生查阅信息和数据;利用微信、QQ等聊天软件，及时向师生传达相关的教务信息。

教学秘书作为教学管理的主体，可以通过教学管理平台对教师的教学、科研活动进行管理。在信息化时代，教学秘书通过教务管理系统下达教学任务，安排课表和实习实训;学生通过教务管理系统地进行选课、评教等。通过信息化管理，教师和学生能够及时获得需要的信息，促进人才的培养;通过信息化管理，实现数据共享，确保日常管理工作的进行。在日常的管理工作中，教学秘书利用信息化技术辅助教务工作，可以提高教学管理水平。

高职院校主要培养国家经济发展需要的专业技术人才，而教学管理工作在高校管理工作中起主导作用。教学秘书工作在教学管理信息化背景下有着举足轻重的作用。这就要求教学秘书要认识自己的工作职能，不断提高自身的职业素养，不断强化创新意识，提升自己的业务水平，以积极、饱满的热情投入管理工作中，这样才能在激烈的竞争中占有一席之地。

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