大数据环境下的高校档案信息化管理

廖秀娟

摘 要：随着信息化时代发展，大数据手段在高校档案管理中的应用范围得以扩展。通过大数据手段可以维持高校档案信息化管理实施效果，从而处理高校档案管理面临的僵局。本文针对大数据环境下高校档案信息化管理进行研究，阐述高校档案信息化管理的重要性和实际开展要求，之后介绍大数据环境下高校档案信息化管理问题，并在优化措施支持下处理高校档案信息化管理问题，确保档案信息化管理可以满足高校各项工作稳步开展要求。

关键词：大数据;高校档案;信息化管理

引言

大数据技术是以数据为本质的新一代革命性的信息技术，在数据挖潜过程中，能够带动理念、模式、技术及应用实践的创新。在大数据环境下，传统档案信息化模式已经不能满足高校各项工作开展要求。这就应对大数据环境下高校档案管理模式进行信息化处理，使得高校档案管理与大数据时代下高校综合发展水平得以提高。当然也应根据大数据模式对高校档案信息化管理存在的问题进行有效处理，突出大数据环境下高校档案信息化管理的必要性，彰显高校档案信息化建设的重要意义，借此为高校各类档案资料全面管理提供有效参考依据。

1 高校档案信息化管理的重要性

依照大数据时代发展趋势对高校档案资料开展信息化管理本就具有明显的重要性，其主要表现在以下几个方面：第一，做好高校档案信息化管理可以为智慧校园建设提供重要支撑，彰显档案管理与高校各专业综合教学之间的关联性，保证纸质档案与电子档案之间协调配合力度，必要时也需要借助大数据手段推进纸质档案向着信息化档案方向转变，继而为大数据环境下智慧校园建设提供有力支持。第二，通过信息化管理模式可以对高校档案资料收集、整理、利用等基础工作流程进行规范化处理。强化计算机设备在高校档案管理中的作用效果，也能在强化高校档案信息化建设力度的同时提升相应管理工作实际开展水平，从而帮助管理人员在短时间内了解档案资料上的各项信息，极大程度地提高各项档案资料的利用率，使得大数据环境下高校档案资料综合管理水平得到进一步提高。第三，对高校档案资料进行信息化管理还能拓展相应服务领域，保证特色档案服务的落实程度和相关工作现实开展效果，借此彰显大数据环境下高校档案信息化管理的重要性，使得档案资料在高校各项管理工作中的作用得以彰显。同时信息化管理也可以为档案资源综合保护和高效利用提供有力支持，使得信息化档案资料的管理和应用符合高校现代化发展要求[1 ]。

2 大数据环境下高校档案信息化管理存在的问题

2.1 档案管理制度缺失

多数高校的档案信息化管理尚且处于初步阶段，进行档案信息化管理时还缺乏完善的规章制度，这就会造成大数据环境下高校档案信息化管理因为各项规章制度不够完善合理而出现问题，高校档案信息化管理也会因为缺乏有力指导而受到限制。不同档案资料在信息化管理过程中需要规划的规章制度存在差异，如果不能实时更新调整高校档案信息化管理制度，也会造成高校档案信息化管理面临较为严重的阻碍。

2.2 档案管理流程混乱

如果没有根据合理要求进行高校档案信息化管理，就会造成大数据环境下高校档案信息化管理流程过于混乱，直接影响大数据环境下高校档案信息化管理效率和档案资料的实际作用。开展高校档案信息化管理时会因为档案资料分类不够准确合理而面临诸多影响，档案管理部门不能按照准确分类开展有效管理工作，影响大数据环境下高校档案信息化管理实施效果，大数据手段和相关技术在高校档案信息化管理中的作用下降，这也会导致高校档案信息化管理周期延长，大数据环境下高校档案信息化管理出现各项风险问题的可能性越来越高[2 ]。

2.3 档案管理风险频发

对高校传统纸质档案资料进行信息化转变时，可能会因为相关系统运行缺陷和规章制度不够准确合理而出现各项风险问题，加大高校档案资料在综合管理和信息化转变过程中出现基础信息缺失和准确性下降的问题，高校档案信息化管理难以连贯有效地开展，高校档案信息化管理与大数据时代发展和各项业务工作具体实施要求之间的差距越来越明显。高校档案管理部门也不能对各项风险问题进行全面有效处理，大数据环境下高校档案信息化管理各项风险问题也越来越严重，严重到影响各项档案资料在高校综合发展中的作用。

2.4 档案管理难度过大

由于高校档案管理过程中需要考虑的基础项目比较多，造成高校档案信息化管理难度过大，大数据环境下高校档案信息化管理会受到诸多限制。同时高校档案信息化建设与各类档案资料管理要求之间存在较为明显的差距，在缺乏信息化系统和合理平台情况下开展高校档案管理，必然会导致高校档案信息化管理各项问题频频发生。此外，按照大數据时代发展要求开展高校档案信息化管理时没有在其中投入足够的人力、物力和财力，高校档案信息化平台建设不能满足具体管理工作良性开展要求[3 ]。

2.5 档案人员素质低下

现阶段我国高校中档案管理人员自身综合素质相对低下，相关人员对于计算机专业知识和档案管理规章制度不够了解。为减少人力成本支出，高校进行档案管理时通常聘用无关紧要的兼职人员，这也会导致大数据环境下高校档案信息化管理缺乏足够人力支持，高校档案信息化管理的效果和基础业务工作的连贯性也会受到很大影响，大数据环境下高校档案信息化管理各项基础要求不能有效落实。

3 大数据环境下高校档案信息化管理的优化措施

3.1 完善档案信息化管理制度

从大数据时代发展角度出发，依据《中华人民共和国档案法》，明确开展高校档案信息化管理前期必须对应用在其中的规章制度进行完善处理，这就可以为高校档案信息化管理提供合理标准和规范，有效推进高校档案信息化管理更加合理地开展。就目前来看，应用在高校档案信息化管理中的规章制度包括《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《数字档案馆建设指南》等。在大数据环境下开展高校档案信息化管理时也应对应用在其中的规章机制进行更新调整，出具符合高校综合管理要求的档案信息化管理条例，借助准确制度解决高校档案信息化管理面临的阻碍和不合理地方，按照规章制度对参与到高校档案信息化管理中的工作人员进行有效的职责权限划分，为调整大数据环境下高校档案信息化管理问题提供有效参考依据，借此彰显完善规章制度在高校档案信息化管理以及风险问题调整中的实用价值[4 ]。根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，自2008年9月1日起施行。高校在制定信息化管理制度的过程中必须要严格依据规范要求，制定相关的部门档案收集、归档和利用等工作制度、规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

3.2 规范档案信息化管理流程

将大数据手段和相关技术融入到高校档案信息化建设以及相应管理当中，不仅需要强化新型技术在其中应用力度，也需要从高校档案资料种类和信息化建设角度出发做好相应管理工作。严格遵循大数据手段和技术应用情況对档案信息化管理流程进行规范化处理，使得高校档案信息化管理因为基础流程不够准确合理而出现的问题得到有效改善。首先，需要根据高校各个时期产生的档案资料进行有效划分，保证档案资料类别划分的合理性，并根据最终分类结果针对高校档案资料展开有效管理。同时遵循大数据环境下高校档案资料管理要求做好相关联的信息化建设工作，为后期高校档案资料信息化管理良性开展提供有效参考依据。其次，就应在高校档案信息化管理过程中地各项风险问题进行有效处理，尽量维持高校档案信息化管理过程中综合监督和各项风险问题全面调控力度。彰显大数据手段以及现代技术在高校档案信息化管理监督管控和风险问题综合处理中的作用，借此为大数据环境下高校档案信息化管理优化合理开展奠定坚实基础。最后，应从高校建设发展层面入手针对档案信息化管理以及大数据管理系统规划建设开展有效评价，并按照实际评价结果对高校档案信息化建设以及相应管理面临的僵局加以改善[5 ]。

3.3 保证档案信息化管理安全

高校在开展档案信息化管理时可能会因为相应网络规划不够合理而出现各项安全问题，这也会影响高校档案资料的严密性和基础信息的准确性。这就应从大数据时代发展角度出发强化高校档案信息化建设安全管控力度，针对档案信息化管理模式以及高校档案网络进行全面合理的安全风险控制工作，更新处理大数据环境下档案信息化管理安全形势过于严峻的情况，并在保证相应网络安全效果和实际运行水平的情况下对高校档案信息化管理过程中资料信息泄漏和失真等问题进行全面处理。而且遵循安全要求对高校档案信息化管理风险问题进行综合调控时，可以通过安装档案安全系统，在控制系统联网过程中出现各项安全问题的情况下对高校档案资料目录以及相关联数据库进行信息化备份。发挥网络安全技术在大数据环境下高校档案信息化管理和各项风险问题综合调整中的作用，这就可以避免档案信息化服务器因长时间运行崩溃对资料信息的全面性和准确性产生影响，使得大数据环境下高校档案信息化管理水平和整体质量效果得以提高[6 ]。

3.4 创建档案信息化管理平台

为满足大数据时代发展对高校档案管理提出的要求，不仅需要根据高校档案管理真实需求做好相对应的信息化建设工作，也应从高校档案信息化管理工作实施过程中基础项目和各项条例内容创建相关的平台，借助信息化平台将高校档案管理过程投入的资金、人力和物力等方面清楚表现出来，借此为大数据环境下高校档案信息化管理顺利开展奠定物质基础，使得高校档案信息化管理效果和各个环节协调水平得以提高。通过档案信息化管理平台不仅可以为高校各项档案资料共享和综合管理提供便利支持，还能对高校档案管理进行科学化和实用化处理，突出各项软件系统以及相关平台在高校档案信息化管理升级改造和现存问题优化调整中的作用，使得高校各项业务工作实施效果和综合管控力度有所提高。按照大数据时代发展趋势对高校进行档案信息化管理平台建设还能减少具体管理工作实际开展过程中资金消耗量，保障高校档案管理的经济效益和信息化平台在其中的作用效果，将大数据时代发展对高校档案信息化管理提出的各项要求落到实处，从而保障大数据环境下高校档案信息化管理的全面性和基础工作现实开展效果。

3.5 培养档案信息化管理人员

由于高校档案信息化管理对于参与者综合素养有较高要求，这就应按照大数据时代发展趋势对参与到高校档案信息化管理的工作人员进行有效培养，逐步提升相关人员对高校档案管理要求和信息化建设渠道的掌握力度，使得大数据环境下高校档案信息化管理因为人为因素干扰而出现的问题在短时间内得到全面优化调整。加上大数据环境下高校档案信息化管理工作涉及的基础项目比较多，这就应保证高校档案管理部门领导对岗位负责人员综合素质和基础工作实施情况有所了解，管理人员与基层职工在相互配合的情况下针对高校档案管理进行有效地信息化建设，将大数据环境下高校档案信息化管理水平和人员参与力度提升到一定高度。此外，还需要针对高校档案管理人员进行有效的信息化技能培训，有效提升相关人员档案信息化管理意识，缩小高校档案管理与大数据时代建设发展之间的差距。而在高校不断建设发展过程中，也需要根据高校发展情况做好档案信息化人才招聘工作，为高校档案管理注入新鲜血液，使得新旧员工可以在协调配合状态下开展高校档案信息化管理工作[7 ]。

结语

为保证大数据环境下高校档案信息化管理效果，不仅需要根据大数据时代发展情况下高校档案管理进行有效调整，也应遵循合理要求对高校档案信息化管理面临的问题进行全面处理。将大数据手段和信息化平台在高校档案管理中的作用表现出来，借此为高校档案管理提供信息化支持。当然也需要对各项优化措施进行更新处理，确保档案信息化管理可以成为高校现代化发展的先导工作，在满足档案资料共享目标的情况下适应现代化社会发展对高校各项工作实施提出的要求。

参考文献：

[1]徐香郧.高校档案管理信息化建设的现状与对策[J].科学大众（科学教育），2019（08）：154.

[2]马秋妍.高校学生档案信息化管理研究[J].办公室业务，2019（19）：85—86.

[3]杨杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：59—60.

[4]张慧玉.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].数字通信世界，2020（05）：275.

[5]吴倩.信息化背景下的高校档案管理新探[J].长江丛刊，2020（17）：87—88.

[6]朱晶，张雪峰.高校档案信息化建设研究综述[J].长江丛刊，2020（17）：127—128.

[7]毛业博.高校档案收集归档工作优化研究[J].办公室业务，2021（06）：144—145.

（作者单位：湖北工业大学）

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