大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析

王莉

摘要：国有企业运营发展过程中，会不断产生海量的数据信息，而企业档案记录了企业发展历程，包含了企业各运营业务、人事变动、客户信息都能够信息。在大数据时代背景下，如果依旧采用传统的档案管理办法，无法满足企业档案管理需求。因此，必须强化档案管理创新，充分利用大数据技术优化檔案管理模式，提升档案管理质量。

关键词：大数据;国有企业;档案管理;创新

在科学技术不断发展中，只有懂的创新才能促进社会发展。对于企业档案管理工作同样应该如此，在国有企业不断发展过程中，其面临十分激烈的市场竞争，对档案信息服务的需求更高。大数据背景下，企业档案管理必须强化创新，利用大数据技术提高档案管理服务质量，为企业运营发展提供更加优质的服务，为推动企业健康发展奠定基础。

1.当前企业档案管理存在的不足

1.1档案储存问题

以往，企业在开展档案管理工作过程中，通过依靠简单的输入方式储存档案信息，但大数据时代背景下，国有企业运营中产生的信息种类越来越多，信息数量也越来越庞大，增加了企业档案信息存储量。如果依靠传统的信息录入模式、存储模式，则会给档案管理工作造成极大的影响，档案查询、使用效率会下降，不利于企业档案作用的发挥。

1.2缺乏现代化的档案管理人才

大数据技术运用到企业档案管理中，能够切实提升档案管理效率。传统的档案管理模式与当前企业发展格格不入，与当下企业档案管理需求不符。而利用大数据信息技术开展档案管理工作需要专业的人才，对档案管理人员提出更高的要求，而目前很多企业缺乏现代化档案管理人才，在数据收集、分析及处理能力上有很大欠缺，无法发挥大数据技术优势，也对企业档案管理工作效率提升造成制约。

2.大数据背景下企业档案管理重要意义

企业管理理念持续更新与发展，国有企业作为国家经济支柱型企业，在我国经济建设中具有重要的地位。大数据背景下，国有企业积极开展现代化改革，引入先进的企业管理理念与技术。同时，现代化企业发展中不仅需要依靠外部资源，同时更需要依据内部长期积累的档案资料，企业管理者必须认识到档案管理的重要性，能够将企业档案作为企业发展重要资源，为企业重大决策提供参考。大数据技术在数据收集、处理以及分析方面具有较大的优势，将其运用到企业档案管理工作中，能够切实提升档案管理质量与效率，发挥档案资源的作用，为企业各项经营决策提供参考依据，满足现代化企业发展需求。

借助于大数据技术，能够对企业电子档案文件进行有效检索、鉴定，有利于进行信息整合，提升信息数据处理速度，为企业档案管理工作奠定基础。在大数据传播过程中，企业档案中电子文件数量持续增多，传统企业管理模式无法对这些信息进行高效率整合，通过大数据技术可以解决传统模式弊端，进一步推进企业电子文件管理工作。同时，企业档案数据中不仅包括结构化数据，还包括大量半结构化数据、非结构化数据，非结构化数据是当前企业档案管理中常见数据内容，对非结构化数据处理也是一大难点。借助于大数据技术，能够高效处理非结构化数据，对非结构化数据整合、输出提供帮助。随着档案资料数量增多，企业档案数据量激增，给企业数据存储库容量提出了更高要求，甚至可能出现数据库崩溃的情况。很多企业通过加盖机房处理问题，但这种方式未能从根本解决数据存储问题。利用大数据技术，可以将数据传输到云平台当中，极大的扩充了数据储存空间。

3.大数据背景下企业档案管理工作策略

3.1创新企业档案管理理念

大数据时代下，开展企业档案管理工作必须从理念创新入手，要求企业档案管理人员能够改变传统的管理理念，紧跟时代发展步伐，创新工作理念。现代化企业发展过程中，档案信息种类繁多，档案数据量庞大，如果利用传统档案管理理念，则往往会消耗大量时间，档案管理作用也无法发挥，无法达到预期的效果。企业档案管理者必须充分意识到大数据带来的变化，注重利用信息技术开展档案工作，促进档案管理工作效率提升。企业档案管理工作开展中，必须针对当前企业档案管理中存在的不足，提升自我服务意识，档案管理部门开展多元化的信息服务培训活动，提升档案人员信息服务水平，以人性化档案管理方式为主，提升企业档案管理的整体水平。

3.2优化企业档案管理办法

具体实施档案管理中，应该善于利用大数据技术，对企业档案中的价值进行挖掘。与传统档案管理相比，大数据技术可以进行大规模数据搜集、处理与分析，在海量数据管理方面具有明显优势。企业必须加大投入，构建信息化档案管理机制，将信息化档案管理模式与传统档案管理结合起来，提升企业档案管理信息化程度。企业需要建立完善的档案管理制度，包括档案工作流程、奖罚制度等。其中，在档案管理奖罚制度中，对于在档案管理中表现好的员工进行及时表扬，可以通过物质激励、精神激励结合的方式，激发档案管理工作积极性，让档案管理工作质量更高，对企业发展提供帮助。

3.3强化企业档案管理队伍建设

大数据下企业档案管理工作要求更高，对档案管理人员素质提出新的要求。为了能够适应大数据下档案管理工作需求，必须培养档案管理人员责任感、使命感，强化相关人员业务培训，帮助其积累更多专业知识，提升其对相关软件操作水平，满足现代化企业档案管理工作需求。档案管理人员必须树立创新意识，提高学习意识，端正工作态度，能够紧跟时代发展主动学习信息化技术，能够从庞大复杂的信息数据库中提取有价值的信息，为企业各项决策提供参考，发挥档案管理工作的价值。另外，企业档案管理人员还需要加强法律方面知识的学习，确保在工作开展中认真履行自身职责，严格遵守相关法律法规，保证档案资料的安全性、完整性与真实性，为促进企业发展奠定档案队伍基础。

3.4切实提升企业档案利用率

对于现代化国有企业来说，档案的内容有很多，包括人事档案、会议档案、技术档案、业务档案、客户档案等，其中很多档案信息具有机密性特点，对于这些档案信息也设置了较为严格的调阅权限;而普通的档案资料不设机密，企业员工都可以查阅，鼓励员工查阅企业档案资料，利用档案资料开展自身工作，这对于提升档案利用率有很大帮助。大数据背景下，电子化档案已经成为企业档案管理中的主要形式，在推动企业档案管理发展中，必须保证电子信息安全性，通过设置防火墙、数字密钥等保证企业档案数据的安全性。

3.5构建企业档案信息资源整合平台

大数据背景下，人们对于大数据技术有了更加全面的了解，越来越多档案创新理念涌现出来。而企业档案管理工作要求不断提升，如何提升海量信息资源利用率，是企业档案管理者必须思考的问题。构建企业档案信息资源整合平台过程中，需要根据用户需求制定需求分析报告，确保能够满足用户需求，增强用户体验，保证平台功能可以满足企业档案管理工作需求。同时，在档案信息资源整合平台设计中，应该保证操作便捷、服务全面，能够通过简单的操作为档案管理者提供最大程度服务，让资源整合平台具有更大的受众群体;另外，強化企业各业务平台的联系，大力推进档案信息化建设，确保企业各项工作之间相互配合，提高档案信息资源的共享性。

3.6挖掘档案信息价值

利用大数据技术，能够挖掘企业档案信息潜在价值，发挥企业档案信息的优势。与传统的信息技术相比，大数据技术能够用于海量数据收集、存储、管理与分析，而企业经营过程中，人力、资产、成本、财务、投资收益、利润等内部档案数据，以及市场环境、行业变化、政策变化等外部数据，都可以通过大数据技术进行深入分析，能够为企业决策提供有力依据，是企业管理工作开展中的重要参考。

4.总结

通过上述分析可知，档案管理是企业管理中一项重要工作，涉及到方方面面的内容，强化企业档案管理工作对提升企业整体管理质量有很大帮助，能够为企业决策提供参考。尤其是在大数据背景下，企业档案管理工作更需要强化创新，发挥大数据技术优势，提升企业档案管理的规范性、科学性，为提高企业决策能力、创新能力奠定基础，是现代化企业改革与发展的重要路径。

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