事业单位文书档案收集与利用工作创新思路探究

黄静

摘 要：基于本质视角，通过在事业单位中的应用，对于文书档案管理工作来说，其复杂性、内容的政策性与机密性特点显著，因此相关工作人员应注重专业意识与专业能力的提升，积极开展文书档案的收集工作、利用工作，确保与当前市场经济与信息技术环境相一致;同时，相关工作人员应对收集和利用的特点进行明确化，树立高度的创新发展意识，采取先进的工作方法，以免传统管理模式带来的负面影响，从而与社会发展的前瞻化视角相互协调与一致。

关键词：事业单位;文书档案;收集与利用;创新思路

针对事业单位文书档案收集与利用工作的創新思路展开研究，下文通过阐述事业单位文书档案收集与利用工作的原则，提出了事业单位文书档案收集与利用工作创新思路，主要包括创新档案管理理念、搭建档案信息管理平台、明确规定文书档案收集与归档范围、完善档案系统、加强档案管理队伍建设等，旨在合理利用文书档案资源，促进文书档案收集和利用工作的顺利开展与落实。

一、事业单位文书档案收集与利用工作的原则

（一）完整性原则

首先，对于文书档案材料，应确保高度的完整性，并充分满足长期保管与利用等质量要求，将事业单位的真实情况真实展示出来，并注重自身未来各项工作的服务能力的提升。同时，完整性原则应积极渗透到收集的文书档案的种类等方面，特别对于公文，每份的原件和附件等必须要符合成套的标准要求。因此对于单位各个部门来说，应提高对文书档案在各方面的关注度，并在业务部门考核职责范围中体现出来。

（二）准确性原则

准确性要求，对于事业单位文书档案收集和利用也是至关重要的，以此来充分发挥出文书档案的功能与价值。通常来说，在事业单位日常工作，所使用的文件比较庞大化，其查考、凭证价值突出，所以相应的整理归档必须要及时、准确，为后续的正常利用奠定良好的基础。要想防止杂乱问题的发生，应准确分析收集和利用的文件材料，基于保管期限内及时给予准确的处理，旨在正确展现出重要活动等文件材料。

（三）实用性原则

对于文书档案管理部门来说，应提高对实用性原则的高度重视，防止处理分散性等问题的出现，及时化解不必要的矛盾，引导各部门顺利收集好不同类型文书档案，并应用于适宜的节点。同时档案部门应做好相应的调查工作，为归档文件的分散、流动情况等收集提供一定的便捷，然后对本单位、各部门基本职能予以合理划分。另外，在工作任务繁重化的制约下，再加之客观因素的出现，在收集和利用方面，盲目性问题难以避免，所以不同部门之间应保持高度的协调与配合，根据重大活动与事件，全面化服务于文件的归档与利用工作。

二、事业单位文书档案收集与利用工作创新思路

（一）创新档案管理理念

在文书档案资源的收集与利用工作中，应加强与时俱进思想观念的塑造，对于档案管理人员来说，应注重自身思想意识的积极转变，对工作方式进行不断创新，为文书档案资源动态化利用管理创造有利条件。同时，档案管理工作人员应对文书档案资源的开发利用的重要性予以清晰认知，借助互联网+的应用，投入充足的人力、物力以及财力，实现现代化档案管理环境的顺利构建，从而积极整合档案材料。

（二）搭建档案信息管理平台

针对于以往纸质化档案管理模式，与当前发展需求并不一致，所以对于档案管理人员来说，加强计算机信息技术的应用，弥补纸质管理操作的缺陷和漏洞，从而更好地管理电子档案资源。在文书档案资源开发利用方面，现代信息技术的应用，有助于数据信息库的构建，并对相关权限进行合理设置，不断提高文书档案资源的利用效率，同时将安全性优势发挥出来。同时，应确保检索方式的科学性，节约档案使用者挖掘文书档案资料所需的时间，这不仅可以有效利用文书档案资源，而且还可以满足实效性需求。此外，应加强文书档案管理平台的积极构建，或通过手机APP，以此来对文书档案信息的动态情况进行及时更新、调整，确保使用者对档案资源的相关情况予以高度了解。

（三）明确规定文书档案收集与归档范围

在开展文书档案收集与利用工作中，应高度明确收集与归档范围，其中，应严格遵循国家档案局的相关规定要求，并从事业单位自身发展需求出发，合理汇总文书档案收集与规范范围，并且对单位发展形势保持高度关注。在事业单位内部，也要加强收集归档机制的构建，不断细化部门法规条例，有效约束和规范管理工作人员的行为，严格控制好文书档案收集与归档范围、期限等，从而致力于档案管理工作制度化水平的稳步提升。

（四）完善档案系统

为了不断提高文书档案信息开发利用效率，应注重信息的深度挖掘，积极整合原始文书档案内容、技术等。在文书档案收集以后，应借助数字化加强深度加工，为传播、共享提供极大的便捷，旨在将文书档案信息的价值充分彰显出来。在完善档案系统方面，应做到以下几点：

首先，完善文书档案信息加工系统。从事业单位文书档案信息具体情况出发，应加强初步加工设计，为加工系统的构建提供可行的依据。同时，也要在单位档案管理信息系统中体现出来，为档案人员查询、统计提供极大的便利性，避免日常工作任务出现加重的趋势，从而推动文书档案信息管理效率的提升。其次，完善文书档案信息存储系统。众所周知，事业单位文书档案管理内容较多，所以应加强信息化设备的应用，以此来构建文书档案信息数据库。在档案综合管理系统中，管理与创建归档模块为重要的构成，如果文书资料的保存价值较高，先要进行保存，然后根据不同类别进行保存，以此来确保文书档案的高度完整性;在档案库内，还要及时保存分类移交的文件等，将统一化目录、检索等落实下去。总之，借助信息数据库的构建，可以使事业单位文书档案信息得到有效规范，就信息化技术的应用，可以为分类与存储处理节约诸多的时间与精力，从而切实维护好档案的利用效率。

（五）加强档案管理队伍建设

为了促进文书档案资源收集和利用工作的顺利进行，文书档案管理人员队伍建设起到重要的决定性作用。所以应加强专业化档案管理队伍的构建，并确保其高度的职业道德素质和综合能力，给予文书档案收集和利用工作强有力的人力支持。首先，应将档案管理人员招聘门槛适度提升上来，在根源上确保档案管理人员的专业技能和职业道德水准;其次，应加强人员培训，积极渗透系统化原则，借助定期教育培训的开展，调动其在各类培训教育活动中的参与热情，从而充分利用文书档案资源;最后，应注重人才引入工作的开展，将更多新鲜的血液赋予给档案管理队伍。其中，基于事业单位角度，应投入充足的人物财力，同时对各个部门的关系予以密切协调，实现良好内部环境的顺利构建，这对于文书档案资源的收集与利用也是尤为关键的。

三、结语

在档案管理过程中，加强档案资源的收集和利用势在必行。对于事业单位来说，文书档案信息的收集与利用，属于系统化工程之一，为了不断提高文书档案收集与利用效率，档案管理人员应正确抓住机遇、并勇敢地迎接挑战，对文书档案收集和利用中存在的缺陷予以清晰认识，然后制定合理的解决思路，将文书档案信息的准确性提升上来。

参考文献：

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