信息化管理平台用于医疗设备采购管理的意义及实践

曾超凡 福建医科大学附属泉州第一医院 （福建 泉州 362000）

内容提要： 目的：研究信息化管理平台用于医疗设备采购管理的意义及实践效果。方法：以2019年3月～2020年3月本院使用常规管理方法采购的31件次医疗设备为对照组，以2020年4月～2021年4月本院使用信息化管理平台采购的35件次医疗设备为实验组。比较两组设备采购时间（统计、挑选、谈判、到货、验收、付款）、采购情况（供应商数量、平均价格）、采购问题总出现率（不符合统计采购量、账单信息不全、设备资质不统一、采购合同有误、到货进度缓慢、验收核对失误、货款支付超时、采购流程混乱）。结果：实验组统计、挑选、谈判、到货、验收、付款时间、平均价格和不符合统计采购量、账单信息不全、设备资质不统一、采购合同有误、到货进度缓慢、验收核对失误、货款支付超时、采购流程混乱问题总出现率均显著低于对照组（P＜0.05）；实验组供应商数量显著多于对照组（P＜0.05）。结论：使用信息化管理平台管理医疗设备采购可有效缩短采购所需时间，降低采购花费金额，且减少采购过程中问题出现率。

医疗设备为医院医疗质量的物质基础，随着中国医疗设备发展迅速，医疗设备采购数量逐渐上升，且医疗设备价格较高，需合理分配医疗设备资源，若医疗设备采购过程中出现采购设备数量统计失误、招标信息不全、合同信息错误、设备入库检查不及时等问题时，则会导致医院采购时间、资金的浪费，因此医院需重视医疗设备采购流程管理[1,2]。常规采购管理方式虽然具有采购管理流程相关规定，但管理缺乏全面性、系统性，科室间信息交流遗漏、错误风险较大，导致采购效率较低，耗时较长，消耗资金较多。信息化管理平台可将医疗设备采购各个环节有效连接，并将采购信息统一上传至平台中，有利于采购人员查找、登记、核对等采购相关资料[3,4]，从而提高采购效率、减少采购时间资金浪费。本次研究使用信息化管理平台用于本院医疗设备采购管理中，研究其效果，现将结果报告如下。

1.资料与方法

1.1 一般资料

以2019年3月～2020年3月本院使用常规管理方法采购的31件次医疗设备为对照组，以2020年4月～2021年4月本院使用信息化管理平台采购的35件次医疗设备为实验组，对照组中设备监护仪5件次，B超设备6件次，临床检验设备5件次，激光治疗仪5件次，等离子手术设备2件次，电子肠镜4件次，腹腔镜4件次。实验组中设备监护仪6件次，B超设备5件次，磁共振设备6件次，激光治疗仪6件次，等离子手术设备3件次，电子肠镜5件次，腹腔镜4件次。两组医疗设备构成比较无统计学意义（P＞0.05）。

1.2 方法

对照组使用常规方式管理医疗设备采购：首先由科室购置申请提交，医院主管、财务、设备管理部门审核医院现有设备情况后批准通过购置申请，财务和设备管理部门总结设备采购情况并查询收集设备供应商相关信息，开会商讨招标，协商一致后制作并签订采购合同，设备到货后清点入库，出库验收确定设备型号、功能等无误后支付货款。

实验组使用信息管理平台管理医疗设备采购：首先由设备管理部门和信息部门建立信息化医疗设备采购平台，分为购置申请、审核批准、设备信息数据库、招标情况、采购合同上传、物流信息查询、设备到货清点、验收支付进度等部分。

①建立医疗设备信息库，收集登记医院各个设备品种、供应商、厂家信息等，实时更新，动态管理各项数据信息。②科室购置申请提交后，平台自动统计购置申请，其中不同科室重复设备申请标红并反馈给该科室，设备管理部门根据统计结果与各科室分别核对，核对内容包括设备采购申请部门、设备采购数量、新型设备需确认采购必要性、旧设备更换需检查核实旧设备功能存在问题且无法维修必须更换等，信息确认无误后制作本次医疗设备采购清单。③根据资料库中设备信息挑选设备生产厂家，确定后组织招标谈判会议，招标谈判会议达成合作后拟定采购合同，合同签订前需认真核对信息，双方核实无误后签订，签订后将合同信息录入管理平台，分别登记采购员、设备种类、数量、金额、保修时间、生产厂家等信息。④合同签订上传后，厂家将设备物流情况上传至管理平台上，便于查询。⑤设备到货后医院验收人员根据合同信息清点核对设备，核对出库安装后设备管理部门实施技术验收，每个设备验收完毕均在管理平台上确认，所有设备确认完毕后付款。⑥后续保修期内设备出现问题可在管理平台中查询相关信息联系相关人员、厂家进行维修。

1.3 观察指标

比较两组设备采购时间（统计、挑选、谈判、到货、验收、付款）、采购情况（供应商数量、平均价格）、采购问题总出现率（不符合统计采购量、账单信息不全、设备资质不统一、采购合同有误、到货进度缓慢、验收核对失误、货款支付超时、采购流程混乱）。

1.4 统计学分析

使用SPSS22.0软件分析，%表示计数资料，行χ2检验；±s表示计量资料，行t检验，P＜0.05为有统计学意义。

2.结果

2.1 两组医疗设备采购时间比较

实验组统计、挑选、谈判、到货、验收、付款时间均显著低于对照组（P＜0.05），见表1。

表1.两组医疗设备采购时间比较(±s,d)

表1.两组医疗设备采购时间比较(±s,d)

组别 n 统计 挑选 谈判实验组 35 2.31±0.55 5.19±1.01 3.78±0.57对照组 31 2.79±0.64 6.22±1.27 4.26±0.69 t 3.277 3.666 3.094 P 0.002 0.001 0.003

续表1.两组医疗设备采购时间比较(±s,d)

续表1.两组医疗设备采购时间比较(±s,d)

组别 n 到货 验收 付款实验组 35 7.85±1.42 2.59±0.61 1.73±0.45对照组 31 9.13±1.58 3.34±0.65 1.99±0.52 t 3.467 4.834 2.178 P 0.001 ＜0.001 0.033

2.2 两组医疗设备采购情况比较

实验组平均价格显著低于对照组（P＜0.05）；供应商数量显著多于对照组（P＜0.05），见表2。

表2.两组医疗设备采购情况比较(±s)

表2.两组医疗设备采购情况比较(±s)

组别 n 平均价格(万元) 供应商数量(个)实验组 35 257.46±50.72 11.89±2.25对照组 31 301.35±52.88 10.44±1.93 t 3.439 2.792 P 0.001 0.007

2.3 两组医疗设备采购问题总出现率比较

实验组不符合统计采购量、账单信息不全、设备资质不统一、采购合同有误、到货进度缓慢、验收核对失误、货款支付超时、采购流程混乱问题总出现率均显著低于对照组（P＜0.05），见表3。

表3.两组医疗设备采购问题总出现率比较(件次,%)

续表3.两组医疗设备采购问题总出现率比较(件次,%)

3.讨论

医疗设备采购较复杂，涉及到各科室、主管部门、财务部门、设备厂家等多个方面，期间信息交流出现遗漏或失误则会导致设备采购时间耽误、资金浪费等问题[5]，因此需要使用科学合适的方式管理医疗设备采购流程。

常规医疗设备采购管理虽然涵盖了医疗设备采购所需各方面程序，但分别统计核对各科室采购需求申请，在审核批准过程中耗时较长，且后续专业人员了解医疗设备相关信息缺乏全面、系统性对比，导致招标谈判所需时间也较长，且对价格方面招标谈判不利[6,7]。信息化管理平台可将医疗设备采购所需信息建立成信息库，便于统计、查询各方面信息材料。本次研究结果中，实验组统计、挑选、谈判、到货、验收、付款时间、平均价格均显著低于对照组；供应商数量显著多于对照组，说明信息化管理平台用于医疗设备采购管理可缩短采购各步骤所需时间，且增加设备供应商数量，降低采购所需资金。究其原因，信息化管理平台首先建立数据库，全面性、系统性收录各科室现有设备情况、采购设备信息等资料，当科室出现医疗设备采购需求时，可直接在管理平台上提出申请，设备管理部门会核对该科室现有设备情况，且平台自动统计各科室设备采购申请情况，重复设备申请会自动标红便于管理人员审核核对，从而缩短医疗设备采购种类数量统计时间。资料库中较全面涵盖各种医疗设备市场信息，管理人员可直接搜索所需采购的设备信息，进行对比筛选，避免长时间查询资料，资料库信息全面并实时更新有利于避免遗漏供应商，且有利于招标谈判，降低采购所需资金和时间。签订合同后，采购的医疗设备相关物流信息会自动同步上传至信息化管理平台中，便于查询和监督设备运输，缩短设备到货时间[8,9]。设备到货后设备管理部门验收时可根据信息管理平台上合约以及设备信息等进行核对，缩短验收时间。验收完成后支付货款并在信息管理平台上更新设备采购流程，提醒供应商确认货款接收情况，从而缩短付款时间。

医疗设备采购部门、人员和信息较多，常规医疗设备采购管理方式虽然有统一流程管理采购，但信息交流方面仍不是非常便利，信息传递仍易出现遗漏，从而医疗设备采购过程中仍存在一定失误风险[10]。本次研究结果中，实验组不符合统计采购量、账单信息不全、设备资质不统一、采购合同有误、到货进度缓慢、验收核对失误、货款支付超时、采购流程混乱问题总出现率均显著低于对照组，说明信息化管理平台用于医疗设备采购管理中可有效降低采购流程中问题出现率。因为从医疗设备采购申请、设备信息筛选、采购合同确认、新设备入库清点验收等均在信息化管理平台中进行详细登记，设备管理部门可随时通过该平台进行检验核对，且信息完整全面，从而有效降低采购流程出现问题的风险[11-13]。

综上所述，信息化管理平台用于医疗设备采购管理中可缩短采购所需时间，增加供应商数量，降低采购所需价格和采购过程中问题出现风险，可作为医院医疗设备采购管理参考方案。