档案信息化管理的优势与安全问题研究策略

李妍妍

（青岛日报社，山东 青岛 266101）

0 引言

对大量的档案数据信息进行处理，在不变更选项的前提下，对档案信息进行统筹，可以逐步拓展档案管理工作的边界，这也成了当前视角下，将数字技术应用于档案管理工作的底层逻辑。然而，技术的革新虽然赋予了本项工作更多的可用元素，但也对整个工作带来了挑战，数据信息的安全，也逐渐成为当前语境下，各企业单位不得不重视的内容。这是因为，档案数据信息的安全，不仅关乎企业单位的营利，还与盈利后的利润比存在潜在联系，为达到企业生产与经营的整体目标，需要对档案管理工作的优势，以及安全问题进行研究，带动管理水平的提升，通过对数据信息的管控，强调档案管理工作的安全。

1 档案信息化管理的优势

1.1 高效、高利用率

一直以来，档案管理工作的模式是管理人员先根据要求对档案信息进行录入和管理，并在原有的工作基础上，不断进行优化，这意味着虽然可以对档案信息进行统筹，但难于保证对后续工作产生一个很好的影响。而档案信息化管理，给予了管理人员更多的帮助，但也需要管理人员意识到控制成本及安全层面的问题。同时，数字化管理办法的出现，意味着整个管理工作的流程得到了缩减，也能够从资源投入的视角，减少各企业单位面临的成本压力，而这些影响都是此项管理工具具备高效、高利用率的优势体现，从根本层面解决了空间使用、成本投入以及档案信息调取的问题。

1.2 信息查询速度快

档案信息化管理的具体方式为，将档案信息录入在开放度较高的平台上，通过移动终端或个人终端进行访问与操作，如若在此基础上进行细化，往往需要依托于程序命令进行，这种管理档案的方式，为各企业单位提供了包括档案信息存储、调取以及统筹使用的功能，有利于通过不同设备查询档案信息，也可以通过线上操作的方式确保查询档案信息的效率，以此提高整个工作的服务质量。从技术层面对信息查询速度快、精准度强的优势进行分析后，还需在工作层面探讨此类问题，从实际工作层面出发，档案管理人员可以通过不同管理平台的功能，通过关键词直接对数据库中的档案信息进行查询，甚至可以根据不同时间录入的档案信息，选择所需使用的资料。

1.3 具备使用便捷性

探讨档案信息化管理这一内容，就不得不对平台、系统功能以及系统的完整度进行探讨，根据目前档案管理工作的流程来看，以网络平台为基础的管理方式，拥有更加简洁的交互界面，相关工作人员可在此基础上选择不同功能，进行档案信息的发文、归档和应用，在此过程中只需基于自身的需求，点击程序命令，就可以对需要的档案信息进行查询，并对一定时间范围内的所有信息进行调整等。由此可见，将档案信息转化为电信号录入到统一的管理平台，不仅削弱了传统档案管理工作中物理空间的限制，也能在使用层面，增加整个工作的便捷性。

2 档案信息化管理的安全问题

2.1 相关人员的影响

档案信息化管理工作具有高效性和精准性，其本质在于将档案信息转化为电信号的形式进行存储，这导致整个管理工作存在一定的隐患风险，其往往体现在档案信息的存储安全以及使用保护两大方面，这也是被大多数企业单位重视的内容。此外，档案管理工作的数字变迁，是对互联网生态系统的衍生与落实应用，是当前视角下值得关注的关键点。同时，无论是调整档案信息化管理平台的数据信息，还是说对档案信息进行录入与调整，都需要依托于相关人员进行。正因此，探讨此项管理工作的安全问题，要把视野聚焦于人员层面，只有相关管理人员具备专业的知识，用于进行档案信息的管理与调取使用，才能把传统的工作办法，“搬”到互联网平台之上，举一个很简单的例子，相关人员想要对某一时期的档案进行调整，在现实语境下，虽然凭借一个关键词就能处理好分类调整的问题，如若无法正确进行管理与操作，将导致数据信息被遗失、被改动。

2.2 软硬件层面的威胁

档案信息化管理，需要软硬件设备的支持，也需要基于软硬件的交互，依托于通信技术等，推出一站式管理平台。由此可见，软硬件层面的安全威胁，涉及众多内容，无论是硬件设备的使用寿命，还是软件基础，都会影响到整个工作的安全，虽然档案信息化管理，扩充了原有的工作渠道，也囊括了更多的开放性管理平台，但为了确保整个工作的服务质量，必须从软件的交互中、硬件设备的使用保护中，确保电子档案信息的存储及使用安全。这意味着，电子档案信息会长期存储于统一的软硬件系统平台之中，不再以纸质材料为存储信息的载体，如若不能基于软硬件的使用要求，保护硬件设备的可用周期，或进行备份工作，只盯着管理效率进行任务的安排，将难于规避软硬件层面的威胁，更无法依靠标准化的工作流程，使整个档案管理工作能够覆盖到更多的使用场景中。

3 解决档案信息化安全管理问题的策略

3.1 提高安全管理意识

档案管理数字化、信息化，并非一个新词汇、新概念。而是将数字化技术进行了多元的衍生，使之与管理工作、生产工作相互融合。不同的使用方向具有不同的特点，以档案信息化管理工作为例，提高工作效率，做好数据安全的保护工作为此项工作的基础，也是重心。在其中，管理人员影响着档案管理工作中的安全、效率和准确性问题，需要通过提高人员安全管理意识的方式，来解决安全层面的问题，这才是做好档案管理工作，构建新工作生态的前提条件。也只有在此基础上，确保数据的安全，把档案信息化管理的概念扩大，才能使此项技术更具实用价值，更具使用安全性。

3.2 确立安全管理制度

从使用层面分析安全管理问题，应首先从制度层面出发，依据档案信息化管理将传统管理工作从线下转移到线上的特点，基于软硬件基础，制定工作规范，并对软硬件设备的稳定性进行定期排查，避免影响到数据信息的安全。同时，虽然档案信息化管理的形式、内容以及流程发生了转变，但其背后的逻辑其实和传统的工作方式相似，都需要确保档案信息的安全。以档案信息的安全管理为例，首先应在实际管理工作中，确保软硬件层面不会出现使用问题，对大规模数据类信息进行调整的同时，也能通过备份操作，提高整个管理工作的安全度。此外，还需通过归档检查的方式，确定不同版本下档案信息是否存在差异，最终制定出易于执行的管理制度。

3.3 探讨多元化的安全措施

在提高线上化安全管理及操作意识后，企业单位还应从技术方案措施出发，积极寻找第三个带动档案信息化管理安全水平提升的可能。这是重构数字化管理生态的基础，也是解决安全管理问题的基础保障。同时，档案信息化管理的本质，在于对数字化管理工具的理解和使用，探讨数据存储和使用安全等问题时，需要从数据信息保护层面出发，通过加密技术、防火墙技术对整个系统进行防护，避免依靠数据包进行访问，提取档案信息，导致电子信息数据泄露的问题发生。由此可见，减少档案信息管理的安全问题，所瞄准的工作点不仅仅是人员、制度这两大类内容，而是应对整个管理系统进行研究，以便扩大安全管理工作的范围，确保本地档案数据信息的访问、使用以及调取安全。

4 结语

档案信息化管理的优势，主要体现在对电子档案信息的统筹、存储以及使用三大方面，这一概念的出现，使得档案管理工作的边界得到了拓展，同时，将数字技术应用于实际管理工作之中，也为此项工作提供了更多的保障，但由于整个管理工作需要依托于终端系统平台进行，这使得档案数据信息的使用安全难以得到保障。正因此，数据信息安全逐渐成了当前语境下，档案管理人员必须重视的内容。也只有这样，才能更好地发挥出档案管理工作的优势。