市政工程施工档案管理存在的问题和对策研究

2022-03-04张焕萍

质量与市场 2022年13期

■张焕萍

（青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心）

市政工程施工档案主要指的是工程项目施工建设过程中所形成的一系列具有保存和利用价值的各种记录，如工程技术资料、监理资料、项目管理文件、竣工图等，包括文字、图纸、图表、声像、模型、信息数据等多种载体。市政工程施工档案也是工程项目规范化竣工验收的基础，加强对这些档案资料信息的管理和挖掘利用，也能够为市政工程项目后期运营管理、改扩建、工程维修等提供科学依据和参考。强调提高市政工程施工档案管理水平，确保这方面工作的开展与工程建设同步进行，还需要加强信息化管理、数字化管理等，有效提高市政施工档案管理和利用的效率，促使其价值和作用充分发挥和体现。

1 市政工程施工档案管理的作用意义

加强市政工程施工档案管理，确保档案管理工作与项目施工建设同步进行，全面做好施工档案资料的收集、整理、分析、归档和利用工作有着重要的作用意义。一是，施工档案是工程项目施工建设的记录，在市政工程项目质量评定和评估、工程规范化竣工验收、市政工程项目结构及安全性评价和分析以及工程项目后期的运营管理、市政工程项目改扩建和工程维修等方面都发挥着重要的作用，可以为相关工作的开展提供依据和参考。如在市政工程项目竣工验收的时候，强调对工程项目各类资料信息的完整性和真实有效性等进行检查和验收，针对不符合要求的，不予竣工验收。二是，与工程项目建设同步进行，做好施工档案管理工作，全面收集、整理和分析施工中的各项资料信息，能方便有关人员全面、准确地把握市政工程项目施工建设的实际情况。同时，也能够为市政工程项目施工质量管理、成本造价管理、工期进度管理、安全管理等提供参考和依据，从这些资料信息中能够及时发现和处理施工中不规范的情况和异常情况。三是，加强施工技术资料等档案资料信息的管理，在很大程度上有助于监督市政工程项目施工各参与主体规范化的施工作业，自觉履行自身的职责，促使整个项目施工规范有序进行[1]。

2 市政工程施工档案管理的问题

2.1 施工档案管理难度大

一般而言，市政工程项目的投资建设规模比较大，涉及到的主体、环节、内容和事项比较多，在施工的各个环节和阶段都会产生大量的资料文件，且施工档案资料的类型和载体比较多，如基建文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工图等，档案收集和管理的难度比较大，容易出现档案收集与管理中的漏错问题。施工档案管理需要认真做好一系列档案资料收集工作，包括市政工程项目施工建设过程中所消耗的各项材料、人力、设备等的详细地记录，施工技术资料、计划方案、工程设计图纸、招投标文件、合同以及各项财务数据信息等，强调做好这些资料信息的整理、分析、审核和利用工作，这一过程工作的开展都比较的复杂。

2.2 前期资料收集不全面

部分市政项目施工建设与管理工作的开展对于档案管理的重视程度明显不够，在市政施工档案管理方面，仍存在很多不规范、不到位的地方，同时也对市政施工档案资料的综合利用造成不利影响。例如，档案管理人员对自身的职责和工作内容缺乏清晰地了解和认知，没有深入施工现场，与工程项目保持同步进行档案的收集和整理工作，进而影响了施工档案数据信息的全面性和真实有效性。部分档案管理人员工作的开展和实施不够仔细和严谨，没有严格依照相关规范和要求汇总市政工程项目施工建设的资料信息，导致市政施工档案管理混乱，甚至还存在一些偏差和错漏问题，严重影响了市政施工档案管理和利用的效率，甚至还对市政工程项目的规范化竣工和质量验收等工作的开展造成不利影响。而且，市政工程项目施工档案资料信息的载体比较多，涉及到的内容和事项比较多，包含工程项目施工建设过程中的资料文件和相关记录，涉及到文字、图纸、图表、声像、模型、信息数据等各种载体和形式，无疑增加了市政施工档案收集和管理的难度，也更容易导致一些错漏事项的出现。

2.3 档案资料日常和利用不规范

市政施工档案管理是一项复杂性的工作，要求规范化做好工程建设档案和资料文件的收集、整理、分类归档、科学存储和传递利用等工作，并促使档案资料信息在市政工程项目质量管理、工期进度管理、成本造价管理以及项目的后期运营管理和市政规划等方面发挥出应有的价值和作用，为其提供参考和依据。但是由于很多市政工程项目建设档案管理工作不到位，缺乏健全完善的档案管理制度和共享机制，在市政施工档案资料整理、归档、移交和利用等方面不同程度地存在问题和不足，如市政施工档案归档不及时、在归档和存储的时候无法实现对相关电子档案真实有效性等的准确科学判定、没有及时将档案信息进行公开与分享、档案信息安全管理工作不到位、档案信息的共享利用效率不高等问题。

2.4 信息化和数字化水平比较低

加强市政施工档案管理信息化和数字化建设是一大趋势，但是很多工程项目在这方面基础比较薄弱。工程项目的档案资料信息比较分散，在档案管理过程中无法实现统一、规范的管理。相关人员利用信息化技术和手段收集和整理施工档案资料信息的能力不足，也缺乏完善的信息数据库和信息共享平台，同时，在档案信息安全管理方面也存在不足和缺陷。

3 市政工程施工档案管理的要点和措施

3.1 遵循档案管理的原则

市政工程施工档案管理是一项复杂性的工作，为保证档案管理的有效性，需要严格遵循档案管理的原则，确保相关工作规范化开展和实施。一是，规范性原则。档案管理人员需要深入施工现场，规范化做好工程项目施工档案资料信息的收集、分类与整理工作，要保证档案信息资料的收集及时，所有资料信息和档案都完整，对这些档案资料信息进行分类管理和及时归档，还要求保证档案资料的书写规范、审核和申报规范等。二是，真实性原则。市政工程施工档案管理要保证所有的档案资料信息的真实性和完整性，对归档档案的真实有效性进行仔细的检查和审核，确保与工程项目实际情况相一致之后，再进行档案的录入与装订工作，以便能够为市政工程项目施工建设与管理工作提供真实有效的档案资料信息。同时，要保证这些档案资料信息的保管、移交手续齐全、规范有序。三是，完整性原则。强调在市政工程项目施工建设过程中，由专业的档案管理人员深入施工现场，与施工建设保持同步，做好工程档案资料信息的收集、分析和整理工作。当工程项目施工建设出现变化和调整的时候，也需要及时更新和调整档案资料信息，对市政工程施工档案实施动态化的管理。相关工作的开展还强调加强档案管理部门、档案管理人员同其他部门及相关人员之间的沟通和交流，强调全员参与配合施工档案管理工作的开展和实施，以保证市政工程项目施工档案的完整性。市政施工档案管理需要全面收集和整理图纸、记录施工现场和施工过程的各项数据资料、工程监理资料、竣工资料等，并在施工资料信息收集完成之后，对其进行仔细的核查和校对，做好档案资料信息的归档整理工作，在施工档案资料管理过程中，不能出现提前或拖延、漏错、凭空编写、数据造假的情况，确保施工档案资料信息准确完整。四是，信息性原则。市政工程施工档案管理也需要积极加强数字化、信息化建设，借助大数据等先进的技术，做好一系列档案资料的收集、分析、整理和归档工作，确保档案的收集和整理及时。市政工程施工档案管理还需要依托信息化技术和平台，构建一个完善的工程档案资料管理平台和数据库，方便有关单位和人员在权限范围内获取和利用这些档案资料信息，提高市政施工档案资料的共享和利用效率。此外，还要求对市政施工档案资料进行定期的备份处理和云存储，以免出现档案数据丢失的情况[2]。

3.2 深化市政施工档案资源建设

在市政工程项目施工建设与管理过程中需要充分认识到市政施工档案管理工作的重要作用意义，加大这方面的重视程度，设置专门的档案管理部门，由专业的档案管理人员深入施工现场，做好一系列施工资料信息的收集、整理和归档、利用工作。在市政施工档案管理工作实施过程中，需要加强档案部门与建设单位、施工单位、监理单位、勘察设计单位等有关单位和人员之间的沟通和交流，实现市政工程项目施工建设全过程各项资料信息和文件的规范记录、及时整理和验收归档，在各有关部门和人员的积极配合下，保证市政施工档案管理工作的高效化实施。档案管理人员也需要保证市政施工档案资料在规定的时间内规范移交、统一归档和管理，能够科学合理地利用信息化技术和手段，实现市政工程项目施工建设所有资料信息、所有类型和载体的档案资料的快速收集、获取和分类管理，确保纸质文档、电子文档等的科学归档。为有效提高市政施工档案管理的效率和档案资料的利用效率，还强调在管理工作中持续健全和优化市政施工档案资料收集和管理的流程，加强市政施工档案资料数字化加工，加强档案数据应用平台建设，构建一个更加完善的电子档案和信息化档案数据库、大数据中心，实现对市政工程项目施工档案资料的高效化存储、传递、获取和利用，并借助大数据实现诸多市政施工档案资料信息的挖掘和分析，从中找出有价值的资料信息，保证这些档案资料信息发挥出应有的价值和作用。此外，还强调实现市政施工档案的共享共建，保证在市政工程项目施工建设中所产生的资料信息和施工记录能够及时移交给档案管理部门和人员，也能够促使各相关人员更便捷地获取和利用这些档案资料信息，为市政工程项目施工建设管理、规范化竣工验收、市政规划和管理等工作的开展提供依据和参考[3]。

3.3 完善档案数字化标准

新时期，在推进市政施工档案管理工作高效化开展和实施过程中需要持续健全和完善档案数字化标准，提高市政施工档案数字化质量以及档案资料信息的综合利用效率。首先，需要明确施工档案管理的目标要求，档案管理人员也需要明确自身的职责和工作任务，强调严格依照相关规定和要求做好一系列档案资料的收集、整理和移交工作，在施工过程中各部门需要配合档案管理部门收集资料信息，最后由档案管理部门对这些资料信息进行统一归档和分类管理。其次，市政施工档案管理继续要做好一系列纸质文档的管理工作，也需要对这些档案资料信息进行数字化加工，对图像中的文字进行准确识别和分析，实现市政工程项目施工建设中各种档案信息和文件资料的微缩数字化加工，并借助大数据等先进的技术工具，实现市政施工档案的精细化管理，尽可能防范市政施工档案不全面、资料信息不完整、信息丢失以及失真等一系列问题。电子档案的接收、归档和存储也需要规范，必要的情况下还需要科学设置相应权限，方便档案需求者查阅和借阅这些档案资料信息[4]。

3.4 充分挖掘和利用档案信息资源

市政施工档案管理是一个系统性的工作，不只强调档案资料信息的收集和归档管理，更需要充分挖掘和利用这些档案信息资源，确保能够为市政工程项目施工建设管理以及运营管理等提供支撑和服务。例如，构建完善的档案数据中心和信息化平台，方便档案资料的收集，整理和归档，以及共享利用；在这些档案资料收集完成之后，要对接到城市电子政务平台，为城市规划与管理等提供支撑和服务；强化档案管理服务意识，构建市政施工档案共享共建模式，以全面收集档案资料信息和高效利用档案资料信息；建立方便的索引，拓宽档案服务的渠道，方便及时获取和利用这些档案资料信息。