档案数字化建设问题及解决对策

张梅

摘 要：伴随着时代的进步与发展，信息化、智能化、数字化成为档案管理的新途径，同样也对档案管理人员的技术水平、管理能力提出了更高的标准与要求。本文介绍了档案数字化建设的定位与基本原则，分享了档案数字化建设的意义与价值，并着重分析了档案数字化建设工作中的常见问题。最后，结合上述内容对档案数字化建设工作的优化策略进行了解析，并提出了可行性方案，希望可以有效推动档案数字化建设工作的顺利开展，满足单位管理需求，确保其市场竞争力，为改善信息化建设质量创造良好的条件。

关键词：档案管理;数字化;建设问题;优化策略

档案数字化建设在现代办公体系中具有广泛的应用。相较于传统的档案管理模式，数字化建设能够有效减轻日常管理负担，提升档案信息的综合流转效率。不但可以显著降低档案管理对于人员带来的负荷，同样也有助于解决管理不当导致的各种风险与问题，进一步发挥档案管理的功能与价值，为提升单位运转效率，获得良好市场竞争力创造一定的条件。为了进一步探讨档案数字化建设的优化策略，现就档案数字化建设的定位与特征分析如下。

一、档案数字化建设概述

1.基本定义

档案数字化包括了计算机、多媒体、云存储等多种技术类型，伴随着技术的进步与发展，大面积综合应用中档案信息的合理管理成为档案数字化建设的主要内容。在项目推进过程中，不同类型载体的档案资源都可以转化为数字化的信息予以保存，依托于常规的档案管理系统采取统一存储管理模式，不但可以满足资源信息共享的要求，同时也改善了档案管理中出现的各种问题，降低了人员工作的压力与负担，推动了社会分工的进步与发展。

2.基本原则

档案数字化建设工作需要涉及整个档案管理流程，其具有较高的技术标准与适应原则。在档案数字化建设过程中需要保持合理的规范化管理技术，确保各个环节相互衔接，保持清晰严谨的工作态度，主要做好如下几个方面的工作：一是需要关注信息安全保密问题。保密问题是档案数字化建设过程中需要特别关注的问题，这是因为相较于传统的纸质档案信息传输模式而言，信息化处理模式更容易出现信息泄露问题，不但会给单位带来不利的影响与限制，同时也可能会导致巨大的风险累加，给单位发展带来不利影响;二是关注档案原件的归档保存与后续保管问题。档案信息化处理并不是意味着原件的功能丧失，相反，信息化过程中原件既可以作为证据，也可以作为调整登记与记录的主要依据，所以需要特别做好原件的管理与控制，一般采取原件归档管理方式来进行强化控制;三是强化不同环节之间的摸索与配合。目前来看，档案数字化建设工作属于系统工程项目，其并不是某一个或者几个人就可以实现的，需要整个档案管理系统配合相关部门对接人员共同参与、积极讨论、合理落实，以此来确保信息整理、分析、挖掘与综合利用的各个环节相互衔接，发挥出档案数字化建设的功能与价值。

二、档案数字化建设的重要性

档案数字化建设工作具有重要意义，其不但能将档案管理人员从繁重的重复劳动中解放出来，也可以有效降低不必要支出，确保档案管理的覆盖面，主要分析如下几个方面。

1.改善档案管理效率，满足科学管理要求

积极改善档案管理效率，可以显著提升信息应用水平，从而改善单位组织架构，推动工作成果，这都是档案数字化建设的重要目标。在传统的档案管理模式中，大多数管理工作都需要人工来完成，包括资料的收集、整理、分类管理等。在信息化时代背景下，通过数字化建设能够将传统的纸质资料转化为信息资源录入到计算机中，可以随时进行信息的调取，做好内容的分析与筛选，从而为便利地进行信息查询、检索提供方便，有效降低了档案管理的负担，提升了科学管理的效果。

2.借助备份原件的方式强化档案保管效果

借助及时备份原件的方式有助于更好满足原件管理的需要。目前，我国各机关事业单位与企业对于档案数字化建設已经有了一定程度的认识，大部分单位都采取了数字化改革模式，但是对于库房的整体管理还存在一些问题。库房条件差、老旧小的问题依然存在，不但没办法对档案管理做好保护措施的改进，同时也存在反复查阅与复印过程中的档案原件磨损等问题。另外，档案资料使用时还会存在一些丢失、破损的风险。在原件管理过程中，可以与数字化信息进行分离，数字化信息能够高效应用且不会丢失，从而实现了强化档案保管的效果。除此之外，原件存在多种不同的存在形式，对于原件本身也具有一定的保护，可以达到分散风险的效果。

3.降低不必要的成本支出，提升管理覆盖面

减轻成本风险，降低不必要支出是档案数字化建设的另一个重要原则。在系统构建过程中，短期文件需要采取电子文件的方式进行管理，此时不需要采取纸质归档模式来进行管理，不但节约了资料室的管理空间，也有效降低了管理成本。实际上，除去部分重要材料需要采取纸质归档模式之外，大部分的材料都属于佐证材料，可以对关键材料采取归档管理，以此来替代大量纸质材料管理模式，有效降低支出成本。通过优化管理流程与环境能够帮助单位更好地分配档案管理资源，既可以突出关键材料的应用，也可以减轻后期管理的压力，更有利于提升管理覆盖面，满足信息化发展的客观需求。

三、档案数字化建设工作中的常见问题

档案数字化建设工作开展过程中难免会遇到许多问题与阻碍，分别归纳总结如下。

1.档案实体过多、数字化建设难度高

在传统的档案管理模式中，档案的类型往往与企业、事业单位的日常工作类型密不可分。对于一些档案信息产生数量多的单位而言，其数字化建设往往存在一些难度。比如，学校就涉及日常教学、管理、信息招录、学生信息，甚至还涉及财务、科研资料与会议记录等，多种不同类型的内容都会体现出一定的管理复杂度。常规管理模式中对于资源的综合利用率关注较少，但是随着档案数字化建设工作陆续开展，大量的资料被反复利用，所以管理内容的丰富度直接导致了档案数字化建设的高难度，也成为目前档案数字化建设过程中需要亟待解决的问题之一。

2.档案载体多元化对于管理控制水平提出更高要求

伴随着信息技术的快速发展，目前各单位管理也受到了不同程度的影响，其中档案内容不再局限于纸质管理模式，而是以大量电子档案资料多元化方式予以展现。另外，视频、音频载体都会出现在档案管理活动当中，如果继续采取传统的管理模式，已经不再适应现实管理的需求，而数据收集、整理与存在等流程的应用则体现出不同的需要。整体来说，对于管理控制环节提出了更高要求。

3.档案内容较为分散，多部门协调管理难度高

从档案内容的选择方面进行分析，档案内容数量多、内容分散会导致多部门协调管理的难度增加。受到资金投入与技术团队建设等方面的影响，大部分档案管理工作难以实现统一管理，所以总是有部分部门的档案是采取独立管理模式，这样就会导致档案分散，难以进行统筹。除此之外，即使是同单位中，不同的部门之间也会存在档案管理标准上的差异，不同的管理标准会导致档案内容的复杂度增加，给档案数字化建设带来了新的负担。

4.人员队伍质量参差不齐，限制建设效果

档案数字化建设属于一项系统工程，其对于所有参与者的技术水平、业务能力都具有一定要求。目前，即使是专门设有档案管理部门的单位，人员的业务水平也存在参差不齐的情况。甚至一些单位没有专门设有档案管理部门，进一步增加了档案数字化建设的难度。

5.档案管理系统存在安全漏洞，阻碍档案管理整体质量的改善

档案数字化建设相比于传统的档案管理模式对安全系统的构建具有更高要求，如果管理不到位很容易出现安全风险问题，导致更进一步的安全事故。

四、档案数字化建设工作中常见问题的解决策略

档案数字化建设工作的顺利开展离不开如下几个方面的策略。

1.针对档案资源数字化实施科学筹划

为了更好满足档案数字化建设需要，体现档案数字化建设的优势与价值，需要特别做好数字化架构的科学筹划，积极改善管理者对于传统档案管理理念的认知，通过提升关注度的方式确保人力、物力、财力资源的配置能够得到充分支持，确保档案数字化建设工作能够得到基本保障。除此之外，还需要进一步做好档案馆藏内容的整合，确保相关资料的针对性，结合数字化建设的需要确保针对性的建设方案目标，实现科学规划、流程控制与管理。

2.采取统一档案数字化标准建设模式

统一档案数字化标准建设模式也是档案数字化建设过程中重要的技术路线之一。借助于档案管理资料最优化管理模式，需要采取统一的管理标准，确保规范化管理的流程要求。单位要充分理解国家颁布的相关技术标准与规范要求，结合本单位档案管理的实际需要对流程与内容进行优化、升级，做好发展技术规范与标准化构建，切实满足档案管理体系的构建需要，这样才能够更好满足整体建设的目标，推动档案数字化建设工作的顺利开展。

3.推动档案数字化资源共享

推动档案数字化资源共享，基本工作是资源库的建设。在档案基本资源库建设过程中，需要处理好数据库建设、档案目标建设、全文数据库建设与多媒体数据库建设等多个方面的问题。为了提供更为高效的管理流程，还需要做好特色资源库的建设与规划，满足基础信息数据与综合管理数据控制要求。一些特色资源数据库更需要结合单位实际的运行管理需要与管理流程特征，关注档案管理的信息化流通方案，这样才能够确保数据库的构建水平。从单位内部来看，各部门之间的工作往往存在相互独立甚至各自为政的情况，如果不进行资源的协调安排，很容易出现矛盾冲突或者不服从档案管理人员管理的问题，影响到档案数字化建设效果，也阻碍了信息资源的共享。为了避免该类问题的出现，需要进一步改善资源综合利用水平，构建能够覆盖全校范围的档案管理体系，在实际管理过程中做好结构优化，满足资源共享与全面应用的需要，为行业的可持续健康发展创造良好条件。

4.强化档案数字化建设队伍的构建

进一步改善数字化队伍建设，确保档案管理质量才能够满足档案数字化建设体系的构建要求。目前来看，档案数字化建设工作开展过程中人才队伍构建不合理问题十分突出，为了解决该问题需要做好两个方面的具体工作：一是关注专业人才的引进，构建长效人才引进管理机制，借助专业人才引入来实现持续新鲜血液的补充，确保队伍的组织合理性;二是对现阶段管理队伍进行业务培训与升级，可以通过邀请相关领域的专家进行专业技能培训与技术指导方式来对队伍进行重构，提升人员专业技能水平，满足先进管理理念与管理技术的发展需求。为了体现队伍构建的优势与价值，需要进一步做好绩效考核评价管理体系的构建，为那些能力强、工作劲头足的员工提供广阔的晋升空间，从而调动工作人员的工作热情与上进心，满足其可持续发展的客观需求。

5.为档案管理工作创造稳定的工作环境

档案数字化建设工作同時也要兼顾好工作人员的需求，创造良好稳定的外部环境。客观上看，档案数字化建设工作的核心是提供更稳定、高效的档案管理服务，确保工作的效率与针对性。但是，在这个过程中需要特别处理好工作环境的构建问题，否则在数字化进程中可能会遭遇风险与压力，甚至会导致大量的信息外流，给单位带来风险。为了解决这一问题，一定的安全网络构建是必不可少的。目前，网络安全管理主要涉及基本的网络控制与管理系统安全两个层面。网络安全主要涉及防火墙、服务器、网关以及路由设备等，这些设备的管理需要基于一定的网络病毒安全防范工作，切实处理好杀毒控制目标，解决好病毒入侵检测的相关问题，提升档案管理传递过程中的安全性。在出现安全风险时，就会启动入侵检测技术来解决网络风险，甚至可以采取自动化防御控制模式来对风险进行合理规避。档案管理系统的构建则应该集中处理好服务器的运行环境问题，包括防火、防电、防盗等方面的基础条件，优化科学设置与访问安全策略的管理，对数据系统进行合理构建，以此来确保系统漏洞能够及时被发现和清除，更好地适应档案数字化建设的需要。

五、结语

综上所述，伴随着数字化技术的应用与推广，档案数字化建设逐渐成为档案管理领域重要的发展趋势，同样也是实现档案信息综合运用，满足企业战略决策与政府单位高效服务队伍构建的前提。为了进一步改善档案数字化建设现状，需要充分考虑到数字化建设标准制订的问题，通过数字化资源共享等方式来改善建设现状、优化组织架构、提升人员队伍建设水平，更好适应工作环境需求与发展需要，为确保档案数字化建设质量创造良好条件，也为我国实现社会主义现代化建设做出积极的贡献。

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（作者单位：郓城县科技成果转化服务中心）