信息技术对科技档案管理工作的影响研究

李媛

摘  要： 科技档案是人们在从事城乡建设、科学研究等劳动中生成的文字材料和声像文件，具有珍贵的保存价值和利用空间。近年来，我国科技事 业蓬勃发展，科技档案管理工作的重要性也被多数单位认可。尤其是科研人员在翻阅大量的科技档案资料，从中得出很多重要结论，对未来科技行业的 发展起到预示作用。本文深入思考了当前科技档案管理工作中存在的弊端，并提出几点改革建议，仅供同行参考。

关键词： 科技档案;管理模式;档案利用率

引言

资本主义国家工业革命以后，专业化分配工种任务变得十分普遍，科 技档案这个全新的概念走进了人们的视野。众所周知，发达国家科技档案 管理工作起步较早，他们将科技档案与国家经济发展紧密相连，认为科技 档案管理是促进国家经济和生产建设的必要条件之一。近年来，我国市场 经济改革利好，大量科技成果转化为先进生产力，科技档案也从默默无闻 走向了发展前沿，越来越多的科研管理单位开始重视科技檔案管理工作，  信息技术涌入我国各大行业以来，与各行业之间建立了密切联系，展现出 信息技术对行业发展的影响力。

1 信息技术对科技档案管理工作的影响

1.1  提升科技档案的利用率

在国民经济和信息技术高速发展的时代，企事业单位在进行科技档案 管理的过程中，面临的最主要问题之一就是科技档案的数量大幅度增加。 同时，在这一时代背景下，科技档案的复杂性也显著加强。因此，在这一 过程中，企事业单位需要在现有的基础上进一步加强档案管理工作的效率 和档案的利用率，最有效的措施就是对科技档案管理模式进行创新，并在 这一基础上提升科技档案管理工作的信息化水平。在进行管理模式创新之 后，企事业单位的科技档案利用率就能够得到更加有效的提升。而对于企 事业单位来说，科技档案利用率的有效提升，能够在提升其运营管理水平 方面发挥出至关重要的作用。

1.2  有助于科技设备维护

科技设备在购置、使用、维护方面都会有数据记载，为了实现科技设 备的正常运行，生产出安全可靠的科技产品，科技设备维护人员需要定期 对设备进行保养和检修，将可能发生的故障扼杀在萌芽之中。科技设备精 密度较高，可改造性也较强，很多科技设备通过创新改造能够提高产品质 量和数量，这就需要科技设备技术研发人员在深入分析设备构造和原理的 基础上，改良设备性能。科技档案资源真实记载了科技设备的基本参数，  对科技设备的研发与维护均能提供数据支持。设备研发人员不需要再反复 拆解零件就能够从设备性能指标中预见到设备创新所能带来的益处和弊 端，便于及时修正改良方案[1]。

1.3  减轻档案管理人员的工作负担

在科技档案管理工作呈现出信息化和电子化的发展特点之后，档案管 理工作的效率得到了比较有效的提升。但是由于档案管理工作模式并未完 全脱离传统档案管理模式的框架，因而部分企事业单位中档案管理工作人 员的工作负担仍然比较沉重。与之相对的是，在企事业单位中，档案管理 人员的工资待遇往往处于中下游水平。对于企事业单位来说，进行科技档 案管理模式创新，最主要的目的之一就是有效降低档案管理人员的工作负 担和由此产生的心理压力。在这一基础上，企事业单位的科技档案管理工 作水平就能够得到更加有效的提升与强化。从这一角度上看，针对科技档 案管理工作模式进行创新是相当有必要的。

1.4  实现档案资源共享

档案管理孤岛现象由来已久，如何破解这个难题一直是档案管理工作 人员的首要问题，信息技术在改变了传统档案管理方式的同时，也有力打 破了孤岛瓶颈。科技档案资料内涵丰富，涉猎范围广泛，是各个行业争抢 的重要资源，为了全面促进我国科技行业的迅猛发展，科技档案资源共享 被提上了日程，成为人们关注的焦点。我国从事科研项目的企事业单位众 多，科技档案的保存也是各自为政，没有统一的行业管理标准，更缺乏档 案资源共享平台，因此，很多科研项目的研究内容都无法进行再次利用。 科技档案管理信息系统的建立促使各企事业单位不得不重视科技档案资源 共享的积极作用，从而实现科技档案之间的交流与合作，避免重复研究造 成的人力、财力、物力的浪费[2]。

2 当前科技档案管理工作中的问题

受到市场经济因素影响，档案管理工作始终处于企事业单位日常管理 中的弱势地位，很多领导认为科技档案管理工作并不能直接为企事业单位 带来经济收益，在基础设施建设投入和管理人员培训方面也就不够重视，  大部分经费还是用于科技项目研究上，忽略了科技档案管理工作的经济价 值。档案管理人员没有充足的经费更新老化的信息技术设备，科技档案管 理信息化建设也只是浮于表面，不能落到实处。信息技术的发展日新月 异，档案管理人员的信息技术水平也应得到提升，否则将无法满足档案管 理信息系统建设的需要。可是一些企事业单位并没有开展档案管理信息化 培训工作，致使很多档案管理人员并没有接受过正规的信息技术操作方面 的学习，理论知识不过关，操作能力不达标，即便是企事业单位通过第三 方平台购买了科技档案管理信息系统，也会因为无人操作而沦为摆设，根 本起不到档案管理信息化的利用价值。

3 加强科技档案管理模式创新性的建议

3.1  加强对档案管理工作模式创新的认识

在进行科技档案管理模式创新的过程中，企事业单位需要进一步加强 对档案管理工作的认识水平。具体来说，首先，企事业单位必须认识到科 技档案在单位进行科技研发和管理工作的过程中能够发挥出至关重要的作 用。只有如此，才能为科技档案管理水平的提升提供基础保障。其次，对 于单位管理层来说，在提升对科技档案管理重视程度的基础上，还必须在 现有的基础上进一步加大对科技档案管理工作的人才和资金投入，帮助本 单位进一步提升科技档案管理工作的效率和质量。同时，为保障科技档案 管理工作的顺利进行，企事业单位还需要对科技档案的管理方法与管理流 程进行更加科学的认识。在这一基础上，针对现有的工作流程与工作方法 进行完善。在这一基础上，科技档案管理工作的创新性就能够得到进一步 提升[3]。

3.2  融入信息技术。科学技术与信息技术的发展

一直是相辅相成的，都能在各自发展的道路上彼此成就，将信息技 术融入到科技档案管理工作之中也是完全契合了当代科技发展的大趋势，  为科技企事业单位的发展增添助力。全球贸易化对我国市场经济的冲击日 益增大，科技企业如何有力抢占市场份额，提升技术核心竞争力，关键在 于优化科技产品结构，通过研发不同层次的科技产品来满足不同人群的需 求。因此，我们科技档案管理工作人员更要立足岗位实际，在日常的档案 管理工作之中提升信息技术运用频率，借助科技档案管理信息系统的优 势，完善科技档案分类与汇总。同时，科技企业也要善于从科技档案中寻 找机会，充分运用科技档案信息管理系统，按照系统内的权限要求，实名 制注册个人信息，查询所需科技档案资源，积极运用好科技档案管理信息 化的契机。

结语：综上所述，随着信息化技术的发展，科技档案管理逐渐朝着数 字化、电子化方向发展，通过电子资料的存储、整理，以及档案管理平台 的构建，对各信息资源进行有效整合，使网站资源共享得以实现，通过在线档案资料的网络服务，进一步发挥档案使用价值。

参考文献：

[1] 秦彩霞 . 浅析信息化时代科技档案管理工作创新研究 [J]. 才 智，2018，14（33）：217.

[2]黄兆梅.新形势下科技档案管理模式创新[J].办公室业务，2017，18（16）：119.

[3]刘岩.优化科技档案管理助推高校科技创新[J].中国高校科技，2017，12（Z1）： 31-33.