公立医院会计档案电子化管理探讨

张少萍 崔慧婷 李风芹 王永照 王靖旭

摘 要：随着信息化的快速发展，医院档案管理模式也随之改变，进入了信息化建设中。而作为医院档案的重要组成部分——会计档案，实现电子化管理，却步伐滞缓。文章从会计档案现状、会计档案电子化管理问题和策略等方面，分析探讨公立医院如何安全、有效地借助信息化平台实现会计档案电子化管理。

关键词：公立医院 会计档案 电子化

中图分类号：F062.5G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）02-235-02

现代社会是一个信息化飞速发展的时代，随着“互联网+医疗健康、智慧医疗”的健康推进，公立医院加快了全面信息化建设的步伐，在诸多领域实现了信息化管理。医院档案管理是医院管理的重要组成部分，实现信息化管理是顺势而为，而会计档案作为医院档案的重要部分，在大数据的信息化时代，实现电子化管理也是必然要求，为医院早日实现全面信息化管理添砖加瓦。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局颁布《会计档案管理办法》，规定了会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，确定了电子会计档案在法律上、实践中的合法身份。

一、公立医院会计档案实现电子化的必要性

医院会计档案是医院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映医院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。作为公立医院的会计档案，具有区别于其他单位的特殊性。

首先，公立医院具有集醫疗、教学、科研、预防、保健于一体，多功能特征。产生的业务活动多，反映经济活动的会计资料同步增多。这些会计资料不仅仅体现在医院职工参加学术交流、培训、进修等的差旅费、科研、教学活动产生的合规费用，医院日常应付、应收账款、卫生耗材、固定资产入库、工程建设、会计报表、财务分析、银行对账等需装订成册的纸质凭证，还体现在门急诊、住院和医保大病的各个患者的就诊信息和资金收付明细的保存。比如目前门诊收费采取预交金模式，数额巨大，存档的门诊收入日报表是从HIS系统导出的汇总报表，而预交金余额明细以电子化形式存储在医院HIS系统，信息工程师和门诊收费相关负责人一定要做好系统维护、备份，防止数据丢失，造成不必要的医患纠纷。

其次，纸质载体保存的医院会计档案具有真实性、稳定性和不可修改性的优点，但随着会计资料的越来越多，保管期限的延长，其中凭证类档案保管期限由15年延长到30年，纸质会计档案的弊端凸显。医院会计档案需要占用很大的空间去存放，而以医疗为主的公立医院，寸土寸金，空间不足是存储的大问题，而且会计档案对存储环境要求高，需要防潮、防虫、通风，房屋还需质检通过的承重能力，加上领导对会计档案重视度不够等等局限条件，势必引导纸质会计档案向电子会计档案推进。

第三，医院纸质会计档案从原始凭证的收集、整理，制单、支付，填制记账凭证，审核，会计凭证装订，整个会计核算流程需要耗费大量的纸张、耗材和人力，这也与国家提倡的绿色、环保、健康、节约资源理念相悖。公立医院每月产生的会计凭证很多，平均每月约2000多张凭证，会计档案存放时间的延长，对会计档案质量和会计档案装订质量有更高的要求，增加了财务人员工作量。但财务人员并不是专业的装订人员，凭证装订质量不佳，外观不严谨问题仍存在。

第四，公立医院需要迎接很多的检查、审计、评审、考核等，如三甲评审、绩效考核，每年的财务收支、财务报表审计、领导人的离任审计等等，对财务的审计是重点，通过调取会计凭证、财务会计报表、银行存款日记账、会计账簿、银行存款余额调节表等资料，来发现医院在财务管理中的问题。频繁的查阅、搬运，复印，耗时耗力耗资源，还容易造成会计凭证纸张破碎、缺失。

总之，公立医院会计档案电子化管理势在必行。

二、公立医院会计档案电子化管理的主要问题

医院电子会计档案是指医院在会计核算过程中，通过计算机和网络等电子设备接收、查阅、传输和存储于磁盘、光盘等载体的，以记录医院经济活动事项的发票、文档、表格等各种形式的会计凭证和会计档案。电子会计档案相对于纸质会计档案节约了成本，具有高效性、便捷性、实时性、共享性和保密性。公立医院会计档案要实现电子化管理，应具备完善的环境、硬件、软件、安全防控等的支撑，目前还面临着许多问题。

（一）公立医院对会计档案电子化管理重视程度不够

公立医院目标是建立现代化医院管理制度，建立智慧医院，财务管理信息化建设也是信息化时代必然趋势，但医院对会计档案电子化管理没有引起足够的重视。公立医院重视的是医疗、科研、教学等主营业务，关注财务指标、资金运作、收益等，却对承载上述业务的媒介重视不够，忽视档案工作，缺乏档案意识，导致会计档案信息化发展滞后，仍守旧的习惯于纸质会计档案，这是全面建设智慧化医院的空白地带。关注度不够，医院对会计档案管理投入的资金和人员有限，阻碍了会计档案实现电子化管理的步伐。

（二）公立医院缺乏健全的电子会计档案管理制度

尽管新《会计档案管理办法》明确了电子会计档案合法地位，对电子会计档案归档、保存、移交、销毁等提出了要求，但目前大多数医院并没有提高电子档案管理意识，对电子会计档案没有深刻了解和认识不足，所以针对电子会计档案并没有制定相关的管理制度，没有规范的管理流程，没有明确的电子会计档案管理人员职责。制度是开展工作的保障，没有制度，工作难以顺利开展，公立医院缺乏电子会计档案管理制度，给电子会计档案的收集、整理、利用、保存等方面带来不利的影响，从而影响会计档案电子化管理的实现。

（三）公立医院电子会计档案管理安全隐患多

相对于医院纸质会计档案的占用空间、查阅不便、浪费纸张等弊端，电子会计档案具有高效、节约、便捷等优点，但同样都存在着安全隐患。纸质和电子会计档案都会受到自然灾害或环境的影响，特别是电子会计档案的存储介质对环境要求更高，潮湿、高温、消磁、灰尘等都导致会计档案损坏，数据受损，影响会计信息的真实可靠性。电子会计档案是通过计算机、网络、存储器和信息系统来传输、保存和利用的，相比于传统的纸质会计档案，会计信息更容易被篡改，且不留明显痕迹，不容易被发现，降低档案信息的真实性。若没有严格的权限限制和高级的信息安全防护措施，电子会计档案会遭遇人为修改、黑客攻击、病毒侵入和机密窃取等困扰，导致数据损坏，会计信息失真、泄露，甚至系统瘫痪，会给医院造成重大的损失。

（四）公立医院电子会计档案管理人员的职业素养有待提升

公立医院的会计档案管理工作往往是由医院的财务工作人员兼任，虽熟悉财务专业知识，但会计档案管理知识不足，特别针对会计档案的电子化管理，更缺乏管理经验。而且档案管理人员本身的档案意识不强，对档案的重要性认识不足，造成档案管理的有效性缺失。医院会计档案电子化管理能否顺利推行，需要医院重视、扶持，加大投入，培养复合型电子会计档案管理人才，不仅具备会计档案专业管理知识，还应具备财务和审计技能，同时具备计算机、网络方面的能力，能运用现代先进信息化技术，熟练和规范地进行电子会计档案管理操作。

三、公立医院会计档案电子化管理的主要策略

（一）提高重視程度，加大经费投入

会计档案是经济业务的载体，其重要性不言而喻。会计档案应与时俱进，在信息化大潮下实现电子化管理，这不仅仅是财务部门的事情，更应该得到医院领导的重视和大力支持，在政策和资金上给予档案管理工作支持。配备建设电子会计档案管理系统的硬软件设施设备，加大技术和人才方面支持;有条件的医院可以建立环境达标的电子会计档案查阅室，专人管理和维护;构建网络安全体系，确保电子会计档案系统的安全。

（二）建立健全电子会计档案管理制度，规范会计档案管理流程

医院要依据新《会计档案管理办法》，结合医院实际工作，重新修订、完善符合医院特点的《会计档案管理办法》，增加关于电子会计档案管理条列，主要针对电子会计档案的归档范围、移交、保管、存储备份、利用、鉴定销毁等方面的条款，进行细化完善，切实做到有规可依。完善电子会计档案借阅、审批权限、数据维护管理流程，落实岗位责任制，规范电子会计档案管理流程，保证电子会计档案的真实性、完整性、规范性和安全性。

（三）建立电子会计档案安全和风险防控系统，保证会计信息安全

医院要实现会计档案电子化管理，其高效性和风险性，便捷性和安全性是并存的。电子会计档案系统容易受到病毒、黑客的攻击，医院应设置防火墙、高级杀毒软件，定期检测，增强会计信息安全防护;严格会计档案查询权限管理，完善审签程序，层层涉密，人员分离管理，规范操作，加强内控，防止个人随意篡改会计信息;加强电子会计档案数据备份，把备份与原始档案分开保管;加强环境保护，保证会计档案储存介质不受物理环境损坏;定期对电子会计档案软硬件进行完善和升级，确保会计信息安全;强化安全意识，加强安全培训，提高会计档案管理人员的安全意识和技能，保证电子会计档案真实、可靠、完整和保密性。

（四）提升电子会计档案管理人员综合素养

医院要推行会计档案电子化管理，应积极引进或培养复合型档案管理人才，方能胜任电子会计档案管理工作。医院要组织内部培训，加强会计档案管理人员财务会计、档案管理、信息化技术、网络安全等方面的学习，提高其专业素养，保证档案管理工作质量，助力会计档案电子化管理模式的实现。档案管理人员不仅需要较高的职业素养，还应具备优良道德素养，树立高度责任心，明确自身职责，认识到档案管理的重要性，拒绝违法操作，确保医院电子会计档案安全。

四、结语

信息化时代下，会计档案管理也应积极创新，与时俱进，积极推行会计档案电子化管理，在保证电子会计档案信息安全的基础上，提高会计档案管理工作效率和质量，为推动医院高质量持续发展提供坚实的电子会计资源支撑。

参考文献：

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[7] 闫晓巧.学好《会计档案管理办法》，做好会计档案管理工作[J].现代商业，2016（07）

（作者单位：青岛大学附属医院 山东青岛 266000）

（责编：若佳）

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