浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平

2022-03-12朱玉婷

兰台内外 2022年5期

朱玉婷

摘要：档案的形成、立卷、归档整理与应用对干部提拔使用、加快机关事业单位发展等方面均有着积极作用。档案管理信息化建设可以让档案管理工作水平迈入新台阶，有益于实现对历史档案资源的最大化利用，还可以确保档案信息存储的可靠性与完整性。机关事业单位需要与时俱进，转变以往的理念，采取针对性手段加大档案管理信息系统建设力度，从根本上促进其信息化水平的全面提升，让其档案资料发挥出最大价值，继而全面提高其整体管理水平。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化水平

目前，我国机关事业单位档案管理信息化建设依然存在诸多问题，如档案管理信息化建设认知不够、信息化体系硬件设施不健全等，阻碍了机关事业单位发展的脚步。因此，本文对当前存在的主要问题进行探讨，并提出提高机关事业单位档案管理信息水平的有效对策，旨在切实保障机关事业单位档案可以有条不紊地开展，提升其信息化水平。

一、提高档案管理信息化水平的重要性

信息社会，无论是数字技术还是电脑等硬件设备均在单位办公中得到了广泛使用，因此电子文件与档案资料与日俱增，网络化办公已成常态。档案管理主要是对机关事业单位办公具体状况的记载，所以实现信息化管理就显得格外重要。一般而言，强化信息化建设的意义主要体现在以下几个方面：

1.对历史档案的整理与利用提供应有的便利

机关事业单位档案管理可以对其存在历史价值的档案文件资料加以存储，然而因为以往的历史资料通常都是以纸质档案为主的，所以查询以及存储起来既费时又费力，且会占据较大空间，很多历史遗留的宝贵材料无法得到最大化利用，不得不被长期搁置。档案管理信息化后，可以借助电脑技术对其档案加以管理，可以拓宽存储空间，无论是查询还是存储都非常便捷，并且还能充分挖掘历史资料潜在的价值，为历史档案的整理与利用带来益处。

2.有利于档案管理工作效率的提高

因为档案资料的管理模式过于陈旧，以往的档案管理资料十分烦琐，机关事业单位员工的资源不多，档案管理涉及面较为广泛，使档案的利用率不高且极易发生遗失情况。当单位加快信息建设进度之后，相关档案管理人员就能以最饱满的热情投入到工作当中，能够促进工作水平的全面提升。

3.有益于增强档案管理的完整性与安全性

优化信息化建设可以更加全面地对电子档案加以存储且存在着较强的隐蔽性，读取时也十分方便，可以从源头上充分确保档案资料在实际传输以及保存期间的安全性。和纸质档案管理进行详细比较，可以发现这种保存手段能够令存储时间延长，同时还能实现对档案的科学备份。

4.对实现档案信息资料共享和提升档案资料利用率大有裨益

对以往档案管理模式进行分析后可知，其会占用较大空间，同时针对档案的存储也比较零散，无法对其进行科学规范地规划及应用。随着信息化技术水平持续提高，机关事业单位可通过互联网平台促使每个单位、每个部门的信息达到实时共享的目的，以此来促进其档案资料利用率的全面提升。

二、机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.档案管理信息化建设的认知不够

通常情况下，机关事业单位对档案管理内容、管理模式、管理标准等方面管理比较严格，不少单位没有深刻意识到档案管理信息化建设的重要性，还是采取已经落后的形式管理档案，还有一些单位依然采取人工方式存储纸质档案，信息化建设所投入的资金还有待提高，在很大程度上导致信息化程度处于较为低下的状态，阻碍了档案管理信息化建设的脚步。

2.档案管理信息化建设的技术应用不全面

倘若想要确保机关事业单位档案管理信息化建设顺利实施，除了要予以足够的资金支持之外，还要结合实际情况添置与之相匹配的软件系统。结合相关实践调查发現，不少机关单位针对此方面的投入并不够，尽管加大了采购力度，但是并没有得到关键软件系统的大力支持，无法使档案管理信息化价值充分展示出来。

3.机关事业单位档案建设工作不够严谨

结合相关实践调查可知，很多机关事业单位领导并没有将档案管理工作放在重要位置，针对档案管理的信息错误、更新缓慢等现象没有予以广泛关注，整体档案管理工作较为松懈，档案管理人员工作态度散漫。机关事业单位依然存在纸质材料办公的现象，而这些纸质材料在实际整理以及存储期间均会花费较多的时间和精力，增加问题情况发生的概率。从客观上讲，因为单位内部缺少系统健全的文件管理机制、信息系统操作规范，所以很多档案工作者不知道究竟要结合哪一项标准来收录信息，日后信息筛查也会碰到诸多麻烦，长此以往下去必然会阻碍档案管理信息化水平的提高。

4.档案管理人员的综合素质不高

信息化管理质量、信息化推进的程度和档案管理人员的综合素质存在着息息相关的联系。从当前的发展趋势来看，一些管理人员并不具备较强的综合素养，也没有深刻意识到档案管理信息化建设的重要意义，无论是在操作方面还是执行方面均存在某些技术障碍，对档案管理信息化建设产生较大的阻碍。

5.信息化体系硬件设施不健全

因为机关事业单位的信息化建设工作还处于摸索时期，现阶段我国较为成熟的管理信息系统还不多。一些机关事业单位没有使用统一规格的系统，同时部门之间的数据统计整合标准也不相同，长此以往下去必然会导致信息筛选期间花费较多时间和精力。机关事业单位领导没有将目光放在档案信息化建设上，也没有对此投入较多资金，使档案系统软件处于不够完善状态。因此，就要进行相应的信息录入以及筛选，但是录入过程比较烦琐，极易增加失误情况发生的次数，因为软件权限以及功能有限，所以在很大程度上使档案管理信息化建设工作有待优化。管理信息系统不具备较高的版本，倘若系统操作频率高，就很容易会发生漏洞等情况，这些情况的存在必然会对数据的输入以及信息资源的利用带来不利影响。另外，有的领导没有深刻意识到档案管理信息系统的重要价值，长此以往下去必然会阻碍档案管理信息化建设的脚步。

三、提高机关事业单位档案管理信息化水平的有效对策

档案管理信息化对于我国机关事业单位科学规划以及充分利用档案资料大有裨益，能够促进其管理工作水平与质量的全面提升。针对提高机关事业单位档案管理信息化水平的有效对策，具体体现在以下几个方面：

1.对档案管理信息化建设引起重视

从机关事业单位的角度出发，档案管理信息化建设存在着长期性以及复杂性的特点，是一个循序渐进、由表及里的过程，并不是一朝一夕就能实现的，虽然无法在短时间内看到成果，但却是机关事业单位可持续发展必须具备的。机关事业单位领导需要将目光放在档案建设工作之上，采取宣讲、会议等一系列手段来促使全体员工深刻意识到此项工作开展对促进机关事业单位健康发展的重要意义。因为档案管理意识薄弱的工作人员在具体工作期间很容易发生工作失误，所以要想解决这一状况，就要对员工做好相应的培训工作。管理层应当结合实际情况设置与之相匹配的奖项，并在此基础上构建相应的档案管理部门，相关档案管理人员除了拥有建议职能之外，还拥有表决权以及决策权，将档案管理工作放在重要位置上，并强化每一个员工的管理意识，使他们以最饱满的热情投入到对信息化系统建设的开展中。从数据信息真实性的角度出发，每一个员工均要对自身所提供的数据信息有追责权，倘若信息发生错误，那么要在最短的时间内做好追责处理工作。在常规管理工作期间一定要对档案信息的运用情况予以高度重视，在人员晋升时应当依据人员的工龄、贡献记录、错误记录、奖惩情况等数据信息筛选适宜的人员进行选拔。对于年度总结以及各项工作落实情况来说，可依据相关统计数据了解每一项工作的阶段性同期对比数据以及今后发展趋势预测，继而为档案管理信息化建设的顺利实施提供强有力的数据保障。

2.加大档案管理信息化的建设力度

第一，应当从源头确保信息化建设的设备物资，并予以足够的资金支持，在全面了解档案管理具体状况的基础上，购买一定数量的基础设备，旨在为持续推进档案管理信息化建设夯实基础;第二，应当对各种新型技术手段进行充分利用，积极引进符合档案管理要求的高科技设备，以此来促进档案管理信息化水平的全面提升;第三，应当持续强化对纸质档案电子化、信息化格式的有效转换，在此基础上对档案管理形式以及信息化管理形式进行全面、细致地评估，循序渐进地展开分类编码存储以及模式过渡转换，继而将档案检索、调用等方面的能力加以提升;第四，应当将目光放在网络安全上，在第一时间对网络防火墙做好升级工作，为进一步强化档案资料的完整性以及真实性提供应有的保障。

3.对机关事业单位档案建设的管理制度加以完善

科学合理的管理标准以及规章制度，才能实现对相关工作者行为的严格规范，为档案管理工作得以正常开展打下坚实基础。机关事业单位的档案建设管理制度是否完善与健全，会对各环节的工作水平产生直接影响，需要每一个部门通力合作来完成。机关事业单位需要对档案管理的信息化建设工作予以高度重视，在此基础上把档案管理制度渗透到相应的规章制度当中，深度剖析每一个模块，对具体的职责加以明确。

比如，对人员入职、调动等方面做好统计工作等，为档案建设工作的顺利实施打下坚实基础。与此同时，还需要对操作规范以及操作标准进行严格规定，要求全体档案工作者要严格结合相关要求进行操作，针对信息筛查、统计等诸多流程使用统一格式，为日后信息整合与分析提供应有的便利。客观上讲，档案建设成功离不开每一个成员的大力支持，为了确保档案建设得以顺利实施，就要做到奖惩分明，对那些工作态度消极的员工予以适当惩罚，对工作认真的员工予以一定的精神奖励以及物质奖励，惩罚不是目的，而是要让所有人都能全身心地投入到工作当中。

4.不断提高档案管理人员的综合素质

在持续推进档案管理信息化的基础上，还应当将更多目光投入到对档案管理人员综合素养的提高上。第一，机关事业单位应当将目光放在对档案管理人员引进、聘用等相关工作的开展上，同时还要定期或不定期对已有管理人员加大培训力度，让他们的技术水平可以上升到一个新高度，强化对信息化技术的应用能力，继而创建一支综合能力强、道德品质高的人才队伍。与此同时，还应当不断强化档案管理人员的责任意识，促使其带领基层工作人员关注档案信息化管理流程、方法等方面的学习，倘若发现管理漏洞则需要在第一时间做好补位工作，切实保障档案管理信息化工作合理开展。

5.对档案信息化建设配套设施加以完善

在对档案管理信息化期间，应当采取有效措施强化管理信息系统的安全性以及稳定性，确保信息不会出现泄露情况。

第一，广泛关注管理信息系统的专业性。通常情况下，机关事业单位在对档案管理信息系统合作商进行挑选期间，应当对信息管理系统的应用状况有一个全面认识，尽可能地选择品质过关、性价比高的软件供应商。因为机关事业单位存在着较大的信息数据量，所以应当对存储空间和运行速度予以高度重视。

第二，在全面了解机关事业单位具体运作状况的基础上，将目光放在档案信息系统的维护上面，确保信息的完整性，不单单要从相关工作者的管理意识入手，强化其信息保密性，还应当从系统角度着手，只有这样才能强化信息的可靠性以及完整性。机关事业单位的档案管理持续提升信息化建设质量，优化其大数据信息库，对各种信息管理技术进行充分利用，可以快速实现信息的自动采集以及信息档案的实时共享，使其信息管理程度得到有效强化。

四、结束语

档案管理信息化除了可以实现对档案资料的充分利用外，还能够从整体上确保档案信息存储的完整性以及准确性。机关事业单位需要主动转变以往的管理理念，采取针对性手段加大档案管理信息化建设力度，只有这样才能从整体上提升档案管理的信息化水平，让其资料可以百分之百地利用，为机关事业发展水平迈入新台阶保驾护航。

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