新时代高职院校档案信息资源开发研究

孙红玲

（潍坊护理职业学院 继续教育部，山东 潍坊 261041）

1 高职院校档案信息资源的概念界定及价值

1.1 高职院校档案信息资源的概念界定

由教育部和国家档案局共同制定，并于2008年9月正式施行的《高等学校档案管理办法》中规定，高等学校档案指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]”而高职院校作为高等学校的重要组成部分之一，其档案信息资源可以参考此定义，进行自主概念界定，即高职院校档案信息资源指的是：高职院校在招生、教学、科研、管理等活动时，直接形成的对学生、学校和社会有保存、利用、重复利用或潜在利用价值的，经过整理且相对有序的档案信息集合。

1.2 高职院校档案信息资源的重要价值

1.2.1 助力高职院校文化建设

高职院校档案信息资源的重要价值之一在于助力高职院校文化建设。尽管“作为区别于普通高等院校的高职院校群体，长期以来在大学文化的主流话语体系中似乎没有一席之地。[2]”但是，这并不意味着高职院校文化建设缺乏意义或已式微，反而恰恰说明了利用高职院校档案信息资源，加强高职院校文化建设的重要性。在日常教学、管理工作开展过程中，高职院校文化建设往往依托技能型人才的培养展开。在高职院校文化建设的过程中，最为明显的文化标识是高校的校训、校歌、校徽、图书馆、教学楼等。在高职院校精神文化建设方面，包含高职院校的办学特色、教育理念、学术氛围、学生的培养方式和培养层次，以及一系列关系到高校管理和发展的规章制度等；在高职院校物质文化建设方面，“往往借助建筑、服饰、饮食等常见的文化实体，呈现出带给他者的直接的、现实的观感体验。”[3]足以可见，高职院校的文化建设内涵极为丰富，绝非一朝一夕之事，是需要长期坚持的连续过程，而这一长期过程的客观记录，往往以档案留存的形式，保存在高职院校档案馆与校史馆内，为后来者提供与高职院校发展历史长河中的人物同频共振的机会，而后来者在借助高职院校档案回顾高职院校文化的过程中，就已然潜移默化地实现了高职院校的文化继承。换言之，高职院校档案信息资源能够为身处相应场域内的高职院校师生，提供建立广泛文化价值认同的宝贵机遇，并为相应高职院校的文化提供长期继承、发展与创新的可能性，高职院校档案信息资源在这一过程中扮演着重要的依托载体和传播媒介角色。

1.2.2适应高职院校教育评估

高职院校档案信息资源的重要价值之二在于适应高职院校教育评估。开展高职院校教育评估的初衷，是找到高等职业教育和高职院校在教育实践过程中存在的弱项和不足，突破高等职业教育发展的瓶颈，但是在当前的高职院校教育评估过程中依然存在“重指标”的导向和风气，换言之，“对高职院校来说，评估实际上是一种应试——遴选过程。[4]”因此，从高职院校适应教育评估的过程展开分析，“应试”的底气至关重要，而高职院校档案信息资源能够凭借完整详实、全面客观的特点，为高职院校迎接量化标准不同的各类教育评估，提供坚实的数据支撑和信息基础，可以称得上是高职院校“应试”的底气所在。自高职院校开始根据相应量化标准接受高等教育评估以来，我国高职院校的教育评估工作和评价指标都逐渐向规范、科学和专业的方向靠拢，在量化指标逐年增加、评价体系愈发丰满的前提下，重视原始档案材料的原则却始终没有变化。在开展教育评估的过程中，除了根据量化指标对高职院校的实际办学状况进行考察外，专家组往往都要到接受评估的高职院校的档案馆，查阅和梳理原始档案材料，以期掌握最为客观真实的办学情况，而档案馆中的档案信息资源也往往能够以最为客观的视角，将高职院校的发展、理念、成果等以具体、集中、可利用的形式向专家组进行展示，从而帮助考察组成员得出接受评估的高职院校有关教育教学质量、人才培养质量等重要指标最为确切的评价。此外，高职院校档案信息资源还能够为内部教育评估提供充分的数据依托，在教师职称评聘等过程中扮演重要的角色。

1.2.3 促进高职院校职能实现

高职院校档案信息资源的重要价值之三在于促进高职院校职能的实现。在高等教育场域内，公认的现代大学职能包括人才培养、科学研究和社会服务三大部分，而高职院校作为高等院校的重要组成部分，亦承担着三大职能，但三大职能在高职院校中有着鲜明的侧重点，高职院校档案信息资源则为三大职能的实现提供必要的支持与保障：从人才培养方面看，每逢高校毕业季和用人单位“春招”、“秋招”高峰期，大量接受过高等教育的应届高职院校毕业生涌入劳动力市场，此时用人单位迫切需要能够印证毕业生表现的档案材料，此时高职院校档案信息资源能够为存在用人需求的单位提供高职院校应届毕业生有关学历、课程成绩、思想品德评价等方面的真实客观档案，方便用人单位进行筛选和考察，检验高职院校人才培养质量；从科学研究方面看，尽管高职院校相比于研究型大学而言，在科学研究实力和科研人才队伍储备等诸多层面存在不足，但是在应用型技术和实用技术研究方面，部分高职院校能够依托长期以来的档案信息资源储备，将已有成果产出的研究项目形成产学研合作，并和院校特点转换为独特的专业领先优势，在进一步吸引生源的同时承担了部分科学研究的任务；从社会服务层面来看，“高职教育作为特殊类型的教育模式，社会服务是其重要的功能，直接反映和体现其核心竞争力。[5]”而这一核心竞争力的体现，完全可以依托高职院校档案信息资源的储备，不论是借助档案信息资源宣传弘扬积极社会价值，还是同当地社会进行知识、实用技术和发明成果的合法共享回馈社会，并在法律允许的范围内为当地社会提供力所能及的社会服务，都是反哺当地社会对高职院校发展支持的重要渠道。

2 高职院校档案信息资源价值开发的制约因素

2.1 缺乏对高职院校档案信息资源价值的认识

档案部门对于高职院校而言，“担当着全校档案的收集、管理、利用的职责和任务,学校档案工作主要是由学校的教育教学工作任务来决定的，并与学校的教育教学工作相辅相成。[6]”受制于这一观念的影响，当前全国绝大多数高职院校在开展档案工作的过程中，都是围绕着搜集、整理、保管和提供查阅等方面铺开工作，对档案工作的理解依然停留在过去，而开发利用档案信息资源的价值往往被视为细枝末节的附加工作，没有得到足够的重视。可以说，不论是专职档案管理工作人员，还是兼职协助档案管理工作的人员，对所在的高职院校档案是一种资源、具有较高的开发价值的认识远远不够。此外，在实际工作开展的过程中，往往存在着这样的现象：不论是教师的人事档案，还是学生的学籍档案，有关的档案在形成之后，常常被束之高阁或只提供给本人使用，日常利用率较低，且在工作过程中需要耗费档案管理工作人员的大量精力和时间，致使档案管理人员本就较低的信息资源价值开发意愿愈发低下。

2.2 高职院校档案管理从业人员业务水平有限

目前，大多数高职院校档案管理工作人员的业务水平有待提升，许多高职院校的档案管理部门档案管理意识不强，对档案管理工作重视程度不够[7]，因此对相关专业人才引进工作缺乏关注，致使有丰富档案相关专业知识的工作人员寥寥无几，多数工作人员未接受过系统专业的档案管理知识培训，其中部分工作人员甚至由学校其他部门转岗到档案管理部门，往往知识面较狭窄、不懂得档案管理与开发，有些工作人员年龄相对较大，缺乏进一步研究学习的动力，种种现象的出现，时刻反映着从业人员业务水平需要提高的紧迫性。与此同时，尽管我国已经全面进入新时代，网络信息技术、虚拟现实技术和大数据技术已经取得了巨大的进步，并在高职院校管理中得到了大量运用，但是，由于目前高职院校档案管理人员的业务能力不足，不知道该如何把先进的技术运用到高职院校档案信息资源开发过程中，因此，高职院校档案管理工作往往存在着与时代脱节的现象。另外，纵然档案搜集归档工作十分繁琐，却是档案信息资源开发的基础性工作，由于档案管理人员缺乏相关专业知识，业务水平有限，因此对档案搜集归档工作的重要性意识不足，甚至有些工作人员认为一项档案数据的缺少不会影响到整体归档工作的进行，从而造成了搜集归档过程中，档案信息搜集不全面的情况，最终必然会对档案信息资源价值的开发形成制约。

2.3 高职院校档案信息开发管理制度不够完善

高职院校档案信息资源作为一所高职院校发展变迁的历史见证，以及高职院校教职员工和档案管理部门工作人员劳动成果的凝结，具有较高的潜在开发利用价值，因此，为了避免在开发过程中因著作权问题而可能出现的法律纠纷隐患，《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规已然在法律层面进行了规范，但是在开展高职院校档案管理工作、进行高职院校档案信息资源开发的过程中，依然存在着一定的风险，换言之，在高职院校内部层面，在合法开发档案信息资源价值的过程中，缺乏较为适用的规章制度制约，因此，即便是对档案信息资源价值开发较有兴趣的档案管理人员，在从事科研的过程中，也必须谨言慎行，其行为的合法性同时较易遭到舆论质疑，久而久之，相关档案管理人员进行档案信息资源价值开发的热情将难免降低。与此同时，大部分高职院校出于大局考虑，往往对具有一定法律和舆论风险的项目持保守和怀疑态度，倾向于在工作开展前进行全面的风险评估，并在确保无风险或极低风险的前提下，对档案信息资源进行开发，这也在一定程度上束缚了部分有志于进行档案信息资源开发的高职院校档案管理人员的行动，降低了有关人员的积极性。

3 高职院校档案信息资源价值开发利用对策建议

3.1 提升高职院校档案信息资源价值意识

在思想方面，提升不同人群对高职院校档案信息资源价值的认识。随着科学技术的不断发展，我们已经进入了一个全新的时代。我们要紧跟时代的步伐并充分认识到：高职院校“具有自身固有的使命、任务，从而形成了具有特色的档案[8]”，高职院校档案不仅是高职院校档案工作人员和全体师生的劳动成果，在某种程度上还可以是具有巨大利用价值的独特信息资源，因此，高职院校档案工作人员一定要在认真搜集档案信息并予以归档的同时，充分把握和利用档案信息资源价值，提升高职院校档案信息资源价值意识，并尝试总结、归纳并产出部分科研成果。换言之，只有高职院校档案工作人员认识到所在高职院校档案信息资源的价值，才会积极主动地提高个人业务能力，主动对高职院校档案信息资源价值进行开发，使高职院校档案信息资源的价值充分发挥出来，更好地为高职院校自身发展和社会进步提供服务。

3.2 加强高职院校档案管理人员业务培训

在行动方面，加强针对高职院校专职、兼职档案管理人员群体的培训。当前，部分高职院校存在着档案管理从业人员整体素质偏低的问题，究其原因，或是为人才引进政策牵线搭桥，安排了部分引进人才的亲属从事档案管理工作；或是受限于人事关系，不得不采用兼职管理人员和临时工作人员混编的形式进行档案管理[9]。足以可见，要想提高高职院校档案信息资源的利用率，不论从事档案管理工作人员的素质如何，都必须加强相关专业技能的业务培训，以切实提高高职院校档案管理工作人员的业务能力。与此同时，相关业务培训的开展不应停留在岗前培训这个单一环节，而是要形成包含岗前培训、从业培训、实务交流等多环节的全流程培训体系，从而为高职院校档案管理部门培养具有相关专业知识、会运用互联网技术、热爱本职工作、热衷于档案信息资源开发研究的复合型人才。

3.3 规范高职院校档案信息资源价值开发

在制度层面，通过建立和完善高职院校相关规章管理制度，规范高职院校档案信息资源价值开发。高职院校档案作为内涵丰富的资源宝库，其可开发利用的资源具有较高的价值与意义，但是部分高职院校缺乏相关的规章制度，在一定程度上影响了档案信息资源的开发利用，甚至在档案信息资源开发过程中造成了泄密等现象。因此，为促进高职院校档案信息资源的开发利用，防止一些不必要的麻烦出现，必须建立和完善相关规章制度，需要注意的是，在建立完善相关法规、制度的过程中，要注意分门别类，有所侧重，要本着促进档案信息资源开发利用的原则来制定。以搜集科研档案为例，为了提高科研人员归档积极性，应将归档积极性作为档案管理人员评优评奖的重要考评指标之一。

3.4 加强高职院校档案信息资源开发与利用

3.4.1 搭建高职院校档案信息资源开发利用共享平台

与矿产资源、石油天然气等资源一样，高职院校档案信息资源也具有巨大的开发利用价值。但是，高职院校档案信息资源有其固有的特性，与矿产、石油天然气等资源不一样的地方，就在于其具有无限性、可重复性、可共享性的特征。因此，建设一个共享平台，对推动高职院校档案信息资源价值开发就尤为重要。但在建设档案信息资源共享平台的过程中，必须要注意以下两点：首先，搭建的平台主要作用是推动档案信息资源价值开发，要紧密围绕主要作用，根据实际需要，制定相应的开发共享规范，提升高职院校信息资源开发效率，将潜在价值充分发挥出来；其次，搭建的平台应当通过共享具备较高的交流价值，可以通过设立一些档案信息数据库和数据交换中心，以先进的信息资源管理平台作为基础，利用先进的网络信息技术和设备，促进高职院校档案信息资源价值由现实走进网络，实现网络与实际价值的深度融合。

3.4.2 增强高职院校档案信息资源的传播及利用价值

档案管理部门对各类档案资源信息进行充分整理、加工，并将有价值的信息精心筛选。这不仅能为学校领导决策提供有效依据，而且能够在社会服务中发挥作用，提升档案资源的社会效益与经济价值。而且，学校也保留有社会大量人才档案信息，档案管理部门可通过搭建的相关平台积极与社会合作，构建完善的档案利用与开发体系，拓展档案利用新领域。另外，档案管理部门还可广泛征集具有特殊价值的名人字谱等，不但能丰富优化馆藏内容，扩大档案信息影响力，提升档案资源地位，还可与各部门建立密切联系，实现档案信息资源的有效共享，在学校与社会之间搭建共享与沟通的桥梁，增强档案利用价值。

总之，随着时代的不断进步，网络信息化在未来社会占据主导地位。档案管理部门应顺势而为，努力做好档案信息资源的开发与利用，积极推动档案信息化建设，打造与高职院校发展相适应的特色档案管理系统，在发展中不断提供自身的吸引力、竞争力。