第三方食品检测委托协议书的规范书写方式分析

◎ 吴双双，马 晓，王争光，张大强

（河南泰庆质量检测有限公司，河南 郑州 450000）

河南泰庆质量检测有限公司（以下简称公司）承接食品企业客户委托检测时，由于部分业务人员对委托协议书的书写规范性不够重视或专业性不强，容易导致样品流转、检测或者报告编审环节出现问题，进而影响样品受理、实验室检测及出具检测报告的效率，严重时甚至造成与客户之间的纠纷，影响公司的信誉和服务质量。针对公司委托协议书书写时经常出现的问题，本文从委托协议书的规范书写、书写时需注意的事项及委托检测业务人员需具备的能力3个方面进行总结分析，旨在提升第三方食品检测委托业务受理的效率。

1 委托协议书的规范书写

由业务人员根据客户需求并结合公司检测能力，指导客户完成委托协议书的书写，委托协议书的内容包括但不限于以下内容。

1.1 委托方信息

委托方信息包括委托单位名称、地址、委托单位电话、送样人及电话。

1.2 样品信息

样品信息包括样品名称、样品批号、生产、购进或加工日期、保质期、样品数量、规格型号、商标、样品等级、生产单位、联系电话、样品状态、包装形式、样品保存要求、样品类型及危险类型。若某些信息不能标识，则应以“/”代替，注意多个样品时请书写附表，附表具有同等法律效力。

（1）预包装和非定量包装的样品名称应同样品标签保持一致，散装样品名称以客户提供为准。当样品名称同样品本身明显不符合时，应当和客户进行再次确认。

（2）商标以样品或者包装上标识的为准，包括注册商标（右上角或右下角标注“R”或“注”注册标记，或者直接标明是“注册商标”）和商标申请注册中商标（标注TM），商标主要包括文字、图形、字母、数字、三维标志、颜色组合及上述要素的组合。

（3）样品数量要跟实际送样量相符，样品需要检查是否符合检测要求。样品数量应以包、盒、袋等词标明，具体形式如3包、4盒、5袋，若每个独立包装含有小包装也应明确标注。散装样品也应明确其重量，如1 kg。

（4）样品的规格型号要清晰明确，具体以100 g/包、200 g/盒等形式标注，计量单位和规格型号的规范表述参照《食品安全国家标准 预包装食品标签通则》（GB 7718—2011）[1]。

（5）样品等级涉及到质量指标判定时需明确写出。例如，小麦粉应明确标注特制一等、特制二等、标准粉或普通粉。

（6）样品状态需书写清楚，如固体、液体、半固体及固液混合体等。

（7）包装形式需书写清楚，如预包装、非定量包装、散装。包装材料需写明，如塑料袋装、瓶装、纸盒装和易拉罐装等。

（8）样品保存要求需书写清楚，如常温、冷藏（1～5 ℃）、冷冻（-18～-22 ℃）、避光及干燥等。

（9）样品类型需书写清楚，如食品、食品添加剂、非食品等；危险样品需书写清楚，如易燃易爆、腐蚀性、毒性（非剧毒）及遇潮易燃等。对送检样品中包含的任何已知或潜在的危害，如有毒有害、放射性、爆炸性或易传染等样品，应当事先告知公司。

1.3 检测信息

检测信息包括检测项目、检测方法、判定依据和检测说明。

（1）检测项目的名称需用国际公用名称、通用名称、常用名称等表述，有判定依据时，按照判定标准里面的表述书写。

（2）检测方法和判定依据根据产品具体情况选择，选择时需注意可能出现的特殊情况。例如，有些样品检测方法所用的标准指向非最新的标准；大肠菌群的检测方法《食品安全国家标准 食品微生物学检验大肠菌群计数》（GB 4789.3—2016）和《食品卫生微生物学检验 大肠菌群测定》（GB/T 4789.3—2003）均有效；样品采用判定依据如GB 2760、GB 2762时需要根据生产日期选择哪个年代号的标准进行判定。

（3）检测说明需书写清楚采用委托方指定的标准方法或方案、同意采用本公司指定的标准方法或方案、经委托单位认可同意分包，并写明分包项目。

1.4 服务要求

需明确选择报告类型（纸质、电子版报告）、资质印章（CMA、CNAS、CNAS+ilac·MRA、CATL）。并明确报告数量、结果是否评价、报告送递方式、是否退回样品、服务周期、检测服务收费及其他要求。委托协议书服务要求信息栏如图1所示。

图1 委托协议书服务要求信息栏截图

1.5 备注

书写上述内容不能明确表明客户需求的信息，如体现同批次多规格、报告附样品照片等信息需进行备注，另外涉及判定的产品类别、产品标签标示值（如酒精度、总酸等）也需要备注清楚。

1.6 委托单位声明和检测单位声明

委托单位声明和检测单位声明分别由委托单位代表和检测单位代表签名、盖章，并书写受理日期。

2 委托协议书书写时的注意事项

2.1 委托方信息

业务人员在承接业务时，应对送检委托人进行身份确认，并且询问委托检验的用途（企业发证检测、型检、出厂检验或者进商超），个人委托应提供个人委托声明和身份证明[2]。注意涉及案件类的产品检测，委托人需经审批后再行委托。

2.2 样品信息

核对样品基本信息书写的真实正确，确保客户所书写的样品信息与样品真实信息相符。样品数量需跟实际送样量相符，并核实送样量是否满足检测要求，特殊送样量如检测黄曲霉毒素B1，样品数量应不少于1 kg[3]。当客户送检样品的样品量无法满足检测需求时，业务人员应告知客户，商议删减项目或备齐样品数量后再行受理。商标以样品包装上标识的为准，若无商标标识则不能体现商标。散装样品或无商标标识的样品需要体现商标时，需要客户提供商标注册证明，并注意核实商标分类和注册人是否符合。

2.3 检测信息

注意检测项目、检测方法、判定依据的有效性及是否偏离，执行的企业标准需要客户提供，并核实企业标准是否备案、有效。核查检测方法资质情况、实验室有无能力检测，如检测方法无资质或实验室无能力检测时，应告知客户，询问客户是否接受分包，征得客户同意后实施分包[4]。涉及分包项目，需要提交分包申请表和分包机构的分包项目资质。如果分包机构不在本公司合格供应商名录，需要提前与受理人员以及质量技术部报备，以便对其进行资质审核等合格性评审（资质审核需要提供分包方营业执照、资质证书、分包项目资质页复印件）。

2.4 委托协议书的修改及变更

经双方签字生效的委托协议书在执行过程中，任何信息的更改均需填写委托协议书变更申请表。涉及变更的内容需第一时间通知相关科室，避免检测错误情况发生。

3 委托检测业务人员需具备的能力

3.1 具备专业的知识储备

指导客户书写委托协议书时，业务人员需要根据客户需求，制定检测项目及报价，为客户提供技术支持。其需要熟悉食品分类、国家抽检细则、生产许可发证细则和相关产品检测标准，并了解实验室的检测能力、机构资质情况、业务流程等[5]。这样才能与客户充分的沟通，签订有效的委托协议书，提高委托业务效率，提升客户体验感。

3.2 了解相关政策法规，具有识别风险的能力

对于客户的委托检测，需要对相关政策法规保持敏感度，并时刻保持风险防范意识，包括法律风险、质量安全风险、环境风险等，当客户提出特殊要求时，需要客户提供证明材料，避免对公司造成不必要的影响，把好风险防控的第一关[6]。

3.3 具有良好的服务意识和沟通能力

委托检测时，作为与客户沟通的第一人，除了需要具备专业的业务能力外，还要具有接待礼仪、饱满的热情及待人接物、沟通表达的亲和力等，以客户为中心，有效倾听客户的需求，提供合理的建议和技术支持，取得客户的认同和信赖。

4 结语

委托协议书的书写是第三方食品检测业务受理的第一步，其规范性对委托业务的效率和正确性起到非常重要的作用。因此，第三方检测机构应加强委托协议书规范书写的重视和培训，提高业务受理人员的专业性，提高第三方食品检测公司委托业务受理的效率，合理规避风险，提高客户的信任感和满意度。