提升开放大学档案管理工作水平的路径探索

张 捷

（四川省德阳开放大学 四川·德阳 618000）

从开放大学的档案资料当中能够获取学校在不同阶段当中的整体面貌，以及所发生的重要的历史事件。而加强档案管理工作是学校改革发展的必然使命，为学校编史修志工作、日常管理工作提供了重要的资料依据，为学校科学研究工作提供了重要的数据支撑等。由此可见，加强档案管理对学校正常开展各项管理工作具有举足轻重的作用，为学校的改革发展提供必要的资料保障。但是就当前开放大学档案管理工作水平而言，整体偏低，从而使得相关的工作开展得并不顺利。因此，提升开放大学档案管理工作水平是当前相关人员研究和探索的重要方向。

1 开放大学档案管理工作存在的问题

1.1 管理理念落后，管理方式单一

很多工作人员对于档案管理工作的认知存在一定的偏差，理解不够透彻，认为档案管理只是简单地对档案资料进行收集、整理、分类、整合，是一项枯燥乏味、不需要专业知识且具有机密性的工作类型。由于管理理念比较落后，缺乏对管理模式的创新性探索和研究，缺乏对信息技术的有效运用，管理手段比较单一，管理机制比较落后，传统的手工整理仍然占据主要地位，管理形式大过于内容，很多工作人员在档案管理过程当中态度敷衍，造成了严重的资源浪费现象。

1.2 管理人员素质有待提升

就当前档案管理工作队伍层面而言，管理人员的综合素质偏低。学校相关人员对档案管理工作重视程度不够，虽然说大学为学校的档案管理工作配置了相关的人力资源和物力资源。但是由于传统服务理念的局限性，很多的档案管理工作者没有清晰地认知到自己的角色定位，缺乏主动服务的意思，往往是被动为他人提供档案管理服务。另一方面，随着科学技术的发展，档案信息更新的速度越来越快，档案管理模式也在不断地创新和改革。档案管理工作者的综合素养直接影响了管理工作效率和质量，而学校方面也忽视了对档案管理人员的专业培训。由此可见，目前大学档案管理的水平较低的原因是多方面因素的综合作用的结果。

1.3 档案管理队伍不够稳定

社会文化趋于多元化方向发展，对工作人员的职业规划、就业理念的冲击较大。因此，档案管理方面的人才流动率非常大。一旦档案管理工作交接时间间隔比较久，就会造成档案资料的堆积；或者工作交接当中有遗漏事项，则很容易导致档案的遗失。

2 提升开放大学档案管理工作水平的必要性

2.1 迎合信息化发展的要求

随着社会经济的快速发展，科学技术在不断地更新改革，信息技术运用在各行各业当中为人们的生活、学习、生产提供了足够的便捷。再者，由于传统的档案管理已经无法适应信息化背景下档案管理发展的需求。因此，提升档案管理水平，促进档案管理工作的科学化、系统化、网络化、规范化发展是不可逆转的趋势。在信息化背景之下，创新档案管理模式，一方面可以给参考者提供更快速的档案管理服务，展示全面的、多元化的档案资料。另一方面，加强档案的信息化管理可以节省一定的人力资源，避免人为管理存在的失误，加快档案资料的传递，延长档案资料的寿命，使得档案资料能够长期、完整地保存下来。

2.2 促进档案管理事业的优化改革

在传统的档案管理环节，种类多、数量大的档案资料增强了档案管理工作的难度，从而使得档案管理工作耗费了大量的人力、物力。而在当前的时代背景之下，以信息技术为依托的创新型档案管理模式，能够有效地提高档案管理的效率和水平，推动档案管理事业的发展。一定程度而言，档案管理事业的发展改革是学校教育事业的发展改革的重要驱动力。

3 提升开放大学档案管理工作水平的策略

3.1 更新档案管理理念，优化档案管理手段

首先，学校方面应该对档案管理相关的工作引起重视，深刻地认识到档案管理对学校发展改革的重要意义，采取有效的措施建一个全新的档案管理环境，加强档案管理的秩序，突破传统管理模式的桎梏，从僵化的、固有的管理思维当中解脱出来，真正做到与时俱进，跟随时代发展的脚步，充分地利用信息化技术资源，体现其优势，展现其价值，实现科学化档案管理。

另外，相关的档案管理工作者作为直接的负责人，应该学习先进的管理理念，树立良好的服务意识，认真履行自身的职责，结合学校发展的实际情况，积极调整、优化、创新改革档案管理模式，丰富档案管理的手段。

3.2 制定科学的完善的档案管理制度

俗话说：“无规矩难成方圆”，档案管理制度是否完善、是否科学直接影响档案管理的水平。由此可见，制定科学完善的档案管理制度尤为关键，直接影响档案管理工作能否在学校的各项工作当中贯彻、落实的程度。具体的管理制度可以从以下几个方面着手。

其一，建立档案主管部门以及相关的责权部门，明确各个部门之间的职责范围，使得各个部门之间能够合理分工，积极协作，在档案管理工作当中贡献自己的力量。

其二，严格明确归档方式，以及档案材料的归档时期归档内容，从而保证归档资料的完整性和连续性。

其三，规范档案管理的流程。档案管理资料比较重要，稍有遗失则会造成严重的后果。因此，加强档案管理的重要环节，则是规范档案管理的流程。相关的档案管理人员应该按照统一的标准，开展保管、转递档案等相关工作，确保档案材料的可靠性、真实性、完善性。

其四，建立责任制和考核制度。档案管理是一项机密且重要的任务。因此加强责任制度在档案管理当中的应用能够有效地提升档案管理人员的责任意识，实现档案管理的有据可考。另外，加强考核制度在档案管理中的应用，能够有效地反馈档案管理工作人员的工作情况和管理水平，从根本上提升档案管理的效率，优化档案管理的质量。

3.3 提升档案管理队伍的整体素质

档案管理工作者的综合素养直接影响了档案管理的水平，提升档案管理队伍的整体素质是学校应该着重关注的环节，主要可以从以下几个方面着手。

其一，提升档案管理人员的法律意识。保障档案资料的私密性、安全性和保密性是档案管理人员的基本素养。提升档案管理人员的法律意识，让相关的人员充分地意识到保护档案资料当中的隐私问题的重要意义，使得当人员能够深刻认知档案管理是一项严谨的工作，应该以认真的态度对待这一份工作。

其二，加强对档案管理人员的专业培训。在信息化背景之下，学校方面应该定期或者不定期的对档案管理人员展开计算机技术应用方面的培训，提升档案管理人员的信息素养，增加专业知识的储备，能够熟练的运用档案信息管理系统，实现数据的输入、收发、转递以及远程档案管理，从而使得档案管理工作能够有序高效、顺利地开展。另一方面，应该加强对档案管理人员服务意识的培训，认知自身的角色定位，明确自身的职责，不断拓展档案管理服务渠道，增强档案管理人员的服务意识和责任意识。

其三，完善档案管理人员的激励管理机制。通过完善激励管理机制，对档案管理人员的考核、晋升渠道进行明确规定，调动档案管理人员参与管理工作的积极性，点燃工作热情，激发工作动力，通过不断的学习，增强自我的工作能力，提升档案管理水平，从而使得相关的工作人员在档案管理这一舞台上充分地展示自己的才能。

一支优质的档案管理人才队伍是开展档案管理工作的核心。所以学校方面在完善档案管理人员资源配置以及配套管理等方面应该投入更多的时间、精力，金钱，从而保障档案管理人才队伍的稳定性，减少人才的流失。

4 总结

总而言之，文章主要从多个角度对开放大学档案管理工作当中存在的问题进行详细的分析，然后从信息发展的要求以及档案管理事业的改革发展这两个方面阐述了提升开放大学档案管理工作水平的必要性。最后指明了提升开放大学档案管理工作水平的策略，主要可以从更新档案管理理念，优化档案管理手段；制定科学的完善的档案管理制度；提升档案管理队伍的整体素质等方面着手。