办公用品采购供应链管理及问题分析

赵鑫 太原供水集团有限公司城北营销分公司

一、大型企业办公用品采购供应链集中化管理

对于大型企业而言，在管理模式上的创新对于企业发展的意义十分重大。而采购本身涉及的项目很多，涉及的部门很多，因此管理模式上的统一性能够很好地提高管理效率，取得好的效果。因为本身涉及的采购项目很多，品种很杂，各个部门的需求点不同，因此难以通过一次性的集中采购来满足所有需求，在这种情况下，必然会存在采购上的成本增加，造成一定程度的浪费。但是如何压缩这种成本浪费，如何进行高效的供应链管理是企业必须要深入思考的。在办公用品的选择上可以分为高价值管理用品和低价值消耗用品，最常见的就是办公室的桌椅板凳、电脑、打印机、空调、投影仪这类长期需要使用的设备用品，这种就被称之为高价值的管理用品。而类似于纸笔、计算机、垃圾袋、打印用纸等这种每日消耗，每日使用的则是低价值的消耗用品。这两者在日常企业的发展中使用最多，但是最容易被忽视。无论是企业的管理层还是普通员工对于这类日常消耗用品都没有太过于关注，而没有办法肉眼可见的去体会它的消耗。但是其实对于企业而言，这类用品的支出是要占据企业每年总支出费用中的很大一部分。因此对于每日办公用品的消耗进行管理以及采购是十分重要的，企业应该要设立相应的部门进行统一的管理，而不是完全放权给每一个部门自己管理，要不然整体的采购成本会大大增加。集中化管理的运用本身就是为了降低采购频率，通过大量采购，降低次数的方式来跟供应商进行价格商谈，建立长期合作，降低采购成本。同时统一的进行采购和集中化的管理还能够真正减少人力物力财力的投入，降低人力物力财力的浪费，提高采购部门的管理办公效率，让企业高效低耗的进行顺畅运转。

以供水公司为例，在零散办公用品上的复购率很高，采购次数越多，采购部门越多，整体的效率越低，因此供水公司也需要进行统一的采购管理，特别是针对城镇供水系统建设以及日常维护的过程中，统一管理的采购模式可以最大限度地降低采购价格，加快采购效率，满足日常的设备维护需求，同时还能够在这个过程中实现对于企业的统一管理，减少企业成本浪费，更好地实现供水公司的有效管理。

二、办公用品采购供应链管理的规范化

在办公用品的采购上，往往采取的是各部门统一上报采购需求，由采购部门进行统一归纳整理之后进行采购，在大型企业中，因为涉及的部门众多，办公用品采购种类多，采购频繁，因此往往效率很低。特别是营销和生产这样的部门，平常工作忙，经常出现上报采购需求不及时等情况，延误了整个采购的进度，降低了采购人员的效率，同时还导致了物品闲置以及人员浪费等诸多情况。基于这一点，对于大型企业而言一定要采用办公软件进行统一的管理，让采购变得更加简单，通过对消耗品进行扫码等方式，出一进一，由软件调控管理，这样采购部门可以随时了解各个部门的实际消耗以及实际需求，及时补空，及时采购，保证整个办公用品的采购井然有序，提高了效率，降低了成本。以供水公司为例，采取这样的办公软件进行采购管理，每年在人力、物力以及财力上都会节约大量的成本。

（一）开发商的选择

对于采购部门而言，并不单单是针对企业各部门各员工的需求进行采购，同时还要面向市场，就相同的办公用品进行品牌比较，在充分调研之后，采取招投标或者是直接联系一级供应商等方式来保证采购的办公用品质量好、价格低、信誉好，然后跟供应商建立长期合作关系，保证供货稳定、高效、性价比高，这样才能够提高采购部门工作效率，保证公司正常运转。

（二）构建采购体系

对于企业自身而言，更需要开发出一套适合自己的采购系统。在这个采购系统中需要明确标明产品型号、数量、价格以及库存，同时要采取灵活管理的方式，对于库存要设置出一进一的系统提醒，设置最低采购线，即办公用品的消耗达到最低采购线之后，就需要采购部门及时地跟主管部门报备，然后逐层审批之后由采购部门及时联系供货商进行订货提货送货等。只有这样才能够最大限度地满足企业发展需求，降低采购部门员工负担，提高整体的采购效率，同时也能够及时的追踪每一笔采购，让账目透明化，管理高效化。对于企业而言，可以在任何一个采购环节设置主管人员，在任何一个部门设置使用管理人员，这样一来可以明确办公用品的消耗方向，二来可以做到及时申请及时审批，降低环节复杂度，提高人员责任心，让企业高效运转，让采购及时透明。而针对部门的不合理采购需求，也可以通过相应的管理人员进行深入了解之后进行驳回，提高效率的同时减少了不必要的开支消耗。

以某供水集团为例，该公司就在企业内部构建了采购管理体系，开发了一整套适合自己企业发展的采购系统，然后针对采购管理抓明细、抓落实，因此每一笔采购清单都十分清晰明了。作为山西省的大型供水集团，为了更好地提高员工工作效率，降低员工工作负担，因此企业的采购部门会从每天九点上班开始就对系统中的办公用品消耗情况进行确认，之后通过相应的采购系统直接将采购需求发给各个部门主管确认，确认无误之后明确各个办公用品的具体用途，然后提交给集团相应的管理人员进行审核，审批通过之后，及时联系供应商进行配货，供应商从最近的仓库进行货物调配之后进行配送发货，然后到了企业之后由采购人员送达各个部门的货物管理仓库，打上标签码，然后在系统中进行记录，之后将采购信息上传给公司财务系统，记录在公司的账目中，财务部门也会派专人定期抽查配货情况，月底统一进行采购信息确认，然后给供应商支付账款。整个流程简介高效，层层审核之后确保了采购明细透明清晰，能够有效地降低采购中存在的各种违规情况，也能够确保各个部门对办公用品的高效施用，具体用途的追踪很大程度上降低了企业内部员工随意浪费的情况。

三、物流供应链存在的问题

当然，对于企业而言，还需要对物流供应链存在的问题进行深入的了解和关注，特别是大型企业，很多时候也会涉及物流运输等问题。目前依旧有很多供应商是没有搭建自己的运输系统的，因此在订单供货上可能出现型号错误，数量不对以及发货时间延迟等情况。同时大型企业本身涉及的办公用品大小不一，配送本身协调上难度较大等问题，容易造成办公用品运送过程中出现损坏，不仅影响企业正常使用，还会降低企业的办公效率。再加上有些办公用品本身在存储上的要求也比较高，因此在供货商的选择上还需要考虑供货商的物流供应问题，由此就涉及了供货商的仓库不宜离企业过远，以防止运输过程中出现存储不当导致的产品质量下降，损坏等问题，还有运输过程中停滞时间长影响供货等诸多问题，这些都是在物流供应过程中存在的问题，是需要企业关注，供应商不断提升质量的关键问题。

四、办公用品采购供应链管理的问题解决

对于大型企业而言，在办公用品的选择上一定要针对采购供应等各个环节进行调研，解决可能存在的影响性问题。特别是在对接供应商的过程中，企业自身要把控供应商的综合能力，要事先就可能存在的诸多问题提出有效的解决方法。比如供应商需要将自己的产品信息、价格、图片等及时地传递给企业，方便企业进行查阅和了解，以便于提前做出采购调整。同时供应商还应该及时的告知客户自身的应急存储能力以及应急采购存储的方案，避免出现紧急情况，难以满足企业采购需求的情况下，企业可以针对性地做出采购调整，对急需产品进行提前采购或者采购存储。其次就是企业要跟采购商实现网络连接，搭建统一的配货体系，通过订单预定以及配送供货的一体化方案来满足企业发展的各种需求，同时也方便企业及时进行订单查询以及物流信息了解。最后，企业自身要有前瞻性，要能够及时地了解供应商的供货特点，针对供应商可能出现的各种问题进行超前预警。因为办公用品采购的零散性，因此一家大型企业是没有办法在某一个供应商处进行集中采购的，需要跟不同的供应商进行联系，需要从不同的仓库进行调货送货，因此企业在这个过程中需要跟各个供应商采取联网模式，通过网络进行数据传输，及时地向各个供应商反映供货需求。针对消耗大、存储难的办公用品要做到每日一整理，每日一传递，及时反映，及时备注，及时采购，从而让供应商能够保证供货质量和供货效率，解决企业的急需求问题，避免因此耽误企业办公，影响企业效率。能够让供应商和企业采购人员及时沟通，这样便可以节约企业的仓库使用，也可以避免供应商与企业采购方产生不必要矛盾，大家协调解决。

有些部门抱怨某些商品不能及时送达，供应商诉苦说不是所有商品在当前库房中都有，而建立大型库房又存在种种费用上的风险。这就不能不提到库存的问题。高库存保证商品的提供，但产生了潜在费用。“高库存”和“缺货”看似一对矛盾的主体，却是成为企业库管的通病。尤其对于办公用品这种流动性很大，种类很多的产品来说，只有建立最优的库存，对上下游厂商及客户建立联合库存产品管理，才能使库存的周转率达到最高。据了解，目前该供应商的库存管理机制常还比较落后，首先是库存信息反馈不及时。库存管理使用手工与电脑相结合的方式，库房电脑与其他部门电脑并未进行网络联接，只是充当了一个存储数据的工具，而对于厂商和公司网络的接口连接也需要有很多改进的地方，数据可以在网络的平台上动起来，而这一动，也是保证“零库存”但“可供货”的桥梁。和供应商进行沟通的时候，发现他们每月盘点时，管理员会将库存报表打印出来，与采购进行对账。面对每月十分繁琐庞大的数字，各部门只求对账上没有出入就好，却并没有根据每月报表数据进行更加深入的分析，要知道，隐藏在这些数字后面的产品流量还是很值得借鉴的。这样事后可以在本身已有的系统上升级一款仓库管理系统作为企业供应链管理的核心平台，并配合相应的优化软件作为协同辅助工具。通过IT系统，可以对库存产成品及原材料进行每日的自动盘点，并分析相关数据。并根据客户需求定位产品，保证进货；其次是通过营销策略，加速产品在市场上的周转率。

从理论上分析，供应链库存管理将库存置于供应链环节，是为了降低成本和消除不确定性而存在，库存的存在完全是为了防范“缺货”的发生。库存的存在解决了缺货问题，但是却引发了另一些问题，这些问题经过整个供应链的放大，变得更加引人注目，同时增加了全程供应链过程的成本投入。如果简单地将库存看作是静态的，是不全面的，库存在很大的程度上更应该是动态的，就相当于存量，而与之相对应还有流量的概念存在。有效的控制库存量，将是检验全程供应链管理的合理性标志。解决降低“高库存”，应明确库存控制的根本目的是客户满意度以及库存周转率，而这个库存周转率实际上就是库存控制的根本目的所在。库存周转率的提高，单单靠所谓的实物库存控制是远远不够的，它应该是整个需求与供应链管理这个大流程的输出，而这个大流程除了包括仓储管理这个环节之外，更重要的部分还包括：预测与订单处理、客户与厂商的沟通、配送与发货的策略，甚至包括管理流程。而伴随着需求与供应链管理流程的整个过程，则是信息流与资金流的管理。也就是说，库存本身是贯穿于整个需求与供应管理流程的各个环节，要想达到库存控制的根本目的，就必须控制好各个环节上的库存，而不是仅仅管理好已经到手的实物库存。这样才能真正做到客户可以看着目录下单，下单产品就一定是可以第二天送达到的产品。

五、结语

办公用品的采购是企业中至关重要的环节，也是成本控制不可忽视的部分。然而项目繁多、供应商分散等情况，让办公用品的采购变得极其繁琐。本次研究中，根据一家上市公司使用EBP系统，改善原本采购状况进行调查，在管理上确实有了显著进步，然而，也还有些许问题存在。针对相应问题，本文也提出了解决措施，希望可以为企业的办公用品采购提供一些建议，完善采购供应链。