新办企业筹建期物资采购与付款问题及对策研究——以YY科技有限公司为例

■陈一巧

（浙江花园营养科技有限公司）

引 言

新办企业通常没有正式投入生产，因此往往没有生产与销售环节，建设期主要工作是厂房、设备的建设投入，企业面临大量的物资采购与付款，把好物资采购与付款审核关，是新建企业财务管理工作的关键点之一。然而目前，由于新建企业各项规章制度尚未建立或健全，新入职员工较多但岗位职责尚未完全落实到位，相关经验和资料积累不足等主客观因素，导致目前新建企业物资采购与付款管理是企业财务管理的一大痛点。因此，新办企业筹建期如何加强物资采购及付款审核是目前亟待解决的问题。本文就这一问题展开研究，目的是让新办企业有效地提高物资采购与付款审核水平，减少资金占用，提高资金使用效率，促进新办企业的建设与发展。

1 新办企业筹建期业务特点及物资采购与付款管理的目标

1.1 新办企业筹建期业务特点分析

不同于一般企业，新办企业筹建期物资采购与付款管理会面临更大的困难，因为新办企业有其独特性，归纳起来主要有以下几点。

第一，没有生产与销售，主要工作是项目建设，物资采购是项目建设的重要工作。通过物资采购，向项目建设提供必须的各类材料，包括工程支出、设备采购、其他材料采购。物资采购会形成大量的资金支出，往往能占据项目造价的大部分支出。因此，物资采购工作实际完成情况与付款情况必将影响整个项目的成本管理工作，一旦出现差错，可能导致项目资金遭受损失，致使企业丧失现有的行业竞争优势。

第二，制度未建立。包括物资采购制度、物资验收流程、资金管理制度等未建立。在采购物资、验收及付款时没有制度可参考，全凭个人以前的工作经验在操作。

第三，岗位、职责及其落实未到位，导致有些物资不能及时采购、或没有及时付款导致物资没有按时到位影响项目建设进度。

第四，相关经验与积累不足。采购时一份合同中同品名同规格物资出现多个采购单价给付款带来困扰，或付款时计算不准确多付款项占用企业资金或需要企业追讨浪费公司人力物力，增加公司运营成本。

1.2 物资采购与付款管理目标

物资采购工作主要目的是为了满足项目建设需求，确保筹建顺利进行。但物资一旦采购进来，就会发生采购及合同管理成本、储存成本及物资占用资金发生的机会成本。所以要对物资采购进行管理，在物资采购给企业带来的收益与成本之间权衡，确定最佳采购量。企业采购物资款项支付有即付和赊购，即付在采购物资时资金正常流出企业，而赊购是先从卖方得到货物而延期付款，赊购采用分期付款或延期付款方式购买商品，企业资金分期或延期支付，缓解企业资金压力或给企业资金带来利息收益。所以付款管理的目标是在收益与成本之间权衡，确定最佳付款时间。本文结合自身实际工作经验，以YY科技有限公司为例，对物资采购与付款情况进行探讨与分析。

2 案例公司简介及筹建期物资采购入库与付款管理存在的问题

2.1 案例公司简介

YY科技有限公司2018年开始筹建，一期建设由13个子项目组成，目前尚有21个主生产车间、6个辅助车间及4个仓库等厂房建设处于收尾阶段。截至目前，整个项目建安工程、设备及其他费用投资累计190125万元，累计已支付资金185263万元。本文仅从YY科技有限公司物资采购与付款中发现的问题探讨对策。

2.2 案例公司筹建期物资采购与付款管理存在的问题

2.2.1 物资采购未对采购时间点提前做好采购计划

YY公司厂房未建好，设备却大批量到货，造成进场设备不能及时安装到位，且因进场设备实在太多，仓库不够仓储，很多设备只能露天摆放，日晒雨淋影响使用寿命。且设备进场要按合同约定支付到货款，而设备不能及时投入使用，造成资金占用。

2.2.2 合同签订存在诸多问题

（1）合同签订不够严谨。YY公司框架合同第二批、第三批及以后批次订单中出现了框架合同中没有列示的商品名称、规格型号，或后续订单中的单价高于框架合同，且后续批次订单只有供应部提供的清单，无相关人员签字确认、未加盖双方公章或合同专用章。

（2）合同内容自相矛盾。YY公司一份合同内同一品种同一规格型号货物出现多种采购价格，因YY公司采购的货物品种过多，一份合同中会达到数百种，合同中的采购清单没有按货物品种、规格型号列支，而是按使用车间分别列支，造成不同车间采购的同一品种、规格型号的货物出现多种采购价格，直接可能让公司多付采购款，增加采购支出。

2.2.3 事中付款遇到问题

首先，YY公司合同中约定设备与材料款、工程款专票税率分别为16%、10%，但因国家税改分别调整为13%、9%。企业在付款时若不仔细看清税率，完全按照合同约定支付采购款，多付3%设备材料款或1%工程款，因对方公司不再按合同税率开具专票，YY公司将直接损失税款。

其次，很多合同规定了FAT验收（到厂家进行现场初步验收），在申请付款时未见FAT验收报告，若YY公司因此不付提货款，会让物资进场时间延后，直接影响公司筹建进度，若直接付款也会带来一些产品质量隐患，给付款审核带来困扰。

再次，合同约定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%专票，申请付款时未见发票。

2.2.4 验收存在的问题

（1）到货验收未对数量作明确约定。YY公司生活区外墙瓷砖大批量到货，数量远远超出合同约定，多份合同数量超30%以上，个别合同超出一倍。又如过磅类物质（钢板、扁钢、角钢等管型材），到货数量也常超出合同很多。因企业尚未建立物资验收制度、未对物资验收做明确数量约定，造成到货量过大，尤其在大量采购物资情况下，过量采购将使企业资金出现周转不灵或资金成本核算难度较大等问题，不仅增加企业仓储成本，也降低了企业物资的利用率。

（2）验收未严格按照合同约定的质量标准进行。物资验收工作中，因受到诸多因素的影响和限制，物资验收的专业程度偏低，导致没有按照技术协议承诺的材质或品牌等核心要素进行验收，会导致物资使用寿命、使用效率和功能受损。

2.3 案例公司筹建期物资采购与付款管理问题的成因分析

2.3.1 相关管理制度不健全

新办企业各项规章制度从无到有、还不完善。如物资采购、物资验收、付款流程等制度尚未建立或不健全。制度不健全，物资采购与付款业务无据可依，是造成上述各种问题的主要原因之一。

2.3.2 职责划分与落实不到位

各部门各岗位之间的工作职责梳理不清，没有很好地进行责任分解，责任不明确，对各项工作的完成情况也缺乏明确要求。且筹建期工作环境较差，工期紧张，物资采购大批量到货，付款任务繁重，导致各部门人员流动较大，人员的空挡进一步加大在岗员工工作量，而新入职员工不熟悉公司流程及规章制度，一个环节操作不当就容易出错。出现问题时部门之间、部门内部互相推诿，这也是筹建期物资采购与付款管理问题的主要原因之一。

2.3.3 相关人员专业水平与经验不足

筹建期新入职员工较多，缺乏工作经验，又因项目建设期工程量大，突发情况较多，新员工面对问题时比较急躁，缺少通盘考虑，工作不够谨慎周密，工作方式方法有待进一步提升。因筹建期相关人员专业水平与经验不足，面对问题时思路不够清晰，工作开展起来较被动，工作开展中也缺少进取创新精神，协调沟通能力也有待进一步加强，这些也是造成上述各种问题的主要原因之一。

2.3.4 缺乏问责与奖励机制

制度出台后，执行走程序，没有相应的监督或监督脆弱，方式方法流于形式，没有建立和完善制度执行工作责任制，责任主体不明确、责任追究的具体内容不明确，执行时松时紧，缺乏问责与奖励机制。先进与落后员工待遇相同，对先进没有给予肯定，使得员工心理不平衡，打击了他们的工作主动性与积极性，对消极落后员工没有去了解详细情况，导致消极员工不仅业绩无法提升，消极怠工也为公司带来其他更多影响，这也是筹建期物资采购与付款管理问题的主要原因之一。

3 完善新办企业筹建期物资采购与付款管理的对策

3.1 物资采购应对采购时间点提前做好采购计划

在实际采购过程中应重点把关申报环节，对材料采购项目做好预估统计，以防来货过早使货物积堆、资金占用。对仓库物资定期进行库龄分析，对存放时间较久且未使用的物资进行确认，对呆滞物资相关申报人进行处罚。

3.2 合同签订需严谨且内容不可矛盾

框架合同第二批、第三批及以后批次订单签订时，商品名称、规格型号、单价等重要内容必须跟框架合同一一核对，不可超出框架合同范围，否则必须签订补充协议。且第二批、第三批及后续批次订单须有公司相关人员签字确认、须加盖双方公章或合同专用章。避免因合同签订不严谨、未签字、未盖章等原因给公司造成不必要损失。

合同中采购清单按货物品种、规格型号列支，避免同一品种、规格型号的货物在一份合同内出现多种采购价格。关于采购单价，企业应尽量采用招标采购，通过招标择优选择供应商，并获取相对优惠采购价，且招标工作一定要采取公开方式，通过发布招标公告选择中标人。但不适用招标的可询价比价采购。

3.3 针对付款问题的相关对策

首先，因国家税改引起的税率调整，付款时应仔细审核合同，可按照不含税价不变，含税价从16%或10%自动降为13%或9%结算。因增值税是流转税，供应商不会因此损失利润，YY公司也不会因税率变动额外增加采购成本，不需多付资金给企业增加负担。

其次，合同规定FAT验收的（到厂家进行现场初步验收），须见到FAT验收报告才给予付款，但也要根据实际情况灵活操作，比如遇特殊情况不便FAT的，公司可通过其他途径了解供应商产品情况，比如让供应商拍照发我方人员观测，对方出具“提货函、表明设备已生产可随时提货，实际验收以设备到场后验收为准”等书面资料，在申请付款时提供给财务人员进行审核后可先行付款。这样YY公司不会因未见FAT验收报告暂不付款造成物资延迟进场影响筹建进度，也不会发生因未见FAT验收报告先行付款供应商在质量上扯皮事件。

再次，合同约定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%专票，申请付款时严格按合同条款审核，未收到发票不付款。

3.4 对验收问题的相关对策

3.4.1 物资验收数量管理

首先，对于实际送货量超出合同约定，特别是过磅类物质，公司可在进场物资验收流程中规定“数量按合同约定，超出合同部分拒收（型材等过磅物资的重量误差控制在8%以内，超出8%部分拒收）”。

其次，对于过磅物资供应商过磅数量与YY公司过磅数量有出入的，公司可参照熟低原则、入帐就低不就高。

再次，过磅或称重时毛重减皮重后的净重、再扣除包装桶、包装袋后的重量入库，避免包装桶、包装袋重量以产品的价格支付对价。积少成多，节源开支。

3.4.2 物资验收质量管控

（1）注重提高相关人员的专业水平和经验积累。根据物资采购验收需要，公司加强招聘相关专业技术人员，如电气、设备类工程技术人员、工艺设备类工程技术人员、自控仪表类工程技术人员、土建材料工程技术人员、暖通消防工程技术人员等，并与其他部门相关人员，如采购员、仓管员、资料员、各车间及部门负责人，共同组成进场物资验收小组，由验收小组对进场物资进行验收，提升验收的专业性。

（2）建立进场物资验收流程。首先，验收人员（工程技术人员必须2人以上参与验收，原则上组长或分管副组长必须到场）按照合同规定、招标技术要求、国家或行业标准、设备图纸等进行质量验收。办公与生活用品、劳保与消防用品、实验室耗材、设备专用配件，外修或外加工设备、电气元件与工具、广告牌、标识等其它物资走简易验收程序，减少验收环节、减轻验收压力。特殊设备如电梯、DCS系统等待安装调试完成后直接进入系统验收。

其次，对于需要办理特种许可证照的设备（如：锅炉安全验收、环境排放、危险品生产企业的许可等），企业应在此阶段聘请第三方一起参与验收，利用第三方在特种设备的鉴定、检验、检测技能为本企业的验收工作保驾护航。用专业的水准评价验收工作可使验收工作透明化，以避免“豆腐渣”工程。

再次，对于工程类验收，特别是隐蔽工程或交钥匙工程，要填写工程材料进场确认单、工程进度结算单、工程决算验收报告（需施工方、监理方、业主方三方验收签字），避免偷工减料、预防出现“豆腐渣”工程。

最后，为了防止质量问题给企业带来损失，合同中可约定提留质量保证金，约定质保期，待质保期满且经有关部门验收合格无质量问题，再支付质保金。

4 结 语

本文以YY科技有限公司为例，研究了新办企业筹建期物资采购与付款审核面临的困难，针对困难分别提出一些对策。万事开头难，好的开始是成功的一半，企业创办初期须兢兢业业、踏踏实实、把好数量、质量关，把好资金付款审核，最大限度为企业贡献自己的力量。