高校人事档案信息资源共享安全风险及防控对策探讨

段新宇， 王志丽

（赤峰学院， 内蒙古 赤峰 024000）

在信息数字化大环境下，大数据、人工智能、区块链等新技术的引入为高校数字化校园建设提供了便利，也为高校人事档案信息资料提供了共享平台，然而机遇与风险共存，高校人事档案信息资料共享为满足高校的教学、科研、人才建设管理和社会服务的需求提供保障，同时主动服务、多元服务、多层次服务的共享方式也存在很多潜在的风险隐患，使高校人事档案信息的安全受到威胁。 开展人事档案信息资料共享风险管理工作，积极采取具体的风险预防和应对措施，在安全的前提下实现信息资源共享服务十分必要。

1 高校人事档案信息资料共享利用的重要性

1.1 实现高校人才队伍合理配置

人才管理是高校管理重中之中，人才合理配置是高校建设和发展的根本。高校人事档案是评估高校教师教学、科研、学术、工作等能力的综合表现，是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，为高校教师的职称评定、选拔人才、 人才规划建设等各方面工作提供重要依据，是高校选贤任能，实现人尽其才、才尽其用的重要凭证。因此，在高校人事档案信息化建设中，人事档案信息资料共享利用具有重要意义。随着高等教育发展不断加快，高校人事制度改革不断深入，高校师资队伍也呈现职业素质和层次发生改变、人员不断扩大、人员交流不断增多，人员结构不断变化的动态变化特点，人事档案信息资料的共享利用，有助于高校提前做好人才储备规划，不断提高高校人才队伍的岗位匹配度，为高校教育、科研、管理质量的提升提供重要保障，同时有利于控制高校人力资源成本。 随着多数高校人事档案信息化建设不断推进，现在许多高校依托数字化校园平台建设将高校人事档案信息资料共享，为促进高校人才队伍的合理配置发挥建设性作用。

1.2 提高高校人事档案管理工作的效率

人事档案记载着一个人学习、工作的所有历史痕迹，随着高校不断发展壮大，高校教职员工专业水平、职务能力的不断提升，人员交流的不断增加，人事档案管理日益复杂，档案工作相对其他工作来说相对枯燥，工作中需要耐心和细致。 以往传统的手工形式的档案管理中，需要大量的人力和物力的支持，管理起来比较混乱，查询利用比较繁锁，工作效率相对较低。随着高校数字化校园建设和高校人事档案数字化建设的不断完善，人事档案利用者希望得到真实、完整、多层次的信息资料，而依托校园数字化平台进行人事档案信息资料共享，可以更便利、更及时地满足档案信息查询的系统化、多样化需求。 同时共享信息资料分类数据库的建立，更满足了档案利用者的不同需求，实现了高校人事档案信息资料利用的效益最大化，推动了高校人事档案信息化建设，人事档案管理工作也借助新技术的运用更规范，档案分类更系统、档案利用更便捷、工作更高效，大大提升档案工作的管理水平，提高了高校人事档案管理工作的效率。

2 高校人事档案信息资料共享安全风险

1.1 高校人事档案信息化建设尚处在初级阶段

现在大多数高校顺应了信息化时代数字化校园发展的需要，人事档案逐步实现了数字化，并依托数字化校园平台实现了信息资源共享服务，体现了人事档案管理工作的意义和价值。但我国大多数高校对档案信息化建设重视不够，开展档案信息化起步晚，对共享信息资源的认识不足，管理工具的安全防控技术存在风险隐患，管理人员管理技术和风险意识不够，管理技术设施不完备，高校人事档案信息化建设尚处在初级阶段，人事档案信息资料共享建设更需要不断与时俱进。

1.2 高校人事档案管理队伍需要转型

随着高校人事档案信息化建设，档案管理人员传统的人事档案管理模式已经适应不了计算机应用、信息技术、网络技术等不断的普及和应用，档案管理队伍人才欠缺，急需拥有高学历、高职称、高技能、 懂管理的高素质专业人员补充到档案管理队伍。 但档案管理队伍转型过渡需要一定的时间，原有的档案管理工作人员未能系统的接受专业数字化信息技术的培训，专业素质和技能还有待进一步提升。 档案管理人员在实际管理工作中，往往由于专业素质和技能的缺乏，出现不会操作，无从下手的尴尬局面，或者有些工作人员对数字化信息技术一知半解，在实施操作的过程中，很容易出现不正确的操作，所以原有的管理队伍运用有限的技术解决档案信息资源共享问题，给高校人事档案信息化建设埋下了隐患。 重视档案管理队伍建设，加强档案管理人员的专业、技术、制度和风险意识的培训，在具备专业综合素质的基础上熟练操作人事档案信息系统，提高人事档案信息资源共享安全管理水平。

1.3 管理机制和管理制度需要完善

高校人事档案信息资料共享给传统的人事档案管理增加了新的管理方式和方法，人事档案管理人员对于新事物深入实践和研究不够，致使管理机制和管理制度不健全。比如在人事档案信息资源共享中协调机制落后，约束机制、保密机制不完善，人事档案管理部门与学校其它各部门及社会相关部门没有建立统一的数据共享规范和标准，协同合作意识不强；档案管理人员知识、技术有限，对信息资源共享无法做到有效的风险管理；领导层对档案管理认识不足、重视不够，在遇到问题时无法即时解决，人事档案管理制度中信息资源共享的风险管理制度尚不健全，对风险识别、风险应对、风险培训，定期进行风险讨论等没有规定，人事档案信息资源共享的操作人员受各种因素影响出现不当操作，致使管控权限失效、病毒植入或重要人事档案信息泄露等等，使高校人事档案信息资源共享存在安全隐患。

1.4 基础设施和风险管理技术设施不完备

大多数高校人事档案信息化建设尚处在初级阶段，多数档案库建设由于技术、人力、资金等有限，一些服务器、磁盘存储、防火墙、交换机、监测网络、局域网等基础设施不完备或达不到高效安全服务标准的要求。同时档案管理中信息安全保护技术有待加强，如防火墙技术、入侵检测系统、数据备份技术、操作系统、漏洞扫描技术、渗透测试技术等等。基础设施和风险管理技术设施的建设是高校人事档案信息化建设迫切需要，基础设施和风险管理技术设施建设是相辅相承的关系，缺一不可。 大数据、云计算、区块键等新技术在人事档案管理中的应用， 为高校人事档案信息资料共享搭建了平台，但档案信息资料所面临的网络风险不断增加，这些风险直接威胁人事档案信息资料的安全，所以目前高校人事档案信息化建设中基础设备需要加大投入，风险管理技术设备需要不断更新和研发，以保障高校人事档案信息资料的共享安全。

1.5 档案人员风险管理意识需要不断增强

随着人事档案信息资料共享的建设，产生了很多潜在的新的风险隐患，对人事档案信息资料的安全产生威胁。 所以基于人事档案特殊的保密性原因，在新技术环境下，档案管理层和工作人员的风险管理意识需要不断增强，加大对人事档案信息资料共享安全的重视程度。 现阶段，由于高校人事档案管理人员对人事档案信息化专业知识和专业能力不够，从而无法对人事档案信息资料共享风险进行全面认识和防范， 没有完善的风险管理制度，对风险预防和发生不能采取有效的应对措施。在高校人事档案管理新形势下，要不断加强档案管理人员档案安全知识与技术的培训，利用专业知识和技能梳理和排除风险隐患，提升档案管理人员的风险管理意识。

2 高校人事档案信息资料共享安全风险防控对策

2.1 构建高校人事档案信息资料共享安全保障机制

根据国家档案局发布的《关于档案部门使用政务平台过程中加强档案信息安全管理的意见》中强调要做好档案信息安全保护工作，切实保障档案信息的安全。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，要“加强档案信息资源在公开共享等环节的安全评估与保护”。 利用互联网实现高校人事档案信息资料共享，必须考虑到共享信息资料的保密性和安全性，应从人员管理、制度建设、技术支持三个方面构建高校人事档案信息资料共享的安全保障机制。

在人员管理上要明确档案人员岗位职责，加强档案人员培训，规范档案人员操作，增强档案人员安全风险意识； 在制度建设中要以国家相关法律、法规为基础，结合高校自身的实际，制定高校人事档案信息资料共享安全管理制度，约束档案安全的人为因素，保护好信息共享权限管理，使人事档案信息资料可以在安全的前提下共享。在技术支持上要加快先进的安全技术的研究和应用，高校人事档案信息资料共享使个人档案信息暴露在复杂的网络环境中，档案信息安全受到威胁，因此先进的安全保护技术成为高校人事档案信息资料共享的安全保障。

2.2 增加共享管理平台的软件、硬件资金投入

随着高校人事档案信息资料共享利用，为高校的教学、科研、人力资源管理、教师队伍建设、干部选拔任用、社会服务等等方面提供了依据，提高了高校的管理效能。但是人事档案信息资料共享也面临着网络与系统的安全问题，高校领导应提高档案共享安全意识，增加对人事档案信息共享管理平台建设的硬件和软件的资金投入。

首先，加大对基础设施、网络与计算机设备等硬件设备的投入。硬件建设是高校档案信息化建设的基础， 档案信息化是依托于硬件设备作为载体，因此，从档案信息共享的安全考虑，配备优质的服务器、磁盘存储、防火墙、交换机、监测网络、局域网等硬件设备尤其重要。加强硬件建设是档案信息资料共享平台建设的基础建设，也是档案信息资料共享管理平台建设的安全保障。

其次，在高校人事档案信息资源共享平台建设中，软件建设与硬件建设同等重要，根据国家档案局发布的《关于档案部门使用政务平台过程中加强档案信息安全管理的意见》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》精神，必须做好档案信息安全保护工作，加强档案信息资源在公开共享等环节的安全评估与保护。在高校人事档案信息资料共享利用过程中，保障信息安全合法利用，就要对防火墙、反黑客、杀毒软件、访问权限、入侵检测、漏洞扫描技术、渗透测试等安全技术进行深入研发和利用，并不断进行完善。 因此，为保障人事档案信息资源共享平台的安全， 增加安全软件建设的资金投入十分必要。

2.3 加快高校人事档案信息共享专业队伍建设

由于许多高校人事档案信息化建设起步晚，很多高校档案管理人员缺乏对计算机技术、 网络、数据库等相关知识的了解，缺乏数据共享的安全防范意识和技术。现在高校档案数据共享建设正处在初级摸索阶段，要想实现档案数据共享安全、持续发展，必然要进行档案专业人才队伍的转型建设。

一是人事档案管理人员的专业综合技能的定期培训，《全国档案信息化建设实施纲要》提出：“坚持各级档案部门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、 数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划； 加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员把握和运用现代化技术的技能”。 同时档案部门自主培训应与社会辅助培训结合起来，增强培训效果。 在培训过程中将培训与实践相结合，边学习、边实践，不断总结，比如计算机、信息网络、数据库等相关知识的培训， 系统规范化操作的培训，网络安全防范技术的培训等，这些培训与实践相结合，档案人员应当快速、准确、深入地掌握培训知识，快速适应人事档案信息化的需求。 二是复合型档案管理人才的引进与高校人才储备紧密的结合在一起，加快高校人事档案信息共享专业队伍综合素质的全面提升，满足新时期高校档案管理工作的要求。 复合型档案管理人才中信息技术、信息管理专业人才很难在短期内进行培养，为了满足工作需求，需要从社会上引进IT 人才，但引进人才也要从事业心、责任心、信息技术能力、团队协作意识等方面进行考察，不能盲目引进。 三是通过外聘专业机构进行人事档案信息共享平台的技术维护，档案管理人员要积极配合外聘专业机构技术人员的工作，同时对专业技术问题虚心请教、虚心学习，尤其是新时期现代化技术发展迅速， 知识和技术不断更新，学无止境。四是制定档案管理人员的激励制度，科学合理的档案管理人员激励制度的制定，不但能吸引和留住人才，还能合理安排档案管理人员的岗位，使其发挥专长。

总之，优化高校人事档案管理队伍结构，把握好队伍建设的策略， 提高队伍整体专业综合素养，是加快高校人事档案信息共享专业队伍建设，实现高校人事档案信息资料共享的重要安全保障。

2.4 加强档案信息安全法律法规学习， 增强档案信息安全意识

现在许多高校的档案管理人员只注重档案的日常操作和维护，缺乏对国家档案信息安全的法律法规的学习，档案信息安全意识薄弱。 随着我国档案信息化建设的开展，国家发布了一系列的档案信息安全法律法规，高校档案信息化建设也应该深入学习和研究有关法律法规， 做到档案管理有法可依。

《中华人民共和国档案法》是我国档案法律法规的基石，在该法基础上，近年来我国档案界又陆续出台了一此档案信息安全的规章、标准和规范性文件。 例如，国家档案局2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》和国家标准《电子文件归档与管理规范》 中均有针对档案信息安全的具体规定；2013年制定的《档案信息安全等级保护定级工作指南》中落实了国家信息安全等级保护制度。 很多地方和单位也依据以上法律法规制定了针对档案信息化安全体系建设的规章制度。以上这些涉及档案信息安全的法律法规及规章制度都是档案专业的内部法律法规体系。

颁布于档案专业外部的针对于档案信息安全的法律法规比较少。比如《中华人民共和国刑法》的部分条例中对违反国家规定，对计算机系统、计算机系统数据、应用程序，或者黑客侵入对计算机信息造成破坏，后果严重的依法进进行惩处。 在行政法规和规章方面，国务院也制定了一系列的信息安全规范。 比如国务院颁发的《中国人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《信息网络传播权保护条例》， 公安部制定了《信息安全等级保护管理办法》，国家保密局制定了《计算机信息系统保密管理暂行规定》等等，这些规章条例的制定也为高校档案信息化建设提供了法理的保障。

高校人事档案信息资料共享平台建设中信息安全管理是重要环节之一，特别是人事档案管理各关键岗位的人员， 对档案信息的安全起到重要作用，所以在实际工作中，加强对档案信息安全法律法规的学习，增强档案信息安全意识，减少由于对法律法规学习了解不到位造成档案信息泄露的影响。因此档案管理人员应定期对相关的法律法规进行学习，尤其是法律法规更新后，更要对更新识进行学习，以保证高校人事档案信息安全共享利用。

总之，高校人事档案信息资源共享是档案管理发展的趋势，通过信息共享技术可以大大提高人事档案的利用率， 避免传统档案管理模式的弊端，为学校及社会考察和选拔干部、识别优秀人才，加强高校师资队伍建设，开展教学、科研、党政管理等工作提供重要保障。同时因高校人事档案所具有的规范性、严肃性、真实性和保密性等特征，信息共享需要领导层、 档案管理人员从思想深处重视起来，推动人事档案管理改革，完善管理机制和各项管理制度、规范各种工作流程，加大信息化平台建设的投入、研发和建设，提高安全风险防范意识，提升人事档案管理的综合效能。