高校工会信息化建设研究——以合肥市8所高校工会为例

常小美

（安徽大学 合肥市 230039）

2015年，《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》指出：“‘互联网+’是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态”[1]。至此，各行业、各单位越发注重信息化建设。

高校工会的信息化建设，是指充分发挥互联网手段在工会工作中的作用，提高工会工作的能力和水平。2017年，习近平总书记对党的群团改革工作作出重要指示，“要深入把握新形势下群团工作规律，大力推动改进创新，加强基层基础工作，加强网上群团建设，提高做好群团工作的能力水平”[2]。积极推进高校工会的信息化建设，既是工作需要、形势所趋，也是推进党的群团组织改革的必然要求。

一、高校工会信息化现状——基于合肥市8所高校工会的调研

通过调研合肥市8所高校（中国科学技术大学、合肥工业大学、安徽大学、安徽医科大学、安徽中医药大学、安徽农业大学、安徽建筑大学以及合肥学院）的工会信息化建设情况，发现高校工会信息化建设现状如下。

（一）信息化建设需求迫切

1.工会干部配备少。经统计，合肥市的8所高校共有44名专职校工会干部，分布情况如表1所示。

表1 合肥8所高校工会会员人数及专职干部配备统计表

从工会干部人数看，8所高校分别有3到8名专职工会干部，其中，1所高校仅有3名，2所高校各有4名，分别服务于900～4000多不等的会员。由此可见，专职工会干部配备较少，而服务对象多，无法满足工作需要，迫切需要推进信息化建设，为工作人员减轻工作负担、提高工作效率。

2.工会工作涉及面广。高校工会职能多（如表2所示），职工入会、福利发放、文体活动、职工慰问、四项政治职责、党支部工作等都是高校工会的常规职责，8所高校的工会均能发挥工会的常规职责；党总支、扶贫相关、普法等是部分高校工会的扩展工作。高校工会工作内容丰富，涉及面广，而干部配备有限，使得信息化建设更加迫切。

表2 8所高校工会工作职能展示表

（二）信息化水平整体偏低

8所高校工会均借助QQ群、微信群开展工作，其中，借助于电子政务、OA系统发布消息的有5所，另有2所则是通过校园网等媒介发布通知。高校工会网络办公更多体现在发布通知公告、发文、咨询或收集报名信息等环节，8所高校工会均未实现网上办公，其中有2所（占比为25.00%）正筹划推进“互联网+工会”建设。高校工会信息化程度整体偏低，人才、资金都是制约因素，5所明确表示资金是信息化建设的最大制约因素，另有2所认为是由于工会干部年龄过大、信息化建设精力不够、缺乏相关技术支持等。

（三）重点工作不突出

和过去相比，高校工会信息化程度虽然有所提高，发挥了网站、电子办公系统、微信群等媒介在工作中的作用，但是信息化程度还存在很大提升空间。教代会工作、福利发放、文体活动等重点工作不突显，工会专门的办公系统有待开发，“网上工会”建设有待进一步推进。

二、加强高校工会信息化建设的益处

高校工会信息化建设是一项需投入资金、花费精力去推进的工作。一旦完成，将会带来难以想象的便利，其益处主要体现在三方面。

（一）网上办事更方便

高校工会多项重点工作都可通过网上完成。通过登录网上办事系统，即可完成教职工的入会申请、提案提交、活动报名、慰问申请等工作。教职工既省去了填表、盖章的麻烦，也免除了奔波之苦。

（二）服务教职工更贴心

高校工会上班时间相对固定，传统的办事方法容易受上班时间约束，网上办公则可避免这种困扰。只要拥有手机和网络，教职工随时可登录办事系统，完成办事诉求。“通过小小的屏幕，建立起联系职工、维护职工权益、回应职工疑惑的新渠道，应是工会改革发展的题中之义”[3]。积极推进高校工会信息化建设既是学校信息化建设的必然要求，也是推进高校工会改革的必经之路。

（三）信息互通更便利

高校工会信息内容涉及会员入会信息、文体活动信息、职工互助信息、表彰获奖信息、职工慰问信息等。以会员信息为例，高校工会掌握各自的会员信息，每年需上报上级工会备案。由于高校非编职工数量多、比例高，而且流动性大，因而导致工会会员信息总是处于动态变化之中，不利于上级工会随时准确掌握会员信息，而通过工会会员信息化系统建设就可以克服这些弊端，方便资源共享。

三、高校“网上工会”工作实务

高校工会信息化建设可通过两方面实现：一是“三个平台”建设，即微信、微博、网站；二是“六个系统”建设，即“会员入会、职工维权、教代会提案办理、文体活动报名、职工救助制度、职工生日慰问”六个方面的专门系统。

（一）“三个平台”建设

1.微信。微信是当前人们最常使用的沟通工具，既可文字沟通，还能语音联系或视频通话。它不仅可替代传统电话功能，还可实现电话不具备的可视功能。“微信已成为人们工作、生活中了解信息的重要媒介，它有着网站和其他互联网平台所没有的优点”[4]。基于微信的便利性，各单位相继建立了微信工作群，既方便联系工作，也利于交流思想。推进“网上工会”建设，应重视发挥微信群在工作中的作用。文体活动、会议通知等在微信群发布，基层工会主席可及时看到，方便转发；教职工还可随时咨询，工会干部也能及时解答。发挥微信群在工会工作中的作用，有助于提高工作效率。

2.微博。微博是常见的网络联络工具之一，可起到一对多的多点互动效果。可设置政策咨询、通知公告、互动交流等栏目。高校工会可通过微博发布工作通知、活动动态，向教职工展示当前工作状况，宣传工作成效；教职工可通过工会微博关注工会工作动态，反馈意见，提出诉求；工会及时了解教职工诉求，及时解答疑问、解决问题。

3.网站。网站是工会对外的窗口。高校工会网站可开设组织机构、政策法规、通知公告、新闻速递、上级动态、基层动态、下载专区、主席信箱等多个栏目。它既是政策法规、文体活动的发布平台，也是展示工会工作的重要窗口。通过浏览高校工会网站，可了解上级工会工作内容，掌握基层工会工作动态；通过主席信箱，收集职工意见，方便及时处理。高校工会应重视并指派专人做好网站维护工作，努力把工会工作内容及成效以图文并茂的方式生动地展示出来。

高校工会应顺应时代潮流和工作需要，充分发挥微信、微博、网站这“三个平台”的作用，设置信息员、通讯员，积极推进建立党政支持、职工互动、上下融合的全天候、全覆盖的“网上工会”制度。

（二）“六个系统”建设

“六个系统”是针对高校工会六方面重点工作，建立有针对性的网上办事系统，以便实现网上办公的目的。

1.职工入会系统。教职工入会是高校工会的重要工作职责。教职工入会需履行一定程序，“职工加入工会，由本人自愿申请，经工会基层委员会批准并发给会员证”[5]。传统的入会方法是职工本着自愿的原则，撰写入会申请，填写“会员信息登记表”，基层工会负责人签字、盖章，再到高校工会确认信息、盖章、备案。这套程序复杂，纸质表格虽便于保存，却不利于信息的传播交流。若能实现网上入会，将会削减入会程序，省时省力。职工入会系统应包括如下流程：教职工申请人填写表格并上传相关材料，由所在单位基层工会负责人审批，再上传院工会审核，由院工会主席审批并签署入会意见，再将办理结果提交申请人。

实施网上入会系统，教职工通过网络就可完成入会申请，既避免教职工路途奔波，也方便工会保存会员信息。随着高校用工方式逐步多样化，除在编职工外，还存在人事代理、人才派遣等多种编外聘用职工，非编职工入会是事关高校和谐稳定的大事。建议在会员信息填写时，加上聘用方式等信息，使教职工个人信息更加完备。完备的会员信息，既方便信息的随时查询，也有利于工会干部快速掌握教职工基本情况，方便工作的开展。

2.职工网上维权系统。维护、建设、参与、教育是工会的四项基本职能。《中华人民共和国工会法》规定：“维护职工合法权益、竭诚服务职工群众是工会的基本职责。工会在维护全国人民总体利益的同时，代表和维护职工的合法权益……工会依照法律规定通过职工代表大会或者其他形式，组织职工参与本单位的民主选举、民主协商、民主决策、民主管理和民主监督”[6]。做好维权服务,首先要为教职工表达诉求提供方便、快捷的渠道，而网上维权程序简单、提交方便、答复快捷。维权处理结果反馈给个人后可能存在两种情况：一是满意处理结果，维权职工在终极评价中给予好评，一次维权圆满结束；二是对处理结果不满意，教职工可申请复议，工会将继续为其维权，直到职工满意或自发停止维权。

3.教代会网上提案系统。教代会制度是教职工参与学校民主管理与监督的重要途径，是参校政、督校务的重要手段。筹备、召开教职工代表大会是高校工会的重要任务。收集、整理、办理教代会提案是校工会和提案工作委员会的重要职责。教职工对涉及学校改革、发展、稳定及教职工切身利益的重要问题提出意见或建议，皆可通过教代会提案提出。提案一般由提案人、附议人、提案内容等组成，提案内容包括案名、案由、建议三方面。不少高校仍在实行纸质提案提交方法，而纸质提案提交程序较为复杂。首先是提案人到校工会网站下载提案表格打印、填写，附议人签字，然后将提案送校工会，校工会进行汇总、整理、编号，制作汇总表，最后将提案表及汇总表送到提案工作委员会进行审议并确定是否立案。未立案的提案，由校工会或提案工作委员会负责向提案人解释；确认立案的提案，根据提案内容及涉及单位确定提案承办单位，教代会执委会主任签字、盖章，在提案交办会上，由提案工作委员会将提案交由各承办单位办理，提案承办单位须在规定时间内办理完毕，联系提案人，确认是否满意，将办理完结的提案交由提案工作委员会复审，再汇总到校工会装订存档。由此可见，传统的提案提交及办理程序复杂，耗时耗力，推行网上提案办理势在必行。通过教代会提案系统进行提案提交及办理，很大程度上简化了办理程序。提案不仅可以在系统保存，还可以快捷查询、方便下载。提案征集采取的是集中征集（大会期间）和常态化征集（闭会期间）相结合的方式，教职工可以随时随地填写提案。“网上提案”系统的实现，将为提案征集、办理带来极大的便利。

4.文体活动网上报名系统。高校工会每年都会开设数十场文体活动。文体活动场次多、参与人数多，每场活动都需收集报名信息。传统报名方式有两种，一是纸质报名，需基层工会填写报名表，打印、盖章后送校工会；二是电子方式报名，基层工会将报名电子信息发至校工会。一般高校大多有几十个基层工会，校工会需接收几十次信息，还需统计、整理，工作量非常大。文体活动网上报名系统，通过设置固定的报名格式，基层工会负责人可在会员信息库添加报名队员，填写报名表，提交校工会审核即可。实施文体活动网上报名系统，可简化报名程序，为工会汇总报名信息提供了便捷。

5.职工慰问网上申报系统。职工慰问是高校工会的重要工作职责，主要有两方面：一是节假日慰问，指节假日看望、慰问教师或教职工代表的行为；二是日常慰问，指教职工遇到结婚、生子等人生大事，或是遭遇灾害、疾病等突发状况时，进行慰问。教职工人数越多，慰问的人次就越多。传统的慰问方法是职工个人填写慰问申请表，由基层工会负责人签字、盖章，到校工会核实信息，再交由校工会主席签字、盖章，再到财务处提取现金，最后登门慰问。职工慰问网上申报系统可简化上述繁琐的慰问程序，提高了效率。由于慰问申请信息需通过网上提交，系统在设置时就应对申请人信息进行保密操作，只有申请人、审核人及办理人可见，保护申请人的隐私，免去其后顾之忧。

6.职工生日慰问电子办理系统。很多高校坚持为教职工发送生日祝福短信。由于高校工会干部人数有限，两三千会员的高校只有几名工会干部，通过编辑手机短信给教职工发送生日祝福的做法并不现实。通过职工生日慰问电子办理系统，可设置短信预定发送服务，确保教职工在生日当天收到来自学校工会的祝福。

通过网络给教职工发送生日祝福，需注意以下三点：一是尊重教职工意愿，对不愿提供生日信息的教职工应尊重，不强求；二是对于提供生日信息的教职工应注意信息保密；三是定期更新教职工信息，及时加入新入职职工的信息，删除已离职教职工的信息。

为“网上工会”工作的顺利实施，有两点需要注意：一是所有系统皆应通过本高校电子办公系统进入，教职工只要登录学校电子办公系统，即可进入工会工作的“六个系统”，避免设置多个登录账号和密码；二是所有关于信息收集及录入的表格，系统均应提供汇总和下载服务，只有这样才能够真正体现网上办公的方便、快捷。

四、“网上工会”工作推进中存在的困境

很多高校工会都在积极推进信息化建设。“以‘互联网 + 工会’为基础的公共平台建设开创了一个与职工群众交流沟通的畅通渠道，打破了过去职工群众表达意见的‘定形式’‘定人员’‘定时间’的‘三定’方式，进化成为实时性、广泛性和直接性的‘三性’方式”[7]。信息化建设将会给高校工会工作带来许多便利，是改革趋势、时代潮流。然而，在信息化建设的推进过程中还存在一些困难，亟待克服。

（一）资金不足

“三个平台”建设方面，微博、微信较为简单，只要有手机、电脑、网络即可实现，投入成本较低。网站的开发与维护成本多由学校经费支出。“六个系统”则需要投入一定资金才能建成，仅网上提案系统开发、使用就需投入数万元的费用，此外，商家每年还要提取10%左右的系统维护、升级费用。“六个系统”一起开发，需要的费用将会更高，很难由校工会独自承担。调研的8所高校工会就有5所认为“网上工会”建设资金不足。

（二）人才紧缺

现代社会竞争，本质上是人才竞争。信息化建设势必会对高校工会干部提出新的、更高要求，既要熟练运用网络办公，也要熟悉“六个系统”的使用。由于部分高校工会工作人员年龄结构偏大，不熟悉网上办公，不利于信息化建设的顺利推进。

五、多措并举，加快高校工会信息化建设

（一）加强宣传教育

根据高校工会工作信息化程度偏低的现状，建议加强宣传，让工会干部充分了解信息化技术的益处，帮助他们在心理上接受信息技术，鼓励他们在行动上主动体验信息化技术，为信息化建设营造良好氛围。

（二）争取资金支持

资金是信息化建设顺利推进的保障。高校信息化建设资金有三方面的来源：一是上级工会经费支持，高校可结合安徽省总工会推进信息化建设的契机，由省总工会拨款，设置专项经费，用于信息化建设；二是高校工会经费，可从中划拨一部分经费，专门用于信息化建设；三是争取高校行政经费支持。相对于日常办公所需经费，信息化建设系统开发及后期维护，需要的经费较高，高校工会一般不具备支付能力，通过向上级工会及高校行政部门争取经费支持，可扫清工会信息化建设经费不足的障碍。

（三）做好人才保障

人才是信息化建设顺利推进的保障。信息化系统交给专业公司开发，工会派专人负责后期维护及使用。工会应向学校争取政策，设置工会信息化或数据建设管理岗位，争取纳入编制管理，吸引具备计算机等专业背景的年轻人加入工会干部队伍，为信息化建设提供人才保障。高校信息服务中心为工会信息化建设提供技术支持，定期对工作人员进行专门培训，保障信息化建设顺利推进。

（四）实现信息共享

安徽省总工会、高校工会、高校分工会信息是关联的、一体的。为提高工作效率，避免重复劳动，建议以信息技术建设为契机，实现数据资源共享。普通信息或数据，可在数据收集、整理、汇总时规范格式和要求，通过微信群、QQ群等实现资源共享；复杂的、分层次的数据信息建议在安徽省总工会的统一部署下，开发统一的系统，建立高校分系统。以职工入会系统为例，高校基层工会定期在系统中更新信息，提交到高校工会审核，再提交到安徽省总工会汇总，就是工会信息资源共享的典型案例。

习近平总书记在致第六届世界互联网大会致贺中指出：当前，新一轮科技革命和产业变革加速演进，人工智能、大数据、物联网等新技术新应用新业态方兴未艾，互联网迎来了更加强劲的发展动能和更加广阔的发展空间。[8]互联网将会给我们的工作和生活带来无限希望和更多可能，高校工会应重视发挥互联网在工会工作中的作用，创造更多条件，积极推进信息化建设，积极推动工会改革与创新，利用网络手段，打造服务平台，提升服务水平，提高工作效率，提升教职工对高校工会工作的满意度。