企业招标代理机构采购文件结构化管理与应用研究

彭雯文 华润守正招标有限公司

一、相关理论概述

（一）项目管理相关知识

项目管理，从广义上讲，属于管理学，是构成管理学的一个部分；从狭义上讲，项目管理指的是在某一个项目活动当中运用相关的专业知识技能或者相应的工具与方法来进行研究，在研究过程中，是该项目能够在现有的资源限制下完成预设的目标，或者超额完成。项目管理是对一些成功地达到一系列目标相关的活动的整体监测和管控，这其中就包括了项目的策划、项目相关进度的计划以及维护项目活动的相关进展。项目管理中，项目指的是在规定时间内需要完成的一次性任务，运用管理的知识与方法来解决项目的问题或达成项目的需求。其中最主要的五项工作是领导、组织、用人、计划、控制。

项目管理的特性主要包括：

普遍性。项目作为一种一次性和独特性的社会活动而普遍存在于人类社会的各项活动之中，甚至可以说是人类现有的各种物质文化成果最初都是通过项目的方式实现的，因为现有各种运营所依靠的设施与条件最初都是靠项目活动建设或开发的。

目的性。项目管理的目的性要通过开展项目管理活动保证满足或超越项目有关各方面明确提出的项目目标或指标和满足项目有关各方未明确规定的潜在需求和追求。

独特性。项目管理的独特性是项目管理不同于一般的企业生产运营管理，也不同于常规的政府和独特的管理内容，是一种完全不同的管理活动。

集成性。项目管理的集成性是项目的管理中必须根据具体项目各要素或各专业之间的配置关系做好集成性的管理，而不能孤立地开展项目各个专业或专业的独立管理。

创新性。项目管理的创新性包括两层含义：其一是指项目管理是对于创新（项目所包含的创新之处）的管理；其二是指任何一个项目的管理都没有一成不变的模式和方法，都需要通过管理创新去实现对于具体项目的有效管理。

临时性。项目是一种临时性的任务，它要在有限 的期限内完成，当项目的基本目标达成时就意味着项目已经寿终正寝，尽管项目所建成的目标也许刚刚开始发挥作用。

项目管理渗透在日常的工作过程当中，每时每刻无处不在，它并没有一个规定的实际客观存在，但是在进行绝大多数工作任务时，都会用项目管理的相关知识来解决问题。

（二）企业招标代理机构的生命周期

企业的招标代理机构指的是依照法律要求建立，受招标人委托，代替组织进行招标工作，并且提供相关的全面性服务的组织。企业招标代理机构在交易活动中充当着社会中介的角色。自20世纪80年代起，我国的招标投标代理机构开始崭露头角，企业招标投标代理机构拥有专门的技能型人才和高端的技术技能，从而组建成一批专门从事招标业务的机构。

对于招标投标工作来说，其工作流程是相对比较复杂的，但是也具备一定的系统性，目前招标投标工作的程序较为完善，工作过程中的操作也相对比较规范，涉及的流程环节比较多，需要更加专门的人员进行。企业招标投标代理机构，由于日常工作量比较大，因此积累了较多的招标投标经验，对于企业招标投标代理机构的稳定性发展来说，是很有帮助的。

最近几年，我国招标投标代理机构的业务有了很大的发展，业务水平不断提高，招标投标代理机构在日常的工作过程中，在保证工作质量和工作效率的前提下，还能够对工作内容和流程进行相应地完善，招标代理机构的生命周期是根据企业招标代理机构的业务水平来决定的，当其业务水平处于较高的阶段时，相应的生命周期就能得到一定的延续[1]。

（三）资料库

资料库根据其所处资料的数量来进行一定划分，一般来说，作为普通企业，即便是日常的招标投标，因工作量较大，没有长时间的积累，也很难形成企业内部独有的、完善的资料库。资料库不仅仅指的是对相关招标投标信息的储存，整理与总结，还包括在大量的招标投标工作积累当中，形成一定的经验，能够绝对的引导未来的招标投标工作。

因此，从严格意义上来说，资料库大多是由企业招标投标代理机构所拥有，并且高频地应用在日常的招标投标工作当中，为更多的企业进行有效的规划，帮助其进行招标投标工作。因此，资料库对于招标投标工作来说非常重要，企业招标代理机构要在日常工作过程中，要将资料库的维护工作重视起来，只有这样才能够保证招标投标工作的准确度，也能够促使企业招标代理机构进行可持续性稳定的发展。

二、招标代理机构采购文件结构化管理现状及问题分析

（一）招标代理机构采购文件结构化管理存在形式

招标代理机构的采购文件是根据对工作流程节点的梳理进行编制的，因此，招标投标代理机构的采购文件制定是有一定标准和范围的。但是目前就招标投标代理机构编制的采购文件来看，绝大部分招标投标代理机构的采购文件没有以相关标准范本文件作为支撑，也没有投入相应的人力物力进行编制企业标准文件。当企业业务范围可能涉及代理项目需要的标准文件编制时，相关文件的编制就需要根据实际项目的特点和情况来完成。基于招标投标代理机构所代理招标的项目的范围非常广，所以需要关注的标准文件也就相对比较多、比较复杂。但是对于现如今的招标投标，代理机构采购文件的管理来说是相对较为模糊。首先，采购文件并没有确切地清晰的存在形式，其次，对采购文件的编制来说，并没有过多的标准文件或者范本进行参考[2]。相关部门也没有对采购文件进行过单独的处理。最后，招标代理机构的采购文件要着重对其结构形式进行一定的改革。

（二）招标代理机构采购文件结构化管理方式

编制代理机构的采购文件结构需要清晰的思路，但是目前的招标投标代理机构没有通过工作岗位以及流程的梳理来建立起岗位、权限、角色、流程之间的连接关系，对于各个具体岗位在招标代理工作法定规定流程中应尽的职责和应有的权限并不明确，工作的标准、内容以及对象也不清晰，缺乏科学制定工作流程的标准，这样在采购文件的编制过程中就不会形成一定的行为标准，对采购文件的各个组成结构的量、质、期以及考核要求做出规定。因此，未来的招标代理机构要在采购文件编制方面不断进行更新，要区别不同岗位级别承担和掌握的不同工作内容，以及编制采购文件的具体工作流程，其中包括与委托方的沟通交流和异常情况处理，要保证到位的、及时的沟通，可以为采购文件的编制工作规避很多问题。还有就是相关的使用人员要将工作重点放到投标文件的接收等一些辅助性方面的工作，编制采购文件，才能够确保多个层面实现流程的规范化管理，保证和支撑招标投标代理机构经营目标的实现。

（三）招标代理机构采购文件结构化管理面临挑战

现如今招标代理机构的采购文件在结构组成方面存在着一定的问题，要在编制采购文件都符合标准的同时实施招标投标代理机构标准体系的电子化管理，是有一定难度的。目前招标投标代理机构各方面工作的要求都在不断提高，在保证工作质量的同时，还要保证工作的效率。招标投标代理机构采购文件的编制，还应该考虑与电子化管理系统相融合，标准化的管理是采购文件编制工作的一大难题，标准体系的建立健全才能够保证招标代理机构的不断发展。现如今最主要的任务就是对采购标准文件的组成结构进行分析，并在此基础上编制采购文件时进行分解，再设置相应的管控措施，不断的优化管理流程和要求。在未来，招标代理机构要着重将采购文件的编制重视起来，确定文件编制的关键控制点，以有效的管控措施，形成实用的采购文件，显著地提升招标投标代理机构的核心业务竞争力[3]。

三、企业招标代理机构采购文件结构化管理研究

（一）企业招标代理机构的采购文件结构化管理模式

企业招标代理机构采购文件结构有待优化，其中，有关部门应进行标准文件的编制，招标文件和采购文件的工艺要求应形成较为统一的标准，基于招标代理机构所涵盖的招标项目范围较广的特点，需要注意标准招标文件比较复杂的情况。相关部门应针对不同类型的项目进行标准文件的编制，并及时颁布，包括施工招标文件以及文件范本、采购文件。

在一般情况下，标准文件是不可修改的，允许修改的部分，可根据项目的具体编制进行调整，企业标准文件的编制主要是针对其在某项阐述的规范化管理中的可变部分，如相关项目的需求、招标投标方案的规划等过程。采购文件的形成过程和编制过程都有一定的规律，只有这样才能够不断优化采购文件的结构，进一步对企业招标代理机构的采购文件进行标准化和结构化的管理。

（二）企业招标代理机构采购文件结构化管理策略

关于企业招标代理机构采购文件结构化的管理，是需要根据企业招标代理机构的相关工作岗位来进行具体规定的，其中最为重要的就是明确各个工作岗位的工作职责以及工作流程当中所承担的角色。只有将各工作岗位的工作职责界定清晰之后，才能够逐步提高企业招标代理机构采购文件编制的工作效率，当企业招标代理机构采购文件的编制工作量达到一定程度时，就会相应地为其积累采购文件编制工作的经验，这样才能够系统地建立起企业招标代理机构采购文件结构化的体系，进一步完善企业招标代理机构采购文件的管理策略。

（三）本章小结

对于企业招标代理机构采购文件结构化管理的研究，是一个长期且具有一定难度的课题，对于企业招标代理机构来说，及时贴合时代的潮流，对采购文件结构化的管理进行相应的更新与改革，是未来发展的方向。采购文件管理体系的建立健全，可以帮助采购文件结构化的完善，从一定程度上能够提高工作效率，进一步促进企业招标代理机构的发展，从而提升企业招标代理机构的核心业务竞争力。

企业招标代理机构采购文件对企业招标代理机构日常的业务发展有很大的作用。因此，作为企业招标代理机构的负责人，要将工作重心转移到采购文件的编制工作上来，以标准文件为参考，根据不同的具体情况具体分析，来不断促成业务的成功。

四、企业招标代理机构采购文件结构化管理应用

（一）企业招标代理机构采购文件结构化管理框架

企业招标代理机构采购文件结构化管理，在其发展过程中有着举足轻重的作用。查过文件，在项目招标过程当中是招标人意志的集中反映，也可以为招标文件的编制作为主要的依据。因此，采购文件的结构化管理框架不仅要根据企业代理机构各工作岗位的不同进行体系的划分，还应该根据采购文件本身的结构组成来形成管理的框架。

关于企业招标代理机构采购文件的编制有非常标准的流程，同时，招标投标文件具有法律效力，需要各个方面的专业性技术人才进行细致的规划，统稿后形成完整的采购文件，最终的编制是需要相关法律人员进行审核的，要最大限度地降低招标文件带来的法律风险。由此可见，采购文件的编制过程也是相对比较严格的，因此，对其管理的框架也是非常清晰的。各个流程环节都有相应的负责人，文件内的各个组成部分都有相应的标准文件以参考，并且，在投标招标文件编制完成后，对于涉及法律相关的内容是不允许修改的，编制人员只需关注能修改的内容，从而进一步提高招标文件的编制效率。

（二）采购文件结构化管理功能模块

采购文件结构化管理体系中有明确的功能模块区分，分区管理的措施可以相应的提高采购文件在编制过程中的工作效率，权责分明则能够在第一时间找出问题所在并进行规避。编制严谨规范的采购文件，在法律法规许可的范围内，既能最大限度地体现企业招标代理机构的工作水平，也能够体现委托方的中心思想，更好地维护招标投标双方的权益。按照采购文件编制的标准，评审采购清单和技术规范的准确、到位以及完备程度，进一步达到招标人、投标人和社会效益的多赢局面。

（三）招标代理机构采购文件结构化管理操作

招标投标代理机构采购文件的管理要进行规范的操作，尤其是对其结构化的管理。只有借助各个明确清晰的采购文件结构，才能够在文件编制工作过程中保证其准确度，这对于招标投标代理机构的发展是非常重要的。在对采购文件结构化管理操作当中，最重要的是要将各部门的权责进行明确，各模块各部门协同配合工作，形成标准化的流程。进一步促进我国企业招标投标代理机构的可持续性稳定发展。

五、结语

大力推行国家出台的招标投标政策，加大对项目后期的监管力度，能够帮助市场变得更加规范。招标代理机构要继续发扬自身优势，深刻领会政策精神，把这种精神与实际工作结合起来，不仅严格要求自己，更要让采购商发挥监督作用。要在这场激烈的市场竞争中赢得一席之地，必须充分提高专业化水平，理论与实践相结合，以高度的专业化来完善对购物者的服务。同时，为中国更规范、更公平的竞价市场环境贡献一份力量。