高校电子档案元数据收集管理探究

高海燕 解素芳

摘  要：信息化、大数据飞速发展背景下，元数据在高校档案工作中的作用愈发凸显，较之传统档案管理模式，基于元数据手机管理使档案管理信息化、智能化程度更高。但是网络环境复杂多变，元数据收集管理面临着诸多问题，与当前档案利用管理呈现出供需矛盾。本文在分析高校现有办公OA系统环境下元数据生成、存储状况，结合近年国家政策对元数据收集存储的要求，探讨高校档案管理系统中元数据收集、存储、管理存在的不足之处，提出高校电子档案元数据收集管理策略。

关键词：高校;电子档案;元数据;收集管理

Abstract： Under the background of the rapid development of informatization and big data， the role of metadata in Archives work in colleges and universities has become more prominent. Compared with the traditional archive management mode， mobile Phone management based on metadata makes archive management more informatized and intelligent. However， the network environment is complex and changeable， and metadata collection and management are facing many problems， which is in contradiction between supply and demand with current archive utilization management. This article analyzes the generation and storage of metadata in the current office OA system environment of universities， and combines the requirements of national policies for metadata collection and storage in recent years， and explores the deficiencies in metadata collection， storage and management in university Archives management systems. Propose the collection and management strategy of metadata for university electronic Archives.

Keywords： University; Electronic archives; Metadata; Collection and management

檔案信息化是档案管理的主流趋向，电子档案元数据管理关乎电子档案管理的高效性，高校OA（OA，Office Automation）办公从传统纸质文件转向电子档案，电子档案的管理需要基于元数据展开，元数据体系的构建是保障电子档案管理的基础，因此，元数据被称为电子档案的“生命线”。元数据是电子文件归档后的科学化管理，综合分析、记录电子档案数据，确保电子档案得以更好地管理与利用。基于元数据开展高校电子档案管理对于进一步优化电子档案管理系统具有重要意义，提升可操作性、成本效益与工作效能。

1 现有办公OA系统对元数据生成、存储状况

元数据是完整记录电子档案内容、结构、背景的管理及电子文件的生成等全过程的相关数据。[1]近年来，信息化、大数据为高校办公开拓了新路径，从收发文到内部沟通等都采用OA协同办公软件，实现无纸化办公，不仅提升了办公效率，同时实现了绿色办公。

现今，互联网、大数据、物联网、云计算、人工智能成为推动世界经济发展的新型引擎，在此背景下，各行各业朝向信息化、数字化、智能化方向转型升级，高校办公系统也在朝向“无纸化”“单套制”方向发展。

高校在办公信息的处理上既有数据化的电子信息，也有非数据化的纸质信息，[2]如何将这些纸质化信息转化为电子数据信息，才能使其共同纳入现代电子档案的管理系统之中，实现电子档案数据化管理。反之，如果纸质等实体信息无法及时有效转为电子信息，不仅降低了办公效率，更难以实现远程化、分布式办公，更不能契合现代电子档案数据处理需求。现代高校办公系统中仍存在着实体档案与电子档案混存的状态。在数字化背景下，高校电子档案优化元数据建设迫在眉睫。

2 国家政策对元数据收集存储的要求

在数字转型背景下，国家数字化建设不断加大对纸质档案和非电子档案的数据化整理，这皆得益于国家政策的扶持，得益于信息化建设的有力推动。

2014年，国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，同时，国家档案局提出“存量数字化，增量电子化”发展战略，基于此，推动传统纸质档案向数字化档案转型升级成为主流态势。如何有效处理档案数字化及理论与实践成果应用，档案数字化转型急需科学理论的指导。而《电子文件元数据标准》《电子文件归档与管理规范》等国家标准的出台，对电子档案元数据内涵、性质、外延等进行了详细的界定。电子档案元数据不仅是电子文件的管理载体，更是电子文件真实性、完整性、可靠性的基本凭证，不仅描述了档案文件本身，还对文件管理信息进行收集与管理，实现对电子文件的全过程覆盖式管理与监控。[3]

3 高校电子档案元数据管理系统设计

3.1 元数据管理设计。元数据管理设计主要包括元数据生成、捕获、封装、维护全过程。在元数据生成上，设置元数据值域，明确元数据内容，借助统一软件处理元数据，继而将处理后的元数据内容保存至元数据库中。在元数据捕获上，根据国家标准，对于数据源对应数据需借助装置进行自动采集，基于人工著录，结合系统自动生成方式甄选数据库中的数据值域，随即将元数据导入其中，有些电子档案元数据藏于系统运行环境中，在元数据的捕获上，使用人工著录+计算机方式，元数据的捕获时间地点等要素可由系统自动标识，由此降低人为误差。元数据封装上，元数据封装基于 XML 为技术平台，以档案卷宗级、文件级、全宗级的顺序封装元数据，其中每一数据封装有一个XML数据文件，形成若干档案元数据，若干电子档案元数据结合XML数据文件即可进行封装，形成数据文件。在元数据维护上，利用文本方式切入，将元数据嵌入其中，再进行文件封装，包括属性描述、编码处理、加密处理三种方式。

3.2 归档收集管理。对于实体档案的收集主要借助数字化扫描技术，在实体文档上传上主要利用OA在线、公文导入等方式。[4]如，OA在线指元数据管理系统运行抑或离线状态下，仍可有OA系统对电子文件进行在线或离线传送，公文导入则是针对上传后的文件，按照文档导入日期、数据类型等进行电子文件的导入，并进行自动分类。归档收集之后，判断归档价值，归档电子文件，做好数据维护，进行案卷调整，对无价值归档文件进行筛除处理，提升电子档案工作效能。

3.3 档案查询管理。电子档案管理系统中查询是其中一项重要功能，管理人员在登录页面后，输入电子文件的文件编号、文件名称、机构、年度、档号等即可进行文件项目的搜索。对于加密文件，则要输入相应秘密等级。对于档案的统计编研分析，需要准确设计填写档案元数据，完善档案元数据信息。

3.4 档案销毁利用。电子档案接收移交后应进行档案鉴定销毁与保管利用。在档案数据备份上，采取脱离系统保管方式，便于后期档案数据的贮存。对于元数据的销毁和利用要基于服务器空间，根据国家档案法，结合高校人、物、财等实际条件，电子档案元数据一旦被销毁，在管理系统中也会被清理，不会再被查询到，在实际档案管理工作中，档案管理人员可根据实际安排电子文件的留存或销毁。[5]在电子档案的利用上，经审批后，档案管理人员可查阅加密文件，查阅权限待达到审批时间节点结束，为保证电子档案的安全性，一般时间节点设置为24小时，由此，切实发挥元数据利用价值。

3.5 数据库设计。数据库中对于电子档案内容和元数据的划分主要基于来源、档号、形式、内容、数字化属性等，其中元数据涵盖文件信息数据的状态、行为、依据等，可更有效地描述、判断电子档案内容。为了更好地实现电子档案的管理与应用，应切实规范数据库设计，提高管理利用质效。

4 高校电子档案元数据收集管理实效的对策

4.1 强化规范意识。建立电子文档元数据，筑牢电子文档管理的安全防线。档案管理人员在OA办公系统中，严格按照要求对电子文件进行应用管理，明确元数据组成结构及分类，对元数据进行统一管理与配置，进一步规范元数据填写、收集等，构建元数据体系，基于元数据提高电子档案管理实效性、完整性、可靠性等。

4.2 注重实践应用。现有高校OA办公系统中电子档案形成应用中元数据起着重要作用，形成捕获阶段更是开展元数据管理的关键环节。高校进行元数据收集管理上，需进行前端控制与全程管理，提高工作准确性。[6]在元数据的收集上，要确定各环节的元数据项，建构元数据标准性，将其作为电子档案管理依据。需要归档的电子文件应从其形成阶段到捕获阶段进行“全程化管理”，形成阶段中的元数据信息，应及时记录易遗落的文件信息。元數据可记录并追溯档案何人、何时进行档案的整理、等级、归档、移交等工作，实现全程化立体溯源。利用元数据进行电子档案内容的描述，档案人员要认真研究分析档案专有元数据项，丰富档案利用、分析编研等内容，从而对行政管理等提供支撑。

4.3 完善保障机制。保障机制包括人才保障机制、档案管理机制、制度保障机制和监督检查机制。为保证元数据库充分发挥其作用，档案管理人员应加强对实体元数据等元数据元素进行定期检查，建立与档案管理要求相符的元数据库。高校信息化办公软件在应用上应做好元数据的分类，设置分类方案，建立元数据档案信息库，为档案数据高效利用提供全方位保障。

5 结语

元数据收集管理是高校电子档案工作的关键环节，对于档案数字化建设具有重要意义。档案管理者要明确现有办公OA系统对元数据建设的现实要求，结合国家政策导向，合理设计元数据，建设元数据库，电子文件形成之初便可建立起元数据档案信息，对元数据进行分类研究，提高元数据的可操作性，降低电子档案内容数据管理风险，保障电子档案的安全性、真实性与可靠性，提升电子档案管理的效率。

基金项目：山东省档案科技项目“大数据背景下高校电子文件归档和电子档案管理研究”（2019-22）;国家档案局科技项目“高校档案资源区域共享与利用模式研究”（2020-X-61）。

参考文献：

[1]宋欣，鲁国轩.贝叶档案数字化建设中的元数据研究[J].浙江档案，2021（03）：27-30.

[2]李鹏达，陈穹燕.数据挖掘技术在档案开放鉴定领域应用初探[J].中国档案，2021（02）：40-41.

[3]赵跃，孙寒晗.“数据”范式演进中的档案数据治理多维解析[J].档案管理，2021（03）：107-109.

[4]沈帆.电子档案元数据分类及元数据库建设研究[J].档案时空，2019（12）：22-23.

[5]赵屹.网络档案信息检索的元数据设计[J].山西档案，2020（01）：54-61.

[6]李芳芳，吴玉龙，米捷，陈成.机关电子档案元数据体系构建及元数据库建设研究[J].档案管理，2019（05）：13-15.

（作者单位：济宁医学院附属医院 来稿日期：2021-10-15）