QC小组活动在ERP项目管理中的应用

2022-02-18撰文舒晓敏

项目管理评论 2022年5期

撰文／舒晓敏

质量控制小组（Quality Control Circle，QC）是运用质量管理的理论和方法开展活动的小组，是企业员工参与项目管理、质量改进和技术创新等的常见组织形式和有效方式，对提高企业管理水平发挥着重要作用。本文以国能网信科技(北京)有限责任公司(下称“公司”)ERP 项目开展QC 小组活动实践为例，对其在该项目中的作用和取得的成效进行研究和分析。

QC小组及QC小组活动

QC 小组由生产、服务及管理等工作岗位的员工自愿结合组成，围绕组织的经营战略、方针目标和现场存在的问题，以改进质量、降低消耗、改善环境、提高人的素质和经济效益为目的，运用质量管理理论和方法开展活动。为便于自主地开展现场活动，小组人数一般以3～10 人为宜。QC 小组组建后，要有体现本小组特色的名称，且名称简明易记、具有象征意义、有延续性，如“灯塔”“火箭”“支点”“猫头鹰”等，避免字数过多、累赘冗长。

QC 小组活动起源于1962年的日本，目前有70 多个国家和地区的企业开展这一活动。QC 小组活动大致分为问题解决型和创新型两类，执行程序分别如图1 和图2 所示。

图1 问题解决型QC小组活动

图2 创新型QC小组活动

QC小组在ERP项目管理中的组建

日本质量管理专家石川馨教授在《QC 小组活动的基本管理活动》一书中说道：“QC 小组活动能够调动人的积极性，充分发挥人的无限能力，创造尊重人、充满生气和活力的工作环境，有助于改善和提高企业员工素质。”

ERP 项目涉及财务、人力资源、销售、设备、物流调运等多个模块，并且跟财务报账、财务共享、电商平台等多个系统有业务集成，用户超13 万人。ERP 项目团队负责各模块的实施、运行维护及业务数据的技术支持，而且要站在用户视角，持续优化系统，提高系统易用性，快速定位系统故障。

QC 小组在ERP 项目管理中组建和开展活动的步骤主要包括：建立QC 小组管理机制、成立QC 小组、推进策略实施。

建立QC小组管理机制

ERP 项目团队通过参与系统培训、总结经验、建章立制、培训宣贯、严把品控等一系列方法论的学习，为QC 小组建立了有章可循的管理机制，使QC 小组活动有效开展，从而达到降本增效的目的。

ERP 项目团队根据项目实际情况，制定了QC 小组管理办法。同时，对小组成员辛勤劳动取得的成绩进行肯定，并制定了激励政策，以激发QC 小组成员参加活动的热情和积极性，使QC 小组活动可持续进行下去。ERP 项目团队成员自愿加入QC 小组参与质量管理活动，持续开展质量改进和创新活动。

QC 小组在组建之初，ERP 项目团队中的质量管理专员组织专项培训会，宣贯QC 小组活动相关规则：QC 小组活动遵循全员参与、持续改进、PDCA 循环、基于客观事实等基本原则开展活动，如图3 所示。

图3 QC小组活动基本原则示意图

由图3 可以看出，QC 小组活动是全员参与的持续改进活动，是基于客观事实，针对问题和需求，应用统计方法，对收集到的数据和信息进行整理、分析和验证并得出结论，从而解决问题、满足需求，并将所得成果进行转化和推广的一系列活动。

成立QC小组

公司在中国质量协会、集团公司质量协会的指导下，大力普及推广基层QC 小组管理活动，以项目建设为切入点，推进项目质量进一步提高。公司加强对QC 小组活动知识培训和统计方法的培训，参加中国质量协会、集团公司质量协会举办的一系列培训活动，组织各基层单位员工积极参加QC 成果评比和竞赛，为各QC 小组实现自我展示提供平台，激发广大员工主动参与质量改进和创新的进取心。

ERP 项目在启动之初，QC 小组根据项目内容提报QC 小组课题。项目实施过程中，结合管理办法和实施进展，提报QC 小组课题登记表，包括QC 小组负责人、成员、分工、小组名称，活动起止时间、课题注册时间、成员职务及任务。

QC 小组活动中，组长负责组织开展活动，成员负责根据活动计划安排按时参加活动。组长在QC 小组组建时完成注册登记工作；组织全体成员按活动计划开展QC 小组活动，做好活动记录、出勤考核，保存活动原始记录；组织整理、发表小组活动成果，并做好活动总结。此外，组长有计划地组织开展小组活动，讨论确定活动课题及要达到的目标，按照PDCA 循环的活动程序，运用全面质量管理理论和方法检查活动计划的实施情况，发现偏差及时纠正。成员在活动中积极发挥自己的聪明才智、特长及团队的作用，按时完成小组分配的任务，积极主动发现身边需要改进的问题，提出合理化建议，为QC 小组提供更有价值的活动课题。

推进策略实施

（1）QC 小组活动流程。QC 小组活动遵循项目组编制、质量管理专员组织开题评审、QC小组补充完善、公司质量管理专员评审、外部专家评审、QC 小组修订完善、参加公司竞赛、集团竞赛等一系列流程。

（2）QC 小组活动内容。质量管理专员每季度策划QC 小组培训活动，从什么是QC 小组、QC 小组职责、QC 课题的类型及选题原则、QC 课题报告写作要求、注意事项等，到集团公司获奖QC 课题成果经验分享、答疑。年中，质量管理专员组织多轮评审遴选QC 课题开题报告，确定本年度开展的QC 小组活动。各QC小组根据评审意见，进行补充完善并在规定时间内完成QC 课题报告。公司质量管理专员、外部专家根据QC 课题报告，从小组活动计划、现状调查、设定目标、原因分析、要因确认、制定对策、实施对策、效果检查、制定巩固措施、总结等方面提出建设性意见。

（3）QC 小组活动课题报告。QC 小组成员参考历年获奖成果、领悟QC 课题写作要点、结合专家所提意见，突出课题亮点，抓住课题核心，优化QC 课题报告。若QC 小组成员在公司竞赛中取得优异成绩，会被推荐入选集团竞赛并获得相应奖励。

QC小组活动在ERP项目管理中的应用

QC 小组活动是实现全员参与质量改进和创新的有效形式，是促进公司实现高质量发展的重要抓手。集团公司搭建的QC 活动平台，作为QC 小组管理的责任主体，鼓励员工积极参与QC 活动，深入研究课题，挖掘重大项目或质量提升工作中的改进点、创新点，制订实施课题攻关计划，保证小组活动持续健康开展并取得实效。各QC 小组统筹项目执行、工作任务落实、考核指标达成等业务工作，深入研究QC 活动与业务的融合路径，推动QC 小组活动成果质量提升，进而推动项目质量提升，管理活动提效。

QC 小组将专业技术和管理方法结合起来，从问题中选择课题，利用QC 小组活动和管理方法进行课题攻坚，最后巩固成果。

课题选择

QC 小组组建后，首先要选择课题。从历年统计结果来看，QC 小组多是针对实施过程需要进行质量改进的课题进行研究，如“研发ERP 系统用户体验管理及行为分析平台”“提高跨系统业务条线项目交付质量”“提升ERP系统程序开发效率”“缩短单体公司财务报表出具时间”“提高外部市场信息数据自动化采集的及时率”“缩短新能源单位ERP 实施周期”等。

课题攻坚

确定课题后，QC 小组在现状调查、设定目标、分析原因、确定要因、制定对策、实施对策、检查效果、制定巩固措施等步骤中环环相扣，合理运用头脑风暴法、因果图、亲和图、直方图、树图、关联图、矩阵图、过程决策程序图法（Process Decision Program Chart，PDPC）等统计工具，对存在的问题进行分析并提出解决方案，以达到质量改进、预防质量问题的目的。在活动过程中，QC 小组成员根据项目实际情况进行调查、记录，对收集到的信息进行整理分析，以事实为依据，用数据说话，随时做好记录。最后，QC 小组将有效措施应用于实际项目，并将其纳入公司项目实施方法论中。