大数据时代高校房产档案管理新探索

摘 要：通过对高校档案管理现状的分析，探讨大数据背景下高校房产档案管理模式和发展趋势。探索高校房产档案系统的建设，利用大数据快速、准确的特性，搭建高效数据平台，运用大数据技术服务高校档案管理工作，提高高校房产档案管理水平。

关键词：高校房产;档案数字化;档案管理

中图分类号：F27 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.08.033

1 大数据背景下高校房产档案管理的展望

1.1 构建全新房产档案管理模式

以大数据核心技术为主导的现代信息处理技术，逐步深入高校房产档案管理中，推动房产档案管理从落后的手工管理方式向信息化模式过渡，实现房产档案信息整理、查询、利用管理的现代化。传统管理统计模式下房屋数据统计、增减、分析是一项繁琐并且出错率较高的工作，现代信息技术则将系统内的信息系统化、条理化、合理分类，形成有序的档案体系，从而确保房产档案的准确性和全面性。在高校房产工作管理中，工作留痕已逐渐成为常态，利用大数据技术优势和网络平台技术建立信息化的档案管理，就可以实现部门之间的信息共享和数据的信息化传输，在网络上留痕。同时可开展高校之间、高校与上级主管部门之间的信息交换、扩宽与房产管理有关的服務项目，形成信息档案服务于人，建立高校档案管理现代化管理。

1.2 盘活房产档案，助力高校发展

传统的房产档案以纸质档案为主，日积月累数据量庞大，只靠人工整理，无法做到信息数据链和关系网明晰，不能为学校提供准确的数据，逐渐失去利用价值。再加上高校人员变动频繁，房产档案极易丢失。信息化的档案管理，则利用电脑、扫面议等现代设备，将原始档案制成电子档案，通过编制引索目录等信息，将房产档案信息串联起来，通过查询等方式盘活历史档案。高校飞速发展的今天，校区提升改造、教学科研用房合理分配都依靠房产档案的准确性和科学性。这就对房产管理提出了更高的要求，管理人员要实时掌握学校房屋的动态情况并对房产档案开展大数据分析，掌握全校房屋使用情况，为学校发展提供夯实的数据基础。

1.3 规范高校房产管理制度

高校房产档案管理的规范化，是实现高校档案信息化的前提。在制定规章制度标准时，要坚持高层次、高标准。要紧随时代发展的脚步具有前瞻性。要有利于高校档案的共享、交流。高校房产档案管理制度，要遵循科学性和可操作性，可宏观管理全校房产情况，使房产档案客观的反映高校实际情况。高校房产管理制度要统筹管理全校房产，杜绝多头管理，各自为政的现象。建立统一的房产管理系统，采取归口管理的模式，推动房产管理正规化。

2 高校房产档案管理的现状和问题

2.1 档案管理日常管理普遍混乱

高校房产管理有自身的特殊性，房产类别多样化、房屋分布广泛，管理难度大。管理中传统单一的档案管理方式依然占有很大比例，管理及使用人员变更频繁，原始房产档案交接不及时，未制定房产档案立卷归档管理制度，档案保存残缺、断档，导致房屋档案信息混乱。日常管理中，无大数据支撑，无法宏观调控，单位之间、单位内部公房配置不合理，占有和使用分配不均、差距大，短缺和浪费并存，影响有效的调配使用，降低了房屋使用率进而造成国有资产的闲置与浪费。

2.2 信息技术应用在房产管理中的短板

现代化的管理和技术，为高校房产管理带来了新的模式。但由于高校房产管理存在校区多、房产类型多、问题多、房产信息整合难度大等实际情况。现阶段信息化房产管理系统不健全，数据单一没有建立动态化、精细化的管理工作平台，无法实现房屋土地资源从购建、入账，到经营性资产的出租出借，房屋的日常维修等全动态掌握。无法高效率做到资源分区、分类、统一规范，集成一体。

2.3 高校档案管理效率低下

传统的高校档案管理还停留在文档实体管理，管理人员消耗更多的精力和时间去收集、整理、分类、保管各类房产档案。高校房产档案历史久远、分类不清、信息琐碎，查询起来费时费力，效率低。高校房产管理者管理着高校教职工福利房、周转房、教学用房、科研用房、办公用房的分配、调配，粗线条的管理方式，不能清晰全面的掌握全校房屋使用情况，容易造成大量房屋利用率低下或闲置，形成学校用房紧张的假象。

2.4 传统档案不宜保存

纸质档案是传统档案中一直重要的保存介质。纸质档案因原材料的特殊性，对档案室的温度、湿度都有要求，要尽量保持恒温恒湿。温度保持在14°-24°之间;湿度应保持在45%-60%之间。如果温度、湿度达不到要求，纸质档案会缩短保存寿命，导致纸质破损、字迹模糊。这对档案室有着较高的要求，既要通风、避光又要防潮、防虫。现在高校房产档案的管理部门往往没有专门的档案室，又存在报送学校档案馆不及时的问题，这就导致纸质档案保存环境达不到要求。纸质档案在重复翻阅的过程中，因纸质的老化极易造成损坏，日积月累后造成残缺不全，影响管理人员获取准确的信息。

3 高校房产档案管理的新措施

3.1 房产档案信息管理体系的构建

高校房产档案管理依赖纸质档案的时代已经过去了。高校房产房屋数量庞大，房屋种类繁多的特性决定高校房产管理需要向动态化转变。要建立符合高校实际情况的现代化管理系统应充分利用信息技术。首先，对全校房产进行房屋清查，把基础数据准确和及时有效的整理采集，摸清家底，利用现代技术把纸质档案转化为电子档案。其次，利用三维空间仿真技术，结合GIS＼＼CAD物联网，5G移动、工作流引擎等技术，完成房产的可视化地理信息系统，实现房产多纬度的虚拟展示和呈现。再次，建立云档案数据信息系统，分类建册，确保档案资料宏观掌控与具体细化一目了然，实现房产档案信息数据从单纯的纸质档案到数字化的质变。以云档案信息系统、档案信息数据库等新媒体平台为依托，根据房产信息的变动及时更新，保证全校房产信息动态全面掌握，完成系统化管理。

3.2 培养专业的房产管理员队伍，增加档案管理意识

房产档案管理向信息化的转变，需要专业性强、信息化技术应用熟练，能熟悉掌握大数据技术，对大数据发展具体一定的前瞻性和钻研精神的专业人员。这就要求高校加大培训力度及频次。从计算机应用能力、办公软件熟练程度、云技术及网络安全等方面，进行全面培训。改变传统管理模式，形成动态管理模式提高业务能力水平，促进高校房产档案的信息化及智能化发展。

3.3 提高房产档案的安全性和保密性

高校房产管理部门负责管理、保存全校房屋档案。高校房产管理系统存储着全校房屋信息。在网络科技发达的现在，黑客、病毒，都威胁着高校安全。高校房产管理系统应符合信息系统安全等级保护并在中华人民共和国公安部备案。同时有严格的访问权限，通过授权的用户可看到相关的房屋信息。

4 房产管理系统性能建设的探讨

高校房地产管理系统应满足全校房产管理的动态管理、细化管理的需求。学校职能部门可以对资产进行全方面的查询、监督和统计分析。全校房屋信息从购建、调配、出租出借及修缮都能实现动态掌握，一目了然。这样可以实现职能部门与二级单位之间的有效管理，建立产权清晰、配置科学的管理方式。高校房地产管理系统应实现房屋土地资源管理的数字一体化，利用物联网、5G技术、工作流引擎等技术，以三维仿真地图为表现载体，无缝集成基础地理信息数据及各类业务数据，实现各类校园地物的可视化，实现高校房产现代化管理。

以仿真数字技术为基础，辅助三维数字地图、CAD图形、照片、音频、视频等，实现每栋楼、每一层、每一房间的基本信息如面积、使用人、使用性质以及使用流程、查询、统计分析的可视化管理。通过信息化手段，手机短信、邮件等沟通方式，迅速、准确受理申请，及时反馈结果。对现有房屋面积进行分析和规划，提高使用率优化组合，建立房屋使用標准，实现管理的科学化和透明化。

5 结语

教学科研工作是衡量高校教育规模的关键指标之一，高校房产管理为教学科研发展提供场所满足学校发展要求。高校房产档案是资产管理中一项很重要的工作，对资产管理中出现的问题具有参考价值，为学校重大决策提供有力参考数据。随着高校的日益发展，房产管理中产生的大量数据，无法靠人力快速和准确的完成，而利用现代信息技术可以满足高校房产档案日益增长的要求，提高高校房产档案管理的有效率及质量。结合大数据技术的特点，将高校房产管理和信息化技术相融合，对高校房产档案的发展将起到有力的推进作用。

参考文献

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作者简介：张雯君（1984-），女，山东胶州人，硕士，中级，主要从事档案管理研究。

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