论公路工程竣工资料常见问题及对策

彭 勇

（贵州省公路开发有限责任公司,贵州 贵阳 550001）

0 引言

工程竣工资料具备唯一性，是真实反映项目工程质量的凭证，工程竣工资料为项目养护和后期维修提供了参考，也为事故责任鉴定奠定了基础。工程竣工资料应真实、完整、全面、准确记录项目工程相关资料，该项工作对提高项目质量意义重大，是确保公路项目顺利开展、划清质量问题时责任人权责的关键[1-3]。

1 公路工程竣工资料编制现状

随着经济的高速发展，公路项目数量与日俱增，确保公路项目工程竣工资料质量成为档案专项验收环节的重中之重。首先，实践中很多项目在档案资料不符合验收条件的情况下进行档案专项验收，虽然项目顺利竣工，但工程竣工资料编制工作滞后，后续工作面临巨大压力，同时也增加了项目质量风险。其次，众多项目工程并未将项目竣工资料与工程进度相匹配，项目竣工后才组织大量人工整理资料，但是工程中很多原始记录难以补充，只能将档案记录资料全面返工，导致资料失真并增加专项竣工验收无法通过的风险。再者，根据《公路工程竣(交)工验收办法》的要求，公路项目工程试运行三年，项目法人仍未申请组织竣工的，交通主管部门责令改正；公路项目工程试运行期间，项目法人仍不申请竣工验收的，责令停止运行并将其纳入违规档案[4-5]。由此可见，公路项目工程竣工资料档案验收工作至关重要。

2 工程施工资料管理要点

2.1 施工资料一般规定

施工资料可分为施工技术资料和质量验收资料两部分。施工技术资料包括安全和功能检验资料、技术管理资料和质量管理资料，质量验收资料包括施工过程验收资料和竣工质量验收资料。

（1）安全和功能检验资料。根据国家标准规范和施工设计要求，安全和功能检验资料包括项目进行期间与安全功能相关的所有检验、试验材料，需要进行安全和功能检测的项目包括路面、排水、桥梁、交通安全设施、路基、构造物、机电工程等，相关指标包括质量检验评定标准、工序验收指标及相关施工工艺参数等。

（2）施工技术管理资料。项目施工期间能反映工程变更或指导项目施工的所有技术性文件均为施工技术管理资料，包括设计交底记录、技术交底记录、施工方案、工程洽商记录、图纸会审记录等。项目进展中需对施工物资、施工测量、施工记录资料等严格保存。

（3）施工质量管理资料。施工中所有反映施工组织、管理、审批的相关资料均被称为质量管理资料，包括施工日志、检测计划、检查记录等。项目施工前由技术人员编制施工检测计划，总监理工程师批准后方可落实。施工单位根据项目进展和工作情况定期如实填写施工现场质量管理检查记录，并由总监理工程师审查，施工日志则要逐日真实、准确、完整、连续记录直至项目竣工验收。

（4）质量验收资料包括施工过程验收资料和施工质量验收资料两部分，其中施工过程验收资料包括工程建设相关技术标准、施工规范、质量检查文件及各种质量记录，实践中最常见项目包括分项工程质量验收记录、检验质量验收记录、分部工程质检验收记录等。竣工质量验收资料则包括项目竣工后所有与之相关的质量验收资料。

2.2 工程施工资料管理的基本要求

施工资料应符合工程质量验收标准，严格遵循施工、验收规范要求，执行工程合同和设计文件指标。

（1）进度统一，分类归档。施工资料应与工程项目进展相吻合，建立健全施工材料管理规范，专岗专责，配备专职施工资料员进行项目施工资料的全程跟进、收集、整理。施工资料的书写应字迹清晰，涵盖项目内容齐全、真实、准确，确保资料如期汇总。总承包单位汇总各分包单位施工材料，确保各单位标准统一，进度一致，由专岗人员进行施工资料真实性、完整性地核查与校对。

（2）依托施工进度，及时催收资料。施工中，工程项目资料管理员必须严格掌握施工进度，了解不同工段项目进展，并掌握本工段该阶段需收集资料内容及填写要求，及时归结工程资料，跟踪不同工序进展，汇总施工资料收集现状，避免工作滞后。施工资料按照专业、类型、级别、工程等不同类型收集和整理，确保材料整齐归档，数据真实可靠[6-7]。

（3）施工前，制定技术资料管理方案，明确不同施工环节需填写表格内容、填写规范、注意事项，落实责任人，加强资料验收、收集、核查，通过业务培训提高现场人员资料管理意识，形成良好工作的习惯。严格执行施工计划，确保工程资料完整、准确、准时汇总，约定双方在资料提交方面的责任与违规处置规定，对提交时间、内容格式、审批要点等严格约束。根据施工经验，须严格限制资料提交时效的内容包括技术变更审批、材料样品送审、检验报验、分项工程报验、材料进场报验、分部工程报验、竣工报验等。此外，施工资料管理部门应设置专责资料员，施工材料应保留原件一式三份，复印件提交时须加盖单位公章并注明原件存档处，内容清晰且严禁修改、涂抹。

（4）按照单位或子工程组卷，或以专业、分部工程对土建工程组卷，每卷应包括施工管理资料、过程验收资料、工程技术资料、质量控制资料、安全和功能检验资料、竣工验收资料等，按照规范顺序排列装订，整齐放置便于查找。

3 竣工资料常见的主要问题

结合实践经验，公路项目工程竣工资料整理中最常见问题如下所示：

3.1 套复

工程项目属于同一分部，工程资料形成时将分部工程名称填写完毕后生成对应资料，随后将其复印，并于复印件上录入不同数据将其作为原始文档，该行为属于对档案资料的套复，不符合档案资料保存的规范要求，根据规范化指标需要保留材料原件而非复印件。

3.2 漏记

档案资料填写要求完整、真实、连续，而实践中发现有关档案资料存在部分记录内容空缺，需要记录在表格的内容，并未如实填写或填写方式不符合档案规范。

3.3 记录不准确或不规范

档案材料填写用笔不规范，使用易褪色笔填写，导致其笔迹不清或难以辨别内容。记录内容未严格按照填写规范和格式记录，存在偏差值未记录原始资料，或存在编号填写不符合行业规范、修改记录不合规等。

3.4 资料不全

主要表现为项目前期资料欠缺和项目进展中资料欠缺两方面，前者主要表现在立项审批文件缺失、水土保持专项审批函缺失、环保审评专项文件缺失、项目征地文件缺失、林地使用批准函缺失、拆迁补偿合同缺失、三线迁移证书缺失等，其中拆迁补偿原始记录缺失最为常见。后者主要表现为工程计量附表缺失、变更设计图纸缺失、工程会议纪要缺失、工程往来文件缺失、工程管理记录缺失等，其中施工日志缺失或不完善最为常见。

4 常见主要问题的原因分析及对策

4.1 容易出现资料问题的情形

（1）工程技术人员未严格执行操作规范与技术指南，为了简化手续、节约时间未进行原始文件记录，而是单分部填写后，其他分部复印的套复行为。

（2）原始资料形成过程中存在经验主义，未对特定项目需求加以关注，对可能需要修改或尚未形成统一认知的内容漏写，后期未能及时补充。工程技术人员对档案规定统一填写规范不了解，为避免填写错误，漏记关键内容。

（3）工程技术人员不熟悉档案资料管理规定，使用易褪色笔填写原始记录导致资料放置后笔迹淡化，原始数据难以辨认。在记录出现差错需要修改时未严格遵循档案资料记录规定加以修改，出现记录不规范或准确度不高现象。此外，对于一些内容项目组并未统一填写格式，导致不同项目部或相同项目不同施工段的记录格式差异大，导致原始记录不规范或不准确。

（4）项目采取法人制，但实际情况是项目立项资料人员与实施人员并非同一人，在项目交接的过程中对档案管理注意事项未做好交代，很容易导致前期工作原始资料缺失。项目征迁工作涉及面广，多由地方政府组建指挥所加以协调，但人员过于频繁变动导致项目档案资料管理人员无法准确收集、整理和归档资料，从而出现前期原始资料欠缺现象。在施工高峰期，现场进度要求高、施工难度大，为确保质量、安全、造价、进度等工作同步，各单位均没有多余的精力协调项目工程档案资料归档工作，加之工作人员对档案资料汇集工作的重视程度不足，导致项目实施期间资料未能完善收集[8]。

4.2 原因剖析

（1）档案管理专业知识欠缺。公路工程档案资料编制工作专业性强，实践中多采用自行编制、委托专业档案管理公司编制或两者结合等不同类型模式执行。不论采取何种工程竣工资料编制模式，都对项目工程竣工资料编制人员专业性提出较高要求，尤其是公路工程项目本身具备地点分散、学科复杂、专业面广等特点，需要从业人员同时具备档案专业知识、项目管理知识等。

（2）为提高项目规范性，建设单位于项目实施过程中遵循交通运输部《公路工程竣工资料编制办法》要求委托专业档案咨询管理公司进行档案知识培训、编制项目管理细则、构建参建单位档案专业人员明细或聘请档案专业技术人员现场指导，通过不同模式提高施工人员的档案意识。但是实践中发现，工程档案资料具备形成周期长、分散度高、涉及人员广、技术要求强、细节规范高等特点，很难保障参与培训人员全面掌握相关专业知识，导致项目档案资料管理人员虽然参加专业培训，仍未能确保档案资料符合规范要求，无法从根本上解决项目进展中资料档案问题。

（3）资料收集、归档、管理不符合实际。工程前期、施工中、工程竣工后需要根据管理规范及时收集、归档和管理资料，根据项目类型和特点分卷整理，工程资料管理中需要对工程量、工程质量、管理细节等相关内容加以评估，资料归档后仍然有部分资料停留在档案管理人员手中，无法如约归档，导致重要文件缺失，降低档案资料管理质量[9]。

4.3 可采取的对策

项目工程竣工资料具备分散性特征，需在项目进展期间随时跟进，制定详细的项目工程竣工资料管理规范，系统性、计划性、全面性落实，控制关键时间节点，严守重点技术指标，把握核心工序流程。

（1）依据《公路工程竣(交)工验收办法》《公路工程竣工资料编制办法》等规范要求，结合项目实际情况出台工程竣工资料整理实施细则，形成系统化、专业化管理规范并严格落实，对工程项目资料形成、收集、归档、管理等重点管控，做到有据可依，严格控制编制收集、归档时间、归档范围等技术指标，根据工程进度表控制工程进度，同时结合资料特点、工程特征规范约束组卷细则。

（2）针对参建单位进行培训，提高在岗人员档案资料管理意识，提高操作规范性，明确具体责任人在工程竣工资料整理中的任务，全员统一，规范标准，认真执行，严格审查，重点防控。

（3）项目实施初期，组织工程技术人才、档案资料管理人才进行联合检查，对项目现阶段档案资料管理方面存在不足加以引导，工程专业人员复查相关问题定期反馈，采取动态管理和定期监督，确保常态化，提高规范性。

（4）依据工程项目完成情况编制、收集和归档资料，制定工程竣工资料内部验收计划，根据验收计划核查资料汇集情况，分阶段封存资料。例如软基处理环节，专业档案人员对软基处理相关工程资料进行验收，查验资料完整性并组织项目公司进行现场封存。

5 结论

工程竣工资料能直观反映项目建设水平，真实反映工程质量，根据《公路工程竣(交)工验收办法》要求，公路工程竣工资料编制应与项目建设同步。为提高公路项目工程竣工资料汇编质量，应通过制定制度、落实责任、加强管理等方式严格执行施工标准，针对资料漏记、记录不全、填写汇编不规范等问题，提出了解决对策。最终通过相关措施的落实，项目工程竣工资料与工期匹配，项目质量得以保障。