数字化时代下档案管理工作开展路径

2022-03-16覃晓妮

科教导刊·电子版 2022年4期

覃晓妮

（广西壮族自治区食品药品审评查验中心广西·南宁 530029）

0 前言

众所周知，在企业的运营过程当中，需要对各方的档案进行统一的管理，为了能够保障企业的快速发展，给企业的决策提供科学的数据支持，而档案管理目前也能够直接影响企业的可持续发展水平，作为新时代下企业发展的重要因素，其中很多档案管理技术已经被更新，更多的新方式运用到了档案管理当中，不仅能够提高档案管理的工作质量，还能够提高企业工作效率，让企业的管理层更快的拿到需要的档案，了解自己想要查询的数据，使档案管理工作发挥出更大的作用，帮助企业发展。

1 数字化时代下档案管理工作的现状

1.1 企业档案管理现状概述

在新的时代背景下，信息化的档案管理包含了许多优势，首先能够提高查询档案的效率。与传统的纸质档案管理模式相比，信息化的管理方式档案的查询变得更加简单，而且查询过程当中也能够避免对档案做出损坏，减少了档案的丢失情况，对各种可能出现的管理问题都做到了有效防范。但依然有很多的学者认为，在目前的档案管理工作中，许多的工作模式跟不上企业的高速发展步伐，而且长期以来档案管理工作一直处于被动状态，在工作内容上缺乏新颖，而且需要增加更多新的活力，以职工档案管理为例，作为社会保障工作的基础，职工档案管理在整个社会发展中扮演着更加重要的角色，也是政府落实相关政策的基础。对于化解社会矛盾有着关键作用，也有利于维护社会的稳定。在职工的档案中会详细记载员工企业受到的各种待遇，并且能够查询到员工是否参与社会保障情况，所以从员工个人的角度上来讲，档案的管理工作是保障自身合法权益的关键。但是对于档案管理工作来说，许多的档案管理者较为忽视这一类型的档案，容易出现错误。除此之外，在档案中出现更加复杂的情况，不仅要关注企业的发展更要关注职工个人的发展，对各项工资的审批、晋级和五险一金补贴发放情况，由于档案中涉及到的问题越来越复杂，档案管理人员很有可能会因为操作的失误而出现影响档案的情况，增加档案管理工作的难度。更有甚者，部分工作人员缺乏专业的档案管理知识，也会拖沓档案管理的工作进度。

1.2 数字化档案管理的条件

在如今的时代，发展信息化为档案管理提供了必要的技术条件，而数字化的技术水平进一步提高我国很多的企业和行政单位都开始通过计算机等移动终端、大数据、云计算等技术，推动档案管理工作的创新。在这种环境下，企业的档案管理工作逐渐偏向于无纸化，多样化的储存方法并存。排除了传统的纸质储存和光盘储存，目前运用云储存的技术，通过通讯技术来实施，让档案管理工作变得更加稳定，也成为未来发展的主要数字化工具。

数字化档案管理的模式相对于传统的档案管理需要更高的技术，而如今教育的实施让许多的从业者有了更高水平的工作能力，学习现代化数字技术，并且具备了更高的操作能力，对于技术的变革，目前各方企业已经对档案管理人员进行培养，聘请高校中具备网络技术的档案管理人员，人才数的增加，也使得目前档案管理水平不断提升。对现有员工进行再培训，增强从业人员对数字化能力的掌握，为此良好的人力资源也为档案管理工作提奠定了基础，推动了档案管理工作顺利进行，为未来的发展提供了有力保障。

2 档案数字化管理的研究

2.1 明确档案管理的核心内容

与传统的档案管理方式相比，如今信息化的档案管理方式需要的工作流程更加复杂，为了能够进一步提高工作效率，工作人员需要将工作细节进行强化，其中包括对档案的整理工作，该阶段的工作需要对档案进行拆卷装、订以及分区扫描。将各个档案进行明确的登记，这是数字化管理的基础工作，第二步是需要建立档案库，根据数据格式做好目录，同时也要检查好档案的质量，防止信息数字不准确的问题，最后需要对档案和图像进行扫描处理，规范字迹的清晰度，设置档案扫描后的分辨率及亮度，如果扫描页数出现不一致，一定要及时的检查处理好问题。对于图像处理工作，工作人员也要做好裁边、拼接的工作，这样能够有效的减少图像的储存空间，让图片更能更加清晰。之后对数据进行验收，工作人员也应该对最后的数据库进行统一的检查，通过随机抽样的方法，需要保证数据的合格率超过95%才可以达到预期的数字化保管效果。对数据进行备份，对关键档案进行两份备份，采用离线的方式进行保管，降低档案风险。

2.2 做好信息化档案馆里的前期准备工作

单单依靠信息技术是无法做好档案管理，而是需要通过工作的工作协调整个档案管理工作的各方问题，从而加深档案管理工作的有效性，在前期也要做好相应的准备工作，其中包括调研工作，对数字化档案对象进行调查，了解数字化的技术标准，全面提高档案管理的水平，掌握档案中的年限数量以及载体，等通过分析了解到在建设当中所需要的各项资源，形成标准的制度，结合目前我国的数字化规范相关内容以及标准，来指导后期的工作。其二是要形成科学的管理流程，隶属划分数字化建设当中的岗位职责，同时数字化管理的工作量较大，而且工作周期较长，为了能够使数字化管理建设得到长久的有效性，需要在人才队伍上出力，培养数字化人才，解决档案管理中出现的问题。

2.3 加强档案管理工作中数字化信息加工能力

在具体的工作过程当中，档案管理人员需要根据档案的情况形成规范的工作方案，其中不仅明确数字化档案在加工过程当中的职责，还应该对验收的相关内容加以明确，确定各方计划中的进度责任等技术要求，同时也要清晰准确的保管档案资料。在信息化管理过程中，需要工作人员投入更多的努力，注意核实档案资料，避免出现档案信息失真的问题，严格遵照数字化加工流程开展相关工作，以明确的章程制度审查整个档案管理过程，提高工作的效率与质量。

2.4 做好数字化管理的后期维护工作

在数字化档案工作的建设过程当中，工作人员应该把后期的维护当作重点工作，而其中的工作内容主要包括强化维护管理，充分发挥出工作人员的主观能动性，分设验收小组，对档案管理进行抽查或其他方式的检查查验档案内容。判断对档案的处理效果，在档案验收过程后，也应该对全体人员进行相关能力的培训，结合企业的实际情况和以往的相关经验。预见在数字化管理过程中可能出现的相关问题，采用专人专项的管理方法，降低出现风险的可能性，努力建设特色服务，结合数字化处理成果。档案的真正价值在数字化技术当中得到了进一步的运用，所以定期的维护工作是档案数据库保持正常运行的有力保障。

3 强化档案信息化管理的策略

3.1 强化数字化档案管理的意识

企业必须将推动数字化档案管理，建设作为未来发展的重点内容，对其提供人力和财力等资源方面的支持，在思想上也要培养工作人员呢数字化意识，认识到未来的发展进程，档案管理在数字化的帮助下有哪些工作优势，这样能够充分调动工作人员的工作积极性。除此之外，企业也应该提供更多的培训机会，让档案管理人员了解数字化档案的建设思路与方案，通过其他的安全技术提高信息管理的安全。

3.2 运用云计算技术

由于档案管理涉及的内容较多，而云计算的方式能够有效规范档案中各项信息的类别，构建一个数据平台。在这种广阔的环境下有着更多显著的优势，对于极大内容的信息量可以不受硬件设施的限制。在信息化的档案管理当中，工作人员可以将档案上传到云端，而直接在云端进行档案分享，就可以拿到所需要的数据信息，自由的下载特定资料。云计算出现也使得信息化的档案管理工作得到进一步的提高，增强了各方性能，在浏览等过程当中具备更高的便捷性。