加强高校职能部门人员管理途径探析

■ 中国民用航空飞行学院 陈 曦

高校担负着为国家培养人才的重任,职能部门作为高校众多部门中的基础部门,承担着为教学部门提供支撑服务和后勤保障的任务,职能部门能够正常高效运转,才能确保高校的教育教学工作顺利开展,所以高校对职能部门的管理工作是高校运行管理的重要组成部分,目前高校对职能部门的管理中存在着一些问题,影响着高校的整体管理效率,因此,本文立足于高校职能部门工作实际,分析职能部门管理中的问题,并就加强智能部门人员管理途径提出建议。

1 职能部门管理中存在的问题

1.1 职能部门相比于教学部门,受重视程度不足

职能部门一直以来被定义为配合教学部门,为学校众多教学科研活动提供支撑的辅助教学部门,同时职能部门还要围绕学校领导要求和教育部下发的各种政策方针开展工作,所以职能部门的员工工作内容非常重要。但是在大多数高校中,教学质量和科研成果是决定着学校竞争力的关键因素,所以学校会格外重视对相关人员的培养工作,而对职能部门员工的要求偏低,职能部门只要做好自己分内的事情就可以了,并不重视职能部门人员工作水平的培训和提升,这就导致了很多高校在配置职能部门人数时并没有充分了解该部门的日常工作内容和工作强度,往往配备的人数小于实际所需人数,造成职能部门员工工作强度高,工作压力大。同时职能部门日常工作内容偏向于固定形式和流程,工作重复性和单调性很高,没有教学部门那么多的比赛和活动。另外相对于教学科研部门人员,学校对职能部门员工提供的培训机会非常少。久而久之职能部门员工会逐渐与学校教学科研工作割裂开来,无法在工作中产生对学校的归属感和认同感,长此以往,将会影响职能部门工作效率,也会影响到整个学校既定目标的执行效率。

1.2 职能部门人员构成不合理,年轻人占比偏低

高校作为一个长期存在并蓬勃发展的教育机构,不仅需要实时追逐更新前沿的教育理念和方法,更需要不断引进新的人才,充实校内人才队伍,只有人才队伍年轻化,才能为高校的发展带来无限的活力和希望。职能部门人才队伍建设亦是如此,知识结构多元、学历水平高、时代感知力强的年轻人,更能带动职能部门工作的积极主动性,提高职能部门的工作效率。职能部门招聘员工是通过向人事部门报送所需员工数量,再由人事部门统筹各部门招聘意愿,最终下发招聘指标给各个部门的,多数高校每年能招聘的职能部门新员工数量有限,所以职能部门很难大规模新进员工,导致员工更新迭代进度非常慢。现今,很多高校的职能部门员工年龄构成非常不合理,有的后勤管理部门甚至出现了年龄断层,在岗的大多数员工都是四五十岁的年龄,而新招聘的员工大多为二十多岁,这就导致了年龄大的员工因为身体原因或者不会熟练运用办公软件等原因而日渐减少工作量,年轻人因为勤奋好学、懂得如何高效运用办公软件而承担比较重的工作任务。职能部门年龄构成不合理,还会造成部门办事思维固化,不愿改变,年轻人渐渐地会被环境同化,丧失工作中的创造力。

1.3 职能部门人员晋升渠道少,晋升难度大

在高校中,职称级别是教职工专业能力的体现,是人们追求自身价值的重要实现途径。不少高校在评职称中引入了竞争机制,意味着教职工在申请评职称时,不仅要满足学校设立的评职称基本条件,还要与其他员工进行较量,较量的内容偏向于科研产出,只有科研工作更加优秀者才能顺利评上职称。职能部门员工在日常工作中很难接触到较多的科研项目,更不用说担当重要科研项目负责人,另外职能部门常年处理行政类事务,相比于常年扎根教学一线的教师,对前沿的理论没有及时跟进,也没有过多时间和设备做实验研究,造成了很多员工论文产出困难,论文质量不高,所以在科研成果方面,职能部门员工很难与教学部门教师同台竞技。这就造成了很多高校职能部门中缺少高级职称的员工,已经评上了高级职称的员工多为工作多年、职位比较高的员工,新进员工职称晋升非常困难。另外,很多高校在职能部门员工职称晋升后不兑现待遇,或者提升的待遇并不足以抵减评职称所付出的时间和财力成本。在高校竞争选拔的机制下,很多年轻职能部门员工迫于晋升无望,开始萌生转换教师岗位或者提升学历谋求其他工作的想法,对本职工作逐渐疏于管理,给职能部门人才队伍带来消极、不稳定的因素,影响高校的正常运转。

1.4 职能部门考核指标难以量化,打分权重不合理

高校年度考核中,职能部门考核总成绩一般分为三个部分,校领导、教学部门评分、职能部门互评,每个部分的评分被赋予一定比例的权重。对于教学部门,考核的指标有很多种,比如学科建设指标、科研水平指标、考生考试通过率、讲座培训举办次数等,这些指标是决定教学质量的重要指标,并且这些指标可以很容易被量化,所以教学部门的工作目标明确,能够朝着既定的目标努力。但是职能部门的工作差异比较大,而且日常工作中多为一些文件撰写、沟通协调、组织管理等工作,能直接量化的工作指标并不多。现如,多数高校的职能部门考核指标多为学校的人事部门牵头,按照一个笼统的标准制定,统一运用在各个职能部门年度考核中,无法充分考虑到每个部门的特点。另外,绩效评价体系中,多所高校赋予了校领导比较高的打分权重,但是校领导同时负责评价方案的制定、评价指标的选取,这就导致了校领导的个人评价意愿在绩效评价体系中占据了比较大的主导地位,在一定程度上导致了评级体系的不合理,容易出现评价有失公正的现象。

2 加强职能部门人员管理途径

2.1 完善职能部门管理机制,增加人员培训机会

任何部门的发展都需要建立完善的部门管理机制,职能部门也不例外,职能部门的管理渗透到学校的方方面面,管理好坏直接影响到全校教职工和学生群体的切身利益。一套贴合实际、规范合理,具有一定先进性的管理机制,是职能部门运行的依据和准则。在现行职能部门运行中,很多部门的管理机制并不完善,没有让部门发挥最大的效力。学院应鼓励各个职能部门根据实际工作情况,结合部门长远发展规划,将部门的日常性事务梳理出标准的流程,界定部门人员的工作职责,明确部门的发展方向和目标,同时可以创新性地将部门职责与教学科研工作相结合,增加部门对学校教学科研工作的支撑力度。

同时,学校应健全职能部门培训机制,增加部门人员接受培训的机会,随着时代的发展,不仅教学知识在不断更迭,很多工作的工作方式和工作媒介也会产生变化,比如学校的各类消息以前是发布在学校的官网,随着各类公众平台的兴起,现如,很多高校在沿用官网发布消息的方式上,还增加了公众号、视频号等平台同步发布消息,消息编辑也采用大学生易于接受的方式,增加与学生的互动。所以考虑到科技的发展,以及职能部门人员的自我学习提升需要,学校可以充分利用资源,邀请校内或者校外的专业教师,对职能部门人员进行相关的培训,致力于提升职能部门人员的工作能力,同时这样的培训也可以增加职能部门与教学部门的沟通交流,减少部门之间的隔阂,增加职能部门在教学科研工作中的参与度。

2.2 优化职能部门人员构成,积极培养储备人才

高校职能部门工作水平提高,伴随着对人才的需求也大幅度提高。在高校中,知识型人才是一笔宝贵的财富,这类人才以自身拥有的知识和能力,在工作中具有足够的效率和创造力,在组织中拥有一定独立思考的意识,可以帮助组织得到进一步的发展。职能部门人才构成也是如此,在完善部门管理机制的前提下,优化员工年龄构成,适当增加年轻力量,可以激发部门活力。同时部门应主动为员工创造各种平台和机会,让年轻员工能够有施展才华的空间,增加实现个人价值和社会价值的可能性。

高校的人力资源管理需要提升每一个员工的工作素质,不仅仅靠员工个人的主动提升,还需要管理层的引导。高校在漫长的发展中形成了既定的事务处理流程,年轻员工的到来有时候能够打破不合理的流程设计,使之更加科学高效。管理者要明确组织管理目标,擅于发掘和培养员工群体中的人才,培养部门储备人才队伍,为学校的发展奠定坚实的人才基础,实现高校人才的可持续性发展。

2.3 打通职能部门晋升渠道,创造更多晋升机会

职业上的发展是每一位员工事业追求的目标,如果晋升渠道不畅通,不仅会让很多人对职位晋升望而却步,也背离了鼓励员工追求工作上的自我价值成就的初衷。学校应该充分考虑到职能部门与教学部门,甚至职能部门互相之间的不同,而不是统一划线统一比较。职能部门日常事务偏向于处理业务、行政类工作,不能像教学部门一样专注于教学和科研,考虑到部门之间所承担具体工作的差异,高校职称评定中的标准应遵循部门发展的规律,致力于帮助职能部门员工提高综合素质和管理水平,可以设计多一些偏向于工作绩效,本职工作述职之类的能够考核员工管理能力的指标,而不是让科研成果占很大比重。职能部门员工管理能力的提高,不仅是对员工自身价值的一种肯定,还会有效提高学校行政事务工作效率。相反,如果在职能部门评职称考核条件中过多强调科研成果,会形成本末倒置的局面,员工会将大量时间精力耗费在论文和学术研究中,而对本职工作安于现状,不仅浪费了员工对工作的热情,还会对学校的管理工作造成影响。

2.4 重构职能部门考核指标,合理分配打分权重

首先要明确部门年度考核目标,即年度要完成的各项任务,任务则是根据学校年度重点工作衍生而来。因为各个部门工作性质不同,工作中所完成的任务存在较大差异,所以不能使用同一套考核标准去考核所有部门,而应该根据部门特征进行分类考核。

年度考核指标设计中定性和定量指标的分配必须趋于合理,就定性指标而言,所有的职能部门都有党风廉政建设、意识形态建设、安全工作等任务,可以进行定性指标赋值,考虑到此项工作中专属部门与非专属部门之间存在差距,比如党政建设办、组织宣传处、安全部门等专属部门应赋予较高权重,而其他的职能部门应适当减轻权重,在其专属工作领域增加权重。就定量指标而言,服务满意度是检测职能部门工作情况的一个直接可量化指标,职能部门服务于全校师生,后者对前者服务的反馈在一定程度上体现了职能部门工作成效和业绩。同时,职能部门的本职工作、学校重点工作和教学科研关联工作也是三个着重考核的指标,本职工作即各部门日常工作,综合性部门和专职类部门日常工作存在较大区别,所以日常工作指标应由各部门之间联合协商制定;学校重点工作中,各部门会被分配承担不同的任务,考核相对简单;教学科研相关工作即各职能部门对教学科研工作的协助作用,部门不同协助程度差异也较大,需要根据协助程度的大小赋予不同的权重。

3 结语

高校职能部门人员管理是一个非常大的范畴,涉及与职能部门运行相关的方方面面,目前高校职能部门体系已经相当健全,能够保证高校正常运转,但是庞大的职能部门体系下,还是存在许多不合理的管理方式,限制了职能部门员工的发展。通过完善职能部门管理机制、优化职能部门人员构成、打通职能部门晋升通道、重构职能部门考核指标,能够一定程度上让职能部门的管理趋于合理化,帮助职能部门员工获得更大的发展平台。但是职能部门的管理并不是一劳永逸,随着社会的发展,对人员的管理模式也会产生新的变化,高校应积极顺应改变,努力探索完善人员管理的途径。