浅谈医院基建审计档案内部控制

●曲 静 张永卿

抓质量首先要抓内部控制，两者之间的关系就像是两军对垒时“兵马未到，粮草先行”，做好了后勤保障工作，才更有利于战斗的胜利。所以说每一项工作的高质量完成都离不开好的制度做支撑，环节与环节之间的环环相扣，承上启下，不但是对工作的指引，同样也会减少工作人员出错的机会，有效避免工作中存在的风险。内部控制是相对于外部监督而言的，内部控制做到位，外部监督也就相应轻松些，为什么要借用外部监督部门对本单位本部门本岗位进行监督呢？监督什么呢？为什么要监督呢？当然是通过外部监督部门发现本单位本部门在工作中存在的风险防控点。长时间在一个岗位工作，自以为对本岗位的工作很了解，流程很熟悉，自然而然在思想上就会有所松懈，外部监督部门力量的介入，就是来发现现有情况存在的风险点。那这样的话，我们作为本部门本岗位的工作人员为何不能先把自身定位为外部监督部门的相关人员来评估、测评本岗位工作每一个环节上存在的风险点呢，本着“鸡蛋里挑骨头的”精神，找找本岗位工作的风险，再提出相应的措施。内部控制的本质不就是要控制风险么，那么找风险就是做好内部控制的重点。通过查阅内部控制的概念，发现内部控制是为合理保证单位经营活动的效益性、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性，而自身检查、制约和调整内部业务活动的系统。内部控制不仅仅只限于经济活动中，而是贯穿各项工作始终的。随着经济发展的大踏步前进，为了更好地为患者提供良好的就医环境，医院也在不断地开创新的就医局面，相应地院内建设也随之而来，免不了要搞基建或修缮工程，本着成本效益原则，内部审计部门对医院基建及修缮工程开展全过程审计工作，在工作前、中、后期收集相关资料，汇总成册，形成一对一的基建审计档案。如何提高档案的有效性和高质量呢，这就需要加强基建审计档案的内部控制。

一、基建审计档案管理现状

由于基建审计档案的收集整理存在其独特性，因此，需要建立一套适用于基建审计档案管理的流程及其相配套的管理制度。笔者所在的山西省肿瘤医院开展修缮、修建审计工作多年，审计档案资料收集伴随审计工作始终。修建修缮项目在开工前会对项目的预算进行初审，最初评估项目要花费的金额，项目在进行过程中会阶段性抽查工程量及物件采购金额，项目基建完毕后，将预算与结算进行对比审查，结算审查完毕后书写审计报告，由领导审批后报财务部门付款，许多资料都要在相应的流程中获取。如修建修缮项目请示、报批资料，预算书、工程量计算资料、结算书、审计报告等。基建审计档案涉及工程的立项、设计、勘察等等，作为一个基建项目的建设单位，在对一个基建项目进行开工立项时，先要通过医院的院务会通过，然后针对该项工程上报资料进行立项审批，得到批准后才会循序渐进的进行下一步工作，那么基建项目在上项目前从科室申报到院务会开会通过这些过程中，对开会的资料就要有相应的内部控制，因为要把握这些资料的可靠性，档案是以一个基建项目为归档单元的，是用数据、图纸，文字真实的纪录医院建设项目的建设过程，它的资料保存展现了医院每个阶段的发展过程。

二、存在的问题

1．基建审计档案管理流程不规范，制度存在缺陷。基建审计档案管理这项工作不同于其他档案管理，不能将常规工作流程套用在基建审计档案管理上来。有些医院多根据自己的理解进行基建审计档案的管理。缺乏科学性与系统性及专业基建档案管理框架，缺少统一管理模式与标准，档案收集不规范，一些资料存在可收可不收的状态，有很大的随意性，导致收集档案资料不全面。形成档案后，借阅过程中存在管理衔接不到位的情况，造成档案的破损或丢失，丧失了档案应有的价值。

2．基建审计档案管理人员专业能力和自身素质还有待提高。存在档案管理人员本身就不是专职做档案工作的，更谈不上是基建审计档案管理工作了。基建审计档案管理对管理人员具有一定要求，要明白基建审计档案要收集的资料有哪些，管理人员本身要了解到基建施工会经历哪些过程，在这些过程中会发生什么样的情况及所需要什么样的资料，说到底就是对工民建和项目造价这些方面有一定的了解，这样才能更好地收集到有用的资料。现在档案管理人员在理论水平、文化程度、综合素质等方面存在一定的差距。医院对临床一线医护人员的综合素养和专业技能的培训频繁，有在医院内进行的各种各样专业讲座，也有到外省外院进修的，旨在提高医护人员理论水平和专业素质，更好地为患者服务。但对档案管理人员各方面水平的提升有些不足，导致档案管理人员专业知识没有更新的机会，如同井底之蛙般墨守成规地用之前所学到的知识与工作中自己总结出的经验进行工作，全然不知外面世界的变化与发展，眼界没有打开，知识面没有开阔，与现行医院不断深化改革的需求之间的差距越来越大。

3．基建审计档案缺乏信息化管理。当今时代是一个科技日新月异的时代，数字化、信息化发展越来越快，新形势下要对档案信息化建设的认识和使用逐步加强，但在信息化管理方面，医院还存在较大的差距。基建审计档案信息化建设与管理是档案管理适应医院发展的需求，也是提升档案管理工作水平的重要手段，档案管理的信息化在很大程度上节省了人力，节约了档案查阅时间，减少了档案堆放的数量，提高了工作效率。

因此，要在基建审计档案管理的各个流程上搞好内部控制，提高档案质量，为相关信息使用者提供更好的参考。

三、加强内部控制，提高基建审计档案的质量

1．明确归档范围，把握全局，以小见大。“不积跬步，无以致千里。”一个基建审计项目的档案要做细、做好是要从最小的事情开始做起的。一个审计项目有时不是单纯只有土建或是安装等，而是都包括在内，审计档案资料种类的收集是跟着基建项目进行的，资料种类多而复杂，有隐蔽的、原始的、重新签证的、后来补充的，项目中的每个环节进行到哪里，资料就要收集到哪里，因为只有这样才不会出现审计档案资料的遗漏，因为一旦在某个环节没有收集到资料，再补是有困难的。因此，要从每一个小的细节入手，只有把这些小事全部做好，这样就能把整个审计项目资料收集好。

2．重视阶段性资料收集，加强核验，保证真实、完整，使内部控制系统化、规范化。收集基建审计档案资料是一项很重要的基础性工作，也是一项繁琐的工作，资料不仅内容多、数量大，表格样式多种多样，每项工程从开始到结算都要经过提案、论证、报批等等环节，如果档案管理人员不了解情况，不及时收集归档，文件材料会容易分散，最终找不到。在进行工程项目审计中，原始资料一般先是由相关部门管理人员收集，审计人员从相关管理部门管理人员中取得资料，在一个项目结束后，审计人员收集到的资料汇总到审计部门档案管理人员处，进行分类汇总，按照内部控制制度的要求对收集到的审计基建项目审计资料进行评估，判断所收集到的审计资料的有效性。因此要从相关部门收集第一手资料的及时性进行有效的内部控制，督促科室人员及时去收集。内部控制的重点除了要求收集资料的及时外，还要求所收集到的资料的真实与可靠，只有这样才是一份可用的资料，才会为以后的工作提供有价值的帮助。既然基建项目审计档案的归档整理是先通过相关部门先完成，那么就应该加强与医院档案部门的密切配合，共同监督，对项目档案资料严格把关，保证图纸资料完整性，使之不丢失、不遗漏，做好项目前期资料整理核实工作，力求后期对项目审计后资料归档达到真实、准确、资料齐全。

3．收集资料整理软件要做细做实。基建审计档案管理人员就与基建单位中的资料员是一样，在工作中档案管理人员可以使用基建单位中常用的资料收集整理软件，这样在一定程度上可以起到事半功倍的效果。基建项目审计档案管理工作是一项繁琐的工作，需要档案管理人员要相应地懂一些基建方面的知识，而且对档案业务熟悉，同时要具备较高的理论修养，职业道德和奉献精神。档案管理人员要注重经常学习相关的法规，在有条件的情况下进行业务交流，通过互相交流发现工作中存在问题，不断规范档案归档范围，提高工作效率，更好地从工作实际出发加强内部控制。

4．开展基建项目档案收集整理跟踪测评。要建立健全内部控制制度，通过对审计过程前、中、后跟踪测评，及时实现收集到资料的及时性、完整性和有效性。在项目审计过程中会召开碰头会议，在会议中，相关部门人员参与，会帮助档案管理人员整理收集会议记录，并且发现在收集资料过程中遇到的情况，与相关部门进行有效沟通，通过一段时间的跟踪测评后，将情况汇总，将发现的情况与存在的漏洞进行汇报，通过大家的共识共同建立行之有效的内部控制制度。建立内部控制制度不是为制约或限制档案管理人员的正常工作，而是通过制度更好地将档案系统化，规范化。

5．大力推进基建档案的信息化，提高工作效率。在档案资料收集过程中，要追随审计步伐进行资料收集，积极推进基建档案的信息化，提高工作效率。从现在档案管理信息化的大环境的角度着眼基建审计档案信息化，建立与健全应从整体出发，以纵向和横向两个方面为基准点进行基建审计档案整理。纵向主要是以基建单位为标准，基建单位从进入到离开都应到审计部门登记，计算机上主要记录基建单位在此期间所进行的各个项目有哪些，医院主管基建单位的部门是谁；横向主要是以年限为标准，记录每年发生的基建项目有哪些、以及与项目有关的基建单位名称、项目送审部门、项目报价、审结金额等内容。通过纵向和横向两方面记录，形成基建审计档案汇总，将多年来基建审计档案汇编成册，通过一本册子就能知道在哪年有什么样的工程，以及与此工程相关的内容，这样大大提高了档案调阅的效率。

6．加强基建审计档案信息化内部控制。档案信息化的管理包括档案工作的各个环节，主要是抓好档案的科学化、规范化、标准化管理这三方面互相促进、相互作用。由于基建审计档案的数字量大，我们要有针对性地将这些数字记录在计算机中，方便以后查阅。随着科技迅速发展，大数据时代到来，基建审计档案已从单纯手工模式走向信息化模式，在这样的情况下，加强图文音像资料的保存，防止被盗或丢失，对这些资料在电脑上的保存进行定期检查，登记备忘录，提高审计档案质量。

基建审计档案管理工作是一项长期复杂的工程，基建审计档案是医院档案管理体系中的一类，档案管理人员要以主动、积极、周到的工作态度来收集相关资料，只有收集到价值高的资料，基建审计档案价值才会凸显出它的重要性，为医院项目建设的发展作出贡献。