新时期学校档案规范化管理创新路径研究

摘 要：高中档案包括学生注册、记分牌、毕业报名表、学生综合素质评估表和获奖证书，以及学校管理文件和学校活动信息。不仅对学生进行了约束，还对学生的个人优势进行了详细的评价，为学校未来的发展提供了参考依据，合理的档案管理可以帮助相关单位快速了解学生的情况，为学生的未来发展打下基础。档案管理应积极为学生和学校服务，创新管理方法，提高档案服务教育的价值。

关键词：新时期;高中学校;档案管理;策略

随着教育事业的不断发展，学校档案有效记录了各个阶段的工作成果，对学校的发展起到了积极作用。在时代快速发展的背景下，高中学校档案管理逐渐滞后，旧的管理体制开始出现短板和破绽，人员、设施、工作效率、制度等方面存在明显缺陷，给进一步深化教育改革带来了一定的障碍。新时代，需要创新学校档案管理方式，提高工作效率。学校档案作为学校发展的参考和凭证，推动学校各项管理工作规范化，确保教育改革一体化是教育管理的重要课题。

一、新时期加强学校档案管理的意义

首先，在新时期，电子化成为档案管理的主要趋势。通过改进高中的档案管理，可以提高档案传输效率。高中在我国的教育中起着重要作用，为高校教育人才培养提供了源源不断的生源。因此，加强高中档案管理尤为重要。一方面，高中每年都要招收大量新生。在这一过程中，学生们面临着转移学籍档案和团组织关系等问题。建立现代档案管理系统可以提高档案传递效率，更好地满足高校档案管理需要，提高新生管理效率;另一方面，高中生在升学过程中还需要传递档案、团组织、党组织关系等。优化档案管理不仅可以保證档案传递的机会，还可以降低档案传递的难度，为学生提供优质服务。

其次，完善高校档案管理可以提高档案管理的安全性，提高档案信息的价值，为提高学生管理水平提供坚实的保障。在传统的档案管理模式中，纸质档案占据主导地位，如果在使用过程中出现损坏和丢失，将会造成文件资源的严重损失。在新时代，建立电子文件系统可以有效解决这一问题，保证原始文件的安全性;大数据管理是新时期档案管理的主要特征。随着高中教育改革的深入，学校档案的管理也越来越多样化。在这种背景下，传统的档案管理已不能满足高中档案管理的需要，难以为高中档案管理提供数据支持。通过档案管理系统的创新开发，特别是在档案信息化建设的背景下，可以充分利用档案信息，为高中探究式教学提供坚实的保障。

二、新时期创新学校档案信息化管理的必要性

1.顺应学校发展趋势

随着现代教育的飞速发展，学校要在新时代获得更多的发展机遇，必须进行有效的改革和创新。在这一过程中，创新学校档案管理是学校改革的基础性工作，传统的档案管理难以满足师生的基本需求，甚至在一定程度上还影响学校价值观的确立，破坏学校指导工作的发展和进步。因此，要有效解决这些问题，必须提高档案服务水平，促进学校发展。

2.满足档案发展的需要

随着现代社会的快速发展，社会发生了重大变化。人们的生活和工作都离不开信息技术的支撑，当然学校档案管理的发展也不例外。在档案管理过程中，要有效运用现代技术和信息设备，提高档案信息管理水平，进一步推进档案管理，满足当前档案发展的需要，更好地为学校的长远发展做出贡献。

三、高中档案管理中存在的问题

1.对文件管理缺乏重视

高中期间，师生为准备高考，课业较重，学习气氛紧张。学校特别注重学生的成绩，而忽视了档案管理。一些高中把档案管理归为后勤工作，不关心档案管理模式，使档案管理人员承受巨大工作压力，但是高中期间的档案有很多信息，容易造成档案信息杂乱，并且学校没有为档案管理部门提供相应的管理设备，管理依赖于人力活动，因此档案管理需要引起学校高度重视。

2.没有达到办公信息化

办公信息化是新时代科技发展带来的便利条件。在档案管理方面，信息化可以大大提高工作效率，降低出错风险。目前，许多高中学校仍然采用纸质档案，这种传统的工作方式不仅效率低下，而且浪费了大量的人力、物力。与纸质档案相比，信息档案有两个主要优势。一是安全性高。纸质档案存在易丢失、损坏等隐患，而电子档案则不存在这些问题。电子档案可以自动检测文件的完整性，并通过备份、加密等手段对文件内容进行多重“锁定”，确保文件安全。二是通过计算机软件实现自动化管理，直接省去了传统纸质档案繁杂的整理步骤。无论是信息化人才的缺乏，还是档案管理和办公信息化的缺失，都是学校管理者需要深思的问题。

3.缺乏完整的文件管理系统

该系统相对较旧，因为学校并不真正关心档案管理。传统的系统为纸质材料提供规则和技术描述，不涉及管理太多信息。无法以信息化技术、系统重组作为学校档案管理的主线，许多档案管理脱离了制度规范，无法以更加统一、和谐、适宜的制度进行，因此责任的划分、档案的系统化结构构成也比较困难。

4.缺乏文件管理专家

因为在现有的档案管理任务中，需要细致和耐心的人员来整理简化文件，并将其组织成更有条理的档案。表格分类、信息整合等，需要一定的数感和逻辑思维，但学校目前缺乏这样的人才。学校使用的人工查询系统等信息的维护能力也不足，如果设备出现问题，就会耽误工作。新时代，我国高中学校档案管理人员必须具备专业的技术技能，还应具备完成信息化作业的能力和电子档案的收入能力。然而，由于我国档案管理专业人才的培养机制尚不完善，高中档案管理往往缺乏综合素质人才，导致档案管理不规范，存在诸多问题。

四、新时期高中学校档案管理完善策略

1.提高学校领导和教师的档案管理意识

首先，需要提高学校领导和教师的档案管理意识，使他们能够更多地参与学生档案管理，建立目标管理责任制，加强对学校教职工档案管理的监督工作，有效落实高中档案管理，以及管理设备和文件所需的人员和资金。其次，学校应指定特定部门对学生档案进行综合管理，并指定专人负责学生档案的管理，实现档案的统筹规划。同时，档案必须有封面目录、材料名称必须根据标准规范填充，以确保文件内外材料的名称和顺序的一致性。最后，加强对档案管理人员进行定期技术培训，提高他们的专业技能，并组织考核，确定档案管理人员能否严格按照工作流程、遵守保密协议，确保培训产生效果。同时，为全体教职工开展档案管理知识讲座，让他们认识到档案管理的重要性，积极配合档案管理工作，促进学校档案管理的有序实施。

2.保证档案管理工作的规范性

学校的学生和教育信息由档案人员管理，是学校发展的直接资源。但是，大多数学校仍然使用传统的文件管理形式，即使用纸质文档来管理资源，这会消耗大量的人力和时间，并且需要大量的存储空间，查找文件时非常烦琐，存档资源也很容易丢失，无法保证存档的完整性。在信息时代，主要是利用信息技术推进档案管理的标准化，加强对档案的管理工作，这也是目前档案保存的主要趋势，可以提高学校的教育效率，保证档案管理的有效性。

因此，在新形势下，严格限制档案管理运作，落实档案管理工作，可以保证管理运作的严谨性，促进学校其他管理的有效性，提高学校的整体发展水平。基于此，学校档案管理的要求也越来越高。为了促进学校的可持续发展，为社会发展提供助力，档案管理者必须与时俱进，顺应社会需求，不断创新档案管理方式。

3.管理人员职业素质的提高

档案管理信息化是将信息输入计算机，对软件系统进行处理、配置和优化，以克服传统纸质文件的局限性，避免因信息变化而浪费纸张。这不仅是信息时代发展的特点，也是环保理念的体现。专业水平、工作能力和计算机水平作为高中学校档案管理任务中特定任务的操作者和实施者，可以直接影响任务的有效性，尤其是在信息化开发过程中。管理任务提出了更高的要求，他们需要扎实的知识和技术技能。对此，高中学校档案管理人员在思想上应着眼于提高个人职业素质，掌握基本的计算机操作要领和技能，提升个人工作能力和思想，适应信息化发展的需要。学校档案管理人员应与时俱进，不断学习新的信息文件管理方法，接受新想法和新事物来创建严格的技能基础。

4.建立健全档案管理制度

在档案管理中，规章制度必须与信息管理相结合，如果教师要从特定班级中提取特定学生的档案信息，必须向学校的档案管理系统提出申请并说明原因。将资料上报，经批准后上报档案系主任确认后，再由档案管理人员抽調资料，教师当场取走并签字，归还时需检查、比较档案的完整性。教职员工、学校领导想通过学校的档案管理系统访问文件信息，只需查看数据，就会有明显的应用痕迹，使文件管理非常严格，因为后台有相应的登录痕迹。同时，必须对教职员工和学校领导按照不同的文件授予不同的权限，一些与学生毕业、晋升、就业有关的文件必须保密。未经授权的教职员工甚至相关领导无法获得查阅权限，学校应建立学生档案和教职员工档案系统以及一系列信息化任务说明技巧。

5.加大档案管理信息化投入

新时代，档案管理将朝着信息化、智能化、高效化的方向发展。一是高中学校要加大档案信息软硬件投入，为档案管理部门配备专用计算机、档案管理系统、网络和专业人员，为档案管理信息化提供基础保障。二是完善信息化档案管理机制，不仅注重建立信息档案数据的收集、存储和使用等管理机制，还要加强安全管理，确保档案管理的安全。三是建立网络信息档案共享机制。档案管理既要满足学校管理人员的需求，又要满足教师发展和学生档案信息查询方便的需要，对此，建立高中校园交流平台、账号登录等方式即可满足需求。例如，通过“成绩组合”方式来满足教师和学生在成绩管理方面的需求，教师可以通过账户登录输入和编辑学生成绩，学生可以登录查看自己的成绩。通过对比以往的表现，找出学习的不足和原因，制订科学合理的学习计划，提高学习效率。在信息化环境下，要注意按章管理文件，从安全角度设置好安全等级，确保高中学校档案管理安全性。在需要安装高密或防火墙的情况下，应提供更多的客户端和接口，以方便用户检索档案。为教师、学生和社会用户提供特殊权限，使这些客户能够在学校档案数据库中查找和检索他们需要的材料和信息，实现实时数据传输和信息共享。

6.创新档案服务机制

学校是教育和科研的重要场所，学校档案信息资源对社会具有重要价值。而这些价值就是档案的无限动力和生命力。然而，在这些价值中，现有的档案服务内容仅向社会提供纸质档案信息，途径过于单一，因此大部分档案并未在社会中得到实际利用。因此，学校档案管理部门应积极拓展档案的社会服务功能，实现档案管理部门的有效发展。在此过程中，一是学校档案管理部门将现有的“重保管、轻使用”观念转变为“以用为本”的新观念，要强化档案的服务功能，以利用为重点。开展特色服务工作，推动档案服务领域积极发展。二是学校档案管理部门要充分挖掘潜力，推动档案工作有效推进，同时不断改进和创新服务工作内容，实现档案管理工作的高水平发展。例如，学校档案管理人员可以跟踪学校开展的重点活动，档案的建立情况，对照片、音视频等资料进行分类整理。然后，根据教育和科研需要，编制相关参考资料和辅助文件，实现教育、科研和行政部门联合项目的积极协作。此外，学校档案管理人员可以通过优质的档案服务、特色服务、档案研究咨询、专业的数据库开发，形成深入、全方位的服务格局。在档案展览过程中，组织并提供相关文件。这不仅可以丰富馆藏内容，还可以在扩大档案服务的条件下发展档案资源。

7.积极引进新型的数字化档案管理技术

对于很多学校，尤其是一些高中学校来说，档案管理是一项非常复杂的任务。在当前的教育环境下，很多学校还在沿用传统的档案管理方式，不仅浪费人力物力，还浪费时间和财力。因此，一些学校为积极应对这种情况，配置了数字化档案管理，但管理技术和管理设备仍有很大发展空间。因此，各学校必须积极主动地采用新的数字档案管理技术，更快、更高效地完成档案管理工作，从而更快、更好地完成各种记录、归档和检索任务。数字化管理整体的发展方向是必然的发展趋势，而新的发展技术也是保证数字化管理的重要基础，可以大大提高档案管理质量。例如，很多高中学校学生档案信息的管理工作量非常大，但即使采用了数字化管理方式，档案的存储和检索仍然比较复杂，因此需要更多的依赖更先进的技术，比如二维码信息，部分毕业生在提取文件时，可以用手机扫描相关文件的二维码，发现不正确的信息及时更正，可以有效提高密码设置文件信息管理的效率和准确性，还可以增强保密性。

五、结语

综上所述，在高中学校管理中，学生档案管理是重中之重，学校必须提高档案管理的效率和质量，更好地为学生服务，保护学生的重要利益不受损害。此外，高中档案管理人员要充分认识档案管理的重要性，运用信息技术完成档案的智能化、信息化管理，及时发现档案管理中存在的问题，提出建议和解决问题，提供更好的分类管理对归档文件实行标准化管理。高中档案管理对促进学校管理和学校教育具有积极作用，可以有效提高高中档案管理效率，更好地为学生服务，促进学校健康发展。

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（作者单位：山东省菏泽第一中学）

作者简介：朱斌（1978-），男，汉族，山东菏泽人，教育硕士，档案馆员，研究方向：档案管理。