如何实现婚姻登记档案管理动态化——山东省潍坊市奎文区的实践与探索

☉ 傅晓丽 于丽萍

奎文区婚姻登记中心免费为登记结婚新人制作电子证照

随着我国社会的飞速发展和法治建设的日益完善，涉及不动产、户口、继承等众多领域的婚姻登记档案，日益引起重视，利用率越来越高，发挥的作用也越来越大。在信息化时代，实现婚姻登记档案动态化管理是婚姻登记工作发展的必然趋势。新时代，做好婚姻登记档案管理工作，要紧抓发展机遇，充分利用现代技术资源，努力实现婚姻登记档案管理的数字化、动态化、智能化，使婚姻登记档案信息更丰富、更准确，从而提升婚姻登记服务效率和便民性。

实现婚姻登记档案管理动态化的必要性

婚姻登记档案管理工作是婚姻登记文化精髓的重要展示窗口之一。在现代技术飞速发展的今天，实现婚姻登记档案管理动态化十分必要。

一是明确财产关系的需要。婚姻登记确立的是人身关系，但其背后更重要的是财产关系。在我们接待的当事人中，有一种情形值得重视。当事人父母离异后一方死亡，当事人在处理死亡一方的财产继承问题时，往往要查询父母的离婚档案，查看关于财产分配的约定。工作中，这样的案例不在少数。由此可见，婚姻登记档案在明确财产关系中发挥着越来越重要的作用。奎文区现存的婚姻登记档案包括从1994年建区保存至今的资料（另收集了部分建区前的婚姻登记档案），虽然年份跨度不长，但档案查询率在全市一直遥遥领先。查询者利用这些档案解决了诸如买卖房屋、购车、公证、继承、办理护照等实际问题。

二是普及电子证照的需要。电子证照作为具有法律效力和行政效力的专业性、凭证类电子文件，日益成为市场主体和公民活动办事的主要电子凭证，是支撑政府政务服务运行的重要基础数据。自2020年10月26日开始，山东省婚姻登记机关为新领取婚姻登记证的当事人同步签发婚姻电子证照，并在“爱山东”APP上展示。疫情加速了普及电子证照的步伐，也推动了将原始纸质婚姻登记档案电子化的进程。普及电子证照的过程有很多环节需要理顺，很多流程需要优化，要进行数据输入、扫描纸质档案、建立存档数据库以备查询等。智能婚姻登记档案数据库的创建，实现了婚姻登记档案查询的智能化、规范化，优化了婚姻登记档案应用的流程，提升了办理效率。

三是降低婚姻登记工作风险的需要。先进信息技术在婚姻登记档案管理中的有效运用，是婚姻登记档案管理水平的主要评价指标之一。大数据的运用，能有效降低重婚率。在婚姻登记档案实现数字化之前，如果当事人存在故意隐瞒婚史、骗婚等情形，登记机构工作人员受客观条件限制，很难进行准确判断。如今婚姻登记信息系统越来越完善，部分法院判决的离婚档案和殡葬数据也逐步实现了互通共享，这为工作人员办理婚姻登记提供了有效的数据支撑。

奎文区加强婚姻登记档案动态化管理的创新举措

近年来，奎文区不断规范婚姻登记档案管理工作，利用新技术提升婚姻登记档案管理的动态化，取得了积极的成效。

一是强化硬件支撑。先进的设备是实现婚姻登记档案管理动态化的基础。奎文区婚姻登记中心配备了先进的硬件设施，采购了扫码枪、电子手写屏、高拍仪等外接设备，为电子婚姻登记档案的归档、使用以及下一步电子身份证的识别应用提供了硬件支撑，进而为婚姻登记档案动态化管理提供了基础保障。下一步将配备指纹识别器、服务评价器等外接设备，更好助力婚姻登记档案动态化管理工作。

二是着力做好婚姻登记档案补录和扫描工作。积极争取财政资金，通过政府购买服务的形式，组织专业力量开展新中国成立以来的婚姻登记档案补录工作，确保补录信息准确无误。区婚姻登记中心通过招标购买第三方服务，于2021年5月1日开始了婚姻登记档案补录和扫描工作。补录工作结束后，从省信息中心拷出数据进行比对，确认后集中导入山东省婚姻登记管理信息系统。

三是注重创新和人才培养。2021年，奎文区婚姻登记中心设计的便于捆扎的物件收容箱和具有防潮功能的置物箱被国家知识产权局授予实用新型专利。区婚姻登记中心立足于婚姻登记档案未来发展趋势，制定总体规划，明确发展思路，注重强化婚姻登记档案管理人才队伍建设，健全工作人员培训机制。目前，区婚姻登记中心有2名工作人员获得档案管理副研究馆员职称，有1名工作人员被聘请为首届民政部社会事务工作专家委员会成员、山东省民政标准化委员会委员。

进一步完善婚姻登记档案动态化管理的对策建议

由于历史和客观因素，奎文区婚姻登记档案管理工作还存在一些薄弱环节，需要进一步完善和强化。

一是提高认识水平。现代信息技术的运用对婚姻登记档案管理工作产生了深刻的影响。随着山东省婚姻登记管理信息系统的开发应用，信息共享更加充分，殡葬、法院离婚信息等电子档案被录入系统。要深刻认识新技术对实现婚姻登记档案管理动态化的重要性，提高觉悟，积极作为。

二是健全管理制度。婚姻登记档案管理工作是一项科学化和系统性的工作，必须要有完善的管理制度予以规范，这是促进婚姻登记档案管理动态化、科学化的必然要求。婚姻登记有专属特性，涉及到公民重要隐私，法定性和保密性更强。婚姻登记机关应当结合本单位工作实际，建立健全婚姻登记印章、证书及数据等事项的管理制度，按照统一的规章制度开展工作，确保依法依规行政、程序合法，从而保证信息的保密性，使当事人的合法权益得到有效保护。

三是完善管理机制。在婚姻登记档案管理工作中，要关注业务流程中新技术的标准和规范。业务人员在运用现代科技进行婚姻登记档案保管时，要在动态管理方法中产生专注度标准，并将专注度标准与便利度标准相结合。要协调有关单位完成资源优化配置的集中输送，避免系统的建设造成资源消耗。

四是优化数据查询。数据查询最重要的信息单元是著录项，对每个婚姻登记档案数据进行项目著录是检索的前提。因此，在婚姻登记档案信息解析时，所展示的个人婚姻登记档案信息内容要具有一定的广度和深度，以保证系统管理的婚姻登记档案信息丰富，具有较强的网络性，否则很难满足用户的多次搜索需求。在设置名称的类型时，更要注重从查询使用的角度考虑。