高职院校档案管理的创新与优化研究

祁建斌

(福建水利电力职业技术学院， 福建 永安 366000)

新时代高职院校档案管理部门必须重视对档案信息的管理，对其进行搜集与分类整理，保证档案的质量与安全。其中，高职院校的档案管理工涉及到学校历史、教师以及学生信息等多种信息资源，如果在档案信息整理的过程中出现信息丢失、信息整理混乱等问题，会导致高职院校的教学管理工作难以正常进行。大多数高职院校已经开始重视高职院校的档案管理工作，建立了专门的档案管理部门和工作系统，在我国社会迅速发展的背景下，高职院校档案管理的水平有了很大程度的提升。高职院校档案馆担负着传承高职历史记忆传播校园文化的功能，通过合理的方式开展高职院校智慧档案馆的建设，不仅可以推动高职院校档案信息资源的共享共建，而且可以有效地提升档案馆工作的质量。因此高职院校必须要对档案管理工作进行创新，提高档案管理工作意识，实现工作的优化，促进高职院校的长期稳定发展。

一、高职院校档案管理工作的重要性

档案既是一种信息资源，也是一种无形资产，在高职院校管理工作中发挥着重要的作用。档案的价值在于其内容中所包含的知识，它是学校在不同时期的工作中形成的真实历史记录，它不仅真实记录了学校的发展历史，也记载了办学的经验和存在的问题，是学校重要的财富，是校园文化的重要组成部分。加强档案管理，有利于提高教学管理工作效率和管理水平，有利于激发教职工和学生的爱校情怀，从而有利于加强校园文化建设。由于档案是在各项工作中形成的原始有记录，是第一手资料，是令人信服的真凭实据，从而有利于保护自己的合法权益，可以减少不必要的纠纷。

二、高职院校档案管理工作存在的问题

(一) 档案管理工作意识相对落后

随着社会的发展和教育水平的提高，当前高职院校的发展越来越迅速，高职院校管理工作越来越现代化。但是由于传统管理理念的影响，目前部分高职院校的档案管理部门依然没有树立正确的工作意识，认为档案管理工作只是将工作信息进行整理和分类，对高职院校的正常运营没有重要的影响。此外，由于工作方式方法落后，导致部分高职院校在档案管理工作中没有配备相应的设备，工作人员在进行档案管理工作时仍然主要采用人工的传统工作方式，导致工作的效率较低且容易发生工作失误等现象，严重限制了高职院校档案管理工作的进步，对高职院校的发展造成不利影响。

(二) 高职院校的档案管理队伍水平不高

由于高职院校档案中记录着学校发展历史、教师以及学生等多种信息，因此高职院校的档案记录信息较为复杂，要对档案进行科学管理需要更加细致的流程，这就对档案管理工作人员的工作素质提出了较高的要求。部分工作人员在工作中没有意识到档案管理工作对高职院校正常运行的重要作用，因而缺少严谨的工作意识和负责态度，并且由于档案管理工作专业度不高，只能简单地处理部分信息整理工作，难以应用现代技术对信息进行分类和整理。档案信息与高职院校的日常工作没有建立必然的联系，导致高职院校的发展缺乏后续动力，不利于高职院校的长期稳定发展。

(三) 缺乏科学有效的档案管理工作方法

高职院校档案是记录高职院校重要运行与工作信息的载体，若将其简单地归结为对高职院校信息的收集、归整与保存，会导致高职院校的管理工作处于停滞不前的状态，难以创新和进步。当前部分高职院校的档案管理工作虽然已经开始建立工作体系和系统，但是在信息化处理手段的应用上缺乏先进性，没有进行科学的管理。比如由于部分工作人员的年龄偏大，缺乏足够的网络技术应用能力，造成档案管理混乱和办事效率低下。

三、高职院校进行档案管理工作创新与优化路径

(一) 采用基础材料做好档案管理的基础工作

随着网络技术的广泛运用，高职院校档案管理工作也应跟上时代发展的步伐。高职档案数据库的完整是在大数据时代对高职档案管理的核心和关键所在，只有建立健全档案数据库，才能适应新时代教育事业发展的要求。首先，加强电子档案建设。根据目前所掌握的档案进行分类，需要将现有的个人履历等信息存入指定的档案数据库中，以便查找。而在这些信息中，不需要保密的信息应该进行相关的核实和补充工作，以保证每份档案的完整。其次，实现高职系统和其他的一些子系统进行数据接口。对高职人员的工作数据进行分析和统计，同时对职能部门进行审核来形成比较权威的数据。其内容主要包括日常工作、工作完成情况以及相关培训教学、教研和获奖的情况。除此之外，还应该包括领导、同事以及学生对教师的评价和教师在企事业单位的工作及社会实践情况等。最后，要充分利用互联网的优势，在原有数据的基础上，进行不断的更新。可以采用主动调查高职员工的社会关系以及身体是否处于健康状态等方法，不断对数据进行完善。从而实现对原始数据的进一步扩展，不断地增加数据的可靠性和真实性。从而实现以基础的数字化模式为前提，通过图片以及视频和文字的形式进行补充的特点。

(二) 加强档案管理工作队伍的建设

在高职院校档案管理工作中，高职院校要提高自身的档案管理工作能力，要培养一批具有专业素质的管理工作人员，能够以专业知识建立合理的档案管理工作体系，引导高职院校进行档案管理工作。高职院校要根据自身的档案管理工作要求建立人才培养体系，并按照管理工作人员的年纪、专业知识以及队伍的结构等进行调整，补充部分岗位中人员的缺失。此外高职院校要对年轻、具有较快接受能力的管理工作人员进行计算机技术、软件应用以及信息化检索能力的培训，提高工作人员在档案管理工作中的现代化水平，从而推动档案管理部门工作能力的快速提升。

(三) 引入大数据并保证高职院校档案信息的安全性

与云计算技术一样，大数据也是近年来互联网深入发展的产物。在这个信息数据大爆炸的时代，能够抓住信息规律的人往往可以跟上时代的潮流。将大数据技术应用到高职院校智慧档案馆的建设不可能在短时间内完成，而是需要长时间持续的努力，才能将大数据技术有效地应用到高职院校智慧档案馆的建设中。大数据具有数据多样、数据信息存储量大等特性。在高职院校智慧档案馆的建设中应用大数据技术，对于档案业务的保存和管理都有着重要的作用。例如，在档案信息的收集环节应用大数据技术可以实现档案文件范围的自动判定，从而实现档案文件的自动筛选。在档案的保管环节应用大数据技术可以实现档案信息的挖掘和分析，从而可以在减轻档案馆管理人员工作负担的基础上提升他们的工作效率。在网络信息化技术的迅速发展下，无纸化办公普及范围日益广阔，档案的存储载体由传统的纸质载体变成了以电子档案载体为主，这在很大程度上节约了档案管理的时间成本和经济成本。无纸办公模式减轻了高职院校档案馆馆员的工作量，高职院校档案馆馆员可以抽出更多时间去挖掘档案信息的内在含义。这可以有效地提升高职院校档案馆的智慧化水平，同时也有利于高职院校档案馆更好地为用户服务。无纸化办公模式的发展，尤其是电子档案信息的发展成为了推动高职院校档案馆智慧化进程的重要条件。因此，要想切实地提升高职院校档案馆的智慧化水平，就必须充分地利用信息化技术提升高职院校档案馆的工作效率。为了保障高职院校档案管理工作的信息化发展就必须对现有的档案信息进行深入地挖掘，在整合现有档案信息的基础上才能推动高职院校档案管理工作的信息化。在进行信息挖掘的过程中，高职院校的档案管理工作人员应当积极地与各部门进行协作，从而充分地挖掘高职院校中的信息资源。不仅如此，高职院校的档案管理工作人员还需要对同一信息进行多层次地挖掘和分析，从而有效地推动信息化技术在高职院校档案管理工作中的应用。

三、结语

随着信息技术的快速发展和高职院校档案管理工作意识的逐渐提升，档案管理工作在高职院校日常工作中的重要性不断凸显，受到高职院校及相关部门的广泛关注。高职院校要提高自身的综合管理能力，为了实现长期稳定发展，必须要提高自身的档案管理能力。高职院校可以通过采用基础的材料来实现和建成高职院校档案、对档案管理工作人员进行专业培训、应用网络技术提供档案管理信息化服务，加强对档案管理工作环境的安全保障，优化和创新工作方式方法，不断实现档案管理工作水平的提升，以充分发挥档案的作用。