谈医学科研档案管理的现状与对策

李艳

摘 要：医学科研档案管理对医学研究工作具有重要的促进作用，能够为医学研究提供真实记录，是提高医学科研工作水平的基础保障。本文从分析医学科研档案的特点入手，概述了医学科研档案管理工作的重要意义，并对现阶段医学科研档案工作发展趋势及开展现状进行了分析，提出了优化策略，希望具有借鉴意义。

关键词：医学科研档案;档案管理;管理对策

医学研究推动着医学进步，做好医学科研档案管理工作可以反映医学发展进程以及医院整体科研水平，对促进医院发展和医学进步都具有非常重要的作用。想要做好醫学科研档案的管理工作，应当了解其所具有的特点，开展有针对性、专业性强的档案管理，不断提高档案的管理质量，推动医学相关科研工作的发展。

一、医学科研档案的特点

1.专题突出

医学科研档案指的是医学研究者在进行科研工作当中所产生的档案资料，包含的档案形式十分多样，档案内容可以包括文字、图片、摄像等多种形式，涵盖医学科学研究的多个领域、学科，所以医学档案具有很强的学科性和专题性。例如，科研档案可以分为外科、儿科、内科等，通过专门的学科对档案进行分类，让档案以专题的形式呈现，能够提高档案管理工作效率。

2.管理周期长

医学科研档案除了具有很强的专题性之外，还具有管理周期长的特点，开展医学科学研究工作是非常专业复杂的过程，所以通常需要大量的时间和精力。在开展医学研究工作中涉及的科研知识内容十分广泛，甚至有的一些科研项目的研究时间长达几十年之久，所以在管理科研档案的过程当中具有很强的周期性和连续性，只有做好科研档案的完善管理工作，才能够确保科研档案记录的完整性，真正起到科研档案的作用，真实反映医学科学研究工作的重要性。

3.专业性强

除此之外，医学科研档案管理还呈现十分明显的专业性，由于医学科研档案与其他档案具有明显区别，所以医学档案管理工作的开展也与普通档案管理有所区别。管理工作开展中一定采取分门别类的管理方式，对档案实行严格科学的档案编码才能够确保档案管理分类整理的科学性和有效性。只有不断提高档案管理的合理性，才能够确保科研档案管理过程当中档案的完整性，特别是针对档案管理周期较长的特点，只有不断提高科研档案管理专业性，才能够确保医学科研档案在长时间的管理过程中真实有效地反映医学科学研究活动的具体情况。

4.载体形式多样

医学科研活动是专业性非常强的科学研究工作，不仅整个科研活动经历的过程十分复杂，而且时间周期很长。医学科学研究活动所产生的档案材料载体形式也十分多样，根据记录研究结果的材料和形式不同，档案载体不仅包括纸质的档案资料，也包括文字、奖状、报纸等实物以及光盘、磁盘等硬件。随着电子医学档案的发展，微缩医学档案等形式也不断涌现，多种形式的电子资料更丰富了科研档案的载体形式，这不仅提高了档案的丰富性，也为档案的管理带来了一定难度和挑战，这就要求开展档案管理时应当不断增强档案管理的专业性，有针对性地加强档案的管理技术，以此来确保档案管理工作的质量。

二、医学科研档案管理工作的意义

1.为医学科研工作奠定基础

医学科学研究工作人员在开展科研工作过程中会形成科研档案，科研档案不仅包括图表、文字，还包括影像、声音等，这些是对医学研究工作详细的记录。档案是最原始的医学研究工作记录材料，在医学研究工作发展过程当中起到了重要的载体作用，医学科研档案能够最准确、详细、科学地反映出科研工作在各个时期的研究课题以及研究进展，能够反映出科研工作当中的深度探究和创新，所以做好档案管理工作能够最真实科学地记录医学研究工作开展的每个流程，从而为科研工作提供查阅资料的便利条件，可以为科研工作的开展奠定基础。

2.确保医学研究工作质量

医学研究工作具有很强的专业性，在开展医学研究工作的过程中，通常都不是一蹴而就的，长时间的医学研究实践是需要研究工作不断汇总和积累才能够转化成医学研究成果的，所以在周期性很长的科研工作开展过程中，档案能够最真实完整地反映出工作的每一步进程，特别是在医教研一体化发展的趋势下，医学研究工作不仅要开展专业性很强的科学研究，还应该实时把握医疗卫生需求和医疗专业发展趋势，提高科研工作质量。因此，医学科研档案也应当随着科研工作开展，实时做好记录工作，使科研工作开展有所借鉴，能够确保科研工作的质量。

3.为医学研究工作提供评判依据

医学科研档案所记录的内容不仅仅包括医学研究工作开展的过程，除了医学专业方面的记录之外，也包括所取得的成果、工作质量以及工作人员的管理水平、投入经费等诸多方面。通过对科研工作全面的记录能够评判科研工作开展的情况，通过真实客观的档案记录能够全面反映出科研工作取得的成果，为医学科研工作提供合理客观的评判依据。

三、医学科研档案管理工作现状

1.重视度有待提高

医学科研档案的管理对卫生健康单位管理工作和医院管理工作都具有十分重要的意义，但是现阶段在开展医学档案管理的过程当中，由于资源紧张或工作繁重等原因导致医学档案管理工作人员较为紧缺，因此医院会更重视科研工作的发展。

在医院的管理工作中更注重其经营运行，而忽视了档案管理工作的重要性，就导致了现阶段医学档案管理重视程度不高，管理方式较为落后，整体的管理水平相对低下。特别是很多单位存在档案管理经费紧张的问题，导致科研档案管理基础设施建设程度较低，相关的管理设备严重不足，也对档案管理信息化开展造成严重阻碍。

部分单位在开展科研档案管理工作中沿用人工管理，耗费大量的人力、物力和时间成本，也导致了医学科研档案管理效率低下，查阅困难，很难发挥科研档案真正的有效价值，严重造成了科研档案的资源浪费。

2.管理制度急需完善

现阶段很多医院仍然沿用传统的档案管理方式和档案管理制度开展医学科研档案管理，但是随着现代科技的不断进步，医学研究工作的形式也愈加多样，科研档案的内容也越加复杂，其中不仅包括纸质资料，更包括大量的电子信息，缺乏完善的档案管理制度降低了管理的科学性，导致档案管理停滞不前，严重制约了档案的完整性和真实性发展。有的医院甚至出现档案丢失、数据损坏等问题，制约了医学研究工作的开展。

3.管理人员素质需要提高

虽然医院规模不断扩大，医学科研工作也不断深入发展，但是医学科研档案管理工作并没有得到足够的重视。医院缺乏专业的档案管理人员，甚至存在部分医院有兼职档案管理员的现象，档案管理队伍整体素质不高，对医学科研档案管理重要性认识不足，所以在工作中缺乏专业管理水平，有的还缺少责任意识，但是医学科研档案应当根据科研工作进行严格的分档、归类，特别是科研档案当中包含大量的专业数据和专业资料，一定要有专业素质强的综合型人才才能够进行科学的管理。随着档案管理工作信息化发展，不仅要求档案管理人员具备很强的医学知识，更要具备熟练的信息化管理知识，所以档案管理人员还要熟悉互联网、管理学、英语等多方面的综合知识，只有不断强化管理人员的综合素质，才能够提高医学科研档案管理工作的质量。

四、医学科研档案管理工作发展趋势

随着现代化信息技术的不断发展，医学科研档案管理工作也应当逐渐朝信息化方向发展，所以在档案管理工作开展中应当不断引进先进的信息管理技术，加强信息化管理手段，促进档案管理体系更加健全。特别是要建立数字化档案管理方式，不断完善档案信息化系统的建设，推动档案管理现代化发展，打破时空的局限性，通过完善档案收集、管理流程，提高档案的管理效率和运用效率，不断优化档案管理制度，采取归档责任制，确保信息采集的完整性和准确性。通过科技手段不断提高档案管理效率，加强电子档案建设，提高档案的利用率，不断提高管理人员的综合素质，促进医学科研档案管理朝信息化、现代化方向发展。

五、医学科研档案管理对策

1.加强信息化管理

促进医学科研档案信息化管理，一方面能够有效提高档案管理质量，确保档案管理数据收集、归档、储存、更新、查阅的效率提升，同时也能够极大减轻档案管理工作人员的工作量，降低人工管理成本和时间成本。通过加强信息化档案管理平台的建设，实现内部档案管理平台建立和外部局域网档案收集审核一体化管理，能够提高档案管理水平，确保档案的真实性和实效性。特别是在档案信息收集和管理过程中，应当不断改善文件的归档形式，通过信息化手段降低工作难度，减少工作人员的工作量，建立统一的信息化管理平台，对档案进行现代化收集，通过计算机设备加强文件储存系统稳定性的建设，按照类别、时间进行收集和管理，建立高效立体化档案管理平台。从硬件设施和软件设施两方面加强平台建设，建立网络交流平台、数据储存平台等，构建信息化管理平台，促进档案管理立体化、现代化、科学化发展，提高档案管理的质量和查阅的效率，真正发挥医学科研档案对医学研究工作的作用。

2.创新管理模式

提高医学科研档案管理工作的质量，就应当不断创新档案管理模式，逐渐推动网络化、数字化档案体系建设，以电子档案来逐步代替纸质档案，能够极大减少管理成本，节约人力、物力。另外，电子档案更便于储存、查阅。纸质档案保存过程当中容易损毁丢失，而电子档案能够减少人为干预而出现的错误，也更加便于保存和传输，确保科研档案管理的周期性同时，不断加强科研档案管理制度建设，不断提高科研档案管理人员的能力，加强档案规范性建设，执行档案一体化管理。通过激励机制和绩效管理制度将档案管理落实到人，制订高效灵活的管理制度，推动医学科研档案信息化水平建设，让档案管理朝规范化、制度化方向发展。还要加强档案管理的资金投入，提高档案管理工作的重视程度，不断优化现代化设备和管理技术，确保基础设施建设。例如，要安装空调、除湿器、灭火器、打印机等相关的管理设备，同时要加强网络管理技术、信息保密技术建设以及信息平台等技术方面的资金投入，确保医学科研档案朝现代化、科学化方向发展。

3.提高管理人员综合素质

确保医学科研档案管理工作的质量，说到底还是要依靠提高管理人员的综合素质来实现，所以在开展信息化管理的过程当中，应当为档案管理人员提供培训机会，不断增强档案管理人员的理论知识水平和信息化技能水平，确保档案管理工作人员具备一定的医学基础知识以及专业的档案管理知识。同时，还要加强档案管理工作人员的英语水平、管理水平等，不断促进管理人员综合素养提升，以此来提高医学科研管理专业化程度。在对现有人员加强培训的基础上，应该重视人才引进，让更多高素质人才加入档案管理队伍中，以此来提高档案管理队伍的整体素质。

4.建立医学科研档案数据库

随着现代信息技术的不断发展，档案管理的自动化、信息化管理加强，医学科研档案管理也应当通过信息化手段提高管理效率。因此，在开展档案管理过程当中应当注重信息化建设，设立专业的信息化档案管理平台，并通过技术手段将医院档案管理平台和医院综合平台相连通，实现医院内的资源共享，建立能够统一录入、统一查询、统一管理的档案数据库。当然，在看到信息化管理優势的同时，也应当做好保密工作。医学科研档案涉及医学研究的方方面面，涉及很多科研机密，所以应该严格采用权限访问制度，提高保密技术，避免科研档案泄露。通过提高技术手段，建立保密性强的信息化科研档案数据库，提高科研档案的利用效率，简化查询程序，实现档案科学管理，为医院的长远发展提供更好服务。

六、结语

加强医学科研档案管理工作的质量就要不断提高档案管理工作人员的专业素质，不断加强档案管理工作资金投入，完善基础设施建设。通过转变管理理念，提高管理重视度，推动医学科研档案朝现代化、信息化方向发展，确保档案管理真实性、完整性和准确性，为医学研究工作提供更坚实的保障。

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（作者单位：驻马店市中医院）