高校档案馆“远程预约查档”服务存在的问题及对策——以曲阜师范大学档案馆为例

李文珠

(曲阜师范大学 档案馆，山东 曲阜 273165)

新冠肺炎疫情因传播速度快、控制难度大而成为世界突发公共卫生事件。我国的疫情防控措施得当、效果显著，已经进入后疫情时代。后疫情时代“并不意味着疫情的消失，而是指疫情进入一个常态期、持久期、反复期”[1]。为了迎接疫情给档案工作带来的挑战，许多高校档案馆积极利用“互联网+”的模式，有效实现疫情防控“不出门”，同时档案服务“云见面”。笔者将就后疫情时代高校档案馆普遍采用的“远程预约查档”服务进行一番探讨。

1 高校档案馆“远程预约查档”服务的现状分析

高校档案馆除了收集整理和保管学校应存档的有价值的档案资料之外，另外一个非常重要的中心工作就是为校内外的校友们提供档案查询与利用服务。从档案类型上来讲，教学档案是利用频率最高的档案；从档案查询需求来讲，毕业生是查档业务量需求量最大的群体。在新冠肺炎疫情之下，档案馆和高校一起进行了封闭式管理，这对于已经毕业的广大校友来说对于档案馆库存档案的查询和利用非常不便。已毕业校友在工作入职、职务调整或晋升、出国深造、读研读博、退休等方面几乎都需要用到馆藏的学籍信息档案，如入学材料、在校成绩单、毕业证书与学位授予等等档案。根据国家的防疫要求，必须改变疫情之前面对面的档案查询方式。如笔者所在的曲阜师范大学档案馆专门研发了远程预约查档系统，在疫情特殊时期采取“零接触”式业务受理方式。通过档案馆官网上面的“远程预约查档”系统，需要查档的各位校友可以登录曲阜师范大学“远程预约查档”系统填写相关信息问卷、上传有效证件及手续。

具体说来，首先由档案查询者在系统里填写查档问卷，内容包括具体学制、入学年份、报考考生源地、报考类别、录取及毕业专业等相关个人信息，一并提交单位介绍信和身份证等个人信息之后，在系统后台自动生成档案查询订单。由于问卷内容设计比较合理，信息填写相对容易，大大方便了校友档案的利用，同时也从多角度印证了查档人的身份。档案馆工作人员会依次审核订单并做出相应的沟通和处理，按照“依序处理、及时办理、急事急办、特事特办”的原则，将查档人员所需要的档案按照国家规定的方式邮寄到其本人手中。这样通过网络办理一般业务性查档如学籍档案信息的预约、公共服务信息的提供能够有效地避免人员的聚集、减少不必要的人员接触，对于疫情的防控是非常有益的。曲阜师范大学档案馆采取的这些措施使得该馆在疫情期间既满足疫情防控要求，又满足了查档者对馆藏档案的查询与有效利用。

为配合远程查档系统的使用，提高服务的效率，曲阜师范大学档案馆还专门开通了智能语音电话服务，将广大档案查询者咨询量大、关注度高、最关心的、迫切需要解决的信息纳入语音系统，形成逻辑清晰、语言简单、指向明确的解答内容，制定个性化服务内容；推动信息化建设再上新台阶的同时提高了档案的利用效率，促进了档案服务的人性化和多元化。

2 高校档案馆“远程预约查档”服务中存在的问题

现阶段新冠肺炎疫情的防控重要性不言而喻，纵观全国仍存在局部地区聚集性的传染病例，高校防疫工作依然面临巨大的挑战。高校档案馆远程预约查档系统的开发与利用可以说是应运而生，也是未来的发展趋势。未来高校档案的利用必将以信息化为依托，以网络化为支撑。远程查档系统的应用与高校档案馆的发展有内在一致性。在过去的一年里，笔者发现以网络为依托的高校档案馆远程档案查询服务也存在一些需要改进的问题。

2.1 远程预约查档服务的网址链接设置方面应注重实用性和便捷性

笔者在实际工作中经常接到咨询如何找到远程查档服务的网址链接的问题。笔者曾登录提供远程预约查档服务的国内其他高校的网站，发现不少高校的网站确实很难找到远程预约查档系统的链接，大部分高校的主页网站上面都没有档案馆的主页链接，只有进入教辅机构或者附属机构等二级页面才可以找得到查询链接，对于高校机构设置并不熟悉的远程查档者而言是比较耗费时间和精力的。如果能够在学校主页上或者校友经常登录访问的网页上如校友网上能够附加醒目链接，方便查档者填写档案调查问卷，将会大大提高远程查档系统的利用效率。

2.2 远程预约查档应该注意核查预约人身份，最大化降低档案信息外泄的风险

高校档案馆提供远程预约服务方便性与快捷性是有目共睹的，但是也带来了许多挑战，其中最重要的是如何防范档案信息的外泄。相对于疫情之前的到馆查询档案的现场办理方式而言，远程预约查档系统的使用过程中，档案工作人员更要重视对查档者身份的核验。比如，在实际工作中，曲阜师范大学档案馆档案工作人员需要根据查档者预约时留下的单位介绍信、身份证、联系电话等有效信息及时与查档者进行电话沟通和审核，通过问询与学习经历相关的若干问题判断是否是本人预约，争取最大化的降低档案信息外泄的风险。由于高校的档案馆预约系统并不可能具备如铁路、医院、银行等部门可以与公安部户籍系统相连接的身份一致性核验，查档者的身份核验必须由档案工作人员亲自完成验证，这一程序间接增加了工作量，在档案工作人员人手不足的情况下倍感压力。我们也可以借鉴其他高校档案馆的实践经验，根据中国计量大学档案馆的杨晶晶介绍，“中国计量大学档案馆通过微信嵌入小程序进行人脸识别核实身份”，“学校档案馆应用生物特征识别技术，在完善档案安全防护措施的同时，为异地校友提供学籍档案远程查档服务”[2]。通过人脸识别技术为身份验证提供了技术支持，同时也保证了身份验证的便捷性和有效性。

2.3 远程预约查档系统应注意防范黑客攻击，防止信息泄露风险

档案馆远程预约查档系统的使用以网络为依托，使用便捷的同时也面临着网络中来自黑客等不法分子的威胁，可能会导致个人信息的泄露。在远程预约过程中需要填写一些重要的与个人身份信息相关的如身份证正反面信息、毕业证信息、家庭住址、手机号码等，这些重要信息都有可能被黑客利用技术手段拦截、窃取，并作为攻击学校服务器的工具。在现阶段网络诈骗频发、个人信息窃取泛滥的大环境背景下，作为高校档案馆只能是尽量降低风险，而无法完全保证百分之百信息的安全。网络科技是一把双刃剑，这也是当今网络信息化数字时代面临的风险和挑战。为防止出现信息泄露的风险，应增强风险意识，加大资金投入，引进防火墙等安全设备，尤其需要注意防范远程系统被黑客攻击；重视安全人员配置工作，及时定期对远程查档系统进行安全维护，及时发现和升级系统漏洞。

3 高校档案馆“远程预约查档”服务的优化策略

在后疫情时代，为配合远程预约查档系统的使用，高校档案馆还需要进一步加强和持续推进高校档案馆的信息数字化进程。不仅要将档案馆馆藏档案存量部分进行数字化转换，更要重视将纸质疫情档案及时转化为电子化档案，实现数据库“存量数字化；增量电子化”，早日实现备份的同时还需要不断维护数据库的稳定性与完整性。在这种情况下，加快档案信息化建设对提高档案信息的利用有重要的价值和意义。可以说疫情的到来客观上加速了已经在路上的高校档案馆的互联网化和数字化，也大大提升了档案馆远程服务的能力与水平[3]。

档案信息化的同时不仅提高远程预约查档的便利性，提高了工作效率、减轻了档案工作人员的工作压力，还能提升档案查询的可靠性和安全性。高校档案馆应当重视档案信息化建设、加大资金投入、订立信息化目标。在后疫情时代，重视疫情档案的收集和入库，同时加强档案人才的培训和指导。重视档案信息安全性，按照修订后的《中华人民共和国档案法》建立规范化、标准化的档案信息利用制度。在大力推进教育信息化、教育资源数字化的大背景下，档案信息化的建设也是在摸索中前进，需要高校档案从业者不断实践、探索。以安全标准技术化为依托，牢固树立档案数字化安全意识，由此推动高校档案信息化建设的不断前进，切实为广大师生校友提供能用好用的数字化档案资源，从而实现档案事业的蓬勃发展，更好地发挥档案的存凭留史、资政育人功能，更好的服务社会发展和民生经济。