浅析精细化管理在医院档案管理中的应用策略

刘园园

摘 要：医院档案指的是在医疗服务过程中对其进行全过程、详尽的病情记录以及诊治方案。记录医院档案能够逐步提高医疗水平、推动各项工作的有序展开，也是检验医疗服务工作是否合法合规的重要依据。现阶段，在医疗水平提升的背景下，医院档案的数量日益增多，医院综合档案管理作为医院医疗服务管理中的重要组成部分，如何对医院档案进行科学有序的管理引发管理者的思考，并提出精细化管理模式的想法。在管理档案中实现精细化，不仅能够有序地将档案进行分类、快速便捷地提供给医护者所需档案，还能够在医患纠纷事件发生时提供确切的证据，有利于建设和谐的医疗环境。本文主要以医院综合档案管理中应用精细化管理模式为中心展开阐述，对目前在医院综合档案管理中应用精细化管理的重要性做出简要总结，提出医院综合档案管理工作中存在的问题，从而有针对性地提出运用精细化管理模式管理医院档案的方法策略，旨在能够改善目前管理工作的质量，推动我国医疗卫生事业的良性发展。

关键词：医院综合档案管理;精细化管理模式;应用措施;重要性;问题分析

在经济快速发展时代，人们越来越重视身体健康，一定程度上推动了我国医疗卫生事业的发展。精细化管理档案的模式是一种创新性的管理方式，能够体现出管理新理念，能够提高医护工作人员的日常工作效率，带给医疗消费者以优质的服务。现阶段，医疗消费者的自我保护意识日益加重，因此对医院的服务质量和水平提出了更高要求，在档案管理工作中积极应用精细化管理模式能够提高医院整体管理能力，促进医院实现可持续发展。

一、应用精细化管理模式管理医院档案的重要性

医院档案是将医院的日常工作以文字或影音形式全程进行详尽、全面的记录，是各科室工作人员开展医疗服务工作的重要依据，医院档案管理工作的开展是医院管理中十分必要的部分，这一管理任务不仅关乎完成日常工作的质量，对提升医护人员的工作效率，使其能够高效有序地完成医疗服务工作息息相关，因此档案管理人员必须高度重视其对医院发展的重要性，将信息资源妥善管理，使医院与外界能够进行有效沟通，促进医护工作者能够方便快捷地调用档案。对医院档案实行精细化管理能够将工作责任落实到个人，并将复杂的整理、归纳档案的工作进行细分，能够有效避免在管理档案时出现丢失、损坏等问题，这一模式贯彻严谨、认真、细致的工作态度，是符合医院发展要求的创新型管理理念。在现代社会专业化分工趋势增强的情况下，实现精细化管理实际上是在顺应时代发展趋势，并且与传统管理模式相比具有极大的优越性。随着医疗消费水平的日益增长，精细化管理能够明确个人的工作职责，使医疗服务的全过程都能有迹可循、有据可查，从而对其进行有效管理，随后将各类档案信息进行系统整合和统计，在医院内部形成强大的信息数据库，支撑医护人员进行日常工作的顺利展开，使其服务质量和水平得到有效保障和提升。在医院综合档案管理工作中融入精细化管理理念，不断提高医疗服务水平，能够带动医院获得可观的经济效益，开展实施医院制订的一系列科学合理的战略规划能够锻炼医护人员的工作能力，全面提升医院整体运作水平，推动医院运营朝着稳中向好的趋势发展。

二、医院综合档案管理模式的问题分析

1.档案管理人员专业水平较低

目前，依然有一部分医院及工作人员缺乏对档案管理重要性的认识，受传统观念影响较深，医院工作重心主要放在如何经营医院、提升运营绩效方面，在管理部门中设置档案管理只是浮于表面而无法发挥其实效，档案意识的缺乏使这类信息资源无法被有效开发利用，造成档案管理工作的落实不足。在医院负责档案管理工作人员大多是非档案管理专业的人员，在各个部门之间流动工作，没有系统学习过专业的档案管理知识和技能，自身不具备专业性较强的档案管理能力，使档案管理工作与医院发展实况相脱节。在社会日益进步的情况下，人们越发重视身体健康，医疗消费者不只是患病人群，其中也包括了许多预防疾病发生、检查身体的市民，加之医疗卫生事业的深化改革，在农村合作医疗的实行下，医疗消费人群数量越来越多，医院档案的储存数量和种类越来越庞大，档案管理工作人员的工作量日益增加，自身综合素质和专业能力的局限性使其无法高效保质地完成巨大的工作量。另外，档案管理工作人员的不稳定性无法保证档案得到严密的保管，在交接工作时可能会产生档案丢失或泄密情况，致使医院的整体服务质量和管理水平得不到明显提升。

2.档案管理体制落后

在当前医院管理工作中运用传统的档案管理已经不能满足医院发展的需求，但仍有部分医院延续以往落后的档案管理体制，工作人员素质以及体制的局限性造成了一系列管理问题，如档案丢失、档案内容记录混乱等。落后的管理体制严重制约医护人员的工作效率及服务质量，使其医疗工作無法顺利展开。例如，在对病人进行会诊时先要检索到病人的病历，在落后的管理系统中无法及时准确地查找到会诊病人的病历，严重降低了服务质量和效率，给病人带来效果不佳的医疗消费体验，容易造成医患关系紧张。档案管理体制的落后还使信息资源无法充分发挥其利用价值，医生无法通过挖掘其内在价值进行医学研究，制约了医疗卫生事业高质量发展。

3.粗放化的档案管理模式

在目前大多数医院综合档案管理工作中没有制订出科学合理的管理标准，缺乏系统性的档案管理制度体系。在相关工作人员进行档案管理工作时，由于自身缺乏职业精神、责任感以及专业能力，再加之没有强有力的制度规范其工作行为，极易造成工作人员面对大量复杂的档案整理工作时出现管理方法不恰当、工作效率低下、档案收集率低、档案管理杂乱等现象，严重影响信息资源的可利用率。粗放化的档案管理模式会使工作人员忽视档案管理对医院发展的重要性，档案管理人员缺失对档案的查询和排序能力，导致大量档案立卷和归卷内容混乱或使档案丢失，这些问题的存在严重降低医院的整体管理水平。

4.硬件投入不足

医院档案数量庞大、种类繁多决定了保存档案环境的特殊性，但根据目前医院空间配置情况看，医院对档案管理的不重视使得保存档案的空间较小且环境较差，医院将大部分空间设置用于开展医疗工作或进行科学研究，硬件投入欠缺使档案容易损失或遭到破坏。在现阶段科学技术快速发展的背景下，大多数医院积极运用信息技术进行档案整理工作，但仍存在部分医院只将信息化管理模式用于医院经营方面，而未投入到档案管理工作中，这也是医院综合档案管理水平得不到提升的一大阻碍因素。

三、精细化管理在医院综合档案管理中的应用措施

1.明确定位档案管理目标

为凸显精细化管理模式的优势，先要确立明确的档案管理目标，确定其归纳档案的定位。医院应根据自身实际情况制订出不同阶段的发展目标以及逐步发展的战略规划，在确立目标时应采取短期目标和长期目标相结合的方式，将医院的总体发展目标划分为若干个子目标，并将划分的子目标分配给档案管理部门以及各个科室。虽然医院档案管理工作从属于行政部门，但将档案管理分配到各个科室开展有利于促进医院管理水平专业化的整体提升，并呈现出阶梯式的发展趋势。在设定目标完成结束时间时应对各科室进行考核和检查，并实行奖惩制度，对定期完成任务且完成质量较高的科室给予一定奖励，鼓励其继续保持工作热情和积极性，激励其他工作人员继续认真工作，树立起高度的职业责任感;对在规定期限内未完成工作任务的科室也要给予一定的惩罚，做到赏罚分明，使全体员工能够以此为戒，认真履行工作职责。在完成目标任务的过程中，医院各科室应做好本科室的档案整合分类工作，由专业水平较高的档案管理工作人员负责，确保档案管理工作能够高效保质的完成，确保医疗服务工作能够顺利展开。

2.运用信息技术完善精细化档案管理

在信息化时代，管理医院档案的应用模式也逐渐趋向于信息化发展，加强医院综合档案管理的信息化建设能够更好实现精细化管理。传统档案管理信息杂乱且工作量较大，档案管理工作人员的精力有限，在记录信息时容易产生错误，从而导致档案信息的不完善。随着计算机的广泛普及，在医疗卫生事业中必不可少地要对其加以合理运用，信息化的档案管理能够建立起丰富的档案信息数据库，降低人为因素造成记录失误的发生率，不仅能有效节省人力，还能避免信息资源的不合理浪费，提高资源的合理配置。加强医院综合档案管理信息化能够不断促进全体医务人员对信息的整合能力，提高医院整体档案管理水平。档案管理人员应提高自身运用计算机技术的能力，掌握连接不同信息系统的技能并通过档案管理系统获取信息、使用信息的技能，逐渐摒弃传统管理档案模式，将精细化管理融入其中。运用信息技术精细化管理医院档案必不可少的需要计算机硬件设备以及信息系统软件的开发，这是开展信息化管理必备的物质条件，只有不断完善软硬件设施才能形成庞大的信息管理数据库。因此，医院上级部门应加大对档案管理部门的资金投入，给予其资金支持，档案管理部门应将所需设施种类列出详细清单，按照审批制度上报给上级部门，在得到上级部门的许可后与医院采购部进行沟通，将所需的软硬件设备配置到位。医院建立健全信息管理数据平台必不可少，能够在大数据分析技术的运用下为医护工作者提供完整准确的信息资源，是实现精细化管理医院档案的体现。

3.做好精细化档案整理和归档工作

做好档案汇总和归类工作是提高档案管理水平的必然要求，档案管理人员必须确保收集档案的完整性和真实性，并按照医院制订的档案整理方法按照档案的类型进行归档工作。例如，将档案分为文书档案、病历档案、科技档案、人事档案、声像档案、实物档案等，在进行归档工作时不仅要以专业化程度较高的工作人员为基础，还要求建立起专门的文件夹，并将建立的文件夹做好分类和编号，将不同类型的档案放置在不同区域内保存，做到归类清晰有序，这是将精细化管理模式应用到归档工作中的必然要求。通过对档案进行合理分类能够减少档案的丢失或破坏，为以后医护人员调用档案提高便捷性和准确性，方便其查找和使用，在改进完善中逐步提高档案管理水平，为医护人员开展日常工作提供扎实的基础。

4.完善档案管理制度，实行责任制

在人们对医疗服务要求日益提高的情况下，医院综合档案管理人员必须积极转变管理理念，摒弃以往落后管理模式，高度重视运用精细化管理档案的重要性，增强档案意识，通过学习创新档案管理方法不断提高自身档案管理水平，适应时代进步的要求。医院全体工作人员都应认识到精细化管理医院档案的重要性，并通过有效管理积极挖掘并发挥信息资源的使用价值，通过完善档案管理责任制度融入精细化管理理念，将具体任务落实到各个部门，使全体工作人员都能明确自身职责，提高其管理意识及能力，使医院档案能够得到科学有效的管理。在对档案管理制度进行更新和完善时，必须明确档案管理的标准和方法，使工作人员能够规范履行档案管理职责，促进医院综合档案管理体系的完整性。

5.引进专业化档案管理工作人员

在医疗卫生事业中人才是促进其发展的必要条件，只有选择综合素质较高、专业水平过硬的工作人员才能推动医院整体管理水平的进一步提升。对于医院的发展进步，人才培养是其保障，引进专业水平较高、具有高度责任感和职业精神的专业人才，能够尽快掌握档案管理的方法，充分实现资源的合理配置。这类工作人员能够全面深入地掌握精细化管理的方法及对医院发展的重要性，在进行相关工作时能够保持长期的精细化管理档案意识并实现其高水平的档案管理技能。在医院加大资金投入、不断完善软硬件设施配置、优化档案管理系统的同时，档案管理工作人员应该具有掌握运用信息技术完成档案记录工作的技能，保证良好的工作质量及效率，按照工作流程规范科学地管理医院档案，标准化完成工作任务。因此，医院必须加强对专业档案管理人员的培训工作，使其在学习中不断精进自身的工作能力。另外，就目前医患纠纷频繁出现的现状而言，档案管理人员应将医患纠纷案件的实例与处理措施进行整合纳入档案管理中，对医疗工作发挥重要作用。在开展档案精细化管理工作时，相关工作人员必须结合《档案法》，保证工作的科学性和规范性。

四、结束语

经过上述分析总结，我们能够看到在新时代应用精细化管理模式管理医院档案能够满足医疗卫生事业的发展需求，使档案管理人员的工作能力在应用精细化管理过程中有所提升，带动了医院整体管理水平的提高，使医院的医疗服务水平和质量能够满足广大人民群众需要，进一步缓解医患之间的紧张关系。在当代社会，充分利用信息技术是实现精细化管理的重要途径，促进精细化管理模式与医院综合档案管理工作的进一步融合、完善相关管理制度、落实责任制、保证档案管理工作的效率及质量，从而推动我国医疗卫生事业实现可持续发展。

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（作者单位：驻马店市中医院）