浅析水利工程声像档案管理工作

李肖男 常文娟 陈伟民

(山东省调水工程运行维护中心东营分中心，山东 广饶 257300)

水利工程声像档案是指在水利工程建设前期、实施过程及竣工验收等各建设阶段中形成的，以照片、磁带、光盘等不同形式为载体，以声像为主要内容并辅以文字说明的具有保存价值的历史记录[1]。同传统档案相比，声像档案具有超强的时空感、形象直观的纪实效果以及体积小、信息量大、便于携传、容易复制[2]、方便使用、受众面广等优点，以及即时性、动态性、不可重复性等特点。然而，当前水利工程声像档案管理工作却严重滞后于水利工程档案管理工作的整体水平，作为工程档案信息化建设的重要一环，加强新形势下水利工程声像档案收集、整理工作至关重要。

1 存在的问题

1.1 声像档案缺失

工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须有完整的声像材料归档[3]。当前，声像档案的缺失现象依旧存在，主要表现为以下两种形式：一种是没有声像档案，近年来随着档案管理工作的逐步加强此类情况已较为少见，大部分水利工程或多或少都有声像资料，但有些赶工期的应急工程，仍会缺少声像资料。另一种是声像档案“管理性缺失”，此类现象在当前水利工程档案管理工作中较为常见，如有些工程尽管在建设中拍摄了声像资料，但散落于个人或不同部门，随着工程建设人员的流动、部门的调整，声像档案无法及时有效归档。按规定归档的声像材料必须是原版原件、底片正片相符，而有的现场人员却只移交了照片，底片流失，底片与照片内容不符的情况也时有发生。此外，声像档案的安全性也令人担忧，有的影像资料未使用档案级光盘进行存储，影响了保管期限；有的声像档案未及时备份，随着计算机、存储设备等的损坏、丢失而遗失；有的为方便编辑未使用不可擦除型光盘，使其内容真实性存疑。

1.2 声像档案收集混乱

声像档案收集工作杂乱无章，档案资料要么不全、要么“过全”。当前，声像档案收集工作多侧重于工程竣工后拍摄，而忽略了开工前的原貌拍摄、轻视了施工过程中的跟踪拍摄，使得某些关键部位和重要环节的影像缺失，从而降低了声像档案的完整性，无法全面反映工程建设情况[4]。此外，声像档案的拍摄缺乏针对性，照片、录像过多过杂，没有代表性，声像内容缺乏系统性和有机联系，无法客观全面地反映工程建设的全过程，给后期的筛选、剪辑增加了工作量。

1.3 声像档案质量较差

归档的声像资料必须图像清晰[5]、声音清楚，画面完整、端正，能够系统、客观地反映主题内容。然而，在现实工作中声像档案的质量很多情况下仍旧达不到要求。一方面，缺少专业拍摄设备或设备过于陈旧，使拍摄的照片、录像画面清晰度太差；甚至有的参建单位为节省成本及便利，在工程中全程用手机拍摄，导致拍摄效果不佳。另一方面，拍摄人员不够专业、技术不高，拍摄位置与拍摄时间选取不到位，拍摄的内容虽然基本齐全，但拍摄不够深入细致。此外，有的现场拍摄人员工作态度不端正，拍摄前懈于调试设备，容易造成照片重影、画面晃动等问题。这些问题都大大降低了声像档案的信息承载量与可用性，制约了其纪实效果的发挥。

1.4 声像档案整理不规范

一是声像资料缺少必要的文字说明，时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等信息标注不全甚至张冠李戴，在长周期工程中，若不及时标注，极易遗忘、混淆其中的人物名称及当时所在单位与职务信息；二是声像资料编辑不合理，在收集过程中为便于区分与筛选而进行初期处理时直接在底片、原件上进行水印标注，破坏了其原始信息的完整性与真实性；三是后期技术处理中粗暴的剪辑手段也常使被拍摄主体出现失真变形，原真性受损；四是声像档案系统性不强，分类组卷混乱、主次不明，声像内容缺乏与其他载体档案之间的有机联系，如照片互见号编写混乱，有的甚至整册照片采用了一个互见号，大大降低了照片的价值发挥。

2 原因分析

2.1 “档案意识”不够强

“重建设轻档案”的思想由来已久，工程档案管理对单位发展的推动效益不如工程建设显著，单位多将其作为辅助性工作来对待。档案管理人员的“声像档案意识”还比较低，声像档案工作起步较晚，很多档案工作人员对声像档案概念模糊、标准不明、方法滞后，声像档案工作处于被动状态[6]。加之声像档案要求较高、成本较大、在工程档案中占比却较小，“重纸质轻声像”的错误观念随之而生，声像档案管理工作和管理人员在单位也自然被边缘化。

2.2 硬件建设难以保障，设备使用管理混乱

由于声像档案不能创造直接的效益，且投入较大，很多基层水利单位不愿在声像档案上投入过多人力、物力，硬件设备配置不足，设备使用缺乏制度保障。硬件建设上，一方面，声像采集及技术处理设备配置不足、更新缓慢，制约了声像资料的成像质量和剪辑效果；另一方面，工程一线缺少移动硬盘等存储设备，限制了声像资料的采集数量与筛选余地。使用管理上，一方面，未建立相关设备的更新使用、维修养护制度，出入库程序不完善，很多设备或封存于仓库、或散落于个人之手、或因缺乏维护而损坏，无法有效使用；另一方面，未进行相关使用规则与技术培训，设备无人会用时只能束之高阁。这些制度、程序上的建设不足都大大降低了设备使用率。

2.3 部门协调性差

当前，水利工程建设中声像档案管理缺乏统一领导，责任分工不明确、人员配置不到位、档案管理体系单一，更缺乏既懂工程又懂档案的复合型人才和声像编辑处理的专业人才[7]。与此同时，档案管理人员与现场技术人员之间缺乏有效的工作互动和专业互补。而各参建单位声像档案管理标准不一，水平参差不齐，特别是在跨流域大型水利工程中，参建单位众多、所涉专业领域及建设内容不尽相同，无论是标准的制定还是执行上都很难做到完全统一[8]。

2.4 管理模式落后

“补档案”的错误观念由来已久，声像档案管理还更多地停留在事后验收把关上，声像档案的拍摄、收集、整理缺乏事前计划，严重滞后于施工现场千变万化的建设进度，而声像档案的即时性和不可逆性更是彻底断绝了后期“补档案”的可能。声像档案的拍摄多由现场技术人员完成，而现场技术人员对档案知识和声像档案归档要求模糊，又缺乏相应的拍摄技术，导致了声像档案的拍摄质量较低。同时，施工现场未明确拍摄分工，拍摄者多为临时兼职协助，随机性大，加之现场人员流动性强，给声像档案的收集工作带来了很大困难。档案管理人员缺乏必要的工程知识和建设经验，脱离施工一线，在后期编辑整理时对声像档案内容与工程实际的信息对应掌握不足。

3 对策与建议

3.1 提高档案意识，增加硬件投入

基层水利单位要转变传统观念，将“档案管理”同 “工程建设”放在同等位置、将“声像档案”同 “纸质档案”放在同等位置，正确树立“档案意识”和职业意识。特别是单位领导应正确认识声像档案管理工作的性质和意义，加强对声像档案管理工作的支持度和领导力。加大资金投入，支持档案室建设，配备移动硬盘、消磁柜等存储设备，对照相机、摄影机等拍摄设备进行必要的升级换代，筑牢声像档案管理的硬件基础，营造良好的外部环境，从而充分调动从业人员的工作积极性和主动性。

3.2 完善工作制度，改进工作方法

声像档案的拍摄、收集、整理、保存与利用是一个不可分割的连续过程，应宏观看待各个环节，实现闭环管理(见图1)，彻底改变“补档案”的错误观念和事后验收把关的工作方式。第一，做到事前计划，在工程立项之初就制定工作计划和声像档案管理办法，明确收集范围、技术要求、归档时限、移交程序等[9]。第二，做好过程控制，工程检查时将工程档案列入重要内容同时进行检查，并形成备忘记录，销号处理。第三，建立动态协调机制，通过建立通信录和微信工作群，加强各参建单位间联系交流，及时解决新问题新困难。第四，同步跟踪，档案管理人员应多深入工地一线，掌握工程进展和建设信息，督促指导跟踪拍摄，及时收集，确保声像资料定期归档。第五，验收把关，各类归档资料应由所涉及的各个部门的经办人及负责人就归档内容进行全面审核，提出意见并签字，方可办理移交手续。第六，开发利用，积极开发利用档案信息资源，为工程建设服务。

图1 声像档案管理工作模式

3.3 强化监督检查，加强过程管理

把声像档案管理纳入工程的合同管理，在签署每一份合同时，均明确提出声像档案管理的有关内容与要求，从源头上保证声像档案的管理。把档案管理纳入工程计量管理，把能否提供符合归档要求的、与工程进度相对应的档案资料作为工程计量支付(拨款及结算)的条件之一[10]。同时，通过设计交底会议及历次的工程大检查等途径进一步具体落实档案管理办法，掌握声像档案工作的主动权。

3.4 明确责任分工，建设专业队伍

明确各参建单位、参建人员责任分工与职责划分，并签订责任书。构建“专职档案员、工地兼职档案员、现场技术人员”三级管理体系(见图2)，并根据职能划分强化专业技能，培养专业队伍。专职档案员负责声像档案的编辑、整理与验收把关工作，重点加强档案专业知识与声像编辑能力；工地兼职档案员在现场管理人员中指定，负责声像资料的收集汇总与优选、重点部位与关键工序的声像拍摄及对现场人员日常拍摄的指导工作，重点加强工程管理知识与声像拍摄技能提升；现场技术人员流动性、随机性大，指定专人负责拍摄并不现实，因此，现场技术人员负责根据工程进展情况及时联系工地兼职档案员跟拍，避免因抢工、赶工等出现忘拍、漏拍情况。

图2 声像档案管理体系

3.5 开发利用与创新，实现良性循环

以“围绕工程建设，服务参建人员”为出发点，以“管用结合”为目标，以信息化为抓手，努力提高声像档案资料的利用效率。编制照片、录像等专题档案检索工具，开展多种形式的档案咨询服务，以管理平台、借阅档案等形式为利用者查阅、复制档案资料提供便捷、准确的服务。围绕水利工程的重点、热点问题，充分结合声像档案超强时空感、形象直观纪实效果和受众面广等优势做好水利工程在文明工地创建、宣传教育、项目质量评价、事故处置、难题攻坚、后期运行管理和科学研究等方面的资源开发。充分挖掘声像档案潜在价值，盘活档案资产，改变传统档案“重藏轻用”的局面。将声像工程档案的潜在价值转化为激励档案管理人员的内在驱动力，使声像档案工作逐步进入良性发展轨道。

4 结 语

声像档案作为水利工程档案的重要组成部分，与纸质档案、电子档案相互联系、互为补充，从不同形式、多种角度共同反映和印证着水利工程的建设情况。水利工程声像档案收集是否齐全、完整，内容是否真实、准确，整理是否规范、标准，将对工程建设管理的各个环节起着重要的凭证和依据作用，对其他相关工程也有着重要的借鉴与参考价值。因此，要正确认识当前水利工程声像档案管理工作中存在的问题与不足，以问题为导向，通过思想提升、方法转变、强化监督、体系完善和资源开发等方式，全力破解声像档案管理难题，推动水利工程声像档案管理工作的可持续发展。