财务视阈下高校人员经费管理研究*

王璟璇

河北工业大学财务处 天津

一、引言

高校以培养人才和科研发展为主要任务，其高质量发展离不开人力资本投入。人员经费管理是高校财务管理的重要组成部分，具有涉及面广、时效性强、责任重大等特点。自2019年起各大高校开始全面实行政府会计制度，“双基础、双功能、双分录、双报告”的会计核算模式不仅增加了高校财务人员的账务处理难度和工作量，同时也迫切要求高校建立人员经费财务一体化的管理体系。

二、概念框架

人员经费是维持高校正常运转且可归集到个人的各项支出，与日常公用经费共同构成高校的基本支出，包括一般公共预算财政拨款安排的“工资福利支出”和“对个人和家庭的补助”。其中工资福利支出包括在编和编外人员劳动报酬和缴纳的五险一金，具体预算收支科目划分包括基本工资、绩效工资、津贴补贴、职工社会保险和住房公积金等。对个人和家庭的补助包括离退休人员和特定人员的社会补助。本文所指的人员经费将劳务费用和奖助学金并入，构成广义的人员经费概念框架。因此从职工薪酬（在职和离退休人员）、劳务费用、奖助学金三个方面进行人员经费管理研究。

三、高校人员经费管理难点

H高校作为省部共建的“双一流”高等院校，于2020年将各类人员经费发放业务均并入新建的人员经费管理科进行集中管理，从而提高财务管理效率，但是在实际工作中面临着许多难点和挑战。

1.政策遵从方面

区别于高校其他费用在发票真实有效、项目经费充足时即可报销，高校人员经费的发放必须严格执行国家相关政策和法律法规，所以人员经费管理的政策遵从度要求很高，给高校财务管理带来巨大的挑战。

（1）人员经费政策复杂多变。高校人员类别构成的多样性致使不同的人员必须遵从不同的国家政策、法律法规和学校规章。首先人员经费发放必须遵从新个人所得税法等法律法规，新个税改革变化巨大，其中包括首次提出“综合所得”“专项附加扣除”等概念，高校人员数量巨大、类别多元导致财务计税、代扣代缴、宣传解释的工作量急剧增加，对高校财务人员是巨大的挑战。从人员经费内部分类出发，各自遵循不同的法律规定。职工薪酬方面，需要遵守国家《违规发放津贴补贴行为处分规定》、高校工资绩效管理和人员经费管理制度，拒绝违规发放，严格遵守财经法规和职业道德。劳务费用方面，必须遵循财科教〔2017〕128 号《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》中关于专家咨询费的法律规定，以及高校《劳务酬金发放管理暂行规定》等校内公文规范。奖助学金方面遵守教育部、财政部印发的国家奖助学金规定、高校内部各类奖助学金管理办法，财务处负责审核发放标准、执行发放。

（2）政策遵从的延时性。由于人员经费相关的国家政策法规复杂繁多、适时变化，同时高校财务处忙于日常会计核算业务，对国家政策和法律法规变化关注度不够，即使及时关注到变化也可能因技术手段和信息化程度低导致其会计核算软件或人员经费管理系统完全按照国家政策执行具有一定的延时性。

2.会计核算方面

（1）对会计核算的应用不足。以前包括H 高校在内的多数高校长期执行的是以收付实现制为基础的预算会计，行政事业单位的财务人员对职工薪酬会计核算的重视和应用不充分，仅将应付职工薪酬作为过渡科目处理，对人员经费进行财务管理的工作较为忽视。按照政府会计制度“双基础”的新要求，运用应付职工薪酬科目先计提薪酬金额，借记各项费用（行政事业支出/后勤管理支出/教育事业支出等），待实际发放薪酬时再从应付职工薪酬科目的借方执行发放，贷记银行存款/零余额用款额度等科目，最终应付职工薪酬借贷抵销、实现平衡。实务中，政府会计制度下的应付职工薪酬科目发挥计提薪酬数额、促进高校薪酬经费财务管理的作用。

（2）人员经费账务处理繁杂。截至2020年5月H高校仅在职教职员工就达2724 人，还不包括离退休人员、临时聘用人员和劳务派遣人员等。每月人员薪酬数据项目多、范围广、内容杂、变动大，高校的人员经费在进行会计核算时需要将不同的人员类别（教学教辅、行政管理、后勤服务等）进行工资数据拆分，因此财务人员每月在制作会计凭证时需要将不同人员类别的经费项目拆分后记入不同的科目，甚至需要根据不同的经费来源和支出方式对支出明细科目或者经济分类进行记账，账务处理较为复杂。劳务费用和奖助学金的人员经费每月发放金额大，笔数多达上千笔，人工处理时间紧张、效率较低。

（3）人员经费记账凭证复核流于形式。人员经费账务处理繁杂，财务人员工作量较大，薪酬经费手工录入天财软件生成的会计凭证多达几百笔，同时在政府会计制度的“双分录”新要求下不仅手工录入财务凭证，还需要手工录入预算凭证。劳务费用和奖助学金的相关记账凭证单笔虽然较为简单，但是数量大。因此，三大类人员经费每月的记账凭证需要复核多达上百笔的薪酬凭证和上千笔的劳务费奖助学金凭证，面对巨大的工作量进行逐一核对显然不现实，只能大体把握复核点，无法细化到每笔分录和账目，导致人员经费记账凭证复核流于形式。

3.执行发放方面

（1）人员经费流程管理不尽完善。高效的流程管理是基于全面的流程管理制度之下的流程挖掘、梳理、执行和监督。高校各部门内部都制定了详细的业务流程管理办法并绘制业务流程图，但是像人员经费发放这种跨部门业务的流程管理制度较为缺乏。每月均会发生的人员经费发放业务在长期经验积累下对于财务人员来说轻车熟路，但是一旦遇到非常规业务或者特殊业务，依据何种文件予以确认和发放、通过何种审核程序都没有完善的流程管理指导，无法实现人员经费管理分层分级作业的需求。

（2）人员经费内控举措不够严密。H 高校劳务费用和奖助学金都是由制单人、复核人、出纳不同岗位人员执行发放工作，完全体现不相容职务分离的会计内控要求。但是为明确权责，保证职工薪酬发放工作的统一性、准确性和连续性，通常由专人承担发放薪酬任务，虽然可以避免多人负责造成的数据录入重复或遗漏，但是存在数据篡改等舞弊行为的风险，由于这种舞弊行为具有专业性和隐蔽性的特点，简单复核难以及时发现风险和问题。因此单纯依靠负责薪酬发放工作的财务人员保持良好的职业道德和责任意识并不严谨，导致事前防范和事中监督的内控措施缺位，可能造成利用人员经费管理漏洞进行职务犯罪的风险。

（3）人员经费财务信息无法共享。目前H 高校的工资管理系统（发放薪酬）、网上申报系统（发放劳务费、奖助学金）与人力资源处的人事管理系统、科学和技术研究院的科研管理系统等财务处以外的职能机构管理系统无法实现人员经费数据信息共享。此外，也不能与财务处内部的账务处理系统、个人收入系统、个税申报系统、银行支付系统等直接对接，仍需要通过其他间接且低效的手段进行数据传输，缺乏统一的数据库和接口设计。财务信息“孤岛”的现状长期来看会导致部门间数据脱节、财务信息匹配困难，极大地削弱了人员经费管理的高效率和及时性。

四、构建高校人员经费的财务一体化管理体系

1.转变高校财务人员观念，提升业务素养

随着高校全面实施政府会计制度逐渐步入正轨，应从高校财务人员的观念和业务素养层面入手。首先，转变财务人员传统的“就财务论财务”的固化思维，树立财务一体化和业财融合管理的新型思维模式。其次，高校通过培训或自主学习加强财务人员对国家政策、政府会计制度、税收法律法规、校内公文规章等各方面的政策积累和业务学习。通过从思维和实务双重层面不断增强工作责任感、提升高校财务人员的业务素养，为建立高校人员经费的财务一体化管理体系奠定人员基础。

2.规范会计核算，发挥凭证复核重要作用

职工薪酬和劳务费用（校内人员其他收入）均涉及应付职工薪酬科目，该科目根据政府会计制度有关规定（财务会计和预算会计“双分录”）按照在职人员收入、退休人员收入、离休人员收入、津贴补贴、其他个人收入等明细科目进行核算。通过该科目的贷方计提职工薪酬各项目，期末贷方余额反映应付未付的职工薪酬；实际发放时从应付职工薪酬借方转出，应付职工薪酬期末余额为零。财务人员通过应付职工薪酬科目的发生额和余额可以确认和计量高校人工成本，披露和报告职工薪酬的财务信息，充分发挥该科目的人员经费管理职能。

为了避免人员经费记账凭证复核工作流于形式，设置除执行发放人员经费的记账人员之外的独立复核岗，不断总结人员经费支出账务处理中的关键复核要点。人员经费从数据录入、生成、审核、发放均由不相容职务分离的多人完成，定期与人力资源处和开户银行核对人员基础信息及相关数据，充分发挥复核岗位的监督作用，防范舞弊行为发生。

3.构建高校人员经费的财务一体化管理体系

高校人员经费管理本身就是一个系统化、一体化的管理过程，执行发放各项人员经费需要高校各职能部门协同合作、共同完成，最终实现人员经费相关数据信息在高校各机构之间无缝对接、互通共享。因此，以流程管理为依托，在执行发放的全过程进行有效的内部控制，打破数据信息“孤岛”屏障，实现数据信息共享，从而建立高校人员经费的财务一体化管理体系十分必要，基本流程如图1所示。

图1 高校人员经费的财务一体化管理流程图

财务处执行发放人员经费环节时承担人员经费财务管理职责，发放过程包括审核发放信息、完成计税、生成记账凭证、专人复核、提交银行发放税后金额，最终同步发放数据到财务处主页和手机微信公众号，实现人员经费各项收入数据查询和核对。

在财务处执行发放人员经费过程中体现出设计协同作业的流程管理。人力资源处负责在职在编人员、人事代理人员、临时聘用人员、离退休人员等薪酬核定、校对和录入，然后向财务处提供经过负责人签字授权的薪酬发放表；后勤服务中心等部门给财务处提供临时工工资发放表；科研项目组或其他各职能部门在财务处网上申报系统中录入学生、校外人员劳务费和校内在职人员其他劳务收入信息后经网上签批后打印盖章发放劳务费用；由本科生院、研究生院提供奖助学金发放表、请示、大额资金申报表等资料进行线下发放。简言之，各部门根据设定流程审查提交文件与系统数据是否一致、发放范围是否符合规定、签字授权是否完备、发放标准是否合乎规范等，经确认后提交至财务处。由财务处确定流程、复核数据并执行发放。

以流程管理为依托，财务处对人员经费执行发放的全过程进行内部控制，有效防范财务风险。内控设计主要包括制度控制、岗位控制、数据控制。制度控制以内部控制管理规范作为依据，通过流程管理带动不相容职务分离岗位设置进行控制，以会计核算管理系统中的数据技术控制为手段，多层次、多维度加强全程内控，保证人员经费发放的及时性和准确性。

通过高校人员经费的财务一体化管理体系可以打破财务信息“孤岛”屏障，将工资管理系统、网上收入申报系统与人力资源处的人事管理系统、科学和技术研究院的科研管理系统、财务处内部的账务处理系统、个人收入系统、个税申报系统、银行支付系统等形成数据交换接口进行直接对接，实现各部门数据信息共享，充分满足高校人员经费管理需求。

新政府会计制度下高校应当从政策遵从、会计核算、执行发放三个方面构建高校人员经费的财务一体化管理体系，以流程管理为依托，实现全过程内部控制和财务信息共享，最终提升人员经费财务管理水平，提高人员经费使用效率，从而促进新时期高校高质量发展。