《科学技术研究档案管理规定》中科研档案定义的缺陷与完善

2022-02-22康蠡曾荣

档案管理 2022年1期

康蠡曾荣

摘要：2020年9月公布的《科学技术研究档案管理规定》对科研档案的界定，纳入了信息技术和科研工作发展对科研档案定义的新要求，丰富了科研档案的样态，但其与相关法律、规范存有不一致的地方，未能完全吻合科研档案工作的实际，很好地解决其中的问题。为此，需就来源、本质属性等要素对科研档案定义进行改进和完善。

关键词：《规定》;科研档案定义;缺陷;完善

Abstract： The definition of scientific research Archives in the regulations on the management of scientific and technological research Archives published in September 2020 incorporates the new requirements of the development of information technology and scientific research work on the definition of scientific research Archives， enriching the form of scientific research Archives， but it is also inconsistent with relevant laws and standard， which does not fully conform to the reality of scientific research Archives work and solve the problems existing in it. Therefore， the definition of scientific research Archives needs to be further improved on the elements such as source and essential attribute.

Keywords： ‘Regulations’; Definition of scientific research archives; Defects; Perfection

2020年9月国家档案局、科技部联合公布《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）以后，学者们分别从不同的角度对其展开了解读和分析，但这些解析多为意义、内容等方面的阐释，对《规定》所存问题尚欠缺足够的反思和审视。鉴于此，本文结合相关理论和实践，剖析《规定》中科研档案定义的缺陷，并提出相应的改进建议，以为《规定》的完善提供参考。

1 《规定》关于科研档案的定义

目前围绕科研档案的定义大致形成了五种观点。一是广义的科研活动论，将包括科研管理和科研实践活动在内的整个科研活动视为科研档案的来源，认为其是在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。[1]二是狭义的自然科学研究活动观，认为科研档案仅产生于自然科学技术研究活动，它是在自然科学技术研究中形成的科技档案。[2]三是“人员+科研活动”视角的定义，强调科研档案是人们（也有指科研人员）在从事科学研究活动中形成的、具有保存价值并归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。[3]四是“机构+科研活动”视角的界定，将研究机构及其科研活动看成科研档案的源头，判定科研档案是科研机构在日常科学研究中形成的有价值的数据信息资料。[4]五是以科研项目为聚焦点，定义科研档案为科研课题（项目）研发过程和成果产出的真实记录，[5]是记录科研项目活动全过程的文献材料。[6]

由于视角和立场不同，这几种定义对科研档案内涵和外延的揭示各有侧重，存在一定的差异。《规定》主要采纳了第一种和第五种定义的观点，其第三条指出：科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施……过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。[7]

从形式上看，遵循档案界常用的概念界定法则，该定义采用“属+种差”和直观描述的方式，指出了科研档案的领域来源、形成过程及展现形态;同时考虑到表达的简洁性，省去了科研档案形成的主体，体现出与原规定（即《科学技术研究档案管理暂行规定》，以下简称《暂行规定》）一脉相承的特点。但与《暂行规定》中的定义相比，有两点比较明显的变化：一是在科研档案的来源方面。《暂行规定》采取了相对宽泛的做法，将其界定为科学技术研究过程;而《规定》则放弃了《暂行规定》的主张，将其从原来的科研活动调整为科研项目，强调科研档案是在具体的科研项目过程中形成的，是科研项目生命周期的记录和伴生物。二是科研档案的形式。由于出台时间较早，受当时技术水平和人的认知等条件的限制，《暂行规定》中的科研档案定义偏重于指文字、图表、数据、声像等传统形式的文件材料，并未涉及电子科研档案，也未涵括科研活动中产生的实物材料。而《规定》确定的科研档案形式则更加广泛多样，不仅包括了文字、图表、数据和声像等模拟态的材料，还包括了音频、视频等数字形态的科研材料;并且，科研项目过程中产生的标本、样本等实物也被增补为科研档案。

2 《规定》中科研档案定义的缺陷

综观比较，《规定》对科研档案定义的新提法紧跟信息时代档案工作变革的趋势，纳入了技术跃迁对科研档案定义的新要求，体现出与时俱进的立法品质，有利于丰富科研档案的形态，提升科研档案工作的现代化水平。但是，对照实际，其有关表述与相关法律、规范文件也有不一致的地方，特别是对科研档案来源的界说，与当下科研档案工作的实情并不全然相符，难以很好地解决科研档案工作中存在的问题。

2.1 未能充分反映科研档案工作实际。这一点主要指《规定》在界定科研档案时未能根据日常习惯区分科研档案与科研项目档案，而是将科研项目中产生的各种材料和实物指代科研档案，窄化了科研档案的范畴。定义科研档案，首先是要确定科研档案的形成来源，以明晓科研档案的保管范围，使所有反映科研职能活动的档案能够得到妥善保存，而根据经验，对科研档案形成来源的界分只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的档案管理业务。[8]按照约定俗成的习惯，实践中的科研档案与科研项目檔案是两个既相联系又有歧义的概念，但观乎《规定》，似乎忽略了二者的区别。

依据学者们的解释，科学研究项目乃是研究者为了特定的科学研究需要，在规定的时间、预算、资源等限制性条件内，利用特定的组织形式完成的一系列科研活动或任务。[9-10]循此说法，所有组织、团体和个人为实现科研目标所实施的科研活动似乎都可看作是科研项目。然而，以科研管理的实践来看，日常习惯中的科研项目并非上述宽泛意义的学理概念，而是有着具体的指涉——其一般是指由政府部门、企事业单位或社会组织、国际组织等因经济社会或单位发展所需而立项的各类项目。这些项目根据来源不同可分为纵向项目与横向项目，在研究类型上则分为基础研究项目、应用研究项目和综合研究项目等，[11]因为种种原因，经常也被称为科研课题。所谓科研项目档案，就是指围绕特定科研项目形成的有价值的文件资料集合，[12]是记录和反映科研项目各阶段活动及成果的原始材料。

由于科研工作的复杂性、艰巨性及其在经济社会发展中的突出地位，当今世界的科研活动多以各种形式的项目展开，这就使科研项目档案成为科研档案的主体。但与此相对，在上述有组织的“项目”之外，高校、科研院所、社会组织等机构也存在大量基于个人兴趣和需要、不依托于特定项目的学术探索活动，以及为促进科学研究而开展的讲座、培训、宣传等管理活动，这些零散或日常的科研活动在科研管理实践中通常并不被视为或难以称为真正意义的“科研项目”，然其却会产生许多对科研管理和科学研究很有价值的材料，如论文、著作、专利、培训证书等，这些材料同样有转化为档案的可能和必要。

尽管科研项目档案构成了科研档案的主体，但并不表示其就是科研档案的全部。换言之，科研项目档案和科研档案之间并非完全等同的关系，习惯上完整意义的科研档案范畴其实要大于科研项目档案：其构成除了科研项目档案外，还应包括“非项目”来源的档案。《规定》在定义科研档案时，将科研档案的形成来源单指为科研项目，而把科研项目之外的材料拒之法外，这将使不少有价值的科研材料得不到有效收集和保存，给科研档案的完整性和科研工作的发展带来不利影响。

2.2 容易引起與其他科研材料的混淆。事实证明，对档案特点的认识是探讨其管理方法的起点，档案的管理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现档案工作的科学化。[13]给科研档案下定义，根本目的是为了揭示科研档案的本质属性，呈现科研档案的独特之处，使其与“非科研档案”区分开来，从而为科研档案工作提供科学依据和指导。从属性上研判，科研档案是带有档案性质的科研文件材料集合，是属于“科研”这个特定领域的档案，其自然具有档案的本质属性。何为档案的本质属性？对此，当前主流的观点认为是“原始的历史记录”，这一点不仅体现在相关的著作和教材中，在法律上也得到了确认。1987年，首次颁布的《中华人民共和国档案法》（以下简称旧《档案法》）就规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。[14]其后，在旧《档案法》的两次修正版（1996年、2016年）和2020年的修订版（以下简称新《档案法》）中均沿用了相同的判断，规定档案是“直接形成（原始）……的历史记录”。[15-17]

按理说，为提高法律在施行过程中的接受度，同时兼顾下位法服从上位法的立法原则，作为下位法的《规定》应当充分吸纳关于档案概念的主流观点的意见，并体现作为上位法的档案法的有关精神。考虑到这一点，《规定》在第一条也指出其是依据新《档案法》等有关法律法规制定的。但令人遗憾的是，《规定》在定义科研档案时，仅将其定为科研项目中形成的有保存价值的各种文件材料及标本、样本等实物，并没有突出它的“直接”性即原始记录性，也没有突出它的历史特征，而后者恰恰是科研档案和科研文件的区别所在。显然，这种没有明确昭示科研档案本质属性的做法在实践中是难以将科研档案与其他科研材料很好地区分开来的，由此存在的科研档案与现行科研文件材料等界限不清，势将给科研档案的管理造成困扰，而且也会使科研档案的法律范围超出新《档案法》框定的档案的界限，导致与新《档案法》在法理上构成抵触。

2.3 与相关标准的规定存在抵牾。《规定》对科研档案的定义，除了未能充分反映科研档案的根本属性，与新《档案法》关于档案定义的精神构成抵触外，与有关标准的规定也存有让人困惑的地方。为了规范科研课题档案的管理，1992年国家档案局专门出台了《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992，以下简称《规范》），其中对科研课题档案的定义是“具有保存价值的归档的科研课题文件”，也就是“在科研课题研究活动中形成的有保存价值的归档的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录”。[18]

按照日常习惯上的理解，这里的科研课题也可置换为科研项目，这样一来就出现了科研项目档案和《规定》里的科研档案这两个不同概念（至少字面上如此）在定义上极为相似的情况。诚然，可以认为，《规定》只是面向科研课题档案管理的业务标准，仅有业务上的参考作用，并不具备特定的法律效力，并且在执行《规定》时也可用“后法优于前法”的法律适用原则对以上情况加以澄明。但值得注意的是，《规范》和《规定》都是由国家档案局制定出台的，在《规范》修改或废止之前，同一部门的两个文件对两个概念使用如此相近的定义，就不能不让人心生疑惑：到底科研档案和科研项目档案是不是同一事物？如果是，那么《规定》中的定义就会面临上文指出的覆盖面不全的问题;如果不是，为何《规定》和《规范》中两个不同概念的定义却又几乎一模一样？

3 《规定》中科研档案定义的完善

综上可见，作为着眼于新时代科研档案工作的法规文件，《规定》对科研档案的定义，既有与时偕行、革故鼎新的一面，也存在些许不足，需要做出修补和调整。

3.1 完善《规定》中科研档案定义的原则。结合上文所析科研档案法律定义存在的问题，笔者认为，要有效弥补《规定》中科研档案定义的缺陷，当须做好以下工作：

一是要充分呼应实践的要求。对科研档案的定义必须充分体现实践的需求，为了增强《规定》的普适性，其条文表述在力求清晰、准确的同时，还需尽量体现全面性和涵容性。由上文可见，现有法律层面的科研档案定义仅指涉科研项目档案是有悖于事实和日常习惯的，无法涵盖科研档案的全部。要矫正这一偏差，较为可行的办法就是要打破项目制的思维惯性，对科研档案的形成来源采用相对宽泛的“科研活动”的说法，而不宜将其局限为科研项目，如此便可将“非科研项目”档案也纳入立法监管、保护的范围。

二是要体现科研档案与科研文件的区别。由实际来看，科研档案大部分是从科研文件转化而来的，二者在逻辑上有着前后相承的关系，这种一前一后的转化顺序，正好显示出科研文件与科研档案的区别：前者是正在发挥现行作用的现行物，后者则是对过去的科研活动的反映，是一种非现行物。为了增强定义的操作性，避免二者相混淆，这一点在科研档案的界定中应当得到反映。

三是要与相关的档案法律法规协调统一。前文揭示的《规定》中科研档案定义与新《档案法》等确定的档案概念存在抵牾的情况，凸显出处理好《规定》与其他档案法律法规关系的重要性。而从现实出发，化解这种局面的关键则是，在兼顾其他规范性文件要求（或对其做出修订）的同时，要切实遵循“下位法服从于上位法”的法律适用原则，尊重新《档案法》作为上位法的权威和指引作用，使其所限定的档案的内核与边界在《规定》中得到灵活遵守和体现。

3.2 完善《规定》中科研档案定义的具体建议。基于以上思路，我们建议，在后续修改《规定》时，将其中的科研档案定义为：科研活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的历史性文件材料以及标本、样本等实物。

如此界定，最大限度地保留了《规定》和既往定义中的合理要素，尽管也有值得商议的地方，但同现行定义相比有如下改进：一是更准确地呈现了科研档案的来源，有益于促进科研档案的系统与完整;二是更准确地反映出科研档案的本质，从而可将其与现行、半现行的科研材料区分开来;三是与新《档案法》对档案概念的判定更加一致，体现了下位法服从于上位法的立法原则，有利于贯彻新《档案法》的有关精神，助推新《档案法》在科研档案管理领域的落实。

本文系海南省自然科学基金项目“高校教师数字科研信息生态位构建机制与评价：以海南为例”（编号：2019RC252）研究成果。

参考文献：

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[4]罗柏桂.科研档案在科研管理工作中的重要作用[J].卷宗，2019，9（20）：103.

[5]杜静，罗瑞丽.关于科研院所科研档案管理的探析[J].北京档案，2020（12）：35-37.

[6]杨云贤.基于全生命周期的高校科研档案规范管理探析[J].档案，2020（01）：5-9.

[7]科学技术研究档案管理规定[N].中国档案报，2020-10-29（002）.

[8][13]易涛.《归档文件整理规则》在高校的适用范围研究——兼与卞咸杰同志商榷[J].档案管理，2013（01）：62-64.

[9][11]徐滢璐.我国高校基金项目档案管理研究[D].南京：南京大学，2020：13.

[10]渠敬东.项目制：一种新的国家治理体制[J].中国社会科学，2012（05）：113-130+207.