刍议“智慧财务”管理模式下高校财务服务模式转变

张靖淋

云南师范大学 云南 昆明

一、引言

当前的经济环境已经发生了重大的变化，由农业经济到工业经济再到数字经济，在数字经济时代，数据和智慧资本才是重中之重。目前的会计仍然把重中之重放在有形资产和财务资本，而对数字资源和智慧资本却视而不见，这是会计界面临的一大问题和挑战。经济环境已经发生变化的大背景下，同时新技术的不断更新，推动了会计界的变革，为了让财务工作更加简洁高效，“智慧财务”也孕育而生。传统的高校财务管理方式已不能适应新时代的变化，“智慧财务”建设被大多数高校所重视。2018年6月，国家市场监督管理总局国家标准委发布了《智慧校园总体架构》，对智慧校园的建设有了新的规范。近年来，我国人工智能、互联网+、大数据、云计算、移动互联、物联网、区块链等信息技术在各领域深度融合，为高校“传统财务”向“智慧财务”的全面转型奠定了坚实的技术基础。如何在大数据背景下，构建财务、教学、科研及管理相通的平台，促进信息化建设，提高办学、教学水平，为师生提供更便捷服务，做好“智慧财务”建设很关键。

“智慧财务”是在传统财务数字化的基础上发展起来，应用新技术为企业赋能，以改善会计信息质量、提高会计工作效率、降低会计工作成本、提升会计合规能力和价值创造能力，促进企业财务在管理控制和决策支持方面发挥作用为目标的新型财务管理体系。高校智慧财务服务模式颠覆了传统业务和财务流程，借助学生财务助理及财务自助设备，进行物流化、自助式流程管理，业务经办人员在办理网上智能报账业务后，可随时通过投放的自助设备进行投单，利用移动终端查询业务的接单、分配、制单、复核、付款等实时物流情况。这样节省了业务人员去财务大厅跑腿的时间，真正做到了“信息多跑路、师生少跑腿”。利用互联网技术实现各种业务的重组分类并嵌入到财务系统中，形成便捷的操作界面，同时实现网上预约、票据识别验证、审核签字等一系列的流程在线上一条线完成。

高校传统财务服务模式中，财务部门承担了学校唯一的财务管理职能。同时，新形势下高校办学、科研经费剧增，会计人员流失严重，财务部门超负荷运转，老师报销排队时间长，信息不对称，往返跑财务，报销效率低，不能专注于教学科研。引入“智慧财务”能有效解决这些问题。

二、高校财务服务模式现状

1.高校财务信息化建设及报销服务进展历程

高校财务信息化建设到目前为止经历了电算化、局域网和互联网三个阶段，由最开始的单机版的电算化会计核算阶段，替代了传统的手工记账的核算方式，提高了会计核算的效率及正确性，但是没有实现局部领域的数据共享，会计核算业务板块之间信息不共享。基于单机版的会计电算化的财务报销服务模式，老师需要到财务部门排队当场报销，等待时间久，会计报销效率低，导致老师手上积攒很多未报销的票据，会计人员核算大部分需要手动核算，大大增加了工作量，工作效率低下。

随着信息技术的发展，校园网的发展成熟，各个会计核算业务板块通过信息网络实现局域网内数据共享，实现了预算、报销、出纳、工资薪酬、结算、报表等信息共享。基于局域网数据共享的财务报销服务模式，由排队投递报销过渡到了取号投递。取号投递只解决了排队问题，依然没有解决老师手上积攒的未报销的票据，同时老师对自己的项目经费使用情况只能到财务部门查询，每笔业务报销进度也无法及时知晓。

随即引入了网上预约报销，将财务数据信息采集延伸到业务环节，串户率、差错率大大减少，审核效率、财务业务一体化水平得到提升。老师手上也基本没有积压的单子，可以随时查询自己的项目经费使用情况及每笔业务报销进度，但依然未解决会计人员和报销老师之间信息不对称的问题，导致老师还是要往返跑财务部门。同时，对于报销的老师来说，隔行如隔山，报销手续烦琐，他们要在网上进行预约申报。网上预约涉及的业务类型、票据品种繁多，有增值税普票、专票、通用机打发票、定额发票、飞机票行程单、火车票、汽车票、租车票等，内容多情况复杂，必须系统了解才不会出错。网上预约后要依据规定逐级审批，线下一个一个找领导签字，耗费大量的时间精力。同时，线下审批需要会计人员人为判断签字流程，不可避免会出现疏漏，内控薄弱。新形势下，办学、科研经费越来越多，会计人员的核算业务量剧增，工作压力大，业务处理流程烦琐，服务效率低。

2.高校“智慧财务”发展现状

在互联网大数据背景下对目前遇到的问题及难题，高校财务服务方式转变势在必行。

目前高校“智慧财务”建设尚处于萌芽阶段，还没有在全会计流程上的应用案例，只是依托现有的数字化平台及人工智能技术，开发具体的应用模块，基本上能够落地操作，替代了部分会计人员的机械性工作，维持基本业务运转，有了初步的发展。但是，现阶段财务信息化建设仍处于简单的自动化办公阶段，高校“智慧财务”的发展还存在着以下问题：一是在顶层设计方面，总体规划不足，在人工智能等信息技术的新时代背景下,财务管理体系与学校整体发展战略不匹配，影响到学校事业的整体发展；二是在财务管理方面，存在着各应用模块间的贯通性较差、人工处理占比大、采集重复、信息孤岛、人才短板、安全隐患、智能化运用薄弱等方面的问题；三是在资金投入方面，该项投资需要大量的资金，而高校作为培育人才的事业单位是不以营利为目的的，资金来源需要财政拨款，往往资金会受到限制，阻碍高校“智慧财务”的发展。高校“智慧财务”建设需要一点一滴地进化，它是一个逐步探索、逐步推进的过程，最终实现业财融合、各个部门之间的数据共享，突破“数据孤岛”，利用人工智能等现代信息技术优化财务管理。

三、高校“智慧财务”服务平台构建

1.总体框架

高校“智慧财务”服务平台涵盖了智能网上预约、票据自动识别及认证报销管理、线上审批网签、自助投递及第三方服务平台建设等多项内容。建设主要目的以大互联网背景下，跨领域、系统的数据共享，打破信息孤岛，实现学校财务与科研、人事、教务等部门互联互通。提高财务工作效率，建立共享数据信息库，财务系统与其他系统实现一体化、智能化。同时，整合梳理业务流程，设置对应参数，建立智能财务服务系统，为师生提供一站式智能财务平台。针对财务业务，打通第三方服务平台，实现业财融合，形成“智慧财务”服务一体化建设平台，为高校师生提供智能化的便捷服务。如图1所示。

图1 “智慧财务”服务平台

2.建立“智慧财务”数据融合共享系统

在互联网这个大数据背景下，以资金流管理为主线，融合各项业务及财务数据，连接学校各部门，如科研系统、教务系统、资产系统及人事系统。打破信息孤岛，搭建起一个可共享、可管理数据联动的一站式财务数据共享平台，为学校、师生提供一站式智能财务管理平台。

3.构建财务一体化服务平台

财务一体化服务平台主要包括网上智能报销、网上审批、网上查询（收入、缴费、项目使用情况、报销进度）及自动投递四个部分。

网上智能报销，通过PC端/手机端登录，利用成熟的OCR 技术，报销老师只需将票据及附件上传，系统将自动识别并分别归类到日常报销、差旅费、酬金及暂付款四大类中，并自动填报。同时，通过与电子票据的认证接口对接，自动验证发票真伪并具有记忆功能，仅报销一次。老的网上预约系统，需要报销老师自己进国税网站进行发票验真。由于网络及网站更新等各方面的原因，票据验真费时费力，智能报销省去了老师很多时间及精力。

网上审批是嵌入智能报销部分的，老师只需将票据“拍一拍”，系统自动判断报销类型，自动填报，提交后根据学校财务审批规章制度，自动流转审批。借助人工智能技术将学校的审批制度嵌入智能报销系统中，实现线上审批，加强了内控，形成便捷友好的操作界面。报销老师登录智能报销，通过“拍一拍”，系统自动完成智能识别、验真、智能填报、线上审批，以及电子档案归档等一系列流程，实现了管理流程清晰、操作程序易学易懂。

网上查询，指搭建智慧财务系统，老师可以查询自己的工资、项目经费使用情况、报销审批及支付进度、暂借款等相关业务进程。

自动投递，由于有些报销业务的特殊性及复杂性，系统并不能智能审核原始凭证，高校要建立财务助理制度，培养合格的财务助理，下放到教师、科研人员办公地点。同时，在其办公地点放置自助投递机，财务助理将已经审核好的原始凭证，投放到自助投单设备中，实现物流化、自助化流程管理，利用移动终端查询业务的接单、分配、制单、复核、付款等实时物流情况。这样节省了业务人员去财务大厅跑腿的时间，真正做到“信息多跑路、师生少跑腿”。

四、高校“智慧财务”服务平台的实施及建议

1.财务部门做好前期设置建设准备工作

实施“智慧财务”服务平台，前期的建设工作非常关键，财务部门要重新梳理业务流程，依据文件梳理审批流程，设置参数，将业务流程规则及签字审批流程嵌入智能报销系统中。同时，依据发票上商品和服务税收分类编码，对应匹配经济科目，设置参数，嵌入智能报销系统，实现业务人员“拍一拍”，即可自动完成智能识别、分类、验真、智能填报、线上审批等一系列报销流程。这个过程是比较烦琐的，因为一个商品和服务税收分类编码依据报销内容可能会对接几个经济科目，发票上的商品和服务税收分类编码是非常多的，想要一次性完整对接是不可能的，必须后期不断添加及完善。

2.做好宣传及试点工作

实施“智慧财务”服务平台是一个循序渐进的工作，做好设置准备工作后，要加大宣传力度，让老师们都了解它的便捷性，才能得以推广。财务部门可以先选若干试点学院，到试点学院进行多次宣讲，同时为试点学院老师开通登录平台，建立试点学院微信交流群，实时在线解答试点学院老师在试用过程中遇到的问题，为师生提供财务交流和互助的平台。通过试点学院老师的不断反馈，及时填补系统在试用过程中的漏洞。等试点学院试用2 个月后，可再增选若干试点学院，这样依次开展，循序渐进，才能不断发现问题，解决问题，为后续大规模开展使用奠定坚实的基础。

3.做好财务助理的业务培训及协调工作

（1）制定并积极落实财务助理制度。由财务部门牵头，制定财务助理管理办法，同时广泛宣传调研，争取各部门（学院）的积极配合。各部门（学院）配合学校做好财务助理推荐、选拔工作，同时要给财务助理提供固定的办公场所、电脑、打印机及其他必备的办公用品，负责财务助理的考勤记录。财务部门要完善考勤及考核奖励机制，更好地调动财务助理的积极性，以保证财务助理这一模式的顺利推广。

（2）做好人员培训，拓宽服务方式。隔行如隔山，为了让财务助理更好地服务科研教学人员，财务部门要优化拓宽服务方式，梳理各业务流程及规范，如：差旅费（科研）、差旅费（非科研）、出国、公务接待、会议、培训、采购等业务规范，各业务报销要件、要点以及疑点、难点解答等，并制作成手册分发到各财务助理手上，制作成展板放置到各部门（学院）的显眼位置。同时，应经常组织培训，系统讲解报销知识，让财务助理更好地融入岗位，为科研教学人员提供更优质的服务。